9 مجالات إدارة المشروع (ولماذا هي مهمة)

نجاح المشروع مهم

الحقيقة هي أن معظم المشاريع تفشل في الحياة وفي الأعمال. لكن النجاح مهم. عندما يفشل مشروع ما ، يضيع الوقت والمال. في بعض الأحيان ، تُزهق الأرواح ، كما هو الحال في مهمة إنقاذ بعد إعصار أو كارثة طبيعية أخرى.

هناك نوعان من المشاريع. أحدهما ، بحسب خبير الأعمال جوزيف إم جوران ، "مشكلة مجدولة للحل". إذا فشل مشروع كهذا ، فإن كل الوقت والجهد والمال يضيعان ، والمشكلة لا تزال معنا. النوع الآخر من المشروع هو محاولة لتحويل الحلم إلى حقيقة. عندما يفشل هذا النوع من المشاريع ، لا يصبح الحلم حقيقة. على سبيل المثال ، في وقت سابق من هذا الشهر ، أغلقت شركة ذات رؤية عظيمة أبوابها. أعرف عشرين شخصًا فقدوا جزءًا كبيرًا من دخلهم ، وكان هناك مئات آخرين. وساعدت الشركة الآلاف لكنها ذهبت.

الحقيقة هي أن أكثر من نصف جميع المشاريع تفشل - وهذا يشير إلى المشاريع جيدة التصميم والمدارة بشكل جيد ، وتشمل ، في نجاحها ، المشاريع التي يتم تسليمها في وقت متأخر وتتجاوز الميزانية. معدل النجاح الحقيقي - المشاريع التي تقدم نتائج مقبولة أو رائعة في الوقت المحدد وتحت الميزانية ، صغيرة للغاية.

يمكننا أن نفعل ما هو أفضل من ذلك بكثير. نقوم بذلك من خلال الاهتمام بجميع أجزاء المشروع ، أي من خلال إدارة المجالات التسعة لإدارة المشروع كما تنطبق على مشروعنا.

في هذه المادة

سننظر في:

تعريف نجاح المشروع
كيفية تحديد هدف المشروع
المجالات التسعة لإدارة المشروع
كيف قمت بتطبيق هذه المجالات في سيناريو مثال واقعي
المراحل الثلاث للمشروع ، بما في ذلك الإعداد والتنفيذ والمتابعة

الهدف: نجاح المشروع

يبدو "نجاح المشروع" وكأنه هدف غامض للغاية. في الواقع ، إنه ليس غامضًا ، لكنه عام جدًا.

يمكننا بسهولة جعلها محددة لكل مشروع. وفي الواقع ، هذا التعريف المحدد لهدف المشروع هو الخطوة الأولى لنجاح المشروع. يعرّف معهد إدارة المشاريع (PMI) رسميًا المشروع على أنه "مسعى مؤقت يتم القيام به لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة". العناصر الرئيسية هي:

كل مشروع مؤقت. لن تستمر إلى الأبد. سيبدأ في تاريخ معين ، وينتهي في تاريخ لاحق.
كل مشروع فريد من نوعه. يقدم كل مشروع بعض النتائج الجديدة والجديدة والمختلفة.
يقدم كل منتج بعض النتائج المحددة عند الانتهاء.

تحديد هدف المشروع

فيما يلي بعض نماذج أهداف المشروع:

سنقيم حفل زفاف رائع مع 300 ضيف يوم 20 يونيو.
سيتم افتتاح جسر جديد من أربعة حارات بين جزيرة ماركوس والبر الرئيسي لحركة مرور المركبات في 30 نوفمبر بتكلفة تقل عن 4 ملايين دولار.
سيصدر أحدث إصدار من برنامج Amazing Planning ، الإصدار 10.0 ، في 20 أغسطس بسعر 29.99 دولارًا مع إصلاح جميع الأخطاء المعروفة من الاختبار التجريبي بتكلفة تطوير تقل عن 50000 دولار.

كما ترى ، فإن المشاريع شخصية وكذلك للأعمال. سترى أيضًا أن تعريف المشروع الجيد يتضمن ما سيتم تسليمه ومتى ومقدار التكلفة. (هناك تكلفة لحفل الزفاف ، لكن هذا شخصي. لم أدرجها لأنه ليس من شأنك).

توضح هذه الأمثلة المجالات الثلاثة الأولى للمشروع الذي يجب أن نديره.

النطاق هو كلمة رائعة لما نصنعه.
عناوين الوقت: متى سيبدأ المشروع ؛ عندما ينتهي ، تقديم النتائج ؛ المدة من البداية إلى النهاية ؛ ومقدار الجهد (عدد ساعات الشخص) من العمل.
التكلفة هي تعريف كم سيكلف المشروع.

هذه هي المجالات الثلاثة الأولى من المشروع التي نحددها ، ونسميها عوامل النتائج (r) لأنه يمكن قياسها من حيث النتائج الواضحة والقابلة للتحديد. بالنسبة للنطاق ، إما أن يتم تحقيق الهدف ، أو لا يتم تحقيقه. وأما الزمان: فإما أنه مرة واحدة ، أو متأخر. فيما يتعلق بالتكلفة: إما بقينا في حدود الميزانية ، أو تجاوزنا الميزانية. لمعرفة المزيد حول عوامل النتائج هذه ، ولماذا يطلق عليها اسم المثلث الحديدي ، يمكنك قراءة كيفية تخطيط خطة إدارة المشروع.

لكن نتائج (ص) العوامل ليست كافية. إذا عملنا فقط مع هذه العناصر الثلاثة ، فسيفشل مشروعنا.

ما هي المجالات التسعة لإدارة المشروع؟

النطاق ، الوقت ، التكلفة ، المخاطر ، الجودة ، الاتصالات ، الموارد البشرية ، المشتريات ، التكامل

مثال من الحياة الواقعية: الرحلة النهارية

منذ حوالي سنوات ، قضيت أنا وزوجتي يومًا ممتعًا حقًا. كوني مدير مشروع ، أود أن أقول إن ذلك كان لأنني أدارته كمشروع. على أي حال ، إنه مثال جيد لكيفية اعتماد نجاح المشروع على أكثر من مجرد عوامل النتائج الثلاثة: النطاق والوقت والتكلفة.

كانت خطتنا هي أن نأخذ يوم سبت من شهر يونيو ، ونقطف الليتشي (نحب فاكهة الليتشي) في مزرعة ليتشي الخاصة بك على بعد حوالي ساعة شمال المكان الذي كنا نعيش فيه. أردنا إحضار خمسة أرطال من الليتشي إلى المنزل ، وهو ما يكفي لاستمرارنا طوال الصيف. كانت تكلفة الليتشي 4 دولارات للرطل ، وكان الغاز للرحلة حوالي 10 دولارات ، وبالتالي كانت التكلفة الإجمالية للمشروع 30 دولارًا.

النتائج تعتمد على العمليات

يبدو الأمر بسيطًا. تبدو معظم المشاريع بسيطة. ولكن عندما تتوقف وتفكر في عدد الأشياء التي تحدث بشكل خاطئ ، فإن ذلك يروي قصة مختلفة. إليك مجموعة من الأشياء التي يمكن أن تسوء ، منظمة لتوضيح المجالات التسعة لإدارة المشروع.

نطاق. إذا ضلنا ، ولم نعثر على مزارع الليتشي - لا ليتشي!
زمن. إذا بدأنا في وقت متأخر ، سنصل في منتصف اليوم. قطف الليتشي في الشمس الحارقة ليس ممتعًا على الإطلاق. وفي رحلة ليوم واحد ، لا متعة في فشل المشروع!
كلفة. وجه الفتاة! الليتشي فاكهة حساسة للغاية. إنهم بحاجة إلى مبرد وبعض الثلج ، أو سوف يفسدون قبل أن نعود إلى المنزل. أضف 5 دولارات لمبرد الستايروفوم و 1 دولار للثلج.
المخاطرة. ماذا لو تعطلت السيارة - يوم بائس! قم بضبطها وفحصها قبل أن نذهب.
جودة. اختر بعناية! نريد إحضار أفضل أنواع الليتشي إلى المنزل فقط.
مجال الاتصالات. في السيارة نصف ساعة من المنزل. "عزيزتي ، هل لديك الخريطة؟" "ماذا! اعتقدت أن لديك الخريطة؟"
الموارد البشرية. "عزيزتي ، حان الوقت للاستيقاظ واختيار الليتشي؟" "اذهب ، لا أشعر بالرغبة في ذلك. علاوة على ذلك ، فإن صديقتي باربرا تأخذني إلى الخارج لتناول الغداء." رحلة ليوم واحد تحولت للتو إلى طلاق!
تحصيل. مكالمة هاتفية في وقت مبكر من صباح السبت. "السيد كيمب ، شكرًا جزيلاً لك على إحضار سيارتك من أجل ضبطها بالأمس. لسوء الحظ ، قمنا بعمل نسخة احتياطية ، ولم نبدأ العمل عليها بعد." "لكن كان من المفترض أن يتم ذلك الليلة الماضية!" "أفهم ، سيدي ، ولكن ، حقًا ، نحن نبذل قصارى جهدنا. يجب أن تكون سيارتك متاحة في حوالي الساعة الخامسة بعد ظهر هذا اليوم. شكرًا لاختياركمركز خدمة السيارات السريع والموثوق!" لا سيارة ، لا رحلة ، لا ليتشي!
دمج. نحن نعود إلى السيارة مع الليتشي. "عزيزتي ، أين المبرد؟" "لقد دفعت ثمنها ، اعتقدت أنك نفذتها من المتجر." "لقد حملتها من المتجر ووضعتها في صندوق الأمتعة". "لا ، لقد فتحت الصندوق. اعتقدت أنك وضعت المبرد فيه." "لكنك أغلقت الصندوق." "لقد أغلقت صندوق الأمتعة لأنني اعتقدت أنك وضعت المبرد فيه." "لا ، لقد وضعت المبرد على الأرض ، لأنك لم تفتح صندوق الأمتعة بالسرعة الكافية." "إذن أنت تقول إنه خطئي أنك تركت المبرد في ساحة انتظار متجر البقالة!" لا مبرد الليتشي الساخن زوجة غاضبة.

كما ترون، يمكن أن أشياء كثيرة غير ما يرام في عملية حتى اليوم بسيطة وإيابا. فكم من المبلغ الذي يمكن أن يحدث خطأ في مشروع تجاري بقيمة 10،000 دولار أو عشرة ملايين دولار!

إذا نظرنا بصدق ، فإن هذه الأنواع من المشاكل تحدث في كل مشروع في كل وقت. وهذا هو سبب فشل معظم المشاريع. لكن النجاح أسهل مما تعتقد - إذا انتبهت إلى جميع المجالات التسعة.