5 ـ الأخطاء المزعجة في كتابة الأعمال وكيفية تجنبها

الاتصالات المكتوبة تقول الكثير عنك

هل يبدو أن حياتك المهنية لا تذهب إلى أي مكان؟ هل تشعر وكأنك عالق في أسفل سلم الشركة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقد ترغب في إلقاء نظرة فاحصة على اتصالاتك المكتوبة. قد تكون الأخطاء النحوية وعلامات الترقيم المزعجة تعيقك.

الكتابة التجارية الجيدة أمر حيوي في مكان العمل اليوم. في الاستطلاعات التي تطلب من أصحاب العمل وموظفي التوظيف المحترفين سرد الصفات التي يبحثون عنها في الموظفين ، تكون مهارات كتابة الأعمال الفعالة في أعلى القائمة. يريد أصحاب العمل موظفين يمكنهم توصيل المعلومات بطريقة منظمة ومتماسكة ، وخالية من أخطاء الكتابة المتهورة التي تعرقل طريق التواصل الجيد. يمكن للكلمة المستخدمة بشكل غير صحيح أو الفاصلة في المكان الخطأ أن تنقل شيئًا آخر غير الرسالة المقصودة. يمكن أن يؤدي عدم الوضوح في مستندات العمل إلى عدم رضا العملاء وحتى التقاضي.

حتى بدون عواقب قانونية وخيمة ، فإن المستند المليء بالأخطاء النحوية وعلامات الترقيم ينعكس بشكل سيء على المؤلف. الكتابة السيئة تفتقر إلى المصداقية والإقناع. لا توحي بالثقة. انه مزعج.

خلال أكثر من 20 عامًا كمحامي شركة ، قمت بمراجعة الكثير من الاتصالات التجارية. لقد رأيت بنفسي كيف أدت الأخطاء النحوية وعلامات الترقيم الشائعة إلى اتصالات مشوشة ، وتسبب في إزعاج العملاء ، وتعطل الوظائف. فيما يلي قائمة بأكثر خمسة أخطاء مزعجة في كتابة الأعمال وكيف يمكنك تجنبها.

1. الفاصلة في غير محلها

قد لا يكون هناك خطأ كتابي آخر يمكن أن يثير نفس استجابة الأظافر على السبورة في القراء مثل الفاصلة العليا في غير محلها ، واستخدام صيغة الملكية للدلالة على أكثر من شيء. هذا الخطأ مزعج لأنه واسع الانتشار ولا يقتصر على كتابة الأعمال. لقد رأيتموه جميعًا:

• لقد تناولت فطيرة على الإفطار.
• اشترى The Smith سيارة جديدة.
• كانت الستينيات عقدًا مجنونًا.

على الرغم من انتشار الفواصل العليا التي تدعي إظهار صيغ الجمع ، إلا أن صيغ الجمع التي تمتلك شيئًا ما تحتاج إلى علامة اقتباس أحادية ، وتلك الفاصلة العليا تتبع بشكل عام الحرف "s":

• قوام الفطائر الرقيق
• سيارة سميث الجديدة
• الاضطرابات الاجتماعية في الستينيات

لا يوجد سوى حالات قليلة عندما يكون من المقبول استخدام فاصلة عليا للدلالة على الجمع. في تلك الحالات ، الفاصلة العليا ضرورية لتجنب الالتباس:

• لقد حصلت على ثلاث درجات أ في تقرير التقييم الخاص بها. (استخدم الفاصلة العليا لتجنب الالتباس مع كلمة "as.")
• اطلب خمسة # 371KV's. (استخدم علامة اقتباس أحادية لإظهار أن "s" ليست جزءًا من الرقم التسلسلي.)

2. الخلط بيني وبين نفسي وأنا

كم مرة قرأت رسالة عمل خلصت إلى "إذا كانت لديك أية أسئلة ، فيرجى الاتصال بجين أو بنفسي"؟ إما أن المؤلف يحاول أن يبدو متطورًا باستخدام كلمة "أنا" الأكثر أناقة بدلاً من "أنا" أو ، مع جين في المزيج ، يشعر بالارتباك حول استخدام "أنا" أو "أنا" ويستقر على "نفسي". " والنتيجة هي إساءة استخدام مزعجة وشائعة جدًا للضمير الشخصي الانعكاسي.

يمكنك تجنب ارتكاب نفس الخطأ عن طريق إجراء اختبار بسيط. اترك جين خارج الصورة وانظر كيف تبدو الجملة. هل ستقول ، "إذا كان لديك أي أسئلة ، يرجى الاتصال بنفسي"؟ لا ، يمكنك أن تقول ، "الرجاء الاتصال بي". حق؟ إذا كنت ستستخدم "نفسي" في هذه الحالة ، فأنت بحاجة إلى مواصلة القراءة للحصول على مساعدة إضافية في القواعد.

"أنا ونفسي وأنا" ثلاث حالات مختلفة من ضمير الشخصية. تتغير الحالة اعتمادًا على ما إذا كان الضمير يعمل كموضوع أو موضوع للجملة.

لل موضوع من جملة (للاسم أن يقول ما هي الجملة حول)، واستخدام "أنا":

• لقد كتبت الرسالة.

بالنسبة لموضوع الجملة (الاسم الذي يعطي معنى للفعل أو يكمل عبارة الجر) ، استخدم "me":

• إذا كان لديك أسئلة ، يمكنك أن تسألني.
• قد يتم توجيه الأسئلة إلي.

إذا كان موضوع الإجراء وموضوع الإجراء متماثلين ، فاستخدم الضمير الانعكاسي "نفسي":

• أنا فعلت ذلك بنفسي.
• نظرت إلى نفسي في المرآة.

مثلما تحتاج إلى مرآة لترى نفسك ، فإن الضمير الانعكاسي مثل "نفسي" (أو نفسك ، نفسه ، إلخ) يحتاج إلى اسم أو ضمير آخر في الجملة ليعكس ذلك. إذا لم يكن هناك أي شيء ، فاستخدم الحالة الذاتية (I) أو الحالة الموضوعية (أنا) بالشكل المناسب.

3. فواصل عشوائية

أنا متردد في الكتابة عن الفواصل لأنها يمكن أن تكون أشياء خادعة. في الواقع ، يمكنني أن أستمر في بضع فقرات حول ما إذا كان يجب أن تظهر فاصلة بين الكلمات "فاصلة" و "لأن" في الجملة السابقة. لكنني لن أفعل ، لأن مشكلتي مع الفواصل أساسية أكثر مما إذا كان يجب استخدام الفاصلة قبل أداة ربط تربط جملتين مستقلتين. (في حال كنت تتساءل ، إجابتي هنا هي لا ؛ البنود قصيرة وترتبط ارتباطًا وثيقًا بالفكر.)

المشكلة الأكثر إزعاجًا في الفواصل هي ظهورها عشوائيًا ، في جمل ، حيث لا تكون هناك حاجة إليها ولا تنتمي. (نعم ، أحاول توضيح نقطة هنا).

لا يهمني إذا كنت تستخدم الفاصلة التسلسلية في جمل بسيطة أم لا. لن أثير ضجة كبيرة حول عدم وجود فاصلة بين صفات التنسيق. أخبرني أصدقائي البريطانيون أننا نستخدم عددًا كبيرًا جدًا من الفواصل في اللغة الإنجليزية الأمريكية ، على أي حال. قد تكون قواعد الاستخدام الأمريكية المتطلبة هي السبب الحقيقي وراء إفراط الكثير من كتاب الأعمال في استخدامها.

تكمن مشكلة الفاصلة في أنها تخبر العين أن تتوقف عن القراءة للحظة. لا بأس بذلك عندما تحتاج إلى وقفة ، مثل أخذ نفس عند التحدث. لكن الفواصل غير المتوقعة تشبه الفواق. إنهم مزعجون.

هناك العشرات من القواعد حول وقت استخدامها ، ولكن إذا كنت تتذكر أيًا منها ، فتذكر هذا: إذا كنت لا تستطيع التفكير في سبب معين لاستخدام الفاصلة ، فلا تستخدمها.

لا تستخدم الفاصلة مطلقًا في هذه المواقف:

• بين الكلمة الوصفية والاسم يصفها: "قرأت الحرف السيء الكتابة". غير صحيح
• بين الفاعل والفعل: "الرسالة المكتوبة بشكل سيء أزعجتني". غير صحيح
• بين جملتين مع موضوع واحد يتم ضمهما بواسطة أداة ربط: "قرأت الحرف ، وصححت جميع أخطاء الترقيم". غير صحيح
• لإصدار جملة مقيدة (شرط أساسي لمعنى الجملة): "كانت الرسالة التي ألهمت هذه المقالة مليئة بأخطاء الترقيم المزعجة." غير صحيح

4. إساءة استخدام عبارة "على هذا النحو"

في كثير من الأحيان في كتابة الأعمال التجارية ، يتم استخدام عبارة "على هذا النحو" كطريقة مربي الحيوانات لقول "لذلك ،" كما لو كانت هناك حاجة إلى كلمة أكثر رسمية. على سبيل المثال ، قد ينص الخطاب على أن "هذه المراسلات بمثابة إشعار بأنك تخلف اتفاقنا. على هذا النحو ، لديك 10 أيام لعلاج التقصير أو سيتم إنهاء الاتفاقية." في هذا المثال ، يتم استخدام "على هذا النحو" بدلاً من "لذلك" لتعني "لهذا السبب" أو "وبالتالي". هذا خاطئ.

عند الاستخدام الصحيح ، تشير عبارة "على هذا النحو" القارئ إلى هوية أو طبيعة أو قدرة الاسم أو العبارة الاسمية التي تسبقها:

• "أنا متمسك بالقواعد. على هذا النحو ، أشعر بالانزعاج عندما يتدلى الكاتب." صيح

لتجنب استخدام "على هذا النحو" بشكل غير صحيح ، اسأل نفسك ، "مثل ماذا؟" إذا كان الاسم السابق مناسبًا ، يكون الاستخدام صحيحًا:

• "بصفتي متمسكًا بالقواعد اللغوية ، أشعر بالانزعاج عندما يتدلى الكاتب بأسماء". صيح

إذا لم تحيل "على هذا النحو" القارئ إلى اسم سابق ، فإن الاستخدام غير صحيح:

• "لأنه لم يلتفت لقواعد النحو ، قام الكاتب بتدليق العبارات. وعلى هذا النحو ، أزعج قراءه". غير صحيح

اسأل عما إذا كان يمكنك استبدال "مثل" بأي اسم قريب قريب أو عبارة اسمية:

• كقواعد نحوية ، أزعج قرائه.
• ككاتب ، أزعج قرائه.
• كمشاركين ، أزعج قرائه.

إذا كان الاستبدال غير منطقي أو ، في حالة المثال الثاني ، لا ينقل المعنى المقصود بالكامل ، فإن استخدام "على هذا النحو" غير لائق. لتجنب إزعاج القراء ، استخدم "لذلك" أو استبدل العبارة الانتقالية بكلمة أو عبارة أكثر أهمية.

5. الاستخدام غير الصحيح لمصطلح "الكلام"

هذه ليست مسألة قواعد نحوية أو علامات ترقيم ، ولكنها تتعلق بإساءة استخدام شائعة ولكن غامضة للكلمة الكريهة. بصفتي محاميًا لشركة ، أتلقى بريدًا إلكترونيًا كل يوم تقريبًا يقول شيئًا كهذا ، "هل يمكنك مراجعة الكلام في الفقرة الثانية من المستند المرفق وإخباري إذا كان الأمر جيدًا؟" في كل مرة اضطررت إلى منع نفسي من الرد على رد مقتطف ، "إذا كان الكلام كلامًا ، فلماذا تضيع وقتي؟"

لا تعني كلمة "نص" أو "كلمات" أو "صياغة" أو "محتوى" أو أي من الكلمات الأخرى التي ربما استخدمها مؤلف البريد الإلكتروني لطلب المراجعة القانونية الخاصة بي. "الإسهاب" يعني الكلام أو الكتابة التي تستخدم الكثير من الكلمات أو التعابير التقنية المفرطة. إنه ليس شيئًا جيدًا. يجب على الكاتب أن يتجنب الكلام المنطقي ، لا أن يستخدم المصطلح لوصف عمله المكتوب.

نصيحة إضافية: تبسيط لغتك

يؤدي هذا إلى عرض درس أخير عن كتابة أسلوب العمل. لا تحاول إقناع الناس باستخدام كلمات خيالية عندما يكون الخيار الأفضل واضحًا ووصفيًا. حديث الأعمال مليء بالكلمات المبتكرة والرائعة. لا تقع في فخ استخدامها. لا تقل "استخدم" عندما يعمل "استخدام" بشكل جيد. ستظهر على أنك طنان وأسوأ ، خاصة إذا كنت لا تفهم معنى كلمتك الفاخرة.

استطلاع الكتابة التجارية

مساعدة إضافية في الكتابة