نصيحة للموظفين: كيفية احترام المعدات المكتبية

من فضلك لا تكسر المعدات المكتبية: عندما يذهب الموظفون غير المستثمرون إلى المارقة

هل سبق لك أن لاحظت أن بعض الموظفين يبدو أنهم لا يهتمون حقًا بتوفير المال أو الاهتمام بممتلكات الشركة كما لو كانت ملكًا لهم؟

عندما كنت صغيراً ، كان هناك عدد من المنازل المؤجرة بالقرب من المكان الذي أعيش فيه. لقد بدوا دائمًا متهالكين بالسيارات القديمة غير المرغوب فيها في الفناء الأمامي ، والقطط التي لديها مجموعات متعددة من القطط نصف البرية ، والألعاب المكسورة والمضروبة المنتشرة في جميع أنحاء الفناء.

أخبرتنا والدتي أن الأشخاص الذين استأجروا منازل في كثير من الأحيان لم يكونوا منتمين أو لا يهتمون بصيانتها بقدر اهتمام الأشخاص الذين يمتلكونها لأنهم لم يعملوا بجد للحصول على العقار وخططوا للانتقال إلى مكان آخر ، لذلك لم يفعلوا ذلك. لا أهتم حقًا إذا قاموا بإتلاف المكان وتركوه لشخص آخر للتنظيف والإصلاح بعد رحيلهم بينما أعتقد أن والدتي كانت متحيزة قليلاً ، فقد كانت لديها وجهة نظر.

يبدو أحيانًا أن الموظفين والموظفين الجدد خارج المكتب لا يحترمون الإمدادات والمعدات. لا يبدو أنهم منتمين إلى الشركة ولا يهتمون عندما يحدث خطأ ما لأنهم يستطيعون الابتعاد والسماح لشخص آخر بالتعامل مع المشكلة. إنهم يرفضون تحمل المسؤولية عن عدم اهتمامهم ، وهذا يمكن أن يسبب الكثير من التوتر في المكتب وكذلك يكلف المال ويعيق إنتاجية العمل.

يجب أن يغطي التدريب المكتبي استخدام المعدات الأساسية

يجب أن يكون امتلاك خلفية أساسية حول كيفية استخدام المعدات المكتبية بشكل صحيح جزءًا من تدريب الجميع ، وعلى الرغم من أنه يبدو واضحًا أن الجميع يعرف كيفية استخدام آلة التصوير ، وآلة الفاكس ، والدباسة ، والهاتف ، وتشغيل الكمبيوتر ، وإرسال المستندات إلى الطابعة ، ووضع الملفات في ترتيب أبجدي ، للأسف هذا ليس هو الحال في كثير من الأحيان.

كيف تكون موظفًا محترمًا في المكتب

1. كن حذرا ومهذبا مع الطابعة / آلة النسخ

• لا تترك أي ورق على آلة التصوير مع إغلاق الجزء العلوي بحيث يضطر الأشخاص إلى إزالة الورق قبل أن يتمكنوا من نسخ أوراقهم.
• لا تترك الجزء العلوي مفتوحًا (يمكن أن يدخل الغبار والحطام ويتلف المرايا).
• لا تبيض شيئًا ثم تحاول نسخ الورق دون ترك البياض يجف.
• لا تقم بتشغيل النسخ المجعدة أو المدبسة عبر الجهاز. يجب أن تكون نتائج ذلك واضحة قبل أن تجربها.
• لا تقم بإنشاء انحشار للورق واترك الأمر لشخص آخر ليقوم بتنظيفه.
• لا تستخدم كل الورق ولا تضع المزيد فيه.
• أخيرًا ، قم بمعاينة ما تنوي طباعته حتى لا تضيع مئات الأوراق التي قد تكلف فقط سبعة سنتات للقطعة الواحدة ولكنها تضيف ما يصل إلى مئات الدولارات المهدرة بمرور الوقت.

2. احتفظ بمشابك الورق منفصلة عن دبابيس الضغط واستبدل أغطية الأقلام

هناك سبب يجعلنا نبقي مشابك الورق منفصلة عن المسامير واستبدال أغطية العلامة. ستعرف هذا إذا كنت تعمل في مكتب بنفسك. إن وضع يدك في صندوق مشبك الورق والوقوع في قبضة نصف دزينة من دبابيس الدفع ليس مثيرًا كما قد يبدو.

أيضًا ، عندما تسوء أقلام التظليل والعلامات السوداء الجديدة تمامًا يوميًا أو تنزف في كل شيء لأنك نسيت إعادة الغطاء أو حاولت استبداله بفتور ولكن لم تنتظر سماعه ينقر في مكانه ، يكلفنا ما لا يقل عن دولار واحد لكل منهما ويجعل عملنا أكثر صعوبة مما يجب أن يكون. بالمناسبة ، استخدام Black Sharpie لتسليط الضوء على النص له تأثير معاكس لما قصدته ولا يمكن التراجع عنه… تنهد!

3. أعد الأشياء بالطريقة التي وجدتها بها

عندما نعمل مع العملاء في بيئة سريعة الخطى ، لا نحتاج إلى التفكير في المكان الذي قد تختبئ فيه الدباسة أو لفة الشريط أو تصل إلى قلمنا والعثور على رزمة من أغلفة ملفوفة في مكانها. يجب أن يكون الهاتف مواجهاً للمستخدم وليس العكس. من الصعب طلب رقم عندما تكون لوحة المفاتيح مقلوبة. الرجاء استبدال كل شيء بالطريقة التي وجدتها أو أفضل من ذلك ، لا تلمسه على الإطلاق! ليس الأمر كما لو كنت تستخدمه في أي شيء منتج.

4. استخدم الملاحظات اللاصقة كما هو مقصود

الملاحظات اللاصقة مخصصة للرسائل المؤقتة وليس لإنشاء صورة مجمعة حول الكمبيوتر. لا ينبغي استخدام الملاحظات اللاصقة ، والتي تعتبر أيضًا باهظة الثمن ، كبديل لمسك الدفاتر الجيدة. في حين أنه من الرائع تدوين رقم هاتف أو ترك رسالة لشخص قادم في الوردية التالية ، يجب إزالة الملاحظات بعد قراءتها ، وعدم تركها لأسابيع متتالية حتى لا يكون لدى أي شخص أي فكرة عما إذا كانوا مهمة أم لا ، لذا توقف عن الاهتمام بها على الإطلاق لأنها تجمع مثل الأوراق الجافة حول سطح المكتب مع عدم وجود أي شخص على استعداد لأخذ زمام المبادرة لإزالتها فقط في حالة ما إذا كانت مهمة.

5. احترم المعدات والأشخاص الذين يستخدمونها

لا تضرب على آلات التصوير ، أو تمد أسلاك الهاتف حول أجهزة الكمبيوتر وتحاصر زملاءك في العمل أو تحاصر مساحة المكتب المشتركة بحيث لا يستطيع أحد الوصول إليها أو استخدام أي شيء آخر غيرك. استبدل أغطية آلات التصوير برفق. لا تضع فنجانًا مفتوحًا من القهوة بالقرب من لوحة مفاتيح الكمبيوتر أو تترك بقعًا بالتنقيط أو ما هو أسوأ من ذلك ، رائحة الفم الكريهة أو الكولونيا أو بقايا البشرة الدهنية على أي سطح ، وخاصة أجهزة استقبال الهاتف من فضلك!

6. لا تقم بتنزيل أشياء على كمبيوتر الشركة إلا إذا كانت وظيفتك أن تفعل ذلك

في حال لم تكن قد لاحظت وجود هذه الأشياء تسمى الفيروسات التي تختبئ في التنزيلات وتعطل أجهزة الكمبيوتر. قد يكون لدى الشركة برنامج مكافحة فيروسات مثبت ، لكن لا تغري القدر. لا بأس في تصفح مواقع الويب من حين لآخر عندما يكون العمل بطيئًا ويتم إنجاز كل عملك ، ولكن كن حذرًا بشأن تنزيل الفيروسات التي يمكنها القضاء على البيانات المخزنة وتجعل زملائك في العمل ورؤسائك أسوأ أعدائك.

7. لا "تقترض" إمدادات من الإدارات الأخرى

إذا كنت تشارك أقسامًا بالقرب من مكاتب أخرى ، فلا "تقترض" إمداداتها ولا تعيدها أو الأفضل من ذلك ، فلا تقترضها على الإطلاق. احصل على خاصتك! حسنًا ، نعلم جميعًا أن بعض المكاتب ليست جيدة مثل غيرها في الحفاظ على الإمدادات ، ولكن تمامًا كما هو الحال في المنزل ، إذا كنت تستخدم آخر قطرة من الحليب ، فلا تضع الكرتون الفارغ في الثلاجة. إذا كنت بحاجة إلى استخدام شيء ليس لك ، فاسأل أولاً ، وتأكد من أنه على ما يرام ، ثم استبدله بصندوق التوريد الخاص بمكتبك.

8. عند التخطيط لوظائف كبيرة ، أخبر شخصًا ما مسبقًا

إذا كنت تخطط لنسخ 200 كتيب تحتاج إلى تجميع وتدبيس ، فأنت بحاجة إلى التخطيط مسبقًا. تأكد من وجود ورق كافٍ حتى لا تستخدم الورق الأخير. تأكد من عدم حاجة أي شخص آخر إلى استخدام الطابعة أو آلة النسخ أثناء الوقت الذي تستخدمه فيه واستفد من ميزات آلة التصوير (مثل التجميع والتدبيس والتثقيب) حتى لا تجبر التابعين على وضع 800 ورقة بالترتيب وتدبيسها باليد. الأمر الذي يقودنا إلى الرقم تسعة!

9. اسأل عن كيفية استخدام المعدات المكتبية

إذا كنت لا تعرف كيفية استخدام قطعة من المعدات المكتبية ، فتعلم كيف أو اطلب من شخص ما أن يريك. أيضًا ، سيكون من الجيد أن تتذكر ، لذا في المرة القادمة لن تزعج الآخرين الذين يقومون بعملهم. أنا دائما مندهش من شخص يسأل ، ما هي الطريقة التي تسير بها الورقة في هذا "الشيء". يوجد رسم تخطيطي لجميع المعدات المكتبية الحديثة يوضح لك مكان وضع الورقة وفي أي اتجاه. يمكنني أن أوضح لك "مكان وضعها" ، لكن قد لا تعجبك إجابتي.

10. استخدام المعدات المناسبة للوظيفة المناسبة

• لا تستخدم شريط المكتب لوضع نشرة إعلانية على الحائط المطلي. سوف يمزق الطلاء عن الحائط.
• لا تحشر الدباسة ثم تضربها وتكسر الزنبرك.
• لا تحاول تدبيس 200 نسخة باستخدام دباسة مصممة للمهام الصغيرة وليست الكبيرة ، فهذا سيؤدي إلى أداء سيئ للدباسة ، وعلى الأرجح تترك شوكات معدنية حادة مكشوفة لتقطع في يد الشخص التالي الذي يتعامل مع الأعمال الورقية المدبسة.

11. استخدم الفطرة السليمة

لا حرج في سؤال شخص ما عن كيفية القيام بشيء ما ، ولكن إذا كنت تتوقع منه أن يفعل ذلك نيابةً عنك عندما يكون مشغولاً في القيام بعمله الخاص بدلاً من القيام بذلك بنفسك بشكل صحيح ، فأنت مسؤول عن المكتب وليس أحد الأصول. يجب على الجميع ، بغض النظر عن وضعهم ، معرفة المهارات المكتبية الأساسية والمجاملة عند مشاركة اللوازم واستخدامها. قد يبدو من السخف حتى ذكر هذه الأشياء عندما يكون هناك الكثير من الأشياء المهمة التي يجب مراعاتها ، ولكن الحفاظ على المكتب يعمل بسلاسة واحترام المعدات وعدم إساءة استخدام الإمدادات يمكن أن يؤدي إلى المزيد من المال والمزيد من الوقت الذي يقضيه في أشياء أخرى مثل نهاية العام المكافآت وحفلات البيتزا

لذلك لا ترمي الدباسة مع الدبابيس العالقة في سلة المهملات أو تستبدلها باستخدام دباسة زميلك في العمل وكأنك لم تكسرها أبدًا. لا تنسخ مؤخرتك أو وجهك على آلة التصوير واحترم المكان الذي تذهب إليه الأشياء وعندما تطلب استعارة الأشياء ، استبدل الأشياء في أقرب وقت ممكن لأن هناك احتمالية أن تكون الدباسة والشريط اللاصق والمقص مطلوبة في دقيقة بدقيقة ليس شيئًا يمكنك الذهاب بدونه لمدة عشرة أيام دون الحاجة إلى استعارة شخص آخر أثناء طلب آخر حتى يظهر القديم الخاص بك قبل عشر دقائق من وصول الآخر. إن إعادة الأمور إلى الوراء والقيام بدورك في الحفاظ على الأشياء نظيفة وصيانتها جيدًا سيقطع شوطًا طويلاً في ضمان مكان عمل سعيد ومنتج للجميع!

هل وصلت إلى حامل مشبك الورق وابتكرت عقدًا بطول 20 قدمًا؟ نعم ، لقد استفاد شخص ما من هذه العشرة دولارات في الساعة لتعلم تجارة جديدة.

من عرف أن الموهبة تستخدم أشياء مثل قواطع الورق والكباسات وثقب الثقوب؟

لقد أمضيت معظم حياتي البالغة في العمل في مكتب من نوع ما وقضيت نصف ذلك في العمل كمدير مكتب ، حتى أتمكن من سرد بعض القصص. لقد رأيت أوراقًا مهدرة بسبب حمولة الغابة ، وأسلحة فتاكة مصنوعة من الأربطة المطاطية وأقلام الرصاص التي تم إطلاقها في صناديق فارغة مكدسة على طول الجدار ، وكراسي مكتب جديدة تمامًا تم تدميرها في أقل من أسبوع مع تمزق أذرع الكراسي وظهر المقاعد تمامًا إيقاف. هل تعتقد أنه كان كرسي أو سلم سلم؟

تم العثور مؤخرًا على قاطعة الورق التي استخدمناها في المكتب لما يقرب من عشرين عامًا محطمة بين آلة التصوير وآلة تمزيق الورق مع تمزق المقبض. سيكلف نموذج بديل من نفس العيار 150 دولارًا ، ولكن مع بعض المقارنات المقتصدة عبر الإنترنت ، تمكنا من التحدث مع موردنا إلى بديل لائق مقابل 35 دولارًا.

بعد أقل من شهر من شرائي القاطع الجديد ، جئت في صباح أحد الأيام لأسمع صوتًا مروعًا ووجدت موظفًا جديدًا يحاول قطع 20 ورقة بشفرة مصممة لما لا يزيد عن خمسة في المرة الواحدة !!!

قاومت الرغبة في الصراخ ، "ماذا تعتقد أنك تفعل؟" وبدلاً من ذلك تساءلت ، "أنت تعرف أنه ليس من المفترض أن تقطع أكثر من خمس أوراق في وقت واحد ، أليس كذلك؟"

نظر إلي الموظف بهدوء واستمر في محاولة قص 20 ورقة ، ووضع مزيدًا من القوة في عملية القطع ، معتقدًا أن هذا سيحل المشكلة بدلاً من إنشاء واحدة أكبر وتدمير قاطع الورق الثاني في أقل من شهرين.

جاء الصوت `` Ca-Runch ، Quoosh '' بينما قطعت الشفرة ست بوصات في الأوراق وثني وتمزيق الباقي. في أقل من ثانيتين ، يتم إلقاء عشرين ورقة من الورق الممزق والمثني والمطبوع مسبقًا في سلة المهملات ، وليس سلة المهملات ، وكل ما يمكنني فعله هو عدم إمساك قلبي وإغماءه على السجادة البالية.

لا يريد أي مدير مكتب إدارة الوظائف الصغيرة ، لكن الأخطاء الصغيرة يمكن أن تكلف الكثير من المال بمرور الوقت

إذا كان عليك طلب الإمدادات ، فأنت تعلم كم تكلفتها وعندما تعلم أن إدارتك لها ميزانية وأن ساعات عمل الموظف سيتم تقليصها وأن زيادة الرواتب تتوقف على تلبية ميزانيتك ، فأنت تميل إلى توخي الحذر الشديد حول الأشياء الصغيرة التي تضيف الكثير من المال بمرور الوقت مثل استخدام أكثر من نصف المناديل في صندوق جديد تمامًا من Kleenex لتنظيف تسرب القهوة ، عندما تكون هناك ممسحة ومنشفة قديمة خلف الخزانة ، أو ثني مقاطع الورق إلى أشكال حيوانات أو تقسيمها إلى قطع صغيرة وتركها ملقاة على سطح المكتب مثل كلب مسن ينهار.

بالتأكيد ، يستخدم الجميع معدات مكتبية للاستخدام الشخصي في بعض الأحيان ، على سبيل المثال عند نسخ وصفة ، ولكن عندما تطبع 200 صفحة من التعليقات على آلة النسخ الملونة ، فكل ما تريده هو وصفة الصفحة الواحدة ولكن لم تقم بمعاينتها قبل طباعة قائمة علق أكثر من 600 شخص على الطريقة التي أحبوا بها الوصفة أو كيف يمكنهم تحسينها ، ثم يصبح سوء استخدام المعدات مكلفًا للجميع.

لقد رأيت موظفين يستخدمون مقص المكتب لكشط براز الكلاب من أحذيتهم ووضع المقص مرة أخرى في الدرج دون حتى مسحه ، أو مضغ جميع الأقلام ، أو رش نصف علبة من Lysol في الحمام بعد مرور الرياح أو استخدم خمس مناشف ورقية كاملة الحجم لتجفيف أيديهم ونصف لفة من المناديل لمسح قاعهم وسد المرحاض حتى يفيض على الأرض ويتركه لشخص آخر ليقوم بالتنظيف.

بينما لا ترغب في حساب الدقائق التي يقضيها الأشخاص في المرحاض أو قصرهم على خمس أوراق من ورق التواليت للرقم واحد وعشرة للوظائف الأكبر ، فهناك نقطة يتعين عليك فيها تذكير الأشخاص بأن إهدار الإمدادات هو نفس الشيء. سيء مثل إضاعة الوقت في التخبط عندما يكون هناك عمل يتعين القيام به.

كل شيء على ما يرام التي تم الاعتناء بها بشكل جيد

هناك بعض الأشياء التي يكون من الخطورة إهمالها ، مثل ترك مدفأة مساحة عالية طوال الليل دون فصلها أو ترك قاطع الصندوق مفتوحًا ومواجهة الخارج والضغط على سطح صلب. هناك أشياء أخرى مزعجة مثل ترك أقلام سوداء في شقوق لوحة المفاتيح السوداء بحيث عندما تبدأ في الكتابة ، يقفز القلم إليك ويتدحرج تحت أصابعك مما يمنعك من إدخال رمز الوصول وإجبارك على البدء من جديد.

كونك زميل عمل جيد يشبه أن تكون رفيقًا جيدًا في السكن. إذا كنت تحترم الآخرين والبيئة التي تعمل فيها ، فسيكون كل شيء على ما يرام ، ولكن إذا جعلت الحياة أكثر صعوبة بسبب وجودك ، فمن غير المرجح أن تدوم طويلاً في هذا المنصب أو أن يكون لديك العديد من الأصدقاء.

دعونا نواجه الأمر ، كلنا نخطئ ونرتكب أخطاء والموظف النادر هو الذي لا يستفيد من المعدات المكتبية الحديثة للقيام ببعض الأعمال الشخصية التي لا يمكنهم القيام بها في المنزل ، ولكن الإساءة المستمرة للمعدات وزملائه الموظفين هي التي تحدد مكان العمل ليكون مكانًا غير سعيد مع الكثير من الجدل والشكوى. إذا كنت تساهم في مكان عمل غير سعيد ، فأنت جزء من المشكلة وليست جزءًا من الفريق وتعتني بالإمدادات واحترام المساحة الشخصية للآخرين يقطع شوطًا طويلاً في خلق بيئة عمل مريحة ومنتجة.