كيف تأخذ الدقائق بشكل فعال

أخذ دقائق خلال الاجتماع.

تصوير ليفينجستا

أيضًا في بعض الأحيان عندما تنحرف المناقشات عن القضية الرئيسية نحو قضية أخرى مشابهة للموضوع الرئيسي ، يمكن أن ينسى الرئيس اتخاذ قرار بشأن هذا البند نتيجة للانحرافات تجاه القضايا الأخرى. في مثل هذه الحالات ، يمكن أن يساعد العمل عن كثب مع الرئيس متلقي المحضر في تذكير الرئيس بضرورة اتخاذ قرار بشأن هذه المسألة قبل الانتقال إلى العنصر التالي.

عندما تكون في شك بشأن تسجيل شيء ما أم لا ، تأكد دائمًا مع الكرسي. سيؤدي ذلك إلى تجنب تسجيل الأمور غير الضرورية وتوفير الوقت والجهد.

قبل وبعد الاجتماع

حتى قبل أن يبدأ الاجتماع ، يمكن لمدقق المحضر إجراء مناقشة مع الرئيس حول كيفية عقد الاجتماع ، والعناصر التي ستتم مناقشتها ، وكيف ستتم المناقشة ، وما يلزم بالضرورة تدوينه.

بعد الاجتماع ، وأثناء تدوين المحضر ، إذا واجه متلقي المحاضر أي صعوبات في أي شيء يتعلق بالمناقشات ، فيجب أن يتحدث بسرعة مع الرئيس لتوضيح الأمور ، حيث إن التردد في القيام بذلك سينتهي بمعلومات غير دقيقة في الدقائق.

كيف تستمع بشكل فعال

الاستماع مهارة مهمة للغاية وتأتي مع الممارسة. معظم الناس في هذه الأيام ، يسمعون الأشياء أو يستمعون فقط ، لكن لا يستمعون بنشاط أو بشكل فعال. هناك فرق كبير بين السمع والاستماع والاستماع الفعال. لقد بحثت مؤخرًا كثيرًا عن هذه المهارات والتقنيات وحتى أنني كتبت محورًا حول الاستماع النشط. إنه يساعد الشخص في جميع مناحي الحياة ، سواء كان ذلك شخصيًا أو مهنيًا ، كما أنه يساعد في تحسين شخصيته.

إذن ، ما هو الاستماع الفعال؟

ليفينجستا

أثناء تدوين المحاضر ، تستمع إلى المتحدثين بفاعلية وهم يستوعبون جميع المعلومات المتعلقة بالمناقشة باهتمام وأهمية ، ثم تقوم بإعادة إنتاج المعلومات في شكل مستند يسمى المحاضر والذي يساعد الأشخاص الذين لم يحضروا الاجتماع في الحصول على معلومات حول ما تمت مناقشته في الاجتماع. يعمل هذا أيضًا كوثيقة قانونية للمنظمة ويساعد في المرجع المستقبلي وهو أيضًا سجل دائم لكل ما حدث في الاجتماع.

تستغرق مهارات الاستماع وقتًا لتطويرها ، ولكنها بالتأكيد تتطور بالممارسة. معظم الناس يجيدون التحدث ولكن لا يستمعون. كما أن إعادة صياغة ما سمعته ، بطرق مناسبة ، يتطلب الكثير من الإبداع. يمكن للمرء أن يمارس مهارات الاستماع من خلال الاستماع إلى المحاضرات والمناقشات وغيرها من المواد المماثلة التي تتطلب التركيز. سنناقش هنا كيفية الاستماع بشكل فعال في الاجتماع حيث تحدث المناقشات والحجج والخلافات.

نصائح للاستماع الفعال

للاستماع بفعالية:

• يحتاج المرء أولاً إلى فهم حقيقة أن عملية الاستماع لا تنطوي فقط على تلقي الرسائل ، ولكنها تعتمد أيضًا على مكونات أخرى مثل التفكير والتركيز والاستجابة النشطة.
• يحتاج المرء إلى التركيز على المتحدث وعدم السماح لعقله بالتجول. يجب أن تكون منتبهًا ومرتاحًا
• قم بتدوين الملاحظات في نفس الوقت كما تسمع ، حيث سيساعدك ذلك على التركيز على المناقشة.
• استمع إلى كل كلمة يقولها المتحدث وتخيل الموقف أو المنطق في المناقشة في ذهنك
• ركز حتى لو كانت المناقشة مملة ، لأنك أنت من تحتاج لإخراج معلومات دقيقة في الدقائق.
• لا تقاطع عندما تكون المناقشة جارية ، أو عندما يتحدث شخص ما. بدلاً من ذلك ، انتظر حتى تنتهي المناقشة أو ينتهي المتحدث ثم اطرح أسئلتك للتوضيح
• بناء المفردات الخاصة بك يجعلك مستمعًا أفضل ، وإلا فقد تستمع إلى كلمات لا تفهمها
• دوّن دائمًا أي كلمات جديدة لم تفهمها ووضحها مع الكرسي
• سيساعدك القيام ببعض الدراسات الأساسية حول مسائل المناقشة قبل الاجتماع على الاستماع بفعالية ، وإشراكك بشكل كامل في عملية الاستماع.
• استعد باستخدام القلم والورقة قبل أن يبدأ المتحدث في الكلام.
• يجب أن تتعلم كيف تتكيف مع المواقف في غرفة الاجتماعات من الناحية الفسيولوجية والنفسية والعوامل المادية في الغرفة حيث قد يكون لبعضها تأثير سلبي والبعض الآخر يكون له تأثير إيجابي.
• يمكن أن تعيق لهجات المتحدثين الاستماع الفعال في بعض الأحيان ، ولكن يحتاج المرء إلى تحسين مهاراته في التغلب على كل هذه العوائق ليصبح مستمعًا فعالاً.
• لن يكون هناك اجتماعان متماثلان ، ولن تكون هناك مناقشتان متماثلتان ولن يتحدث اثنان من المتحدثين بنفس الطريقة ، ولذا تحتاج إلى تعلم كيفية التكيف مع المواقف.
• ركز دائمًا على النقاط الرئيسية / المهمة
• استمع كما لو كنت مطالبًا بإعادة تقديم هذه المعلومات إلى جمهور مختلف لاحقًا (ستفعل ذلك على أي حال في شكل دقائق) ، وهذا سيساعدك على التركيز والاستماع بشكل فعال لكل كلمة يقولها المتحدث
• في الاجتماعات التي تتم فيها مناقشة القضايا الحساسة ، تأكد أيضًا من مشاهدة لغة جسد المتحدث ، بدلاً من إبقاء رأسك مكتوبًا الملاحظات على محمل الجد.
• لا تدع أي شيء أو أي شخص حولك يشتت انتباهك ، ولا تحول انتباهك إلى الأشخاص الذين يدخلون الغرفة أو يغادرونها أثناء تحدث المتحدث.
• استخدم طرقًا مناسبة لتدوين الملاحظات اعتمادًا على نوع الأمور التي تمت مناقشتها وسيساعدك هذا على المشاركة في نشاط الاستماع.
• لا تكتب كل شيء ولكن فقط النقاط الرئيسية
• لا تململ أو تلعب بأي شيء بين يديك ، ولا ترسم أو تشاهد الساعة. هذا لا يساعدك على الاستماع ويمكن أن يؤثر على الأشخاص من حولك أيضًا.
• كنقطة أخيرة ، تخيل فقط كيف تريد أن يستمع جمهورك إذا كنت متحدثًا ، وأن تكون من نفس النوع من المستمعين ، فهذا سيساعدك على أن تكون مستمعًا فعالاً

كيفية تدوين الملاحظات أثناء المناقشات

تدوين الملاحظات هو المهمة المهمة أو جزء من عملية تدوين الدقائق. عند تدوين الملاحظات ، لا يسجل المرء الكلمات التي تم استخدامها في المناقشة ، ولكن يسجل المرء المناقشات التي جرت في الاجتماع.

اقتبس من الإنترنت

هذه مهمة مهمة للغاية وصعبة للغاية اعتمادًا على طبيعة الاجتماع وما تمت مناقشته. يعتمد هذا أيضًا على مدى نجاح الاجتماع ، وكيفية تعاون الأعضاء ، وكيف يساعد الرئيس ويلخصه ، والأهم من ذلك مدى استعدادك للاجتماع. يجب النظر في أي وثائق ذات صلة بالاجتماع تم توزيعها أو تعميمها قبل الاجتماع ، حتى تكون على دراية بما تتم مناقشته.

نصائح للمناقشة تدوين الملاحظات

أثناء المناقشات ، اتبع الإجراءات والنصائح التالية لتدوين الملاحظات:

• بادئ ذي بدء ، يجب أن تفهم جيدًا ماهية الدقائق ، ولماذا يتم أخذ الدقائق وأهمية الدقائق. سيساعدك هذا على متابعة المناقشة وتدوين المعلومات المهمة والضرورية أثناء استمرار المناقشة. كما هو مذكور أعلاه ، عند توفر المستندات ، تأكد دائمًا من جمع معلومات أساسية حول ما سيتم مناقشته. هذا سيجعل مهمة تدوين الملاحظات أبسط كثيرًا.
• في المواقف التي تكون فيها المناقشات أو المحادثات طويلة ومعقدة ، ركز دائمًا على الجوانب المهمة للمناقشة مثل ، ما هو محور المناقشة ، وما هو القرار ، إذا كان متاحًا ، ولماذا تم اتخاذ هذا القرار ، ومن عليه اتخاذ إجراء القرار ومتى / ضمن الإطار الزمني الذي يجب اتخاذ القرار فيه.
• تأكد من تضمين ملخص للمناقشة في البداية قبل تدوين المناقشة ، حيث سيعطي هذا نظرة عامة وفكرة حول المناقشة للأشخاص الذين لم يتمكنوا من الحضور. أيضًا إذا كان على هؤلاء الأشخاص المشاركة في اجتماع مستقبلي ، فستوفر لهم هذه الدقيقة جميع المعلومات الضرورية التي سيطلبونها.
• اكتب وجهات النظر والآراء المهمة لجميع الحاضرين.
• تأكد من الاستماع بنشاط وفعالية متابعة المناقشة دون السماح لك بالشرود أو التفكير في أي شيء آخر. بهذه الطريقة لن يفوتك أي شيء مهم.
• اختر الطريقة الأفضل والأسهل التي ستساعدك في تدوين الملاحظات.
• عند تسجيل نقاط العمل ، من الأفضل دائمًا القيام بذلك بطريقة يسهل النظر إليها ، وبوضوح مع أسماء الأشخاص الذين يحتاجون إلى العمل مع الجدول الزمني.
• استخدم العناوين ، حيث سيساعدك ذلك على متابعة الملاحظات لاحقًا ، ويمكن أن يكون لديك أقسام مختلفة من الاجتماع تحت عناوين مختلفة. اترك بعض المساحة أسفل كل قسم ، بحيث يكون من الأسهل إضافة ملاحظات أسفله إذا طرح أي شخص نقاط أو أفكار جديدة مع استمرار الاجتماع.
• إذا كنت تعرف الاختصار ، فمن الأفضل كتابة الملاحظات باستخدام الاختصار وكذلك استخدام الاختصارات حيثما أمكن ذلك.
• تدرب على استخدام النقاط ، لأن هذا سيجعل المقروء يبدو أكثر أناقة وأبسط أثناء تحضير الدقائق.
• وضح دائمًا النقاط غير الواضحة أو المناقشات مع كرسيك.
• لا تنس أن يكون لديك قلم أو أقلام رصاص احتياطية.

الغرض من توضيح النقاط التي لست متأكدًا بشأنها

التوضيح هو عملية يمكنك من خلالها حل مناطق الالتباس مع المتحدث والتحقق من صحة فهمك للمناقشة. لكي يكون المحضر دقيقًا ، يحتاج المرء إلى توضيح أي نقاط لا يفهمها أثناء تقدم الاجتماع

الغرض من توضيح النقاط التي لست متأكدًا منها هو:

• يخبر المتحدث أنك تستمع بفعالية وتحاول فهم الرسالة
• تأكد من أنك فهمت المعلومات الصحيحة
• يساعد على مراجعة الفهم
• يشجع المتحدث على التحدث بصراحة
• يساعدك على كتابة الدقائق خالية من الأخطاء
• يتجنب سوء الفهم وسوء التفسير
• يحسن مهارات التعامل مع الآخرين

للقراءة عن دور الاجتماعات ، ولماذا تُعقد الاجتماعات ، والمتطلبات القانونية والتنظيمية التي قد تنطبق على تدوين المحاضر ، ولماذا يتم تدوين المحاضر وفوائدها ، وسبب وجوب دقة المحاضر ، والوثائق المختلفة المستخدمة في الاجتماعات كجزء لعملية تدوين المحاضر ، قبل الاجتماع وبعده ، يرجى الرجوع إلى هذه المقالة: أخذ دقائق.