جدول المحتويات:
- لماذا من المهم أن يكون لديك دفتر يوميات؟
- ما هي مزايا اليوميات الإلكترونية؟
- كيف أستخدم يومياتي؟
- ملاحظة أخيرة واحدة
مايك تينيون (CC0) عبر Unsplash (تم تعديله باستخدام Canva)
يتم الحفاظ على نظام اليوميات للاستفادة من الوقت وإكمال المهام والمواعيد بطريقة فعالة للغاية وفعالة. إنه يساعد المنظمة ككل ويساعد في إدارة وقتي ووقت الآخرين أيضًا. يمكن الاحتفاظ باليوميات يدويًا أو إلكترونيًا.
أنا شخصياً لدي كلا النوعين من اليوميات. لدي تقويم إلكتروني على Outlook تتم مشاركته مع مديري والمسؤولين الآخرين. لدي أيضًا مفكرة يدوية يمكن استخدامها في أوقات الطوارئ.
لماذا من المهم أن يكون لديك دفتر يوميات؟
اليوميات اليدوية التي أستخدمها عبارة عن كتاب مُلزم بثلاثة أيام لكل صفحة نظرًا لعدم وجود العديد من الإدخالات لكل يوم.
كما ذكرت أعلاه ، لا أستخدم هذه اليوميات إلا في حالات الطوارئ. يتضمن ذلك الأوقات التي أكون فيها مريضًا أو بعيدًا عن العمل ولا أستطيع الوصول إلى مذكراتي الإلكترونية أو عندما تكون أنظمة الكمبيوتر معطلة ولا يمكن الوصول إلى Outlook.
ما هي مزايا اليوميات الإلكترونية؟
كما ذكرت ، اليوميات الإلكترونية التي أحتفظ بها موجودة في تقويم Outlook على كمبيوتر عملي.
فيما يلي مزايا وجود تقويم إلكتروني:
- أنا قادر على تسليط الضوء على تضارب محتمل بين المواعيد.
- أنا بحاجة فقط لإدخال الأحداث التي تحدث بانتظام مرة واحدة.
- لم يتم استخدام ورق.
- هناك حماية بكلمة مرور.
- يمكنني الوصول إليه من أي مكان تقريبًا.
- هناك تذكيرات على الشاشة بالمواعيد.
- يقوم تلقائيًا بتوصيل التغييرات لأولئك المعنيين الذين ترتبط أنظمتهم بأنظمتي.
كيف أستخدم يومياتي؟
أستخدم مذكراتي لأشياء مثل التنبيهات والمواعيد.
أكثر الإدخالات شيوعًا في مذكراتي ستكون:
- اجتماعات الفريق
- اجتماعات الفريق
- أوامر ثابتة
- حصص التدريب
- الزيارات
- إعداد جداول الأعمال
- اجازة سنويه
- مهام مكتبية أخرى
- إشراف
- مهام أخرى أسبوعية ونصف شهرية تتكرر بتردد معين (وهذا يضمن أنني لن أفوتهم)
أضطر أحيانًا إلى حجز الاجتماعات وإرسال دعوات الاجتماع إلى الزملاء أو المندوبين الآخرين ، ويتم ذلك إلكترونيًا.
إليك كيفية إدارة هذه الأنواع من الاجتماعات.
- أحاول إدخال أكبر قدر ممكن من التفاصيل ، مثل التاريخ والمكان والمدة والزوار ، إلخ.
- نادرًا ما أواجه موقفًا يتم فيه إلغاء اجتماع أو تأجيله ، ولكن إذا حدث ذلك ، فأنا أتأكد من التحقق من التأثيرات التي سيحدثها التغيير المطلوب قبل الموافقة عليه.
- أجمع أيضًا جميع المعلومات ذات الصلة للتأكد من أن كل شخص يحضر الاجتماع أو الموعد لديه حق الوصول إلى جميع التفاصيل ذات الصلة حتى لا يكون هناك مجال لسوء التواصل.
- عادةً ما أتعامل مع الطلبات والتغييرات من الحاضرين الآخرين بترتيب زمني ، لكنني سأعطي الأولوية للطلبات الأكثر إلحاحًا إذا كنت أتعامل مع عدد كبير منهم.
- عند الموافقة على أي طلبات أو إجراء تغييرات ، أتأكد من الاتصال بجميع المعنيين وأنه مناسب لهم قبل تأكيد التغييرات.
- أتأكد أيضًا من منح كل شخص مشارك في الموعد أو الاجتماع وقتًا كافيًا للتخطيط والسفر وأي احتياجات أخرى حتى يمضي الاجتماع بسلاسة.
إنني أدرك أنه يجب تحديث اليوميات عند الاتفاق على التغييرات. أتأكد من أنني حذفت أي مواعيد ملغاة. اليوميات التي لا يتم تحديثها بالكامل يمكن أن تخاطر بكل أنواع الالتباس. كما أنه سيقوض الثقة ويشجع الناس إما على الشعور بالحاجة إلى التحقق من الترتيبات ، وهو ما يعد مضيعة للوقت أو الأسوأ من ذلك الاحتفاظ بمذكرات منفصلة خاصة بهم.
ملاحظة أخيرة واحدة
في ملاحظة لطيفة ، يرجى عدم نسخ أي شيء مقدم هنا وعرضه في ملفك. تم نشر هذا هنا فقط لمساعدتك في اكتساب فكرة / فهم لما يتوقعون منك تتبعه. سيتعين عليك الارتباط بمنطقة عملك وتنظيمك والتمسك بها أثناء تحضير الملفات. شكرا لتعاونكم.
© 2012 Livingsta