Nvq المستوى 3: طلب المنتجات والخدمات في الأعمال والإدارة

يتطلب الحصول على دبلوم المستوى 3 في الأعمال والإدارة معرفة دقيقة بطلب المنتجات والخدمات.

مقدمة عن هذه الوحدة

هذه الوحدة عبارة عن وحدة اختيارية من المستوى 3 من المجموعة ب مع 5 وحدات معتمدة ، وهي وحدة طويلة جدًا. عند الانتهاء من هذه الوحدة ، سيتمكن المرشح من تحديد واستخدام المنتجات والخدمات المختلفة ، وكتابة مواصفات المنتجات والخدمات والتأكد من أن المنتجات والخدمات تتوافق مع توقعات ومعايير المنظمة أو الشركة.

يجب أن يكون المرشح قادرًا على شرح سبب اختيار المنتجات عالية الجودة ، ولكن بأفضل قيمة مقابل المال. يجب أن يكونوا قادرين أيضًا على شرح كيفية التفاوض على أفضل قيمة مقابل المال. سيحتاج المرشح إلى معرفة كيفية ولماذا الحفاظ على علاقات جيدة مع الموردين ومقدمي الخدمات وأيضًا معرفة وفهم ماهية سلسلة التوريد وكيف تعمل.

بالإضافة إلى هذا المقال ، هناك بيان شخصي يغطي الجزء الأكبر من الوحدة!

1.1 تحديد مصادر مختلفة للمعلومات عن المنتجات والخدمات للمؤسسة.

تبحث الشركات دائمًا عن معلومات للمنتجات التي تستخدمها في مصادر وموفري مختلفين ، حتى يتمكنوا من اتخاذ قرار جيد بشأن ما يحتاجون إليه لجعل أعمالهم فعالة. يبحثون في تكاليف المنتجات مع شركات مختلفة ؛ إنهم ينظرون إلى سعر الخدمات الفردية ويجدون أفضل تطابق ، أي المنتج الذي يناسب مؤسستهم بشكل أفضل فيما يتعلق بالتكلفة والجودة. يمكن جمع المعلومات الخاصة بذلك من خلال الكتالوجات والمواقع الإلكترونية والصحف والمنشورات أو عن طريق الاتصال بالشركات وزيارتها.

1.2 شرح كيفية استخدام مصادر مختلفة للمعلومات عن المنتجات والخدمات.

تتوفر المعلومات المتعلقة بالمنتجات والخدمات إما عبر الإنترنت أو في كتيبات أو يمكن الحصول عليها من الشركة مباشرة. يتعين على المرء استخدام هذه المعلومات لتحديد الخدمة أو المنتج الذي يناسب احتياجات الشركة والموظفين. تساعد المصادر المختلفة أيضًا في مقارنة المنتجات والخدمات المختلفة من أجل اختيار المنتج المناسب. يمكننا أن نطلب منهم إرسال عينات وكتالوجات إلينا لإلقاء نظرة على التكاليف والجودة. أيضًا بالنسبة لعمليات الشراء بالجملة ، يمكننا طلب عروض الأسعار واختيار الأفضل.

1.3 وصف كيفية كتابة المواصفات لمنتج أو خدمة.

المواصفات هي وصف للعناصر التي ترغب في شرائها وما يجب على المورد اقتباسه وتقديمه.

عند كتابة مواصفات لمنتج ما:

• يجب أن تكون المبادئ التوجيهية واضحة وقصيرة.
• يجب أن يتضمن التكاليف والكمية وتحديد ما إذا كان للتسليم أو التحصيل.
• يحتاج أيضًا إلى تضمين كتيبات أو ملاحظات تتعلق بالصحة والسلامة.
• تأكد من فهمك لما هو مطلوب.
• ابحث في السوق بدقة من خلال التحدث إلى مختلف الموردين فيما يتعلق بالتكاليف وجداول وقت التسليم
• تحديد المخاطر المحتملة المرتبطة بشراء المنتجات
• احصل على فهم واضح للسلع والخدمات من قبل كل مزود

1.4 تحديد مصادر المنتجات والخدمات التي تلبي توقعات الجودة للمؤسسة.

عند اختيار المنتجات والخدمات لمؤسسة ما ، تأكد من حصولك على عروض أسعار من مختلف مقدمي الخدمات والشركات ، بحيث يمكنك مقارنة الخدمات المختلفة واختيار الخدمة الفعالة من حيث التكلفة. الشيء الثاني الذي يجب أخذه في الاعتبار هو الجودة. قارن الخدمات المختلفة ، وقم بزيارات للشركات لمعرفة الخدمات التي تقدمها وشاهد جودة الخدمات قبل اختيار ما تشتريه. الجودة تعني الكثير بالنسبة للمؤسسة.

بمجرد اكتمال ما سبق ، قارن لاختيار أفضل خدمة فعالة من حيث التكلفة وذات جودة جيدة ، وقم بشرائها.

1.5 شرح الغرض من اختيار المنتجات والخدمات التي تلبي توقعات الجودة للمؤسسة.

كل منظمة تفكر جيدًا قبل شراء أي منتج. يشترون الأشياء المطلوبة فقط. لتحقيق النجاح في أعمالهم ، يتعين عليهم شراء المنتجات أو الخدمات مع فهم واضح لمتطلبات عملائهم. فقط إذا اختارت المنظمة المنتجات والخدمات التي تلبي توقعات الجودة ، فستكون قادرة على تقديم أفضل خدمة لعملائها.

كما أنه ضروري لفوائد الموظفين العاملين في المنظمة. لكي تكون المنظمة ناجحة وفعالة ، يجب أن تنتشر الجودة عبر جميع الأشخاص والإدارات والأنشطة والوظائف.

1.6 صف كيفية التفاوض على أفضل قيمة مقابل المال.

يعد التفاوض بشأن أفضل قيمة مقابل المال أمرًا مهمًا حتى تظل على رأس ميزانيتك وتوفر أيضًا الإنفاق. قبل التفاوض ، اجمع أكبر قدر من المعلومات حول المنتجات أو الخدمات التي ترغب في شرائها وبعد ذلك تأكد من أن الخدمة أو المنتج نوعي ومفيد للمؤسسة. تحقق من نفس المنتج مع شركات مختلفة ؛ يمكنك القيام بذلك عن طريق البحث عبر الإنترنت أو التحقق من الكتيبات أو الاتصال بالشركات أو زيارتهم شخصيًا.

بمجرد أن تقرر ، اذهب للحصول على سعر الطلب وابقى ثابتًا عليه. يجب أن تكون مستعدًا للمغادرة إذا لم يوافق المورد. قد يعودون إليك للتفاوض أو يمكن لشركة أخرى أن تقدم لك أسعارًا تنافسية.

1.7 شرح الغرض من تطوير والحفاظ على علاقات جيدة مع الموردين وطرق القيام بذلك.

يعد الحفاظ على علاقات جيدة مع الموردين ممارسة تجارية جيدة. إنه يفيد كل من المنظمة التي هي أنت والمورد. يمكن للموردين أن يقدموا لك عروضًا وأن يكونوا مرنين في ممارسة الأعمال التجارية إذا كانت علاقتك معهم جيدة. تأكد دائمًا من تسوية جميع الحسابات في الوقت المناسب ، واحرص على مراعاة مندوبي المبيعات ، وتقديم الطلبات في وقت مبكر ، وإعطاء المورد وقتًا كافيًا لتسليمها لك في الوقت المناسب ، بدلاً من القيام بذلك في اللحظة الأخيرة ، وفي النهاية توخي الحذر الشديد حول البضائع التالفة أو المفقودة. يجب التعامل معها بعناية.

1.8 وصف سلسلة التوريد وكيف تعمل.

بحسب ويكيبيديا وتعريفات أخرى على الشبكة ،

في سلسلة التوريد ، تتم العديد من الأنشطة ، مثل تحويل المنتج من مورد طبيعي أو مواد خام إلى منتج نهائي أو منتج نهائي يتم تسليمه إلى العميل أو العميل. تتكون سلسلة التوريد من جميع الأطراف المعنية مثل فريق الإنتاج والشركة والمورد والمؤسسة التي يتم تسليمها إليها والعملاء الذين يشترونها. هم في الأساس المصنعون والموردون أو تجار الجملة وتجار التجزئة والمستهلكون.

باختصار ، تحصل سلسلة التوريد على منتج ما من مورد إلى مستهلك ويساهم كل فرد مشارك في السلسلة في سلسلة التوريد.

2.1 وصف إجراءات طلب وتوريد المنتجات والخدمات للمؤسسة.

يعد طلب وتوريد المنتجات والخدمات لمؤسسة ما مهمة مهمة للغاية ، حيث إنها تنطوي على رعاية العملاء. قد تتضمن المنتجات أشياء أساسية مثل اللوازم المكتبية مثل مواد الطباعة والأدوات المكتبية ومعدات تكنولوجيا المعلومات وما إلى ذلك ، والتي يمكن أن تكلف الكثير من المال. قد تتضمن الخدمات أي خدمة مأخوذة من مؤسسة أو مزود مختلف. على سبيل المثال ، تتلقى منظمتنا خدمات من NHS ودور الرعاية.

عند طلب الخدمات والمنتجات ، يتعين على الشخص المسؤول أن يطلب كمية كافية ، حتى لا ينفد المخزون ويؤثر على أداء المنظمة. على سبيل المثال ، إذا نفدنا المظاريف ومواد الطباعة وما إلى ذلك ، فقد يؤثر ذلك على المنظمة بطرق مختلفة.

يجب اتباع الإجراءات التالية عند طلب المنتجات:

• عند طلب اللوازم المكتبية ، اذكر التفاصيل الواضحة والدقيقة للمنتجات بما في ذلك رمز المنتج حيثما أمكن ذلك.
• يجب تحديد الحجم واللون وأي تفاصيل أخرى
• تأكد من حصولك على نموذج الطلب المعتمد من قبل مدير المكتب
• يمكن إجراء الطلب من خلال نموذج طلب أو من خلال الكتالوجات الموجودة على النظام ، وفي مكتبنا يتم ذلك عبر SRM.
• عند تسليم أمر التوريد الثابت ، يجب فحصه بدقة كل صنف للتأكد من تسليم جميع المستلزمات المطلوبة في أمر الطلب بشكل صحيح وبالكمية الصحيحة المطلوبة.
• يتم توقيع أمر الطلب من قبل الشخص الذي يقوم بفحص الإمدادات لإظهار الموافقة على الأمر الذي تم تسليمه.
• يجب إرجاع أي عنصر يتم العثور عليه غير صحيح أو تالف بأي حال من الأحوال في أقرب وقت ممكن واستبداله من قبل المورد لتجنب أي تأخير غير ضروري.

2.2 وصف الاحتياجات والأولويات لطلب وتوريد المنتجات والخدمات للمؤسسة.

عند طلب منتجات وخدمات لمنظمة ما ، تحقق لمعرفة ما إذا كانت ضرورية حقًا للمؤسسة ، وكيف سيساعد ذلك على حسن سير عمل المنظمة ، وما هي الإيجابيات والسلبيات ، ومن يحتاج إليها ، وماذا سيكون المزايا الأخرى لاستخدام تلك المنتجات والخدمات. حدد أيضًا أولويات المنتجات وفقًا لاحتياجاتها واطلب فقط المنتجات الأساسية ، حيث أن طلب كل ما هو مطلوب يمكن أن يسبب مشكلة في وقت لاحق من السنة المالية على الميزانية.

2.3 شرح الغرض من وجود سياسات تنظيمية لقبول الهدايا والضيافة.

من المهم للمؤسسة أن يكون لديها سياسة مكتوبة تنظم العلاقة بين الشركة وموظفيها والبيئة الخارجية. كل منظمة لديها سياسة بشأن قبول الهدايا. في شركتنا ، قبول الهدايا أو كرم الضيافة دون إذن أو إفشاء أمر غير مقبول . يوضح هذا معايير المنظمة ويخبر الموظفين بما هو متوقع منهم ويحمي الشركة أو المنظمة. قد يؤدي قبول الهدايا إلى الشك في السلوك غير اللائق.

وفقًا لسياسة الهدايا والضيافة ،

3.1 شرح الغرض من مراقبة وتقييم إجراءات طلب وتوريد المنتجات والخدمات وطرق القيام بذلك.

تعد مراقبة وتقييم إجراءات الشراء جزءًا لا يتجزأ من إدارة المنظمة. يتم إشراك مستوى عالٍ من الاهتمام والتركيز أثناء عملية الشراء. يجب مراقبة أي أمر وتقييمه لتجنب خسارة المنظمة.

المراقبة: في هذه العملية ، تتم مراجعة المنتجات على أساس مستمر. تتم مراقبة الطلبات لمعرفة ما إذا كانت قد اكتملت في الوقت المطلوب وما إذا كان الهدف قد تم تحقيقه ، والذي يتضمن الميزانية والاحتياجات الأخرى. من خلال المراقبة ، يمكن للمرء اتخاذ الإجراءات اللازمة في حالة حدوث أي مشاكل ومنع أي ممارسات سيئة.

التقييم: هذايتم إجراؤه لتحليل التقدم المحرز نحو الأهداف والغايات التي تم تحديدها بالفعل. في جميع المنظمات ، يجب تقييم المنتجات والخدمات على أساس شهري أو ربع سنوي أو سنوي اعتمادًا على قدرتها أو قدرتها. يساعد على تتبع ما إذا كانت الأهداف والخطط قد تم تحقيقها ، وبالتالي تمهيد الطريق للخطط المستقبلية.

يمكن تحقيق هذه بواسطة

• ضع قائمة تحقق لمعرفة ما إذا كان يتم اتباع إجراءات الشراء. قم بإعداد قائمة المراجعة مع المناقشة بين أعضاء الفريق وأعضاء المنظمة ، كما هو الحال مع الجميع وليس أنت فقط
• إذا كانت هناك أية مخاوف ، فيمكن تحديدها باتباع مخطط أو رسم بياني. يمكن تحديد مجالات المخاطر والبحث عن حلول من ذوي الخبرة.
• يجب عليك تتبع كل عملية شراء وتتبعها ، من خلال عملية الشراء بأكملها.
• حدد دائمًا أيضًا ما إذا كانت طريقة الشراء المستخدمة مناسبة للسلع أو الخدمات التي يتم الحصول عليها.
• توثيق جميع المشتريات والمعاملات.

3.2 وصف الإجراءات التي يمكن اتخاذها لتحسين الكفاءة في طلب وتوريد المنتجات والخدمات.

يمكن تحسين الكفاءة في طلب وتوريد المنتجات والخدمات من خلال القيام بما يلي:

• اطلب من خلال النظام الذي توفره الشركة لتجنب أي مشاكل.
• اختر الشركة الأكثر فعالية من حيث التكلفة والنوعية
• احتفظ دائمًا بقائمة العناصر المطلوب طلبها ، إذا كان الطلب يتم بشكل دوري ، على سبيل المثال ، مرة واحدة في الشهر ، حتى لا تفوتك أي عناصر.
• إذا لم تستلم طلبًا في الوقت المحدد ، فتحقق من المورد لمعرفة السبب.
• تأكد من اختيار العناصر الصحيحة ذات الرموز والكمية الصحيحة ، وتحقق دائمًا لمعرفة ما إذا كانت الطلبات التي تتجاوز حد العتبة قد تمت الموافقة عليها من قبل المدير.
• بمجرد تقديم الطلب ، تحقق من الفاتورة واستلام البضائع للفاتورة وأرسلها إلى فريق المدفوعات المركزي ، بحيث يتم الدفع لهذا المورد في الوقت المحدد.

3.3 وصف طرق الحصول على قيمة أفضل مقابل المال للمنتجات والخدمات المقدمة.

يجب أن تستند جميع المشتريات العامة للسلع والخدمات إلى القيمة مقابل المال. القيمة مقابل المال لا تتعلق بتحقيق أدنى سعر مبدئي ، ولكن تتعلق بالجودة والتكلفة للخدمة النوعية

يمكن تحقيق أفضل قيمة مقابل المال من الشراء بعدة طرق:

• الحصول على مستوى أو جودة أعلى للخدمة بنفس التكلفة.
• تجنب عمليات الشراء غير الضرورية ، لأن ذلك يهدر المال.
• التأكد من تلبية احتياجات المستخدم نوعياً.
• يمكنك دائمًا العمل جنبًا إلى جنب مع الأقسام الأخرى وتقديم الطلبات بالجملة ، حيث يمكن أن يكون هناك خصومات أفضل من الشراء بالجملة.
• يجب أن تكون العلاقة بينك وبين المورد جيدة من أجل الحصول على أعمال فعالة من حيث التكلفة.

لماذا من المهم اختيار المنتجات والخدمات التي تمثل أفضل قيمة مقابل المال؟

عند اختيار المنتجات والخدمات ، من المهم اختيار المنتجات التي تمثل أفضل قيمة مقابل المال في أي وقت. هذا مهم لأن:

• لديه توازن صحيح بين التكلفة والجودة وهذه الخدمات هي الأكثر موثوقية.
• تجعل أفضل قيمة مقابل المال كل من المورد والعميل سعداء لأن الرصيد يستبعد الخلافات.
• يساعد في بناء علاقة بين العميل والمورد
• تدوم هذه المنتجات لفترة أطول وتوفر الكثير من النفقات الصغيرة الأخرى. على سبيل المثال ، عندما تنظر إلى تكلفة منتج باهظ الثمن ، سيكون أرخص كثيرًا عند مقارنته بالتكلفة الإجمالية لمدى الحياة لمنتج تم شراؤه بسعر أرخص في البداية ، ثم تحمله نفقات صغيرة أخرى خلال حياته.
• ستكون أوقات التسليم أسرع ، وبالتالي توفير الخسائر في الأعمال وعملياتها.
• ستكون شروط الدفع مرنة والأسعار لا تختلف كثيرًا.
• بهذه الطريقة يمكنك توفير المال دون التضحية بالجودة ، ولكن أفضل قيمة مقابل المال لا تعني دائمًا توفير المال. على سبيل المثال ، المورد الذي يقدم خدمة عالية الجودة مع استجابات سريعة بسعر أعلى يمكن أن يظل أفضل قيمة مقابل المال ، لأنك تلقيت خدمات عالية الجودة مقابل المال الذي أنفقته.