الإعداد التدريجي لنجاح المشروع

التفصيل التدريجي - بناء نجاح المشروع خطوة بخطوة

يخشى الكثير من الناس وضع خطة مشروع جيدة - يعتقدون أن الأمر يستغرق وقتًا طويلاً. لدى معهد إدارة المشاريع (PMI) حل يسمى التفصيل التدريجي. إنه مصطلح رائع للقيام بالتصميم الجيد خطوة بخطوة حتى نحقق نتائج رائعة.

شرح تقدمي

إن الشكوى التي أتلقاها غالبًا من الأشخاص الذين أدربهم في إدارة المشروع هي أنه يجب أن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لتحديد المشروع بدقة كافية لمنع كارثة المشروع. إنهم قلقون من أننا سنخطط إلى الأبد ، ولن ننجز أي عمل أبدًا ، وهذا مصدر قلق حقيقي ، وأنا أسميه الشلل بالتحليل . لكن التخطيط والتصميم الممتازين لا يحتاجان إلى الشلل عن طريق التحليل.

سيفتح فهم ثلاث نقاط رئيسية فكرة - وقيمة - لتصميم الجودة من خلال التطوير التدريجي.

• الدقة ليست هي نفسها التفاصيل.
• الحصول عليها بشكل صحيح من المرة الأولى أرخص.
• لا يتعين علينا تصميمها كلها دفعة واحدة ، مقدمًا.

تابع القراءة لمعرفة المزيد.

الدقة ليست هي نفسها التفاصيل

مفتاح التطوير التدريجي هو أنه يمكننا أن نبدأ على مستوى عالٍ للغاية ، مع صورة عامة لما نريد. ثم يمكننا المضي قدمًا في المشروع ، والانتقال إلى تفاصيل أدق وأدق بينما نمضي قدمًا. بهذه الطريقة ، نبدأ العمل مبكرًا ، ونواصل العمل أثناء تطوير تصميمنا. هذا يمنع الشلل عن طريق التحليل.

للقيام بذلك بشكل جيد ، يجب أن نكون واضحين للغاية: قد لا يكون بيان النطاق أو التصميم عالي المستوى مفصلاً ، ولكن يجب أن يكون دقيقًا. يمكن أن تكون قصيرة وبسيطة ، لكن يجب أن تكون خالية من كل الغموض.

دراسة حالة: تحسينات موقع الويب لزيادة معدل التحويل

في هذه الحالة ، وفقًا لعملي الاستشاري ، ننظر إلى شركة لديها حملة تسويقية وإعلانية جيدة - كثير من الناس يأتون إلى مواقع الويب الخاصة بهم. وتظهر أبحاث السوق أن الأشخاص القادمين هم في السوق المستهدفة. أيضًا ، لديهم خط إنتاج جيد وثابت - لا حاجة لتغيير الأشياء هناك. ولكن بعد أن يأتي الناس إلى الموقع ، لا يشتري الكثيرون. نحن بحاجة إلى زيادة معدل التحويل ، ويسمى أيضًا معدل الإغلاق. ماذا يمكن ان يفعل؟

دعنا نطور بشكل تدريجي نطاق هذا المشروع:

• بيان نطاق المستوى التنفيذي: سيتم إجراء تغييرات على موقع الويب لزيادة معدل التحويل ، أي النسبة المئوية للأشخاص الذين يشترون شيئًا بالفعل من أولئك الذين يصلون إلى الموقع. بمجرد زيادة هذا المعدل ، نريد الحفاظ على المعدل الجديد. استبعاد النطاق: لن تكون هناك تغييرات على التسويق أو على خط منتجاتنا. تلك المغادرة بخير.
• قياس المستوى التنفيذي: قد يشمل ذلك معدل التحويل الحالي ، ودراسات معدلات التحويل القياسية في الصناعة ، وتحديد أهداف معدل تحويل جديد بحلول تاريخ محدد.
• بيان نطاق مستوى الإدارة: يجب أن تؤدي التغييرات التي يتم إجراؤها على موقع الويب إلى زيادة معدل التحويل دون التدخل في وقت التشغيل أو الإنتاجية أو عربة التسوق والإدارة المالية. يجب أن تكون التغييرات ونتائجها قابلة للتتبع ، حتى نتعلم ما يجب الاحتفاظ به ، وما يجب التخلص منه ، وما الذي يجب تحسينه باستمرار.
• نهج الإدارة: تختار الإدارة منتجات معينة لتجربتها. سيتم تكرار التجارب الناجحة لجميع المنتجات المناسبة.
• المشكلات الفنية: نقوم بالبحث في التفاصيل المدرجة أدناه.
• النهج التقني: نصمم التجارب ونختبر الخيارات المختلفة لمقارنتها ومعرفة ما ينجح.

تعمل هذه الخطوات الست بشكل تدريجي على تطوير تصميم المشروع. يوفر كل مستوى من مستويات التفكير مزيدًا من التفاصيل - مزيدًا من التفصيل - بينما نحرز تقدمًا في تصميم وتنفيذ صفحات ويب جديدة.

لاحظ أن هناك ثلاثة فرق مختلفة على الأقل من الأشخاص - ربما أربعة ، إذا كان لدينا خبراء تسويق تقنيون ومبرمجون تقنيون. يأتي كل فريق عند الحاجة ويضيف إلى التفاصيل الأساسية للنجاح.

مزيد من التفصيل: الغوص في تفاصيل التسويق

فيما يلي قائمة جزئية بالتفاصيل الفنية للتسويق (وليس تصميم الويب) التي سيعمل عليها المشروع لزيادة معدل التحويل.

• نقرات أقل للإغلاق. تشير الدراسات إلى أنه كلما زاد عدد النقرات بين الوصول إلى الصفحة وإغلاق الصفقة ، زاد عدد الأشخاص الذين يغادرون الموقع. لذلك يمكن تبسيط الصفحات لزيادة معدل التحويل.
• خلق شعور بالإلحاح. إذا كان المنتج يبدو أنه سيصبح متوفرًا في وقت لاحق ، فغالبًا ما يؤخر الأشخاص عملية الشراء - ثم لا يعودون أبدًا. قد يتعين على فريق التسويق الفني العودة إلى المديرين التنفيذيين ليسألوا عما إذا كانت مبيعات الخصم قصيرة الأجل طريقة مقبولة لزيادة معدل الإغلاق.
• تخلص من الالتباس. ستؤدي التعليمات التفصيلية والكثير من اللغة القانونية إلى تقليل معدل الإغلاق.
• صفحات هبوط مباشرة. يجب أن تنتقل الإعلانات مباشرة إلى الصفحات المقصودة التي تمثل صفحات مبيعات للعنصر المُعلن عنه.
• نرحب بالعملاء مرة أخرى. باستخدام ملفات تعريف الارتباط أو تسجيل دخول العميل أو كليهما ، يمكننا توجيه العملاء العائدين إلى المكان الذي يريدون الذهاب إليه بشدة. يمكننا أيضًا التحقق مرة أخرى مع المسؤول التنفيذي بشأن الاحتفاظ ببطاقات الائتمان في الملف لتبسيط عمليات الشراء المستقبلية.

كما ترى ، لا تحتاج أي من هذه الأفكار إلى التفكير فيها في البداية. يحدد المستوى التنفيذي الهدف ، وتوجه الإدارة التوجيه ، ثم تشرح الفرق الفنية تدريجياً كيف ستحقق التغييرات الهدف.

استخدم الفنانون دائمًا التفصيل التدريجي

هذا رسم مبكر ، حيث يضيف الفنان ، بالإضافة إلى تقديم شكل كامل ، رأسين بديلين وقبعة. في "صورة إدوارد مانيه جالسًا على كرسي" يشرح ديغا أفكاره دون القلق بشأن إنشاء قطعة أخيرة.

إدغار ديغا ، متحف اللوفر ، باريس (المجال العام) عبر ويكيميديا ​​كومنز

هنا ، في هذا الرسم التخطيطي بالطباشير الأسود ، تم صياغة المفهوم بشكل كامل كـ "دراسة لصورة إدوارد مانيه". وضع التقدم.

إدجارد ديغا ، متحف متروبوليتان في نيويورك (المجال العام) عبر ويكيميديا ​​كومنز

هذا النقش الكامل لـ "صورة إدوارد مانيه ، لوحة فنية" جالسًا ، مائلًا إلى اليسار ، هو النتيجة الغنية القوية لتوضيح ديغا التدريجي لموضوعه.

إدغار ديغا ، مكتبة بوسطن العامة (المجال العام) ، عبر ويكيميديا ​​كومنز

الحصول عليها بشكل صحيح من المرة الأولى أرخص

في أي مشروع ، هناك ثلاثة خيارات فقط من حيث الجودة والنتائج:

• الخيار الأقل تكلفة هو تحديد الأشياء بشكل صحيح في المرة الأولى.
• الخيار الثاني هو أن تخطئ ، ثم إصلاحه أثناء المشروع.
• الخيار الثالث هو أن نخطئ ، وأن نحقق نتائج سيئة.

لذلك ، بشكل عام ، من الأفضل أن تكون واضحًا ودقيقًا في البداية. كم أفضل بكثير؟ أظهرت عشرات الدراسات على مدى السنوات الأربعين الماضية أن هناك نسبة عبر تكلفة منع الخطأ ؛ تكلفة إصلاح خطأ أثناء المشروع ؛ وتكلفة تنظيف الفوضى بعد المشروع. ونسبة الحد الأدنى هي 1: 10: 100. لذا فإن الخطأ الذي يمكن تجنبه في ساعة إضافية من التخطيط بسعر 100 دولار / ساعة سيستغرق عشر ساعات من وقت المشروع و 1000 دولار لإصلاحه أثناء المشروع ، ويستغرق 100 ساعة و 10000 دولار إذا كان علينا إجراء استدعاء بعد انتهاء المشروع. وقد تم العثور على نسب أعلى بكثير من 1: 10: 100 إذا استخدمنا أفضل الممارسات في إدارة الجودة للقيام بتصميم خالٍ من العيوب من البداية.

الدرس: التفصيل التدريجي - تطوير المزيد من التفاصيل مع تقدمنا ​​- دائمًا ما يكون منطقيًا. العمل القذر لا معنى له أبدا.

ليس علينا القيام بكل ذلك مرة واحدة

نقوم بعمل جيد وواضح في كل خطوة على الطريق. في الوقت نفسه ، لا يتعين علينا تحديد المشروع بالكامل دفعة واحدة ، أو تحديد كل التفاصيل في البداية. بدلاً من ذلك ، يمكننا العمل على مراحل. نحن واضحون ودقيقون في كل مرحلة ، لكننا نحصل على مزيد من التفاصيل مع تقدمنا. هذا يسمى التفصيل التدريجي. يشمل القيام بذلك بشكل جيد:

• نبدأ بالصورة الكبيرة وننتقل إلى التفاصيل.
• الوضوح في كل اجتماع وكتابة النتائج وتأكيدها.
• تتبع مقدار ما حددناه ، ومقدار ما لم يتم تحديده بعد.
• جلب الأشخاص المناسبين إلى كل اجتماع. من المرجح أن تكون الاجتماعات المبكرة مع المديرين التنفيذيين والمديرين رفيعي المستوى. ومن المرجح أن نكون نحن مديري المشاريع في جميع الاجتماعات. نظرًا لأننا نسعى لاكتشاف تفاصيل العملية وسير العمل والواجهة ، فإننا نعمل أكثر مع العمال. وبما أن الاجتماعات أصبحت أكثر تقنية ، نحتاج إلى المزيد من الأشخاص التقنيين (مثل المبرمجين والمهندسين) المشاركين في جانب المشروع.
• نواصل العمل حتى يتم تحديد كل التفاصيل الخاصة بكل ميزة من ميزات المنتج أو الخدمة التي نقوم بإنشائها أو تحسينها. ومع ذلك ، قد يكون لدينا الكثير من البرنامج مكتوبًا أو تم تطوير المنتج بينما نواصل تفصيل الأجزاء الأخرى.

التفصيل التدريجي للمشاريع التي تعمل على حل المشكلات

المشاريع التي تعمل على حل المشكلات هي حالة خاصة حيث يكون التفصيل التدريجي مفيدًا بشكل خاص.

المشكلة هي شيء ظهر وأوقف الشركة أو خط الإنتاج عن العمل بالطريقة التي كان يعمل بها. لذا فإن الهدف واضح بالفعل: الحصول على هذا الشيء d ** mn * d يعمل! المشاركة التنفيذية ضئيلة ، وليس لدى المديرين الكثير ليفعلوه باستثناء تقديم الدعم. في الواقع ، نظرًا لأن المديرين يعرفون بالفعل ما هو "الشيء" وكيف من المفترض أن يعمل ، "احصل على هذا الشيء الذي يعمل ** مليون * د!" هو بيان كامل ودقيق للنطاق التنفيذي رفيع المستوى.

دراسة حالة: 2006 تأخير إطلاق مكوك الفضاء أتلانتس

مثال جيد على هذا النوع من المشاريع حدث في عام 2006 ، عندما حدثت مشاكل في مقياس وقود عمره 10 سنوات يقيس كمية الهيدروجين في خزانات الوقود على مكوك الفضاء أتلانتس. أصبح المقياس غير موثوق به ، وأحيانًا يُظهر أن الخزان كان فارغًا عندما كان ممتلئًا ، وكانت المشكلة متقطعة.

سيكون بيان نطاق المستوى التنفيذي واضحًا: إصلاح مقياس الوقود حتى نتمكن من الطيران في المكوك!

ومع ذلك ، أثناء بحثنا في مستوى المشكلة حسب المستوى ، باستخدام التفصيل التدريجي ، نجد أربع مشكلات فنية تجعل حل المشكلة أكثر وأكثر صعوبة:

• قرار الإدارة: إذا علمنا أن المقياس خاطئ ، فهل يمكننا إيقاف تشغيله والاعتماد على مقاييس أخرى ، والطيران على أي حال. كان هناك الكثير من الجدل حول هذا. ولكن تقرر أخيرًا أن ميزة الأمان الأساسية ، وهي ميزة قطع المحرك الرئيسي (MECO) لن تكون موثوقة بدون هذا المقياس. لذلك كان قرار الإدارة هو أنه يجب إصلاح المقياس.
• مشكلة فنية: كانت المشكلة متقطعة. لذلك ، فإن أي اختبار تم اجتيازه لم يكن دليلاً على أن المقياس كان يعمل وأن المكوك يمكنه الطيران بأمان. يجب العثور على المشكلة المحددة للتأكد من إصلاحها.
• مشكلة فنية مفصلة: لم يكن المقياس جهازًا بسيطًا. تضمنت العديد من المكونات المختلفة والموصلات الكهربائية بينها. تم دفن بعض هؤلاء في أعماق أسلاك المكوك. كان مجرد تحديد موقع جميع المكونات وتنظيف موصلاتها مهمة كبيرة. اعتقد المهندسون أكثر من مرة أنهم أصلحوا المشكلة ، لكن المقياس لم يختبر نظيفًا.
• مشكلة فنية مفصلة للغاية: قد لا تكون خطط تصميم مكوك الفضاء مطابقة تمامًا لمكوك أتلانتس كما تم بناؤه. تمت ترقية الأجزاء واستبدالها. ذكر أحد المهندسين أن العثور على جميع أجزاء المقياس كان مهمة استكشافية ، وأنهم ما زالوا يكتشفون كيفية عمل مكوك الفضاء!

يوضح هذا كيف يجب وضع توجيه تنفيذي بسيط للغاية بشكل تدريجي إلى مستويات أدق وأدق من التفاصيل لضمان النجاح. ومع ذلك ، لا يجب أن يحدث هذا التفصيل كجزء من التخطيط. عند الوصول إلى كل مكون من مكونات مقياس الوقود ، يمكن تنظيفه واختباره وتوثيقه. هذا هو المقصود بالتفصيل التدريجي للمشروع الذي يعمل على إصلاح المشكلة.

التفصيل التدريجي ليس فقط للنطاق

على الرغم من أن هذه المقالة تركز على التفصيل التدريجي في تطوير تعريف النطاق وهيكل تقسيم العمل (WBS) ، فإن مفهوم التفصيل التدريجي أوسع من ذلك. في الواقع ، يمكن تطبيقه على جميع المجالات التسعة لإدارة المشروع. وهنا بعض الأمثلة:

بلورة تدريجية لخطة اتصالات المشروع

قد يكون الإصدار الأول من خطة اتصالات المشروع مجرد قائمة جهات اتصال لأعضاء الفريق وعملاء المشروع. نحن نوضح هذا من خلال:

• تحديد جميع أصحاب المصلحة في المشروع وإضافتهم إلى القائمة
• تحديد كيفية التواصل مع كل صاحب مصلحة
• تحديد كيفية تضمين صوت العميل في المشروع

تطوير إدارة المخاطر في المشروع

توضح الخطوات الرسمية لإدارة مخاطر المشروع بشكل تدريجي تعريفنا لمخاطر المشروع - ما الذي يمكن أن يحدث - واستجابتنا من خلال:

• تحديد المخاطر ، حيث نضع قائمتنا الأولية للمخاطر.
• تحليل المخاطر ، حيث نقوم بتقييم المخاطر وتحديد أولوياتها
• تخطيط الاستجابة للمخاطر ، حيث نقرر ما يجب القيام به لمنع الأحداث الخطرة ، وماذا نفعل إذا حدثت
• مراقبة المخاطر والتحكم فيها ، حيث نراقب المخاطر ونبحث عن المخاطر الجديدة ونتعامل معها فور حدوثها.

من هذه الأمثلة ، يمكنك أن ترى أن التفصيل التدريجي هو ممارسة معيارية لجميع المجالات التسعة لإدارة المشروع.

التفصيل التدريجي ودورات حياة المشروع

يمكن تطبيق التطوير التدريجي بشكل مختلف على مشاريع مختلفة. عند اختيار كيفية القيام بالتفصيل التدريجي ، فإن المفتاح هو ربط تفصيل التفاصيل بدورة حياة المشروع التي تستخدمها.

التفصيل التدريجي في الشلال الكلاسيكي

في الشلال الكلاسيكي ، أو دورة حياة تطوير النظام (SDLC) ، يسبق كل التخطيط التنفيذ. لذلك ، فإن التطوير التدريجي للنطاق يحدث في مراحل التخطيط.

التفصيل التدريجي مع التتبع السريع

إذا تم تعديل الشلال الكلاسيكي للسماح بالتتبع السريع ، فسيتم تقسيم المنتج بأكمله إلى وحدات. مع اكتمال التخطيط لكل وحدة ، يمكن المضي قدمًا في تطوير تلك الوحدة ، بينما لا يزال يجري التخطيط لوحدات أخرى. في دورة الحياة هذه ، يتم تطوير بعض الوحدات بشكل أسرع من غيرها.

إدارة المشروع المتزامنة

تم تطوير إدارة المشاريع المتزامنة بواسطة Hewlett-Packard وتستخدم الآن على نطاق واسع في صناعة السيارات. من خلال الجمع بين جميع المتخصصين المختلفين في البداية ، يمكن تقليل دورة حياة المشروع (لنقل سيارة ذات مفهوم جديد إلى السوق) من خمس سنوات إلى 18 شهرًا! في إدارة المشروع المتزامنة ، يتم التفصيل التدريجي مبكرًا وبسرعة بواسطة فرق متعددة الوظائف.

تطوير البرمجيات الخالية من العيوب

تركز طريقة تطوير البرمجيات الخالية من العيوب على الدقة لمنع الأخطاء من الدخول إلى الكود. وضع التصميم في وقت مبكر ، متبوعًا بوضع مبكر للشفرة نفسها ، مع مراجعات متعددة يضع أعينًا متعددة على المشكلة ، مما يؤدي إلى إنشاء برنامج عالي الجودة بأقل تكلفة. من خلال وضع 80 ٪ من الجهد في التصميم الجيد ، يتم تقليل الاختبار وتصحيح الأخطاء ، وهي باهظة الثمن ، بشكل كبير.

النموذج الحلزوني

كان النموذج الحلزوني مقدمة للتطور السريع. إنه يضع الميزات في جدول ، وإذا تأخر تشغيل الميزة ، يتم إسقاطها إلى دورة لاحقة في اللولب. يتم تفصيل كل ميزة أثناء طرحها للتصميم ثم مرة أخرى ، في الدورة التالية ، عندما يتعلق الأمر بالتطوير.

JAD و RAD

JAD ، تطوير التطبيقات المشتركة ، و RAD ، التطوير السريع للتطبيقات ، ليست بدائل دورة الحياة الفعلية. بل هي تقنيات لاستنباط المتطلبات التي تؤثر على دورة الحياة. يؤدي وضع المصممين والمبرمجين على مقربة من عملائهم ومستخدمي التطبيق إلى تسريع عملية التطوير. تسمح الاجتماعات المتكررة بالتطوير التدريجي السريع. وهذا النهج هو عنصر أساسي في التطوير السريع.

التفصيل التدريجي في التنمية السريعة

Agile Development ، والتي تسمى أيضًا البرمجة الرشيقة ، هي أحدث نهج لدورة حياة المشروع ، وتعمل بشكل جيد بشكل خاص مع التعليمات البرمجية الموجهة للكائنات وأنظمة تطوير الويب. يعمل المبرمجون بشكل وثيق مع العميل ، وغالبًا ما يقيمون بشكل دائم في كل قسم من أقسام العملاء. باستخدام النماذج الأولية والتعديل السريع للتطبيقات ، يتم دمج التصميم مع التطوير. التطوير التدريجي هو عملية مستمرة طوال المشروع.

ما رأيك في التفصيل التدريجي؟

التفصيل التدريجي يحافظ على تقدم المشروع

إذن ، الدرس الأخير هو: أيا كان نوع المشروع الذي نعمل عليه ، ومهما كانت دورة الحياة والمنهجيات الأخرى التي نختارها ، فإننا لا نخطط ، ثم نذهب. مع التفصيل التدريجي ، نخطط ونمضي ، ونواصل التخطيط كما نمضي.