Nvq: شرح إجراءات تخزين واسترجاع المعلومات

تعرف على الغرض والإجراءات المتعلقة بتخزين المعلومات واسترجاعها في إدارة الأعمال.

تصوير سيمون أبرامز على Unsplash

هذه المقالة مخصصة للمرشحين الذين يعملون من أجل الحصول على دبلوم NVQ من المستوى 2 أو 3 في الأعمال والإدارة. هذه وحدة من المستوى 2 بإجمالي 3 وحدات. تتعامل هذه الوحدة مع تخزين واسترجاع المعلومات الخاصة بشركة أو مؤسسة وفقًا لمتطلبات الأمن والسرية. أغطي الجزء الأول من نتيجة التعلم ، والذي سيساعد المرء على فهم العمليات والإجراءات الخاصة بتخزين واسترجاع المعلومات.

سنناقش بإيجاز:

• الغرض من تخزين واسترجاع المعلومات المطلوبة.
• أنواع أنظمة المعلومات المختلفة وخصائصها.
• الغرض من المتطلبات القانونية والتنظيمية لأمن وسرية المعلومات.
• الغرض من تأكيد المعلومات المراد تخزينها واسترجاعها.
• طرق للتحقق من المعلومات للتأكد من دقتها ولماذا.
• كيفية تقديم المعلومات بتنسيق وجدول زمني متفق عليهما.
• أنواع المعلومات التي يمكن حذفها.
• المشكلات التي قد تحدث مع أنظمة المعلومات وكيفية التعامل معها.

هذه المقالة هي مورد لأولئك الذين يعملون من أجل الحصول على دبلومات NVQ المستوى 2 أو 3 في الأعمال والإدارة.

pixabay.com/ar/business-man-home-office-business-1176006/

ما هي المعلومات؟

يمكن تعريف المعلومات على أنها حقائق قدمها شخص ما أو تعلمها عن شخص ما أو شيء ما أو حقائق تم جمعها من خلال البحث أو بوسائل أخرى. يمكن تعريفها أيضًا على أنها رسالة يتم نقلها من خلال بعض الوسائل. يمكن تسجيل المعلومات ونقلها وهي مهمة للغاية لأنها تساعد في النتائج والقرارات. يجب أن تكون دقيقة ومستعدة في الوقت المناسب. يجب أن يكون محددًا وأن يلتزم بالضرورة أو الغرض (يكون ذا صلة) ، وأن يكون له معنى ومنطقي يساعد على اكتساب الفهم.

يمكن أن تكون المعلومات مادية أو إلكترونية وتحتاج إلى إدارتها بكفاءة. إدارة المعلومات هي مسؤولية المنظمة حيث يتم جمعها وإدارتها وتخزينها ومشاركتها وحفظها واسترجاعها وتسليمها.

1.1 شرح الغرض من تخزين واسترجاع المعلومات المطلوبة

تخزين المعلومات هو العملية التي يتم فيها إيداع المعلومات أو تخزينها في مخزن (خزانات ، محرك أقراص صلبة ، بطاقة ذاكرة ، إلخ) واسترجاع المعلومات هو عملية الحصول على موارد المعلومات المخزنة ذات الصلة بالاحتياجات.

الغرض الرئيسي من تخزين أي معلومات هو استرجاعها بسهولة في المستقبل عندما تكون مطلوبة. إنه أيضًا جزء من ممارسة أعمال الشركة. يجب أن يتم تخزين المستندات في الإجراء المناسب حتى يسهل العثور عليها. اعتمادًا على نوع المعلومات ، يمكن تخزين المعلومات في خزانات مقاومة للحريق للنسخ المطبوعة أو الأقراص الصلبة أو أجهزة التخزين الإلكترونية الأخرى للنسخ الإلكترونية.

اعتمادًا على طبيعة الشركة أو المنظمة أو العمل التجاري ، يجب تخزين أنواع مختلفة من المعلومات. يمكن أن تكون أسرارًا متعلقة بالشركة ، أو ملفات شديدة السرية تتعلق بالشركة أو الموظفين أو العملاء / العملاء. لذلك يجب تخزين الملفات باتباع جميع إجراءات السرية وحمايتها وفقًا لقانون حماية البيانات لأنها معلومات ضرورية لتوفير خدمة عالية الجودة وأيضًا من أجل التشغيل السلس للشركة.

الغرض من استرجاع المعلومات هو توفير خدمة عالية الجودة للشخص المناسب في الوقت المناسب ، مع توفير جميع المعلومات المطلوبة. فقط إذا تم تخزين البيانات بطريقة إجرائية يمكن استرجاعها بسهولة. قد يتم استرداد المعلومات لأغراض التسويق ، وللاتصالات ، ولأغراض المراقبة ، ولإستطلاعات الرأي وغيرها من الأبحاث التي قد تجريها منظمة أو شركة. سيتم أيضًا استرداد المعلومات في المواقف التي قد يلزم فيها مشاركة المعلومات مع الشركات الشريكة ومع الشرطة أو دائرة الإيرادات الداخلية.

يلعب تخزين البيانات واستعادتها دورًا رئيسيًا في تحسين أداء الشركة ويمكن أن يحدث هذا إما دون اتصال بالإنترنت أو عبر الإنترنت وبتنسيقات مختلفة.

1.2 وصف أنظمة المعلومات المختلفة وخصائصها الرئيسية

نظم المعلومات هي عبارة عن مجموعة من شبكة الأجهزة والبرامج والبيانات والإجراءات التي يستخدمها الأشخاص والمؤسسات لتخزين المعلومات وإجراءات استرجاعها. يهتم بجمع البيانات وإنشاء البيانات ومعالجتها وتوزيع البيانات واسترجاع البيانات. يساعد على تحسين كفاءة وفعالية المنظمة.

كان نظام المعلومات السابق يحتوي على ثلاثة أنواع فقط.

• نظام معالجة المعاملات: هذا النظام مسؤول عن معالجة المعاملات التجارية اليومية. تختلف أنواع المعاملات من منظمة إلى أخرى. يساعد في الحفاظ على البيانات وإضافتها وتغييرها وإزالتها. بعض الأمثلة هي تقديم الطلبات والفواتير وإيداع الشيكات وأنظمة الرواتب وأنظمة الحجز ومراقبة المخزون وما إلى ذلك. يستخدم هذا النظام موظفو الخطوط الأمامية.
• نظام المعلومات الإدارية: يساعد هذا النظام في تنفيذ المهام المطلوبة لحل المشكلات واتخاذ القرار. هذه هي أنظمة مستوى الإدارة وتساعد في التشغيل السلس للمؤسسة. يساعد في إنشاء التقارير اللازمة لتشغيل ومراقبة مستويات الأداء ومستويات الكفاءة ، وبيانات للمحاسبة والمعاملات الأخرى. بعض الأمثلة هي أنظمة إدارة المبيعات ، وإعداد الميزانية ، والموظفين ، ومراقبة المخزون وما إلى ذلك. يجب أن تكون هذه المعلومات دقيقة للغاية وذات صلة.
• أنظمة دعم القرار: يساعد هذا النظام في اتخاذ قرارات طويلة المدى ويستخدم لمساعدة المديرين. يستخدم هذا النظام موارد داخلية وخارجية ويستخدم لتحليل المعلومات الموجودة وتوقع الآثار. إنها تساعد في التقارير الموجزة والتنبؤات والرسوم البيانية وما إلى ذلك. بعض الأمثلة هي أنظمة اللوجستيات ونماذج جداول البيانات وما إلى ذلك

في الآونة الأخيرة تم إضافة عدد قليل من أنظمة المعلومات الأخرى وهي كذلك

• نظام المعلومات التنفيذي: يساعد هذا النظام في تدفق المعلومات وإعداد التقارير وتحليل البيانات للمؤسسة. يتم استخدامه من قبل المديرين التنفيذيين وكبار المديرين للتنبؤ بمستقبل الشركة وهذا النظام يعرض البيانات من كل من الموارد الخارجية والداخلية. يساعد في ملخص التقارير والتنبؤات.
• مستودع البيانات: يساعد هذا النظام في تخزين المعلومات إلكترونيًا ويساعد أيضًا في تحليل البيانات واسترجاعها ومشاركتها وإدارتها.
• أتمتة المكاتب: هذا النظام هو نظام معلومات قائم على الكمبيوتر ويساعد على إنشاء المعلومات وتعديلها وتجميعها بتنسيق رقمي. تم تطويرها لزيادة كفاءة العاملين في المكاتب والمساعدين الإداريين والمديرين والمهنيين والأمناء وأي شخص يستخدم الكمبيوتر لتخزين واسترجاع المعلومات والبيانات.

1.3 شرح الغرض من المتطلبات القانونية والتنظيمية لأمن المعلومات وسريتها

أي معلومات مخزنة في منظمة يجب أن تتبع إجراءات الأمن والسرية. أمن المعلومات وسريتها هي العملية التي يتم فيها الاحتفاظ بالبيانات بعيدًا عن الوصول غير المصرح به أو الكشف أو الإتلاف أو الاستخدام أو التعديل. ينطبق على كل من البيانات المادية والإلكترونية. تقوم جميع المؤسسات بتخزين قدر كبير من المعلومات السرية حول موظفيها وعملائها وحالة الشركة والمنتجات والاستطلاعات والشؤون المالية ، وما إلى ذلك ، لذا أثناء التعامل مع هذه المعلومات ، يجب توخي الحذر لاتباع إجراءات الأمان والسرية ، لأنه إذا تم إدخال المعلومات الأيدي الخطأ يمكن أن يؤدي إلى عواقب سلبية خطيرة. سيؤثر أيضًا على أخلاقيات وإدارة المنظمة وسيؤدي إلى اتخاذ إجراءات قانونية.

أيضًا أثناء نقل المعلومات إلى منظمات أو أفراد آخرين ، يجب اتباع إجراءات السرية وحماية البيانات. يمكن نقل المعلومات السرية مثل تاريخ الميلاد وتفاصيل بطاقة الائتمان والخصم والدين والعرق والوضع المالي وما إلى ذلك ، إلى الأشخاص الذين لديهم سلطة فقط أو الذين وافق عليهم المالك وعليه أيضًا اتباع قوانين السرية و اللوائح.

من المهم التأكد من أن البيانات المحفوظة دقيقة ومحدثة.

المجال العام ، عبر Pixabay

1.4 شرح الغرض من تأكيد المعلومات المراد تخزينها واسترجاعها

تقوم المؤسسات والشركات والشركات بتخزين قدر كبير من المعلومات ، ولكن تخزين المعلومات الخاطئة لا فائدة منه. لذلك قبل تخزين المعلومات ، يجب على المرء توخي الحذر في المرحلة التي يتم فيها جمع البيانات أو جمعها. يجب توخي الحذر للتأكد من صحة البيانات وحداثتها. كما ينطبق على استرجاع البيانات. كما تمت مناقشته سابقًا ، فإن استرجاع البيانات هو لغرض ولا يوجد استخدام لاسترجاع البيانات القديمة. لذلك يجب تحديث الأنظمة في جميع الأوقات عن طريق التحقق من السجلات القديمة بشكل دوري في فترة زمنية معينة.

وبالتالي فإن الغرض من تأكيد المعلومات التي سيتم تخزينها أو استرجاعها هو ، لتجنب المعلومات غير الدقيقة ، وتجنب المعلومات الخاطئة ، ومنع الأخطاء ، وكذلك تجنب التكاليف غير الضرورية والمسائل التي قد تنشأ نتيجة للمعلومات الخاطئة. يمكن أن تؤدي المعلومات الخاطئة إلى نتائج خطيرة. على سبيل المثال ، يمكن أن يؤدي العنوان القديم للعميل إلى أي اتصالات مرسلة إلى العميل تنتهي في أيدي شخص خاطئ أو خطير ، مما قد يكون له آثار كارثية على الشركة والعميل

1.5 وصف طرق فحص المعلومات للتأكد من دقتها

يجب دائمًا فحص المعلومات للتأكد من دقتها ، لأن المعلومات غير الدقيقة يمكن أن تؤدي إلى نتائج خطيرة. يمكن أن تكون المعلومات ذات صلة بأي شيء يتعلق بالمنظمة. عندما يتعلق الأمر بالعملاء ، يمكن أن يكون العنوان أو رقم الهاتف أو المدفوعات المستحقة ، عندما يتعلق الأمر بالموظفين ، يمكن أن يكون تقييمهم ورواتبهم ، ومرة ​​أخرى عناوينهم وأرقام هواتفهم ، وبالنسبة للأعمال ، يمكن أن يكون ذلك هو الشؤون المالية للشركة والأرباح وتفاصيل الموظف والعميل ومعلومات أخرى متنوعة.

يمكن تعيين التنبيهات على معلومات العميل والموظف للتأكد من الاتصال بهم للحفاظ على تحديث النظام. سيساعد استخدام البرامج الجيدة لأغراض قواعد البيانات في الحفاظ على المعلومات بدقة. عمليات التدقيق الخارجية والداخلية هي طريقة أخرى لتحديث المعلومات باستمرار.

1.6 شرح الغرض من التحقق من المعلومات للتأكد من دقتها

يتعين على جميع الشركات والمؤسسات التحقق للتأكد من دقة المعلومات التي قاموا بتخزينها. على سبيل المثال ، يجب تسجيل الأموال الواردة والصادرة بشكل صحيح وإلا ستبدو كما لو أن الشركة لم تحقق الكثير من الأرباح ويمكن أن تؤثر على أسعار أسهم الشركة ، وتؤثر على الموظفين حيث قد لا تكون الشركة قادرة على ذلك دفع الموظفين وسيتعين عليهم خفض عدد الموظفين ، ولن يوافق المقرضون على إقراض المال ، إلخ.

يمكن أن يكون للمعلومات غير الصحيحة آثار سلبية خطيرة ويمكن أن تؤثر على الوضع المالي للشركة وقيمها. ستساعد دقة المعلومات المديرين التنفيذيين على التخطيط للمستقبل وتحديد الأهداف. سيكونون قادرين أيضًا على التخطيط لأوجه القصور مسبقًا.

1.7 شرح الغرض من توفير المعلومات للتنسيق المتفق عليه والمقاييس الزمنية

المعلومات عند الطلب يجب أن تكون في الشكل المتفق عليه ويجب تقديمها أو تقديمها في الجداول الزمنية المتفق عليها. سيكون لكل منظمة تنسيق أعمال قياسي لجميع المستندات التي يتعاملون معها. أيضًا عند التعامل مع شركات أخرى ، سيكون هناك صيغ متفق عليها بشأن المعلومات التي يجب تقديمها. إذا لم يتم تقديم المعلومات بالتنسيق المتفق عليه ، فستتطلب إعادة التنسيق ، الأمر الذي سيستغل وقتًا إضافيًا وسيؤدي أيضًا إلى الإضرار بسمعة المنظمة.

مشابه جدًا لذلك ، إذا لم يتم تقديم المعلومات بتنسيق صحيح ، فقد تستغرق وقتًا لإعادة التنسيق وبالتالي تمنع الشركة من مواكبة الجداول الزمنية. إذا لم يتم تقديم المعلومات في الجداول الزمنية المتفق عليها ووصلت بعد الموعد النهائي ، فلن يكون هناك أي استخدام للمعلومات بعد ذلك لأن الوقت قد مضى بالفعل ، أو لن يكون هناك وقت لتفسير المعلومات إذا كان ذلك مطلوبًا. لن يساعد في التشغيل السلس للمنظمة. لذلك ، كجزء من سياسات وإجراءات المؤسسات ، يجب تقديم المعلومات في الوقت المناسب بالشكل المتفق عليه.

1.8 وصف أنواع المعلومات التي يمكن حذفها

يمكن للشركة الاستمرار في جمع / جمع المعلومات أثناء إدارة الأعمال. على سبيل المثال ، إذا كانت لدى الشركة سجلات عملاء أو عملاء ، فسيأتي عملاء جدد طوال الوقت وستحتوي قاعدة البيانات على المزيد والمزيد من المعلومات مع نمو الشركة وفي النهاية سيكون لديها بيانات قديمة وغير مستخدمة وبيانات غير ذات صلة البيانات القديمة وما إلى ذلك ، والتي لن تشغل سوى مساحة تخزين غير مرغوب فيها. سيكون لدى كل شركة سياسة توضح المدة التي يجب الاحتفاظ فيها بالبيانات في قاعدة بياناتها ، أو إلى متى يجب تخزين الملفات المادية في خزائن المكتب. بعد هذا الوقت ، يمكن حذف المعلومات غير المرغوب فيها ، ويمكن إتلاف الملفات المادية غير المرغوب فيها باتباع إجراءات الأمان والسرية. الحذف (الملفات الإلكترونية) والتقطيع (الملفات المادية) هي العمليات المستخدمة لحذف المعلومات.يجب أن تكون هناك مراجعة دورية للمعلومات المسجلة ويجب أن تكون الأنظمة الآلية في مكانها لوضع علامة على السجلات لمراجعتها ثم حذفها عند الاقتضاء.

عند مشاركة البيانات بين الشركات أو المنظمات الشريكة ، يجب إبرام اتفاقيات بشأن المدة التي سيتم فيها الاحتفاظ بالبيانات في قاعدة البيانات الخاصة بهم ثم حذفها بعد تلك الفترة الزمنية. يجب حذف جميع المعلومات القديمة وغير الدقيقة بشكل آمن لتجنب الأخطاء والآثار الضارة.

وصف المشكلات التي قد تحدث مع أنظمة المعلومات وكيفية التعامل معها عند الضرورة

نظم المعلومات هي الأصول الهامة للمنظمة. هناك العديد من القضايا التي يمكن أن تخلق مشاكل مع أنظمة المعلومات. يمكن أن تتعرض المعلومات الإلكترونية للهجوم عن طريق الفيروسات أو المتسللين. يمكن أن تتلف معلومات الملف المادي بسبب حريق أو فيضان. يمكن خرق السرية من قبل الأشخاص الذين ليس لديهم سلطة الوصول إلى المعلومات. يمكن أن يؤدي عدم الاتصال أيضًا إلى سوء استخدام المعلومات أو تخزينها بشكل خاطئ.

يمكن أن يصيب فيروس الكمبيوتر البرامج وجميع المعلومات الموجودة في الكمبيوتر أو الشبكة. لمنع هجمات الفيروسات ومن المتسللين ، يجب استخدام برامج الأمان (مكافحة الفيروسات) والجدران النارية المناسبة ، كما يجب مراقبة الأنظمة في جميع الأوقات. يجب تجنب مشاركة المعلومات قدر الإمكان عبر الإنترنت ، وإذا لزم الأمر ، يجب اتباع إجراءات البريد الإلكتروني والاتصالات الآمنة. يجب حذف رسائل البريد الإلكتروني الواردة من مصادر غير معروفة أو مشبوهة أو غير موثوقة. يجب عدم فتح مرفقات البريد الإلكتروني المشبوهة مطلقًا. يجب توخي الحذر أثناء تنزيل الملفات من الإنترنت ، ولا يتم التنزيل إلا من مصادر جديرة بالثقة. حافظ على تحديث برنامج مكافحة الفيروسات ، حتى يتعرف على الفيروسات الجديدة ويتعامل معها.

يجب أيضًا حماية المعلومات بكلمة مرور حتى لا يتمكن الأشخاص الخطأ / غير الموثوق بهم من الوصول إلى هذه المعلومات. في الحالات التي يلزم فيها نسخ البيانات إلى أجهزة محمولة خارجية ، فمن الأفضل تشفير البيانات. يجب الحرص على عدم مشاركة المعلومات مع الأشخاص الذين ليس لديهم سلطة الوصول إلى المعلومات. من الأفضل دائمًا الاحتفاظ بنسخة احتياطية من جميع البيانات ، لذلك في حالة حدوث أي مشاكل في الأنظمة ، سيكون لدى الشركة نسخة احتياطية للعمل بها ولا تفقد جميع المعلومات القيمة. في حالة المعلومات المادية ، من الأفضل تخزينها في خزانات مقاومة للحريق وفي أماكن آمنة تكون أقل عرضة للكوارث الطبيعية.

يجب حماية المعلومات من الفساد ويجب التحكم في الوصول إليها. يجب توخي الحذر لحماية المعلومات من الاسترجاع غير المصرح به من خلال وضع إجراءات الاسترجاع المصرح بها.

حظا موفقا في دراستك

تمت كتابة هذه المقالة بفكرة عامة فيما يتعلق بتخزين واسترجاع المعلومات. عند تدوين مهمتك ، يرجى التأكد من إعداد الإجابات ذات الصلة بالعمل أو المؤسسة التي تعمل بها. تم إرسال هذه المقالة هنا لإعطائك لمحة عامة عما هو متوقع منك في أوراقك.

حظ سعيد ، وآمل أن يكون هذا مفيدًا!

أسئلة و أجوبة

سؤال: كيف يتم تسجيل المعلومات بدقة وتخزينها بشكل آمن بما يتماشى مع متطلبات النظام؟

الإجابة: يرجى الرجوع إلى هذا القسم في مقالتي: 1.5 وصف طرق التحقق من المعلومات للتأكد من دقتها.

سؤال: كيف يمكن شرح كيفية تسجيل المعلومات بدقة وتخزينها بشكل آمن ، بما يتماشى مع متطلبات النظام؟

الإجابة: تمت الإجابة على سؤالك في النقطتين 1.3 و 1.6. من فضلك، انظر بالأسفل:

1.3 شرح الغرض من المتطلبات القانونية والتنظيمية لأمن المعلومات وسريتها

أي معلومات مخزنة في منظمة يجب أن تتبع إجراءات الأمن والسرية. أمن المعلومات وسريتها هي العملية التي يتم فيها الاحتفاظ بالبيانات بعيدًا عن الوصول غير المصرح به أو الكشف أو الإتلاف أو الاستخدام أو التعديل. ينطبق على كل من البيانات المادية والإلكترونية. تقوم جميع المؤسسات بتخزين قدر كبير من المعلومات السرية حول موظفيها وعملائها وحالة الشركة والمنتجات والاستطلاعات والشؤون المالية وما إلى ذلك. أثناء التعامل مع هذه المعلومات ، يجب توخي الحذر لاتباع إجراءات الأمان والسرية ، لأنه إذا دخلت المعلومات في الأيدي الخطأ ، فقد يؤدي ذلك إلى عواقب وخيمة وسلبية. كما أنه سيؤثر على الأخلاق وإدارة المنظمة وسيؤدي إلى اتخاذ إجراءات قانونية.

أثناء نقل المعلومات إلى منظمات أو أفراد آخرين ، يجب اتباع إجراءات السرية وحماية البيانات. يمكن تمرير المعلومات السرية مثل تاريخ الميلاد ، وتفاصيل بطاقة الائتمان والخصم ، والدين ، والعرق ، والوضع المالي ، وما إلى ذلك ، إلى الأشخاص الذين لديهم سلطة فقط أو الذين وافق عليهم المالك ، وعليه أيضًا اتباع قوانين ولوائح السرية ".

1.6 اشرح الغرض من التحقق من المعلومات للتأكد من دقتها

يتعين على جميع الشركات والمؤسسات التحقق للتأكد من دقة المعلومات التي قاموا بتخزينها. على سبيل المثال ، يجب تسجيل الأموال الواردة والصادرة بشكل صحيح ، وإلا سيبدو الأمر كما لو أن الشركة لم تحقق الكثير من الأرباح. يمكن أن يؤثر هذا على أسعار أسهم الشركة والموظفين لأن الشركة قد لا تكون قادرة على دفع رواتب الموظفين وسيتعين عليها خفض عدد الموظفين ولن يوافق المقرضون على إقراض الأموال ، إلخ.

يمكن أن يكون للمعلومات غير الصحيحة آثار سلبية خطيرة ويمكن أن تؤثر على الوضع المالي للشركة وقيمها. ستساعد دقة المعلومات المديرين التنفيذيين على التخطيط للمستقبل وتحديد الأهداف. كما سيكونون قادرين على التخطيط مسبقا لأوجه القصور ".

سؤال: لماذا يجب على الشركة ربط الجدول الزمني لتطوير نظامها بالمقياس الزمني للمعلومات المطلوبة؟

الإجابة: بدون جدول تطوير مرتبط بنطاق الوقت ، لن تكون الشركة قادرة على وضع خطة أو لديها فكرة عن كيفية إكمال المشروع. بغض النظر عن حجم أو نطاق المشروع ، فإن الجدول الزمني هو دائمًا جزء أساسي من إدارة المشروع. هذا يخبر الشركة والفريق متى يجب القيام بكل نشاط ، وما تم إنجازه بالفعل ، والتسلسل الذي يجب إنهاء الأشياء به. بهذه الطريقة ، تتحول الرؤية التي تمتلكها الشركة للمشروع إلى خطة زمنية.