كيف تصنع قالب الفاتورة الخاص بك

قالب الفاتورة

إريك كريمر

قررت زوجتي أنها تريد البقاء في المنزل بعد ولادة ابننا الثاني ، لذلك قررنا أن نبدأ عملًا منزليًا متخصصًا في دعوات العملاء. تعد جميع تكاليف بدء التشغيل أحد التحديات التي تواجه بدء عمل تجاري. أحد الأماكن التي يمكنك توفير المال فيها هو إنشاء فواتيرك الخاصة في Microsoft Excel ، لأن برامج الفواتير قد تكون باهظة الثمن. تتوفر العديد من قوالب الفواتير للتنزيل عبر الإنترنت ؛ ومع ذلك ، فهي أساسية جدًا وتتطلب المزيد من ضغطات المفاتيح لملء كل فاتورة. بالإضافة إلى ذلك ، بعد ملء كل فاتورة ، سيتعين عليك حذف جميع البيانات يدويًا لاستخدامها مرة أخرى. هذا هو السبب في أنني أحب إنشاء القوالب الخاصة بي حتى أتمكن من جعلها أكثر كفاءة وفائدة.أضف بضع علامات تبويب إضافية ويمكنك قص جزء إدخال البيانات وإضافة ماكرو يقوم تلقائيًا بإفراغ قالب الفاتورة بحيث يكون جاهزًا في المرة التالية التي تحتاجها فيها. هناك سبب آخر يجعل إنشاء القالب الخاص بك أمرًا منطقيًا وهو أنه يمكنك تخصيصه بسهولة أكبر لما تريده عليه.

كيفية عمل نموذج فاتورة

افتح مصنفًا جديدًا في Excel. احفظه كمصنف ممكن بماكرو. أدخل أربع علامات تبويب إضافية في المصنف بحيث يكون لديك سبع علامات تبويب كاملة. ستحتفظ علامات التبويب الستة الموجودة على اليمين بالبيانات التي سيتم سحبها إلى علامة التبويب الرئيسية.

لقطة شاشة لعلامة تبويب التحكم

إريك كريمر

علامة تبويب التحكم

ستكون علامة التبويب "التحكم" موطنًا لجميع روابط خلايا المربعات المنسدلة التي تتحكم في ما يعرضه كل مربع قائمة منسدلة.

• انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة التبويب اليمنى القصوى وأعد تسميتها "التحكم" واضغط على Enter.
• في الخلية A1 ، قم بتسمية ورقة العمل باسم "علامة تبويب التحكم".
• في الخلية A4 ، اكتب "شحن إلى نفس العنوان".
• في الخلية A6 ، اكتب "اسم العميل".
• في الخلية A8 ، اكتب "مندوب المبيعات".
• في الخلية A10 ، اكتب "طريقة الشحن".
• في الخلية A12 ، اكتب "شروط المبيعات".
• في الخلية A14 ، اكتب "تاريخ الاستحقاق".
• في الخلية A16 ، اكتب "رمز ضريبة المبيعات".
• في الخلايا B4 و B6 و B8 و B10 و B12 و B14 و B16 ، ضع علامة جريئة حول كل منها وقم بتظليلها باللون الأخضر الفاتح للإشارة إلى أن هذه الصناديق سيتم تشغيلها تلقائيًا.

لقطة شاشة لعلامة التبويب "إعداد ضريبة المبيعات"

إريك كريمر

علامة التبويب "إعداد ضريبة المبيعات"

تعد علامة التبويب "إعداد ضريبة المبيعات" طريقة رائعة لإعداد كافة أكواد ضريبة المبيعات التي ستحتاج إلى استخدامها عند إنشاء فاتورة للعميل. بالنسبة إلى Design Studio Creations ، لدينا موقع واحد فقط ومعظم مبيعاتنا في إلينوي ، لذلك نحتاج فقط إلى إعداد رمز ضريبي واحد. ستحتاج العديد من الشركات إلى إعداد أكواد ضريبية متعددة. لقد قمت بإعداد جميع الولايات الخمسين ورمز ضريبي محلي واحد في علامة التبويب هذه. ومع ذلك ، فقد قمت بتكوين جميع معدلات الضرائب ؛ لا تستخدم أيًا من الأسعار التي أدخلتها. تحقق مع دائرة الإيرادات الحكومية لمعرفة المعدل المناسب لضريبة المبيعات.

• انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة التبويب التالية وأعد تسميتها "إعداد ضريبة المبيعات" واضغط على Enter.
• في الخلية A1 ، قم بتسمية الورقة باسم "جدول معدل ضريبة المبيعات".
• في الخلية A4 ، أدخل "لا". هذا مجرد عنصر نائب على الجدول لمنحنا القدرة على استخدام وظيفة Vlookup وسحب البيانات إلى علامة التبويب الرئيسية.
• في الخلية B4 ، أدخل "رمز الولاية".
• في الخلية C4 ، أدخل "معدل".
• في الخلية A5 ، أدخل "1" واترك باقي الصف فارغًا.
• في الخلية A6 ، أدخل "2". ظلل A5: A6 ، انقر واسحب الصندوق الصغير على الجانب الأيمن من المنطقة المميزة لترقيم العمود بشكل صحيح. ما عليك سوى النزول أسفل العديد من الصفوف حيث سيكون لديك أكواد ضريبة المبيعات. أنصح بالذهاب إلى صف أو صفين إضافيين في حال اضطررت إلى إضافة المزيد من الرموز. من الأفضل الإدراج فوق الصف الأخير مباشرةً ، ثم إضافة صف جديد في الجزء السفلي من أجل الحفاظ على الصيغ في علامات التبويب الأخرى صحيحة.
• بدءًا من B5 و C5 ، أدخل اسم رمز ضريبة المبيعات والسعر ، على التوالي.
• ظلل A4: C5 وقم بتغيير لون الخلفية إلى لون داكن. أيضًا ، قم بتغيير لون النص إلى اللون الأبيض أو لون فاتح آخر. السبب في أنني أحضر لك الصف 5 هو تذكيرك بعدم إدخال أي شيء في هذا الصف.
• قم بتمييز A6 إلى العمود C في الصف الأخير في جدول الضرائب وقم بتظليله بلون فاتح. اخترت اللون الأصفر الفاتح لتذكيرني بأن هذه منطقة يجب إدخال البيانات فيها يدويًا. تذكر تظليل بعض الصفوف الإضافية في الجزء السفلي للسماح بالنمو في المستقبل.
• أيضًا ، ضع حدًا غامقًا حول المنطقة بأكملها.
• قم بتغيير التنسيق في العمود C إلى نسبة مئوية باستخدام رقمين عشريين. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية القيام بذلك ، فانقر فوق الزر "٪" في قائمة "الصفحة الرئيسية" في Excel وانقر فوق الزر العشري الذي يشير السهم إلى اليسار مرتين.

لقطة شاشة لعلامة التبويب "شروط المبيعات"

إريك كريمر

علامة التبويب "شروط المبيعات"

علامة التبويب "شروط المبيعات" هي المكان المناسب لتعريف شروط الفواتير الخاصة بك. الشركات التي تختار تقديم ائتمان لعملائها ، تقدم لهم عادةً شروطًا صافية لمدة 30 يومًا. تقدم بعض الشركات خصمًا إذا دفعت خلال 10 أيام بنسبة 1-2 بالمائة. سيكون لشركات التصنيع عدة مرات شروط تتراوح بين 45-60 يومًا من تاريخ الفاتورة. إذا تمكنت من إقناع جميع عملائك بالدفع مقدمًا ، فهذه هي أفضل طريقة للذهاب ، ولكن في كثير من الأحيان لا يكون ذلك عمليًا. في عملنا الخاص بدعوات الزفاف ، نطلب أنا وزوجتي دفعة أولى بنسبة 50٪ عند توقيعك لعقد معنا ، مع استحقاق الرصيد المتبقي عند استلام طلبك. يعد هذا أيضًا مكانًا رائعًا لإدخال رمز (أكواد) الخصم إذا كنت تخطط لتقديم خصم للعملاء إذا كان طلبهم يلبي متطلبات معينة.

• انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة التبويب التالية وأعد تسميتها "شروط المبيعات".
• في الخلية A1 ، أدخل "شروط المبيعات" كعنوان لورقة العمل.
• في الخلية A4 ، أدخل "لا". هذا هو نفس نوع العمود الموجود في علامة التبويب "إعداد ضريبة المبيعات".
• في الخلية B4 ، أدخل "وصف شروط المبيعات".
• في الخلية C4 ، أدخل "وقت الاستحقاق".
• في الخلية D4 ، أدخل "خصم".
• في الخلية A5 ، أدخل "1" واترك باقي الصف فارغًا.
• في الخلية A6 ، أدخل "2". ظلل A5: A6 واسحب الصندوق الصغير على الجانب الأيمن من المنطقة المميزة. اترك بضعة صفوف إضافية للتوسع في المستقبل.
• أدخل جميع معلومات شروط العميل التي تخطط لاستخدامها. شاهد صورة جدول البيانات الخاص بي على اليسار لمعرفة المصطلحات التي استخدمتها.
• ظلل A4: D5 ، ولون الخلفية بلون داكن. قم بتغيير لون الخط إلى لون أفتح ، مثل الأبيض. قم بتغيير التنسيق في الخلايا A4: D4 إلى تنسيق المركز.
• قم بتمييز A6 من خلال الركن الأيمن السفلي من الجدول وقم بتغيير الخلفية إلى لون أفتح. استخدم حدًا رفيعًا حول كل عمود لجعل الجدول أكثر جاذبية.
• قم بتغيير التنسيق في العمود D إلى النسبة المئوية مع رقمين عشريين عن طريق تكرار نفس الخطوات كما فعلت في علامة التبويب "إعداد ضريبة المبيعات".

لقطة شاشة لعلامة التبويب "طرق الشحن"

إريك كريمر

علامة التبويب طريقة الشحن

قد تكون علامة التبويب "طريقة الشحن" ذات صلة بعملك وقد لا تكون كذلك. يتلقى معظم عملائنا دعواتهم في موقعنا ؛ ومع ذلك ، فإننا نقوم بشحن عدد قليل من الطلبات في السنة. مع نمو أعمالنا ، نعتزم أن يتغير هذا الاتجاه وأن يصبح أكثر انتشارًا. إذا كنت تعرف تكاليف الشحن الخاصة بك ، فيمكنك إعدادها في علامة التبويب هذه وسحب هذه المعلومات إلى علامة التبويب الرئيسية. كل ما عليك فعله هو إضافة عمود لتكلفة الشحن ، الأمر الذي قد يتطلب أكواد متعددة لـ FedEx و UPS و USPS وما إلى ذلك. ستحتاج أيضًا إلى إضافة عمود إلى يسار وصف طريقة الشحن بأرقام يتم حسابها أسفل الجانب. ثم استخدم Vlookup في علامة التبويب الرئيسية التي تبحث في طريقة الشحن وتضيف تلقائيًا الإجمالي إلى الفاتورة.

• انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة التبويب التالية وأعد تسميتها "طرق الشحن".
• في الخلية A1 ، أدخل "جدول طرق الشحن".
• في الخلية A4 ، أدخل "طرق الشحن".
• بدءًا من الخلية A6 ، أدخل جميع طرق الشحن التي ترغب في إعدادها. اترك بضعة صفوف إضافية في الجزء السفلي للتوسع في المستقبل.
• قم بتغيير لون الخلفية والخط في الخلايا A5: A6 إلى لون أغمق بخط أفتح.
• ظلل من A6 لأسفل وقم بتغيير لون الخلفية إلى لون أفتح.
• قم بتمييز الجدول بالكامل وأضف إطارًا رفيعًا حوله.

جدول طرق الشحن البديلة

إذا اخترت استخدام هذا ، أضف عنوان "التكلفة" في B4 واملأ التكاليف. ثم استخدم Vlookup بناءً على رقم التحكم (B10) في علامة التبويب "التحكم" وابحث عن التكلفة واسحبها إلى علامة تبويب الفاتورة.

رقم التحكم	طريقة الشحن	كلفة
1	الزبون. امسك	مجانا
2	USPS	5.25
3	فيديكس	7.50
4	يو بي إس	7.75
5	توصيل	8.00

لقطة شاشة من علامة التبويب قائمة البائعين

إريك كريمر

علامة التبويب مندوب مبيعات

علامة التبويب "مندوب المبيعات" هي قائمة بجميع مندوبي المبيعات. يعد تضمين هذا الأمر في جميع فواتيرك أمرًا رائعًا حتى تعرف من أنشأ الفاتورة إذا كانت هناك أي أسئلة مستقبلية. هذه علامة تبويب اختيارية ، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة حقًا التي ليس لديها أي موظفين ، ولكنها عنصر نائب جيد للنمو في المستقبل.

• انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة التبويب التالية وأعد تسميتها "مندوب المبيعات".
• في الخلية A1 ، أدخل "قائمة البائعين".
• في الخلية A4 ، أدخل "اسم مندوب المبيعات".
• بدءًا من الخلية A6 ، أدخل جميع أسماء موظفي المبيعات في القائمة.
• نفس التنسيق مثل علامات التبويب الأخرى ، والرأس الغامق مع النص الفاتح ، ومنطقة الضوء حيث سيتم تمييز البيانات.

لقطة شاشة لعلامة التبويب "إعداد العميل"

إريك كريمر

علامة التبويب "إعداد العميل"

تعد علامة التبويب "إعداد العميل" فكرة رائعة للشركات التي لديها عملاء متكررين لأنه سيتم تخزين جميع معلومات عناوينهم في علامة التبويب هذه. في علامة التبويب الرئيسية ، سيكون هناك مربع منسدل يسمح لك بتحديد اسم العميل وسيتم ملء كل شيء آخر بنفسه. ستكون قادرًا على تحديد المربع أو إلغاء تحديده إذا كانت عنوان الشحن هو نفسه عنوان العميل.

• انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة التبويب التالية وأعد تسميتها "إعداد العميل".
• في الخلية A1 ، أدخل "جدول إعداد العميل".
• في الخلية A4 ، أدخل "لا".
• في الخلية B4 ، أدخل "اسم العميل".
• في الخلية C4 ، أدخل "العنوان".
• في الخلية D4 ، أدخل "العنوان 1".
• في الخلية E4 ، أدخل "المدينة".
• في الخلية F4 ، أدخل "الحالة".
• في الخلية G4 ، أدخل "Zip".
• في الخلية H4 ، أدخل "الهاتف".
• قم بتغيير عرض العمود I إلى 0.5.
• في الخلية J4 ، أدخل "العنوان".
• في الخلية K4 ، أدخل "العنوان 1".
• في الخلية L4 ، أدخل "المدينة".
• في الخلية M4 ، أدخل "الحالة".
• في الخلية N4 ، أدخل "Zip".
• في الخلية O4 ، أدخل "الهاتف".
• ظلل C3: H3 وانقر على زر دمج الخلايا. أدخل "معلومات العميل".
• ظلل J3: O3 وانقر على زر دمج الخلايا. أدخل "شحن إلى".
• ظلل A3: H3 وقم بتغيير الخلفية إلى الأحمر الداكن ولون النص إلى الأبيض. وبالمثل ، قم بتمييز J3: O3 وقم بتغيير الخلفية إلى اللون الأزرق الداكن ولون النص إلى الأبيض.
• في الخلية A5 ، أدخل "1".
• في الخلية A6 ، أدخل "2".
• قم بتمييز A5: A6 واسحب الصندوق الصغير على الجانب الأيمن من المنطقة المحددة واسحبه لأسفل مجموعة من الصفوف. اخترت النزول إلى الصف 40 ، ولكن مع مرور الوقت ستحتاج إلى إضافة المزيد. تذكر أن تترك بضعة صفوف إضافية في الجزء السفلي لجعل إدراج المزيد من الصفوف أمرًا سهلاً.
• قم بتظليل كل الأرقام التي قمت بسحبها للتو باللون الأحمر الداكن مع لون الخط الأبيض.
• احجب B5: O5 لمنع إدخال البيانات من هناك.
• بدءًا من A6 ، أدخل جميع معلومات العميل التي لديك. إذا لم يكن لديك شحن إلى المعلومات ، فاترك هذا القسم فارغًا. من الجيد في الخلية C6 وضع "جزء التجميد" لتأمين عناوين الأعمدة والصفوف بحيث تكون مرئية في جميع الأوقات.

لقطة شاشة لعلامة تبويب الفاتورة

إريك كريمر

علامة التبويب الفاتورة

أخيرًا ، وصلنا الآن إلى علامة التبويب الفاتورة. كل ما تبقى لنا هو تخطيط الفاتورة بالطريقة التي نريدها وإضافة بعض القوائم المنسدلة وعمليات البحث. الطريقة التي تريد أن تظهر بها فاتورتك متروكة لك ، فهي قابلة للتخصيص تمامًا.

• إعادة تسمية علامة التبويب النهائية باسم "الفاتورة".
• قم بتمييز الخلايا A1: J46 وتغيير لون الخلفية إلى الأبيض. أضف حدًا رفيعًا حول المنطقة المحددة بالكامل.
• في الخلية F1 ، أدخل "رقم الفاتورة:" واضغط على زر "زيادة المسافة البادئة" في قائمة "الصفحة الرئيسية" في Excel سبع مرات. قم بتغيير حجم الخط إلى 20 وقم بتنسيقه بالخط العريض. لقد غيرت الخط إلى "Bookman Old" ، لكن الأمر متروك لك تمامًا.
• في الخلية I1 ، أدخل رقم فاتورة البداية. في كل مرة تُصدر فيها فاتورة ، ستحتاج إلى تغيير رقم الفاتورة. علامة تبويب مفيدة أخرى قد ترغب في إضافتها هي سجل الفواتير ، حيث يمكنك تتبع جميع فواتيرك.
• في الخلية I2 ، أدخل الصيغة التالية: = today () والتي ستعرض التاريخ الحالي.
• إذا كنت تريد إدراج شعار عملك على الفاتورة ، فانتقل إلى قائمة "إدراج" في Excel وانقر على زر الصورة. سيؤدي ذلك إلى ظهور نافذة تسمح لك بالتصفح لتحديد صورة شعارك. اسحب الصورة بحيث تكون في المنتصف بين التاريخ وأسفل الصف 11.
• في الخلية B4 ، قم بتغيير التنسيق إلى غامق ثم أدخل اسم شركتك. أدخل العنوان والمدينة والولاية والرمز البريدي ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وموقع الويب في الصفوف الموجودة أسفل اسم شركتك. اجمع بين المدينة والولاية والرمز البريدي في صف واحد.
• قم بتمييز الخلايا A1: J11 وقم بتغيير الخلفية إلى اللون الذي تريده. قم بتغيير لون الخط إذا لزم الأمر. أضف أيضًا حدًا رفيعًا حول هذا القسم.
• قم بتمييز العمود A وقم بتغيير عرض العمود إلى 2.5.
• قم بتمييز الأعمدة B و C وتغيير عرض العمود إلى 8.5.
• قم بتمييز العمود D وقم بتغيير عرض العمود إلى 12.
• قم بتمييز العمود E وقم بتغيير عرض العمود إلى 16.
• قم بتمييز العمود F وقم بتغيير عرض العمود إلى 9.5.
• قم بتمييز العمود G وقم بتغيير عرض العمود إلى 12.15.
• قم بتمييز العمود H وقم بتغيير عرض العمود إلى 9.
• قم بتمييز العمود I وقم بتغيير عرض العمود إلى 15.
• قم بتمييز العمود J وقم بتغيير عرض العمود إلى 2.5.
• في الخلية B13 ، غيّر التنسيق إلى غامق وأدخل "إلى:"
• لإكمال الخطوة التالية ، انقر فوق رمز Microsoft Office وحدد "خيارات Excel" من أسفل القائمة. سيظهر مربع حوار ، تحت عنوان "أفضل الخيارات للعمل مع Excel" ، حدد مربع "إظهار علامة تبويب المطور في الشريط". الآن انقر فوق علامة التبويب المطور. انقر فوق سهم القائمة المنسدلة الموجود على أيقونة المجلد بالأدوات الموجودة عبره. انقر فوق الزر "إدراج عناصر التحكم" ، وحدد رمز مربع التحرير والسرد ، وهو الرمز الثاني من اليسار. ارسم مربع التحرير والسرد في الخلية B14. اجعله بنفس حجم الصف وقم بتمديده بحيث ينتقل إلى جزء من العمود D. انقر بزر الماوس الأيمن فوق مربع التحرير والسرد وحدد "تنسيق التحكم" ، والذي سيظهر مربع حوار. لنطاق الإدخال ، انتقل إلى علامة التبويب "إعداد العميل" وقم بتمييز B5 وصولاً إلى أسفل القائمة. في مربع ارتباط الخلية ، انتقل إلى علامة التبويب "التحكم" وانقر فوق B6.أقوم دائمًا بتحديد المربع ثلاثي الأبعاد لأنه يبدو أنظف وانقر فوق موافق.
• في الخلية B15 ، أدخل الصيغة التالية:

• في الخلية B16 ، أدخل الصيغة التالية:

• في الخلية B17 ، أدخل الصيغة التالية:

• في الخلية F13 ، غيّر تنسيق الخلية إلى غامق وأدخل "شحن إلى:"
• في علامة التبويب "المطور" في Excel ، انقر فوق رمز "إدراج عناصر التحكم" وانقر فوق خانة الاختيار. ارسمه في الخلية F12. قم بتغيير الوصف إلى "الشحن إلى نفس". نحتاج الآن إلى ربط مربع الاختيار بعلامة التبويب "التحكم" ، لذا انقر بزر الماوس الأيمن على مربع علامة الاختيار وحدد "تنسيق التحكم". سيؤدي هذا إلى إظهار مربع حوار يبحث عن "ارتباط الخلية" ، وهي الخلية B4 في علامة التبويب "التحكم". انقر فوق مربع الاختيار ثلاثي الأبعاد وانقر فوق موافق.
• في الخلية F14 ، أدخل الصيغة التالية:

• في الخلية F15 ، أدخل الصيغة التالية:

• في الخلية F16 ، أدخل الصيغة التالية:

• في الخلية F17 ، أدخل الصيغة التالية:

• قم بتمييز B19: C19 وانقر فوق الزر "دمج وتوسيط" في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" في Excel. أدخل "مندوب المبيعات" في الخلية.
• في الخلية D19 ، أدخل "أسلوب الشحن".
• في الخلية E19 ، أدخل "رقم صندوق البريد الخاص بالعميل".
• قم بتمييز F19: G19 وانقر فوق الزر "دمج وتوسيط" في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" في Excel. أدخل "شروط الدفع" في الخلية.
• قم بتمييز H19: I19 وانقر فوق الزر "دمج وتوسيط" في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" في Excel. أدخل "تاريخ الاستحقاق" في الخلية.
• ظلل B19: I19 وقم بتغيير لون الخلفية إلى لون غامق ولون الخط إلى لون أفتح. أضف حدًا رفيعًا أبيض حول كل خلية.
• ظلل B20: I20 وقم بتغيير لون الخلفية إلى لون أفتح.
• في B20 ، أدخل مربع قائمة منسدلة وقم بتمديده ليلائم العنوان أعلاه. انقر بزر الماوس الأيمن فوق مربع القائمة المنسدلة وحدد "تنسيق التحكم" من القائمة. "نطاق الإدخال" هو A5 حتى نهاية قائمتك في علامة التبويب "مندوب المبيعات". "ارتباط الخلية" هو الخلية B8 في علامة التبويب "التحكم". حدد المربع ثلاثي الأبعاد وانقر فوق موافق.
• في D20 ، أدخل مربع قائمة منسدلة آخر. يجب أن يكون "نطاق الإدخال" A5 حتى نهاية قائمتك في علامة التبويب "طرق الشحن". "ارتباط الخلية" هو الخلية B10 في علامة التبويب "التحكم". حدد المربع ثلاثي الأبعاد وانقر فوق موافق.
• في F20 ، أدخل مربع قائمة منسدلة آخر. يجب أن يكون "نطاق الإدخال" من B5 حتى نهاية قائمتك في علامة التبويب "شروط المبيعات". "ارتباط الخلية" هو الخلية B12 في علامة التبويب "التحكم". حدد المربع ثلاثي الأبعاد وانقر فوق موافق.
• في الخلية H20 ، أدخل الصيغة التالية:

• سيؤدي هذا إلى حساب تاريخ الاستحقاق تلقائيًا بناءً على شروط المبيعات. غيّر لون الخلفية ليكون هو نفسه الذي استخدمته في أعلى الفاتورة.

• في الخلية B22 ، أدخل "الكمية".
• في الخلية C22 ، أدخل "رقم العنصر".
• ظلل D22: G22 وادمج الخلايا معًا كواحدة. أدخل "الوصف" في الخلية.
• في الخلية H22 ، أدخل "سعر الوحدة".
• في الخلية I22 ، أدخل "سطر الإجمالي".
• قم بتمييز الخلايا B22: I22 وقم بتغيير لون الخلفية إلى لون غامق ولون الخط إلى لون أفتح. أضف أيضًا حدًا رفيعًا أبيض حول كل خلية. قم بتغيير التنسيق إلى غامق.
• قم بتمييز الخلايا D23: G23 ودمجها معًا. انسخ الخلية وانسخها إلى الخلية D38.
• في الخلية I23 ، أدخل الصيغة التالية وانسخها بالكامل وصولاً إلى I38: = H23 * B23
• ظلل B23: H38 وقم بتغيير لون الخلفية إلى لون أفتح. أضف أيضًا حدًا رفيعًا حول كل خلية.
• قم بتمييز I23: I38 وقم بتغيير لون الخلفية إلى لون فاتح ولكنه مختلف عن اللون أعلاه. أضف أيضًا حدًا رفيعًا حول كل خلية. قم بتغيير تنسيق الخلية إلى العملة.
• قم بتمييز G39: H39 ، وادمج الخلايا معًا ، وقم بتغيير التنسيق إلى غامق. بالإضافة إلى ذلك ، قم بتغيير محاذاة الخلية إلى ضبط لليمين. قم بتغيير خلفية الخلية لتتناسب مع أي لون استخدمته لتظليل I23: I38. انسخ هذه الخلية وصولاً إلى G44.
• في الخلية G39 ، أدخل "Subtotal".
• في الخلية G40 ، أدخل "خصم".
• في الخلية G41 ، أدخل "الإجمالي الخاضع للضريبة".
• في الخلية G42 ، أدخل "ضريبة المبيعات". أضف مربع قائمة منسدلة إلى الجانب الأيسر من الخلية التي تحتوي على "نطاق الإدخال" لـ B5 وصولاً إلى أسفل القائمة في علامة التبويب "إعداد ضريبة المبيعات". يجب تعيين "ارتباط الخلية" على B16 في علامة التبويب "التحكم".
• في الخلية G43 ، أدخل "الشحن / الشحن".
• في الخلية G44 ، أدخل "إجمالي الاستحقاق".
• أدخل الصيغة التالية في الخلية I39: = Sum (I23: I38)
• أدخل الصيغة التالية في الخلية I40:

• سيؤدي هذا إلى البحث في علامة التبويب "شروط المبيعات" ، وسحب مبلغ الخصم إذا كان هناك واحد ، واضربه في "الإجمالي الفرعي".

• أدخل الصيغة التالية في الخلية I41 لتحديد الإجمالي الخاضع للضريبة: = SUM (I39: I39)
• أدخل الصيغة التالية في الخلية I42 التي ستسحب معدل ضريبة المبيعات المقابل وتوصل إلى مبلغ الدولار:

• الخلية I43 هي خلية تتطلب إدخالاً يدويًا. قم بتغيير لون هذه الخلية إلى نفس اللون الذي استخدمته للمحتوى الأساسي لتفاصيل المعلومات.
• أدخل الصيغة التالية في الخلية I44 لتحديد المبلغ الإجمالي المستحق: = SUM (I41: I43)
• قم بتمييز I39: I42 وقم بتغيير لون الخلفية لمطابقة ما استخدمته أعلاه لتحديد إجمالي الخط. بالإضافة إلى ذلك ، قم بتغيير الخلية I44 إلى نفس اللون.
• ظلل I39: I44 وأضف حدًا رفيعًا حول كل خلية وقم بتغيير التنسيق إلى عملة ذات رقمين عشريين.
• ظلل A1: J46 واضبط منطقة الطباعة. تأكد من طباعة الفاتورة على صفحة واحدة.

اللمسات الأخيرة على نموذج الفاتورة

أقترح بشدة إضافة ماكرو لمسح علامة التبويب "الفاتورة" بحيث تكون جاهزة للاستخدام في المرة التالية التي تحتاجها فيها. في علامة التبويب "المطور" في Excel ، انقر فوق الزر "إنشاء ماكرو" ، وسيفتح مربع حوار. قم بتسمية الماكرو "ClearInvoice" وانقر فوق موافق. انقر فوق علامة التبويب "التحكم" واكتب "خطأ" في الخلية B4. في الخلايا B6 و B8 و B10 و B12 و B16 ، أدخل "1" في كل خلية. سيؤدي هذا إلى إعادة تعيين المربعات المنسدلة بحيث تكون فارغة. عد إلى "الفاتورة" وفي الخلية ، اضغط E20 على مفتاح "حذف". ظلل B23: H38 واضغط على مفتاح "حذف". انقر فوق الخلية I43 واضغط على مفتاح "حذف". أخيرًا ، انقر فوق الخلية N1 واضغط على زر إيقاف الماكرو. في علامة التبويب "المطور" في Excel ، أضف زرًا بالنقر فوق الزر "إدراج عناصر التحكم". قم بتعيين الماكرو الخاص بك إليه وتغيير الاسم الموجود على الزر إلى "مسح الفاتورة".

إعداد نموذج الفاتورة الخاص بك

بمجرد استعراض كل علامة تبويب وإضافة البيانات الضرورية ، فقد حان الوقت لملء معلومات عملك في القسم العلوي من علامة التبويب "الفاتورة". أضف شعارك عن طريق إدراج صورة وسحبها إلى أعلى يمين الفاتورة حيث يوجد العنصر النائب. قم بتعيين رقم بداية للفاتورة الخاصة بك والنموذج جاهز للاستخدام.

لقطة من الفاتورة المكتملة

إريك كريمر

كيف تكتب فاتورة

يعد إنشاء فاتورة أمرًا بسيطًا باستخدام قالب الفاتورة الجديد. حدد عميلاً من المربع المنسدل. إذا كان العميل بحاجة إلى الإعداد ، فانتقل إلى علامة التبويب "إعداد العميل" وأدخل معلوماته هناك. حدد مربع العنوان "شحن إلى نفس العنوان" إذا كانت شحن العميل إلى العنوان هو نفسه عنوان إرسال الفواتير. حدد مندوب المبيعات المناسب وطريقة الشحن وأدخل رقم أمر الشراء الخاص بالعميل وحدد شروط الدفع الخاصة به. بعد ذلك ، أدخل تفاصيل ما تدفعه للعميل. حدد رمز ضريبة المبيعات المناسب وأدخل تكلفة أي شحن يتم إرسال فاتورة به إلى العميل. أقترح طباعة نسختين عند إنشاء فاتورة ، واحدة للعميل والأخرى للاحتفاظ بها في سجلاتك. أيضًا ، من الجيد أن تبدأ في سجل الفاتورة لتتبع رقم الفاتورة الذي استخدمته مؤخرًا.سيجعل حساب مبيعاتك في نهاية كل شهر أسهل بكثير.

عند العمل في Excel ، تذكر أن القليل من الإعداد على الواجهة الأمامية يمكن أن يوفر الكثير من الوقت والجهد في النهاية الخلفية. لا تتردد في إضافة المزيد إلى هذا النموذج أو تبسيط هذا القالب ، كما تريد.