دبلومة Nvq: برامج معالجة النصوص في الأعمال والإدارة أو ذلك

deli-stationery.org

بمجرد تحديد المعلومات المطلوبة للمستند ، قم بتطبيق جميع الأنماط والتنسيقات ، والوصول إلى النمط المطلوب والتخطيط الذي تحتاجه لإنهاء المستند للعرض التقديمي أو للطباعة والتوزيع. تحتاج إلى معرفة كيفية استخدام التقنيات والأدوات المختلفة المتاحة لإنهاء المستند للعرض التقديمي

التحضير لدبلومة المستوى 2 أو المستوى 3

تمت كتابة المعلومات الواردة هنا بناءً على وحدة برمجيات معالجة الكلمات للمرشحين الذين يعملون من أجل الحصول على دبلوم المستوى 2 أو المستوى 3 في الأعمال والإدارة أو تكنولوجيا المعلومات. من المتوقع أن يتمتع المرشحون بمهارات معالجة الكلمات على المستوى المتوسط ​​، إذا كانوا من مستخدمي تكنولوجيا المعلومات.

يتم إجراء التقييم لمعظم أجزاء هذه الوحدة (التي تغطي جميع الأقسام ) من خلال تعيين المهام والملاحظة والاستجواب ومن خلال الاطلاع على المستندات التي تم إنشاؤها مسبقًا بواسطة المرشح.

في هذا القسم ، سننظر في كيفية استخدام تطبيق معالجة كلمات أو برنامج لتنسيق مستند للعرض التقديمي أو الطباعة أو التوزيع. تحتاج إلى التأكد من أن المستند يبدو ذا مغزى ، ويحتوي على محتويات مفيدة ويلتزم بالمعايير التي وضعتها المنظمة. تحقق أيضًا من التنسيق والتدقيق الإملائي والتدقيق النحوي والتخطيطات الأخرى قبل الإنهاء.

استخدم أدوات برامج معالجة الكلمات لتنسيق المستندات وتقديمها بشكل فعال لتلبية المتطلبات

لقد أضفت لقطات شاشة وأكبر قدر ممكن من التعليمات لتسهيل الفهم. لقطات الشاشة مأخوذة من Microsoft Word 2003.

3.1 تحديد كيفية تنسيق الوثيقة لمساعدة المعنى

يجب أن يكون المستند قابلاً للقراءة وأن يبدو ذا مغزى مع تخطيط أنيق وتنسيق وهيكل وأنماط. من أجل تحقيق ذلك ، يحتاج المرء إلى تنسيق المستند بطريقة تبدو ذات مغزى ويبدو التنسيق أحد الأشياء الأساسية التي يحتاجها المستند. يعطي التنسيق الجيد مخططًا تفصيليًا واضحًا لأي شخص يعرض المستند.

تنسيق ، فقرة ، تعداد نقطي ، إعداد الصفحة ، طباعة ، معاينة قبل الطباعة: Word 2003

أفضل الممارسات للتنسيق

أثناء التنسيق ، تأكد من ضبط الهوامش على المعيار المطلوب ، واستخدم مواضع الجدولة الصحيحة ، واستخدم الرؤوس والتذييلات والحواشي السفلية عند الضرورة. قم بتطبيق الأنماط كلما أمكن ذلك ، مثل نمط العنوان ونمط الفقرة وأنماط الحروف وتحقق من أن التباعد بين الأسطر والفقرات مقبول. يجب تبرير النص وفقًا لاحتياجات ومعايير الوثيقة.

اختر الخط المناسب وأحجامه ولونه. على سبيل المثال ، لا تستخدم خطوطًا أنيقة وغير تقليدية في مستند احترافي. استفد من الخطوط الغامقة والمائلة والتسطير ( إذا لزم الأمر ) عند الضرورة. يمكنك تمييز النص المهم واستخدام التعداد النقطي والرقمي لسرد النقاط بوضوح لتسهيل القراءة.

استخدم الجداول والرسوم البيانية والمخططات جنبًا إلى جنب مع الرسومات كلما أمكن ذلك لشرح المفاهيم ومقارنة الأشكال وعرض بعض المعلومات بدقة. لا تعد الحدود والتظليل والخلفيات أمرًا ضروريًا ، ولكن يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين مظهر المستند وجعل الشخص يرغب في القراءة.

قم بمحاذاة النص بناءً على نوع المستند. على سبيل المثال ، تأتي مقالات الصحف في أعمدة وليس فقرات.

هناك عامل مهم آخر يجب مراعاته وهو ، سواء كنت تستخدم قالبًا ، أو أنشأت القالب الخاص بك أو تقوم بإنشاء مستند من البداية ، فأنت بحاجة إلى تصميم المستند للغرض.

على سبيل المثال ، يجب أن تبدو الفاتورة وكأنها فاتورة ذات تخطيط ومعايير ومعلومات صحيحة ، ويجب أن تبدو الرسالة كرسالة تحتوي على معلومات موضوعة بالشكل والمعيار الصحيحين ، ويجب أن تلتزم مقالة أو مجلة مكتوبة بمعايير المجلة وما إلى ذلك وهلم جرا.

3.2 تحديد واستخدام الأساليب المناسبة لتنسيق الأحرف والفقرات

لقد نظرنا للتو في سبب أهمية التنسيق والعوامل التي يجب مراعاتها أو تذكرها أثناء تنسيق المستند. بمجرد معرفة الغرض من المستند ، والتخطيط والهيكل ، والتخيل المرئي للمظهر النهائي للمستند ونوع التنسيق الذي يتطلبه المستند ، ستحتاج بعد ذلك إلى الاستفادة من التقنيات المناسبة المتوفرة لتنسيق أحرف وفقرات المستند.

نص تلميح الأداة لتباعد الأسطر

لتغيير إعدادات الخط ، حدد النص الذي تريد تغيير الإعدادات الخاصة به ، انقر فوق تنسيق - خط

15

تنسيق الأحرف

يمكن تنسيق الأحرف عن طريق تغيير حجم الأحرف ( حجم الخط ) ، وتغيير نوع الحرف ( نمط الخط ) ، وإضافة ألوان إلى الأحرف لتحسين المستند ، باستخدام أدوات بسيطة مثل الخط الغامق والمائل والتسطير لإبراز الأجزاء المهمة أو مناطق من المستند ( لتسهيل القراءة الملخصة ) ، هناك أيضًا خيار تمييز لتمييز منطقة معينة أو كلمات أو أجزاء من المستند تتطلب مزيدًا من الاهتمام ، إلخ.

بصرف النظر عن ذلك ، عند استخدام الأحرف المنخفضة والمرتفعة ( غالبًا ما يتم استخدامها في المناطق التي توجد بها الصيغ أو العمليات الحسابية الأخرى ) ، فأنت بحاجة إلى الاستفادة من أداة الأحرف المنخفضة والمرتفعة في شريط أدوات التنسيق. هناك أيضًا رموز يمكنك استخدامها في المناطق التي تتطلب إدراج رمز فيها.

انتقل إلى إدراج -> رمز -> اختر الرمز الذي ترغب في عرضه.

مفاتيح الاختصار

يمكن أن يكون تعلم مفاتيح الاختصار لهذه الأدوات البسيطة في متناول اليد. لا تحتاج إلى الاستمرار في النقر فوق شريط الأدوات لتطبيق التنسيق ، ولكن يمكنك تطبيقها بشكل أسرع عن طريق الضغط على المفاتيح الموجودة على لوحة المفاتيح.

على سبيل المثال ، لديك منطقة محددة من النص أو الأحرف التي يجب أن تظهر بالخط العريض. كل ما عليك فعله هو تحديد النص المطلوب واضغط على Ctrl + B. Ctrl + B هو مفتاح اختصار للخط الغامق.

وبالمثل ، Ctrl + I للخط المائل ، Ctrl + U للتسطير ، إلخ.

هذه سهلة التذكر أيضًا. على سبيل المثال ، Ctrl + الحرف الأول من الإجراء ، على سبيل المثال Ctrl + B لـ Bold ، حيث B تعني Bold و Ctrl + I للخط المائل حيث أقف على الخط المائل ، وما إلى ذلك أيضًا هناك قائمة Format ، التي تحتوي على المزيد من الخيارات لتطبيق التنسيق على الخطوط والفقرات.

تنسيق الفقرات

الجانب التالي للتنسيق بعد تنسيق الأحرف هو تنسيق الفقرات. يجب محاذاة النص الموجود في الفقرة ولديك ثلاثة خيارات لذلك ؛ قم بمحاذاة اليسار ، قم بمحاذاة اليمين والوسط.

في الغالب يتم ترك المستندات محاذاة حيث يساعد ذلك في سهولة القراءة. أينما توجد قائمة بالعناصر ، قم بتنسيقها إما بالرموز النقطية أو الترقيم لأن هذا سيعطي مظهرًا أنيقًا وقياسيًا للمستند. في حالة المستندات عبر الإنترنت ، سيساعد التعداد النقطي والترقيم برنامج التكنولوجيا المساعدة على التعرف عليها كقائمة.

تباعد الفقرات والأسطر: Word 2003

تباعد الأسطر

التنسيق التالي هو تباعد الأسطر وهو أمر مهم للغاية. هناك معايير للوثائق المختلفة. بشكل افتراضي ، في Word 2003 ، يكون تباعد الأسطر في مكان ما بين 1 و 1.5. إذا كنت بحاجة إلى تغيير تباعد الأسطر ، فيمكنك القيام بذلك ، باستخدام أداة تباعد الأسطر على شريط أدوات التنسيق.

يمكن تطبيق الحدود والتظليل للصفحات والجداول باستخدام خيار الحدود والتظليل في قائمة التنسيق.

التحكم بالأسطر الناقصة / اليتيم

ليفينجستا

التحكم بالأسطر الناقصة و الوحيدة للفقرات

التالي هو عنصر تحكم الأرامل والأيتام الذي يحتاج إلى تعيين الفقرات. على سبيل المثال، إذا كان لدينا فقرة مع ثلاثة خطوط فقط، إذا كان السطر الأخير من الفقرة يتم تقسيم إلى الصفحة التالية ( أرملة )، وسوف لا تبدو جيدة، ويجعل أيضا القراءة صعبة. كما أن وجود كلمة واحدة فقط في السطر الأخير من الفقرة ( يتيمة ) يمكن أن يجعل المستند يبدو غريبًا. لتجنب ذلك يمكنك استخدام عنصر التحكم بالأسطر الناقصة / المعزول في منطقة تنسيق الفقرة.

علامات التبويب والمسافات البادئة

تعد علامات الجدولة والمسافات البادئة مجموعة أخرى من الأدوات المستخدمة لتنسيق الفقرات.

هناك أربعة أنواع من المسافات البادئة ؛ مسافة بادئة يسرى ومسافة بادئة لليمين ومسافة بادئة للسطر الأول ومسافة بادئة معلقة. تحدد المسافات البادئة اليمنى واليسرى مسافة الفقرة بين هوامش المسافة. يتم استخدام المسافة البادئة للسطر الأول لإضافة مسافة بادئة للسطر الأول من الفقرة وتساعد المسافة البادئة المعلقة على وضع مسافة بادئة للأسطر التي تلي السطر الأول من الفقرة ، خاصة عند استخدام التعداد النقطي أو الترقيم.

تُستخدم علامات التبويب للتحكم في كيفية وضع النص في المستند. يقومون بمحاذاة النص على طول مواقع علامات التبويب المختلفة. يمكنك ضبط علامات التبويب في مربع حوار الجدولة.

بصرف النظر عن هذه ، تأكد من أن لديك الإملاء الصحيح والنحو وعلامات الترقيم في جميع أنحاء المستند. تحقق حتى من الأخطاء الطفيفة ، على سبيل المثال ، تحقق من أن جميع الجمل تبدأ بحرف كبير وتنتهي بنقطة. يمكن أن تنعكس الأخطاء على معايير المنظمات ويكون لها تأثير خطير.

مفاتيح الاختصار للرموز الشائعة

من الجيد أيضًا معرفة مفاتيح الاختصار للرموز التي تستخدمها كثيرًا. فمثلا

• Alt 0169 - ©
• البديل 172 - ¼
• البديل 171 - ½
• البديل 0190 - ¾
• Alt 0153 - ™
• Alt 0174 - ®

يمكن أن يؤدي التنسيق البسيط إلى إحداث فرق كبير في العرض التقديمي العام وشعور المستند.

3.3 تحديد واستخدام الصفحات المناسبة وتخطيطات الأقسام لتقديم وطباعة المستندات

الآن وبعد أن أصبح المستند جاهزًا بجميع التنسيقات والأنماط الضرورية والمناسبة ، تحتاج إلى معرفة كيفية تحديد الصفحات والأقسام للعرض التقديمي أو الطباعة. اعتمادًا على نوع المستندات ، سيتعين عليك إضافة أعمدة إلى كل المستند أو جزء منه. قد تضطر إلى إدراج فواصل الصفحات وفواصل الأعمدة في مواقع معينة في المستند. ستحتاج إلى مراقبة حجم الهامش وأرقام الصفحات والأهم من ذلك أيضًا تضمين الرؤوس والتذييلات والحواشي السفلية اعتمادًا على المستند ومتطلباته.

لتعيين الهوامش والاتجاه للصفحة ، انقر فوق ملف - إعداد الصفحة

1/11

الهوامش

هناك أحجام قياسية للهوامش لجميع المستندات وتأتي الكلمة نفسها مع إعداد افتراضي. إذا كنت بحاجة إلى تغيير الإعدادات ، فسيتعين عليك الانتقال إلى

ملف -> إعداد الصفحة -> هوامش -> هنا سيتعين عليك تعيين حجم الهامش للمستند الخاص بك. يمكنك أيضًا تغيير الاتجاه لصفحات مختلفة ، لأنه في بعض الحالات ، يجب توثيق الجداول أو المخططات أو التمثيلات الإحصائية الأخرى في تخطيط أفقي.

الأعمدة

لإضافة أعمدة إلى مستند ، انقر فوق

التنسيق -> الأعمدة -> اختر عدد الأعمدة وحدد أيضًا ما إذا كان المستند بأكمله أو من تلك النقطة فصاعدًا وانقر فوق موافق.

يمكنك أيضًا ضبط عرض الأعمدة يدويًا. من أجل تطبيق أعمدة على قسم معين في مستند ، حدد هذا القسم المحدد ثم قم بتطبيق الأعمدة. يمكن إضافة فواصل الأعمدة لكسر عمود عند نقطة معينة ونقل النص إلى العمود التالي.

تحقق لمعرفة ما إذا كانت الصور والرسومات الأخرى تتم محاذاتها في مواقع مناسبة ، وتأكد أيضًا من أنها تتماشى مع النص في المستند.

فواصل الصفحات والرؤوس والتذييلات

يمكن إضافة فواصل الصفحات إلى المناطق التي تريد أن يتم فيها فصل النص أو محتويات المستند والانتقال إلى الصفحة التالية.

أدخل رأس وتذييل للنصوص التي يجب أن تظهر في أعلى وأسفل كل الصفحات في المستند. قد تتطلب بعض الوثائق الهوامش للرجوع إليها. في هذه الحالات ، أدخل الملاحظات السفلية في المستندات. تعد أرقام الصفحات جزءًا مهمًا من المستند الذي يحتوي على صفحات متعددة.

كيف يوجه استخدام المستند التخطيط

عند إعداد تخطيط المستند ، يحتاج المرء إلى تحديد التنسيق والتخطيط ، اعتمادًا على كيفية استخدام المستند.

على سبيل المثال ، في حالة طباعة المستند ، يجب تنسيقه ليتم طباعته على ورق بحجم قياسي. إذا تم نشر المستند في أوراق ، فيجب أن يكون التخطيط والتنسيق وفقًا لذلك. يجب تنسيق المستندات التي سيتم نشرها على صفحة الويب وفقًا لشاشات عرض مختلفة ، وسوف تغير حجم ودقة المستند ، وبالتالي يوصى باستخدام التنسيقات والتخطيطات البسيطة للنشر على الويب.

يحتاج المرء أيضًا إلى مراعاة حجم المستند والصور في المستند ، لأنه إذا كان الحجم كبيرًا جدًا ، فستستغرق صفحة الويب وقتًا للتحميل. لذلك يجب توخي الحذر لتغيير حجم الصور دون خسارة كبيرة في الجودة.

طباعة

إذا كنت بحاجة إلى طباعة مستند ، فهناك عدة طرق يمكنك من خلالها طباعة مستند. وفقًا للاحتياجات ، يمكنك طباعة مجموعة مختارة من الصفحات ، أو جزء من الصفحة ، وهذا هو النص المحدد فقط ، أو المستند بأكمله. يمكنك طباعة مستندات على وجه واحد أو وجهين. يحتوي مربع حوار الطباعة على جميع الخيارات والإعدادات التي يحتاجها المرء أو يمكنه القيام بها قبل طباعة مستند. كما يجب ألا تحتوي المستندات التي يجب طباعتها على نص متحرك أو وامض ، لأن هذا لن يطبع بشكل صحيح على المستند.

قائمة تحقق سريعة

بعض النقاط التي يجب تذكرها:

• تحقق من استخدام الإبرازات والخط العريض والمائل والتسطير والتعداد النقطي والترقيم عند الضرورة
• تحقق من أن التعليقات وكشف التنسيق قد تم إيقاف تشغيله
• استفد من الأنماط للتنسيق
• تأكد من وجود تعليقات على الصور وتمييزها.
• تحقق من محاذاة الجداول بشكل صحيح ومن تنسيقها وتسميتها بشكل صحيح
• تحقق من أن الروابط أو عناوين URL تعمل.
• ألقِ نظرة على المستند في معاينة الطباعة لمعرفة ما إذا كان يبدو مرضيًا.
• احفظ المستند باسم ملف ذي معنى وأن اسم الملف لا يحتوي على مسافة أو أحرف خاصة.
• تحقق من خصائص المستند مثل المؤلف والعنوان واللغة وما إلى ذلك ، وتحقق أيضًا من جدول المحتويات.

يحتاج المرء دائمًا إلى التأكد قبل الطباعة ، إذا كانت الطباعة ضرورية ، لأن توفير الورق يمكن أن يحافظ على البيئة.

الطباعة والقوائم والتنسيق الأساسي: Word 2003

3.4 وصف أية مشكلات تتعلق بجودة المستندات

معظم المشاكل التي تحدث فيما يتعلق بقضايا الجودة هي كما يلي:

• تنسيق المستند ليس في مكانه أثناء الطباعة - عند تنسيق المستند الخاص بك وعدم تطبيق التنسيق أو الأنماط المطلوبة بالطريقة الصحيحة ، يمكن أن يبدو المستند رديئًا مع وجود بيانات مضللة ومنخفضة الجودة مع النص والصور والكائنات والأحرف خارج مكان.
• مشاكل تتعلق بمحاذاة الجداول والمخططات والرسوم البيانية ووضعها - أثناء وضع الجداول وتعيين الخصائص ، تحتاج إلى التأكد من قيامك بالإعدادات اللازمة حول الشكل الذي تريد أن يبدو عليه الجدول وكيف تريد تنسيق المحتويات في الجدول. وإلا فلن يكون للمخرجات أو المستند الناتج جودة. الأمر نفسه ينطبق على المخططات والرسوم البيانية التي تضعها على المستندات
• الروابط أو عناوين URL لا تعمل - عندما تقوم بتضمين أو إضافة روابط أو عناوين URL إلى مستند ، يرجى التأكد من أنك أدخلتها بالتنسيق الصحيح وأن الارتباط في حالة صالحة للعمل. قد يكون الرابط مرجعا أو مساعدة وإذا لم يعمل ، فإنه يجعل المستند يبدو غير مكتمل ويمكن أن يجعل المستخدم محبطًا

• الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم والنحوية وسوء التنسيق واستخدام الأنماط - يمكن أن تنعكس هذه الأخطاء إذا لم يتم تصحيحها على جودة المنظمة وموظفيها.
• محتويات المستند غير كافية أو لا تلتزم بالمعايير - تأكد دائمًا من أنك تستخدم معلومات عالية الجودة ومعيارًا في المستند حتى يكون القارئ راضيًا عما توقعه.
• المعلومات الواردة في المستند خاطئة ونوعية المحتويات رديئة - يجب أن تكون البيانات الواردة في المستند خالية من الأخطاء ويجب أن تكون جميع المعلومات حديثة ومحدثة. لن تجذب الجودة الرديئة والمعلومات الخاطئة في المستند القراء وستؤدي أيضًا إلى اعتبار المستند بلا قيمة.
• عدد كبير جدًا من الخطوط العريضة والإبرازات ، مما يجعل المستند يبدو غير احترافي - استخدم الخط الغامق والإبراز في النص فقط عندما يكون ذلك مناسبًا وضروريًا. قد يكون من الصعب قراءة الكثير من التمييز والنص الغامق ويمكن أن يجعل المستند يبدو مشوشًا

• لا تتشابه الألوان في المستند الأصلي والمطبوع - هذه مشكلة يواجهها معظمنا أثناء طباعة المستندات. إذا كانت الألوان غير جيدة ، يحتاج المرء إلى التحقق من إعدادات الطابعة ، واستخدام الحبر عالي الجودة والحبر المتوافق المصمم لتلك الطابعة والورق المعينين. يمكن أن تؤثر جودة الورق على الألوان أيضًا.
• الصور غير واضحة أو مشوهة ، جودة الصور منخفضة ، حجم الصورة مختلف ، المحاذاة مشوهة - هذه الأخطاء ناتجة عن إعدادات التنسيق والنمط وإعدادات المحاذاة في المستند. إذا كانت جميع الإعدادات خالية من الأخطاء وتم اتباع الإجراءات الصحيحة أثناء إنشاء المستند وتنسيقه ، فيمكن تجنب هذه الأنواع من الأخطاء.
• الوقت - ستؤدي الأخطاء الموجودة في المستند أثناء إنشاء المستند إلى جعل الشخص يمر بجميع الإعدادات والتنسيق والمشكلات الأخرى في المستند ، وبالتالي يستهلك الكثير من الوقت. لذلك ، من أجل توفير الوقت ، يحتاج المرء إلى بذل قصارى جهده وإنشاء مستندات عالية الجودة لمراجعة كل جزء وخطوة أثناء إنشاء المستند نفسه.

3.5 فحص المستندات التي تلبي الاحتياجات ، باستخدام أدوات تكنولوجيا المعلومات وإجراء التصحيحات حسب الضرورة

قبل طباعة أو توزيع مستند ، يحتاج المرء إلى فحص المستند بدقة لمعرفة ما إذا كان يلبي احتياجات الجمهور والمؤسسة أو لأي غرض تم إنشاؤه. لقد رأينا بالفعل الخطوات التي يجب اتخاذها وما يجب تجنبه لجعل المستند يبدو جيدًا بمحتوى عالي الجودة. تحتاج إلى استخدام الأدوات المتاحة في برنامج معالجة الكلمات الذي تستخدمه للتأكد من أن المستند يلبي الاحتياجات والمتطلبات.

التدقيق الإملائي والنحوي

ليفينجستا

التدقيق الإملائي والتدقيق النحوي - هذه أداة مفيدة للغاية ، ومع ذلك ، قد لا يبرز معالج النصوص دائمًا جميع الأخطاء ، وبالتالي يُنصح بإجراء التدقيق الإملائي والتدقيق النحوي يدويًا.

تحقق من إساءة استخدام الأحرف الكبيرة وعلامات الترقيم والقواعد والأخطاء الأخرى ذات الصلة. تحقق من وجود أخطاء عدة مرات واطلب من الآخرين تصحيحها أيضًا ، حيث يصعب على الشخص الذي أنشأ المستند رؤية العديد من الأخطاء. يمكنك وضع المستند جانبًا لبضعة أيام ثم التحقق من وجود أخطاء عندما تكون في حالة ذهنية مختلفة. سيساعدك هذا على تحديد الأخطاء بسهولة.

كما أن هناك العديد من الكلمات التي تبدو متشابهة ولكن لها تهجئة ومعاني مختلفة. يجب أن تكون حذرًا للغاية ، لأن القراء لن يفهموا ما تعنيه. استخدم دائما التهجئة الصحيحة. يمكن أن تؤدي الأخطاء إلى سوء التواصل ويكون لها تأثير كبير على المنظمة وأعمالها. ستكشف قراءة المستند بصوت عالٍ أيضًا عن أخطاء لم تحددها أثناء القراءة بصريًا فقط.

الأرقام والحسابات - تحقق من أن الأرقام المستخدمة في المستند تحتوي على العدد الصحيح من الفواصل العشرية وأن الأرقام دقيقة. تأكد من صحة الحسابات وخلوها من الأخطاء ، لأن الأرقام الخاطئة يمكن أن تكون مضللة ولها نتائج كارثية. يمكن أن يكون المستند الذي تقوم بإنشائه أحد أهم المستندات المتعلقة بمعلومات الأعمال الرئيسية للشركة ، لذلك يحتاج المرء دائمًا إلى توخي الحذر

اللغة والقاموس - يجب أن تكون اللغة المستخدمة لغة احترافية. يجب تجنب اللغة العامية واللغة غير الرسمية. يتم تهجئة بعض الكلمات بشكل مختلف في اللغة الإنجليزية في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة ، وبالتالي فإن إعداد إعدادات اللغة والقاموس سيكون مفيدًا للغاية.

الدقة والاتساق - تحتاج إلى قراءة المستند لمعرفة ما إذا كانت المعلومات المقدمة كافية ، وما إذا كانت واضحة وما إذا كانت بحاجة إلى تحسين. سيساعد هذا القارئ على فهم الرسالة التي تحاول إيصالها.

حجم الخط والخط - يجب أن تكون الخطوط المستخدمة وأحجام الخطوط قياسية. تأكد من عدم استخدام خطوط أنيقة أو غير تقليدية للمستندات الاحترافية. يجب ألا يكون الحجم صغيرًا جدًا أو كبيرًا جدًا ولكن يجب أن يكون قياسيًا. يجب أن تكون ألوان الخط قياسية أيضًا.

الواصلة - استخدم دائمًا الرموز النقطية والأرقام للقوائم بدلاً من استخدام الواصلات. سيؤدي ذلك إلى تنسيق المستند بدقة باستخدام المسافات البادئة وعلامات التبويب المناسبة. استخدام الرموز النقطية والأرقام يخبر أيضًا برامج التكنولوجيا المساعدة ، بأنها قائمة.

تخطيط الصفحة وهوامشها - يرجى اتباع القيم والتوجهات القياسية للهوامش والتخطيطات. تحقق من خلو الرؤوس والتذييلات والحواشي السفلية من الأخطاء ومحاذاتها بشكل صحيح.

فواصل الأسطر وفواصل الصفحات وفواصل الأعمدة وفواصل الفقرات - هذه أدوات مفيدة لتنسيق المستند بمظهر أنيق. استخدم هذه الأدوات حيثما كان ذلك ضروريًا لتجنب الأرامل والأيتام.

الجداول والصور والرسومات الأخرى - تأكد من صحة جميع الإعدادات الخاصة بهذه الكائنات ومن محاذاةها بشكل صحيح مع الأحرف والنصوص الأخرى في المستند. أثناء إضافة الصور والرسومات في المستندات ، تحتاج إلى التحقق من إعدادات النص في الصور والكائنات وحولها.

تخطيط الطباعة - بعد فحص كل شيء وتصحيحه ، انظر إلى المستند في نموذج تخطيط الطباعة. سيوضح لك هذا الشكل الذي سيبدو عليه المستند بالضبط عند طباعته. يمكنك أيضًا ضبط إعدادات تخطيط الطباعة وورق الطباعة وما إلى ذلك في مربع حوار الطباعة. إذا كان المستند لا يبدو مرضيًا ، فسيتعين عليك العودة وتغيير الإعدادات حتى يصبح المستند خاليًا من الأخطاء ويتم تنسيقه بشكل صحيح.

3.6 الاستجابة بشكل مناسب لمشاكل الجودة والوثائق بحيث تلبي النتائج الاحتياجات

بمجرد الانتهاء من جميع عمليات التحقق ويشعر المرء أن المستند جاهز للطباعة أو التوزيع أو النشر ، يمكنك المضي قدمًا والقيام بذلك. في بعض الأحيان ، هناك مواقف يشعر فيها الجمهور أو المستخدم أن أسلوبًا أو هيكلًا أو تخطيطًا مختلفًا كان من الممكن أن يكون أفضل. في هذه المواقف ، قد تتلقى استفسارات وملاحظات تسأل عما إذا كان من الممكن تحسين ذلك أو تغييره.

التعلم من الملاحظات

خذ دائمًا التعليقات بطريقة إيجابية وتعلم منها. يحتاج المرء إلى أن يضع في اعتباره أنهم ينشئون مستندًا للجمهور ويجب أن يرضي الجمهور وليس أنت ، ولذلك يجب أخذ كل هذه العوامل في الاعتبار أثناء إنشاء مستند.

عندما تثار مشاكل الجودة ، استمع إليها وتصرف وفقًا لذلك. تحتاج إلى التصرف بشكل مناسب والاستجابة بشكل مناسب للقضايا. قد يرغب المستخدم أو الجمهور فقط في بنية أو نمط مختلف ، فقط لأنهم يجدون أنه سهل الاستخدام أو القراءة. قد يحتاجون إلى أن تكون أحجام الصور مختلفة ، لأن الصور الضخمة أو اتجاهاتهم قد تشتت الانتباه أحيانًا.

عندما يتعلق الأمر بالأرقام ، من أجل الدقة ، قد يطلب بعض المستخدمين أكثر من نقطتين عشريتين. في بعض الأحيان قد تكون هناك أخطاء طفيفة في الحسابات. لذلك تتعرف على جمهورك عندما تتلقى تعليقات وتعرف كيفية تجنب هذه الأخطاء في المستقبل لهؤلاء الجمهور ، أو تعرف التخطيط الذي يجب استخدامه لجمهور مختلف.

عند فشل فتح المستندات

هناك مشكلة شائعة أخرى نواجهها جميعًا في أنشطة الأعمال اليومية لدينا وهي فشل المستندات في الفتح. يتعلق هذا بمشكلات التوافق أو التعارض مع البرنامج الذي تم فيه إنشاء المستند أو فتح المستند. في مثل هذه المواقف ، من الأفضل الاتصال بالمستقبل ، ومتابعة البرنامج الذي يستخدمه معهم ، والسؤال عن الأخطاء التي تظهر وحل المشكلة.

يمكنك تحويل المستند إلى تنسيق متوافق مختلف وإرساله مرة أخرى ، أو إذا كان المتلقي قادرًا على القيام بذلك ، يمكنك توجيههم خلال هذه العملية. أكرر هذه النقطة هنا. حاول حفظ المستندات دائمًا بتنسيق بسيط قدر الإمكان.

اشرح بدلا من الجدل

ابق هادئًا وتصرف وفقًا لطلب البحث. قد تكون هناك أوقات استخدمت فيها أسلوبًا معينًا أو بنية أو تنسيقًا أو اتجاهًا لسبب أو غرض معين. يمكنك شرح ذلك للمستخدم ( وليس الجدال ) ومعرفة ما إذا كان يفهم الحقيقة وعلى استعداد لقبولها. كل هذه الأمور ستنشئ في النهاية وثيقة تلتزم بالمعايير وستفي بجميع متطلبات الجودة لهذا الغرض.

تذكر دائمًا ، الجودة مهمة ، لأنها تضمن قدرة العمل!

خلاصة هذه الوحدة

آمل أن يكون لديك معرفة وفهم جيدان

• كيفية استخدام تطبيق أو برنامج معالجة الكلمات لتنسيق مستند للعرض التقديمي أو الطباعة أو التوزيع.
• كيفية التأكد من أن المستند يبدو ذا مغزى ، ويحتوي على محتويات مفيدة ويلتزم بالمعايير التي وضعتها المنظمة.
• التحقق من التنسيق والتدقيق الإملائي والتدقيق النحوي والتخطيطات الأخرى قبل الإنهاء.

آمل أن يكون هذا مفيدًا لك. إذا كنت ترغب في تصفح الأقسام السابقة من هذه الوحدة ، يرجى اتباع الروابط أدناه:

القسم 1 - أدخل ودمج النص والمعلومات الأخرى بدقة في مستندات معالجة الكلمات (برنامج معالجة الكلمات ، الأسئلة 1.1 إلى 1.7)

القسم 2 - إنشاء وتعديل التخطيط والهياكل لوثائق معالجة الكلمات (برنامج معالجة الكلمات ، الأسئلة 2.1 إلى 2.4)

من فضلك لا تتردد في ترك تعليقاتك وملاحظاتك. إذا كان لديك أي استفسار ، فلا تتردد في طرحها. أتمنى لك كل خير!

يرجى مشاركة ملاحظاتك