كيفية تجنب الإشارات المزدحمة مع تمرير خط الهاتف

صورة جيرد ألتمان من Pixabay

هل تساءلت يومًا كيف يمكن للشركات الكبيرة استقبال العديد من المكالمات الهاتفية المتزامنة دون الحصول على إشارة مشغول؟

توفر هواتف المنزل والهواتف المحمولة خدمة انتظار المكالمات. أنت على دراية بذلك. لكن خدمة انتظار المكالمات لن تعمل مع أنظمة الهاتف. إذا كنت تريد نظامًا هاتفيًا ، مثل PBX المصاحب الآلي ، للتعامل مع العديد من المتصلين ، فأنت بحاجة إلى خطوط هاتف متعددة مع التمديد.

تمرير خط الهاتف هو الطريقة المستخدمة للسماح لأكثر من متصل بالوصول من خلال توجيه كل متصل عبر خط الهاتف التالي المتاح.

من المهم أن تفهم أن التدحرج ليس من وظائف معدات الهاتف الداخلية الخاصة بك. يجب على مزود خدمة الهاتف الخاص بك القيام بذلك. يجب أن تطلب من شركة الهاتف نقل المتصلين الإضافيين إلى الخط الأعلى التالي. يُعرف ذلك أيضًا باسم مجموعة الصيد.

سيقوم جميع المتصلين بك بالاتصال برقمك الرئيسي ، ولكن إذا كان الخط الأول قيد الاستخدام ، فإن المتصل التالي يرن على الخط التالي غير المستخدم. إذا كانت جميع الخطوط قيد الاستخدام ، فسيحصل المتصل التالي على إشارة مشغول.

من ناحية أخرى ، تتيح خدمة انتظار المكالمات الرد على المتصل الثاني على خط واحد. هذا ليس جيدًا لنظام الهاتف ، المصمم لتوجيه كل متصل في وقت واحد إلى قسم أو موظف معين.

سيقوم نظام الهاتف بالرد على أي خطوط هاتف رنين. إذا كان مزود خدمة الهاتف الخاص بك لا يقوم بنقل الخطوط المشغولة إلى السطر التالي ، فلا توجد طريقة يمكن لنظام الهاتف من خلالها الرد على هؤلاء المتصلين الإضافيين.

كم عدد الخطوط التي تحتاجها؟

إجابة بسيطة: سطر واحد لكل متصل. لذلك إذا كنت بحاجة إلى التعامل ، على سبيل المثال ، مع عشرة متصلين في نفس الوقت ، فأنت بحاجة إلى عشرة خطوط من شركة الاتصالات الخاصة بك.

ما زلت تستخدم رقم هاتف واحد فقط. الخطوط الإضافية لها أرقامها الخاصة ويمكن الاتصال بها مباشرة. لكن الفكرة الرئيسية هي أن الرقم الأول هو الوحيد الضروري. إذا كان الخط قيد الاستخدام ، ينتقل المتصل إلى السطر التالي المجاني.

بمعنى آخر ، يرن المتصل الأول على السطر المادي الأول ، ثم "ينتقل" المتصل التالي إلى السطر المادي التالي المتاح. يستمر هذا التمرير إلى أن يتم استخدام جميع الأسطر.

وإذا كان كل الخطوط قيد الاستخدام، ثم المتصل المقبل سوف تحصل على إشارة مشغول. لذلك إذا كنت ترغب في دعم حجم مكالمات كبير لعملك ، فأنت بحاجة إلى الحصول على خطوط إضافية من شركة الهاتف الخاصة بك وطلب تكوين هذه الخطوط مع الانتقال إلى السطر التالي في المجموعة.

عادة ما يتم تقديم خدمة التبييت بدون رسوم إضافية. أرباح شركة الهاتف من رسوم الخط الإضافي على أي حال.

يمكن تلقي مكالمات واردة متعددة عن طريق الانتقال إلى الخط التالي المتاح.

لماذا لا يكون انتظار المكالمة ضروريًا

ضع في اعتبارك أن نظام الهاتف مؤتمت لتوجيه المكالمات الواردة.

إذا كان لديك خدمة انتظار المكالمات على أي من خطوطك ، فلن ينتقل المتصل التالي إلى السطر التالي. سيكونون عالقين هناك في انتظار أن يرد الشخص الموجود على هذا الخط على نغمة انتظار المكالمة.

هذا يعمل بشكل جيد لخط واحد ، مثل هاتف المنزل أو الهاتف المحمول. ولكن عند استخدام الانتقال إلى خطوط إضافية ، فإن انتظار المكالمات سيتداخل مع تشغيله.

كيف يعمل نظام هاتف PBX مع التمديد؟

جميع الخطوط الواردة المنظمة في مجموعة البحث عن التمديد متصلة بنظام الهاتف (PBX) ، وجميع الهواتف الداخلية متصلة بمقابس التمديد الخاصة بها.

سوف يرن المتصل الأول في السطر الأول. سيأتي المتصل التالي في السطر الثاني ، وهكذا دواليك.

لا فرق في الخط الذي يأتي به المتصل. سوف يتعامل PBX مع جميع المتصلين بنفس الطريقة. إذا تضمن النظام حاضراً آلياً ، فسيساعد في توجيه المتصل إلى وجهته المطلوبة من خلال توفير قائمة من الخيارات.

هناك طريقتان لتحقيق نفس النتائج.

1. يتم تخصيص رقم داخلي داخلي لكل هاتف. يتصل جميع المتصلين بنفس الرقم الرئيسي ، وحدد خيارات من الحاضر الآلي لرنين الرقم الداخلي المطلوب أو اطلب رقم داخلي معروف إذا كان نظام الهاتف يوفر هذا الخيار.
2. يمكن أن يكون لكل هاتف رقم اتصال مباشر. عادةً ما تمثل الأرقام الأربعة الأخيرة من رقم الهاتف الامتداد. سيكتشف نظام الهاتف الأرقام الأربعة الأخيرة ويوجه المتصل تلقائيًا إلى هذا الرقم الداخلي.

لاحظ أنه في الحالة الثانية ، لا تحتاج إلى سطر فردي لكل رقم. أنت فقط بحاجة إلى عدد كافٍ من الخطوط لدعم أكبر عدد ممكن من المتصلين في أسوأ أوقات التحميل.

كيف يعمل الاستدعاء مع خطوط متعددة؟

يعمل الاستدعاء بشكل مختلف مع نماذج مختلفة من PBX's. عندما يلتقط أي موظف داخلي رقمًا داخليًا ، تطلب معظم أنظمة الهاتف من المتصل الضغط على 9 للحصول على خط خارجي. سيوفر النظام نغمة اتصال من أحد الخطوط الخارجية المتاحة.

ستصدر بعض أجهزة PBX نغمة طلب تلقائيًا من أي خط خارجي متاح دون الاتصال بالرقم 9 ، بحيث يمكن إجراء المكالمات دون الضغط على أي مفاتيح أخرى.

صورة بيت لينفورث من بيكساباي

في الخلاصة ، تم النظر في كل الأشياء

إذا كنت المسؤول عن إعداد نظام الهاتف ، فهناك أشياء يجب مراعاتها.

هل تعرف كيف ستتعامل مع جميع المتصلين في وقت واحد؟ هل لديك عدد كاف من الموظفين للرد على جميع المكالمات؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فلماذا لا يكون لديك سطر واحد فقط وتترك الفائض ينتقل إلى البريد الصوتي الذي توفره شركة الهاتف.

هل قررت كيفية توجيه جميع المكالمات؟ بالطبع ، يمكنك ببساطة توصيل هاتف بكل خط. ولكن بعد ذلك ليس لديك طريقة لتحويل المكالمات من واحد إلى آخر. ليس لديك أيضًا انتقال سلس لتوجيه المتصلين إلى الموظفين أو الأقسام.

هذا هو المكان الذي يصبح فيه نظام الهاتف PBX مهمًا للغاية. يسمح نظام الهاتف البسيط لموظف الاستقبال المباشر بالرد على جميع المكالمات الواردة وتحويلها إلى المواقع المناسبة.

يعد نظام الهاتف المصاحب الآلي الخطوة التالية ، خاصة إذا لم يكن لديك موظف استقبال يعمل بدوام كامل للرد على جميع المكالمات. يتيح لك ذلك تقديم ترحيب ترحيبي لجميع المتصلين لديك وقائمة من الخيارات التي يمكنهم تحديدها للتوجيه إلى الموظفين أو الأقسام المطلوبة.

يجب أن يشتمل نظام الهاتف الكامل أيضًا على بريد صوتي لكل ملحق يقوم بتشغيل تحية شخصية لكل فرد من الأفراد ويستقبل الرسائل للمكالمات التي لم يتم الرد عليها.

أنت الآن تعرف ما الذي يقف وراء الواجهة الأمامية المجهزة جيدًا للشركات التي لديها الكثير من المتصلين.

© 2015 جلين ستوك