كيفية استخدام برامج معالجة الكلمات (دبلوم nvq في الأعمال والإدارة وتكنولوجيا المعلومات)

في هذا الجزء ، وهو القسم 1 ، سننظر في كيفية إدخال ودمج النص والمعلومات الأخرى بدقة في مستندات معالجة الكلمات.

أدخل ودمج النص والمعلومات الأخرى بدقة في مستندات معالجة الكلمات

ملاحظة: على طول مسار الوحدة ، في جميع الأقسام الثلاثة ، قمت بإضافة أكبر عدد ممكن من لقطات الشاشة. لن تعرض لقطات شاشة إذا كنت تكتب إجابات لهذه الوحدة ، ولكن سيُطلب منك أداء بعض المهام لاختبار معرفتك وفهمك لاستخدام معالج الكلمات ، وقد تكون لقطات الشاشة في متناول يديك!

1.1 تحديد أنواع المعلومات المطلوبة في المستندات

المستند عبارة عن سجل يتم فيه تسجيل الأحداث أو أي معلومات وتسجيلها كدليل حتى لا تضيع المعلومات.

وثيقة نموذجية

syncfusion.com

يمكن أن يكون مستندًا مكتوبًا أو إلكترونيًا ويكون بمثابة سجل رسمي. يختلف تنسيق وهيكل ومحتويات الوثائق حسب المعلومات المسجلة والغرض الذي تم تسجيلها من أجله. بعض الأمثلة على المستندات هي الفواتير والصحف وأوامر الشراء ومواصفات المنتج والخطابات والمجلات وأوراق النشر والتراخيص وما إلى ذلك.

سيكون لكل مستند تنسيق مختلف ومعايير مقبولة يجب الالتزام بها ويمكن إنشاء هذه المستندات القياسية بناءً على قالب ، أو إذا كنت ستنشئ مستندًا معينًا مرارًا وتكرارًا ، يمكنك حفظ هذا التنسيق كقالب لاستخدامها في المستقبل.

يتم تخزين المستندات المخزنة بتنسيق إلكتروني في جهاز كمبيوتر وهناك العديد من التطبيقات لإنشاء مستند. التطبيق الأكثر شيوعًا المستخدم في معظم المؤسسات هو برنامج معالجة الكلمات المسمى Microsoft Word والذي يأتي كجزء من حزمة Microsoft office. من أجل إنشاء مستند ، يحتاج المرء إلى تحديد أنواع المعلومات اللازمة لإنشاء المستند. مرة أخرى ، تختلف أنواع المعلومات المختلفة وفقًا لنوع المستند. يحتاج المرء أولاً إلى فكرة واضحة عن المستند الذي سيقوم بإنشائه والغرض الذي سيقوم بإنشائه. يحتاجون بعد ذلك إلى تحديد أنواع المعلومات المطلوبة لهذا المستند المحدد.

تحتوي جميع المستندات على قدر من النص وبعض الأرقام في الغالب. من أجل توضيح الفهم ، يمكن للمرء إضافة قصاصات فنية وصور ورسوم بيانية ومخططات وجداول وما إلى ذلك إلى المستند. قد تحتوي المستندات الإلكترونية أيضًا على رسوم متحركة ومقاطع فيديو ومقاطع صوتية صغيرة. أخيرًا لتعزيز مظهر المستند ، يمكن للمرء إضافة خطوط وحدود وخلفيات وما إلى ذلك إلى المستند.

نموذج فاتورة

بواسطة JRW78130 (عمل خاص) ، عبر ويكيميديا

على سبيل المثال ، دعنا نفكر في أنك تقوم بإنشاء فاتورة. تحتوي الفاتورة على نص وأرقام وشعار شركة ( ستكون هذه صورة) ، وعنوان الشركة ، وعنوان المستلم ، ورقم الفاكس والهاتف ، ورقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة ، ورقم الفاتورة ، وتاريخ الفاتورة ، ومرجع العميل ، ووصف السلع والخدمات ، وسعر الخدمة ، وطرق الدفع ، وإشعار التحويل ، وتفاصيل كيفية الدفع ، إلخ. لذلك يجب جمع كل هذه المعلومات ووضعها معًا في شكل موحد يلتزم بمعايير وإرشادات المنظمات. تعتمد المعلومات التي تم جمعها ، والهيكل والشكل الذي يتم تقديم المعلومات به ، على نوع المستند الذي يتم إنشاؤه. يمكن جمع المعلومات من البيانات المتاحة في المنظمة ، أو إذا لم تكن البيانات متوفرة ، فيجب جمعها من الإنترنت أو عن طريق الاتصال بالأشخاص أو المنظمات / الإدارات ذات الصلة.

عند استخدام الصور والبيانات الأخرى من الإنترنت والمصادر الأخرى ، يحتاج المرء إلى التأكد من أنها مجانية الاستخدام عن طريق التحقق من معلومات الترخيص وحقوق النشر. يحتاج المرء إلى القدرة والمهارات لتحديد المعلومات المختلفة من مجموعة المعلومات المقدمة أو قائمة المعلومات حتى يتمكن من اختيار المعلومات الصحيحة المطلوبة لإنشاء المستند.

1.2 استخدام الأساليب المناسبة لإدخال النص والمعلومات الأخرى بدقة وفعالية

بمجرد توفر جميع المعلومات المطلوبة لإنشاء مستند أو جمعها ، يحتاج المرء إلى استخدام أفضل الأساليب والتقنيات لإدخال هذه المعلومات في المستند ، والتأكد من إدخالها بدقة وفعالية.

إدخال / حذف النص ، حفظ الملفات - Word 2003

لإدخال نص في مستند ، يحتاج المرء إلى أن يكون بارعًا في مهارات لوحة المفاتيح. لا تعني مهارات لوحة المفاتيح كتابة الحروف الأبجدية والأرقام فحسب ، بل تعني الاستخدام الفعال لجميع مفاتيح ووظائف لوحة المفاتيح. من الجيد معرفة الاختصارات الأكثر شيوعًا والأكثر استخدامًا على لوحة المفاتيح لإدخال المعلومات وتنسيقها في مستند بسهولة وسرعة. إذا كنت ستدخل كمية كبيرة من النصوص والأرقام ، فستكون سرعة كتابة الأرقام مهمة إلى جانب الدقة والكفاءة.

بصرف النظر عن مهارات لوحة المفاتيح ، قد تكون هناك حاجة إلى مهارات أخرى اعتمادًا على الجهاز الذي تستخدمه لإنشاء المستندات وتنسيقها. سيتطلب الاستخدام الأخير لأجهزة الشاشات التي تعمل باللمس وأنظمة التعرف على الكلام أن يكون لدى الشخص معرفة بجميع التقنيات المطلوبة للتشغيل وإدخال البيانات وتنسيق البيانات على الأجهزة التي يستخدمونها.

أثناء كتابة المستندات ، من أجل كتابة أو إنشاء مستند بدقة وكفاءة ، تحتاج إلى استخدام كلتا يديك أثناء الكتابة ، باستخدام المفاتيح المناسبة على لوحة المفاتيح. يجب أن يكون وضعك جيدًا مع استقامة ظهرك وكلتا يديك على لوحة المفاتيح.

في كثير من الأحيان ، رأيت أشخاصًا يستخدمون Caps lock لكتابة الأحرف الكبيرة ، وهو أمر شاق جدًا لأنك تحتاج إلى التبديل بين caps lock " تشغيل وإيقاف " ، قبل وبعد كتابة الحرف الكبير. أفضل وأسهل طريقة لكتابة حرف كبير هي استخدام مفتاح Shift. يتيح لك مفتاح Shift + أي حرف أبجدي كتابة الحرف الكبير لتلك الأبجدية المعينة.

ملاحظة: تدرب على هذا ، Shift + الأبجدية ، ثق بي أنه سهل وستشعر بالفرق!

بعض الاختصارات التي يتم استخدامها بشكل متكرر هي Ctrl + S للحفظ ، Ctrl + C للنسخ ، Ctrl + V للصق ، Ctrl + X للقص ، Ctrl + Z للتراجع ، Ctrl + A لتحديد الكل ، إلخ. تستخدم مفاتيح الحذف بشكل شائع أثناء تنسيق النص وكتابته. يتم استخدام مفتاح المسافة لإنشاء مسافة بين الكلمات.

بصرف النظر عن مهارات لوحة المفاتيح ، يحتاج المرء أيضًا إلى استخدام خيارات التنسيق المختلفة المتاحة في برنامج معالجة الكلمات نفسه. هناك العديد من الخيارات مثل اتجاه الصفحة ، والجداول ، والرموز النقطية ، والترقيم ، والأعمدة المتعددة ، وإدراج الرموز ، والفن ، ومربع النص ، وما إلى ذلك ، ويحتاج المرء إلى الاستفادة القصوى من القوائم المتاحة لإنشاء قائمة جذابة وسهلة المتابعة / الفهم وثيقة. يمكنك أيضًا استخدام العديد من الخطوط والمسافات لجعل المعلومات تبدو نظيفة وواضحة.

بعد الإنشاء الناجح ، فإن أهم جزء في المستند هو القواعد النحوية والتدقيق الإملائي. لا تعثر معالجات النصوص دائمًا على جميع الأخطاء الموجودة في المستند وتصححها. على سبيل المثال ، إذا قمت بكتابة "hat" بدلاً من "that" ، فلن يقوم معالج الكلمات دائمًا بتحديد هذا الخطأ نيابةً عنك. لذلك من الأفضل دائمًا تدقيق المستند يدويًا مرتين أو ثلاث مرات ، وإذا أمكن ، يمكنك أن تطلب من شخص ثالث تدقيقه لك لأن ذلك سيضمن الدقة والكفاءة.

1.3 اختيار واستخدام القوالب المناسبة لأغراض مختلفة

القوالب عبارة عن مستندات مُصممة مسبقًا تحتوي على نمط مخزَّن فيها وتكون متاحة بسهولة لاستخدامها. لديهم بعض التفاصيل الموجودة بالفعل والتي يمكن تعديلها أو تعديلها وفقًا لاحتياجات الفرد. يمكنك أيضًا تصميم القالب الخاص بك وحفظه وفقًا لاحتياجاتك واحتياجات المستندات التي ستقوم بإنشائها. سيساعدك هذا على التركيز على محتوى المستند في المستقبل ، بدلاً من إضاعة الوقت في تصميم المستند.

قم بإنشاء مستند جديد بناءً على قالب Microsoft Word 2003

لتجميع جميع المعلومات معًا باستخدام المهارات التي يمتلكها المرء ، يحتاج المرء إلى اختيار القالب المناسب للمستند الذي ستقوم بإنشائه.

على سبيل المثال ، قد يحتوي معالج الكلمات على قوالب موجودة للمستندات مثل الفاكس أو الرسالة أو صفحة الويب. لذلك إذا كنت ستنشئ أي مستند يتطابق مع القوالب المتاحة ، فيمكنك المضي قدمًا واستخدام القالب المصمم مسبقًا المتاح. في حالات أخرى ، سيتعين عليك إنشاء القالب الخاص بك لنوع المستند الذي ستقوم بإنشائه.

تأتي معظم القوالب أيضًا مع خطوط مصممة مسبقًا ونظام ألوان وتنسيقات وما إلى ذلك ، ولكن يمكنك دائمًا تغييرها لتناسب احتياجاتك وغرضك.

إذا كنت تقوم بإنشاء عدة مستندات من نفس النوع والتنسيق ، أو إذا كنت ستقوم بإنشاء مستند معين مرارًا وتكرارًا في المستقبل ، فيجب عليك حفظ التنسيقات كقالب ، حتى تتمكن من الحفاظ على هذا المعيار أثناء إنشاء المستندات في المستقبل ووفر الوقت أيضًا.

بعض الأمثلة للتطبيق الفعال للتنسيق واختيار القوالب على مستند ما هي ، استخدام أعمدة متعددة للمقالات الإخبارية ، واستخدام صورة A4 للورق ذي الرأسية وللحروف ، والوضع الأفقي للجداول ، وما إلى ذلك. تحتاج إلى إنشاء مستندات واضحة والتي سوف إحداث تأثير على القارئ. لذلك استخدم دائمًا أفضل الميزات المتوفرة في معالج Word لإنشاء مستندات رائعة.

الغرض من استخدام القوالب هو إنشاء تصميم مستند فعال. لا تتعلق تصميمات المستندات بالمظهر فحسب ، بل تتعلق أيضًا بطريقة تقديم المعلومات. يجب إبراز المعلومات المهمة الواردة في المستند. لذا من المهم الاختيار الدقيق للمحتويات والتخطيطات والألوان والسمات والخطوط والأنماط والجداول والحواشي السفلية والصور والمخططات وما إلى ذلك.

يمكن حفظ أي معلومات مثل التاريخ وعنوانك ومعلومات الاتصال وأرقام الصفحات في النموذج لاستخدامها في المستقبل ولتجنب كتابتها مرة أخرى.

1.4 تحديد متى وكيف يتم دمج ودمج المعلومات من البرامج الأخرى أو المستندات الأخرى

لا يعني إنشاء مستند دائمًا إنشاء مستند جديد وإدخال معلومات جديدة في متناول يدك. سيتعين عليك أحيانًا دمج المعلومات من المستندات والبرامج الأخرى ودمجها. على سبيل المثال ، قد تضطر إلى سحب المعلومات من ورقة انتشار Excel ، أو ربط مستند بمستند PDF وأحيانًا قد تكون قد قمت بإنشاء عدة مستندات فردية في معالج الكلمات وقد تضطر إلى ربطها أو دمجها معًا في ملف واحد وثيقة واحدة.

على سبيل المثال ، لدمج مستندات كلمات متعددة في مستند واحد ، تحتاج أولاً إلى إنشاء مستند فارغ وتعيين تخطيط الصفحة مشابهًا للمستندات التي سيتم دمجها. يمكنك أيضًا فتح أحد المستندات المراد دمجها ، والنقر فوق حفظ باسم وحفظه كمستند جديد باسم مختلف ، ثم مسح محتوياته وبالتالي الحفاظ على التخطيط.

انقر فوق إدراج - ملف

لإدراج جدول ، انقر فوق جدول - إدراج - جدول

أثناء جمع المعلومات ، يجب على المرشح تحليل وتحديد المعلومات المطلوبة وما إذا كانت المعلومات التي تم جمعها موثوقة ودقيقة.

تعد الجداول خيارًا جيدًا لتقسيم المعلومات إلى مساحات محددة. إنه يوفر مظهرًا مرئيًا أنيقًا ويسهل مسح البيانات ومقارنتها عبر المستند. لإدراج جدول في مستند Word ، تحتاج إلى الذهاب إلى قائمة الجدول ، والنقر فوق إدراج والنقر على الجدول. يمكنك تعديل الجدول بعدد الصفوف والأعمدة ولون التعبئة والحدود والتظليل والميزات الأخرى حسب متطلباتك.

1.7 تخزين واسترداد ملفات المستندات والقوالب بشكل فعال ، بما يتماشى مع الإرشادات والاتفاقيات المحلية حيثما كان ذلك متاحًا

بمجرد إنشاء المستند ، يجب أن يكون المرشح قادرًا على حفظه في مكان حيث يمكن استرجاعه بسهولة للاستخدام والرجوع إليه في المستقبل. الآن يمكن حفظ المستند الذي تم إنشاؤه باستخدام أي معالج نصوص بأحد التنسيقات العديدة المتاحة ، ولكن لن تدعم جميع معالجات النصوص جميع أنواع الملفات. على سبيل المثال ، عند النقر فوق ملف -> حفظ باسم -> ستحصل على مربع حوار يطلب منك موقعًا لحفظ المستند وأيضًا تنسيق لحفظ المستند به.

لحفظ الملف بالتنسيق المطلوب ، ملف - حفظ باسم

إذا كان سيتم توزيع المستند على الأشخاص أو المؤسسات التي لن تستخدم Microsoft Word ، فمن الأفضل حفظ المستند بتنسيق.rtf (تنسيق نص منسق). من الأفضل حفظ المستند بأبسط تنسيق ممكن لتجنب الأخطاء أثناء محاولة فتح المستند في معالجات النصوص الأخرى. ستكون فكرة جيدة وفهم مشكلات توافق الملفات مفيدة للغاية. هناك العديد من التنسيقات مثل ، مستند Word ، قالب مستند Word ، تنسيق نص عادي ، تنسيق نص منسق ، تنسيق صفحة الويب ، إلخ. إذا كان كل شخص يقوم بالوصول إلى المستند سيستخدم Microsoft Word ، فمن الأفضل حفظ المستند بتنسيق تنسيق doc.

تسمية الوثيقة جانب آخر مهم جدا. استخدم دائمًا أسماء ذات معنى حتى يسهل عليك تحديد هذا المستند لاسترجاعه في المستقبل. يجب أن يكون لدى المرشحين أيضًا فكرة جيدة عن حفظ المستندات بتنسيقات أخرى متنوعة ، أي تغيير تنسيق المستندات إلى HTML أو RTF وما إلى ذلك إذا لزم الأمر ، باستخدام خيار الحفظ باسم في قائمة "ملف". تحتاج أيضًا إلى معرفة مكان حفظ المستند لتسهيل استرجاعه. تأكد من أن أسماء المستندات لا تحتوي على مسافات من الأحرف الخاصة. من الأفضل أن يكون لديك نسخة احتياطية من جميع المستندات في حالة حدوث مشكلة في الخادم أو مشكلة التخزين أو فشل في الأجهزة.

يحتاج المرء إلى أن يضع في اعتباره ، ما إذا كانوا قد اتبعوا جميع القواعد والإرشادات الخاصة بالمنظمة أثناء إنشاء المستند. تأكد من التحقق مما إذا كانت هناك أنماط أو تنسيقات أو قوالب داخلية وإذا كانت الإجابة بنعم ، فابدأ بها. كل منظمة لديها قواعد ومبادئ توجيهية لإعداد وهيكلة وتسمية وتخزين الوثائق. هناك قواعد يجب اتباعها أثناء استرداد المستندات أو مشاركتها أيضًا. كن دائمًا على دراية بما تحفظه وأين تحفظ. من الأفضل تخزين المستندات ذات الصلة معًا ، واتباع طريقة ثابتة لتسمية الملفات والمجلدات.

يوجد أيضًا خيار "بحث" للبحث عن مستند في حال نسيت مكان تخزين المستند أو حفظه. يعرض Word أيضًا قائمة بالمستندات الحديثة حيث يمكنك التقاط المستند إذا كنت قد قمت بحفظه مؤخرًا.

الرجاء تقديم تعليقات:

أتمنى أن يكون لديك معرفة وفهم

• أنواع المعلومات المختلفة التي نحتاجها لإنشاء مستند
• التقنيات التي يحتاج المرء لاستخدامها لإدخال المعلومات
• استخدام الأنماط والقوالب
• كيفية دمج أو دمج المستندات
• أدوات التحرير المختلفة
• كيفية تخزين واسترجاع الوثائق بشكل فعال.

آمل أن يكون هذا القسم قد ساعدك بعض الشيء. يرجى اتباع الروابط أدناه للقسمين 2 و 3.

القسم 2 - إنشاء وتعديل التخطيط والهياكل لوثائق معالجة الكلمات (برنامج معالجة الكلمات ، الأسئلة 2.1 إلى 2.4)

القسم 3 - استخدام أدوات برامج معالجة الكلمات لتنسيق المستندات وتقديمها بشكل فعال لتلبية المتطلبات (برنامج معالجة الكلمات ، الأسئلة من 3.1 إلى 3.6)