المستوى 3 من Nvq: إنتاج المستندات في بيئة الأعمال

مراجعة السياسات والإجراءات المتعلقة بإنشاء مستندات تجارية عالية الجودة.

الصورة لشارون ماكوتشين على Unsplash

مقدمة عن هذه الوحدة

هذه وحدة اختيارية من المجموعة ب في المستوى 3 مع 4 وحدات. سيكون لدى المرشحين معرفة شاملة ومهارات عملية تتعلق بغرض إنتاج مستندات عالية الجودة. سيحتاجون إلى معرفة الموارد المتاحة في المؤسسة / الشركة وكيفية استخدامها ، واتباع جميع السياسات والإجراءات لإنتاج المستندات ، واستخدام الموارد بفعالية والالتزام بالمواصفات.

1.1 أعط أمثلة لأنواع مختلفة من الوثائق التي يمكن إنتاجها لبيئة الأعمال واشرح الأنماط المختلفة التي يمكن استخدامها.

هناك العديد من أنواع المستندات المختلفة التي قد يتم إنتاجها في بيئة الأعمال. وهي تشمل: مستندات الفاكس وبطاقات العمل والمذكرات وجداول الأعمال والدقائق وجداول البيانات ومخططات التحليل وأوراق البيانات والرسائل وعروض الشرائح وغيرها الكثير. لكل منهم أغراض واستخدامات مختلفة ؛

بطاقات العمل

تُستخدم هذه لإعطاء العميل معلومات حول كيفية الاتصال بالشركة. يمكن أن تكون بطاقات صغيرة.

مستند الفاكس

نوع آخر من المستندات المستخدمة في الأعمال التجارية هو مستند الفاكس ؛ هذه مفيدة جدًا في الأعمال وهي أسرع الطرق لنقل المستندات. هذه في شكل ورقي ، إما بالألوان أو بالأبيض والأسود.

جدول أعمال

جداول الأعمال تخبرك بما سيحدث. إنهم يساعدون الناس على التنظيم حتى يعرفوا بالضبط ما يجب عليهم فعله وما الذي سيحدث. هذه في شكل ورقي عند نقلها إلى الاجتماعات ، ويمكن توزيعها إلكترونيًا.

المذكرات

تُستخدم المذكرات للتواصل غير الرسمي مع منظمة ويمكن أن تكون في شكل ورقي أو إلكتروني.

الدقائق

تحتوي هذه على تفاصيل ما حدث في الاجتماع. يمكن طباعتها على الورق للاجتماعات ويمكن توزيعها إلكترونيًا.

جداول البيانات

يمكن استخدامها لأغراض مختلفة ، من الإحصائية إلى التحليلية. هذه في تنسيقات إلكترونية ، ويمكن إدارتها في نفس الكتاب أو كأوراق مختلفة وفقًا للاحتياجات.

مخططات التحليل

يمكن أن تكون هذه الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية التي تساعد في مراقبة إحصائيات الأداء. وهي أيضًا بصيغة إلكترونية ويمكن طباعتها على الورق عند الحاجة.

جداول البيانات

يمكن أن تكون هذه الأوراق بتنسيق Word أو Excel. يمكن استخدامها لتجميع بيانات معينة ليتم توصيلها داخل المنظمات أو خارجها ، أو أيضًا لرصد الإحصائيات والأداء.

حروف

تستخدم هذه المستندات لأنواع مختلفة من الاتصالات في جميع الإدارات لأغراض مختلفة. هناك أنواع مختلفة من الخطابات الرسمية وغير الرسمية والتجارية وما إلى ذلك.

عروض الشرائح

هذه هي مستندات PowerPoint وتستخدم لأغراض العرض التوضيحي في الاجتماعات. هذه في شكل إلكتروني ويمكن طباعتها إذا لزم الأمر.

1.2 أعط أمثلة واشرح الأشكال المختلفة المستخدمة للنص.

عند حفظ مستند ، يمكنك تعيين اسم الملف والمكان الذي تريد تخزين الملف فيه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

يمكنك أيضًا تغيير تنسيق الملف. عند تغيير التنسيق ، فإن التصميم أو التخطيط أو الخطوط هي التي تتغير. إنه تنسيق مختلف تمامًا بينما يظل المحتوى كما هو.

كل معالج كلمات له تنسيق التخزين الخاص به. تستخدم العديد من الملفات النصية نصًا عاديًا (.txt) وتنسيق Rich Text (.rtf) بالإضافة إلى Microsoft Word (.doc) والآن.docx. ولكن هناك تسهيلات للاستيراد والتصدير بتنسيق Word .

يمكن قراءة ملفات RTF بواسطة كل حزمة معالجة كلمات وحجمها أصغر.

PDF هو تنسيق ملف محمول آخر غير قابل للتحرير. ومع ذلك ، هناك عدد قليل من الحقول القابلة للتحرير والتي تسمح لبعض الحقول التي تحتوي على مربعات نصية تسمح بإدخال البيانات. يمكن تحويل ملفات PDF إلى Word وتنسيقها ثم تحويلها مرة أخرى إلى PDF إذا لزم الأمر. لكن تُستخدم ملفات PDF دائمًا للمستندات النهائية التي لا تتطلب مزيدًا من التحرير. إذا كنت ترسل مستندات إلى آخرين لا تتطلب أو لا ينبغي تحريرها ، فمن الأفضل إرسالها كملف PDF.

1.3 ما هو الغرض من إنتاج مستندات جذابة وعالية الجودة وفوائدها؟

المستندات التي تنتجها لمؤسستك هي صورة أو تمثيل لمؤسستك. لذلك فهي تخلق تلقائيًا انطباعًا لدى القارئ عن معايير المنظمة وكيف تقدر عملائها. يبدو المستند الجيد أيضًا جيدًا في نظر القارئ ، ويسهل متابعته وقراءته.

تجذب المستندات عالية الجودة العملاء والموردين ، وبالتالي تزيد من ربح المؤسسة. يساعد في تحسين المجالات المختلفة ويزيد من الإبداع في ما تفعله والذي بدوره سيجذب العملاء. سيكون للوثيقة المُنتجة بعناية شرح تدريجي أو خطة أو إحصائيات لما هو مطلوب وستساعد في تحديد المخاطر وإدارتها ومراقبتها. وهذا بدوره سيساعد المنظمة في الاهتمام بعملائها ويكون مسؤولاً عن عملائها.

كما أن جودة المستندات الخاصة بك هي انعكاس لك.

2.1 شرح الموارد المختلفة المطلوبة لإنتاج مستندات جذابة وعالية الجودة.

الموارد التي قد تحتاجها لإنتاج وثيقة عالية الجودة وجذابة هي

لإنتاج

1. مستخدم آلة تصوير مستندات وآلة تصوير عالية الجودة بحيث تحصل على طباعة نظيفة وواضحة

2. طابعة عالية الجودة لطباعة عالية الجودة

3. الماسح الضوئي ، حتى تتمكن من مسح المستندات بصورتها الأصلية.

4. حاسوب لمعالجة وتشغيل جميع الآلات المذكورة أعلاه

5. برامج عالية الجودة مثل Microsoft Word لمعالجة النصوص

6. كاتب قادر أو مؤهل لإنتاج الوثيقة بحيث يتم تحضير الوثيقة بالشكل والتخطيط المطلوبين

7. ربما يكون غلافًا أو غلافًا لذلك المظهر الأنيق والمكتمل

للجودة

1. الصور لجعل المستندات تبدو جذابة وأكثر ودية

2. الخط المقروء للجميع للقراءة دون أي صعوبة

3. حجم الخط اللائق بحيث يمكن قراءته من قبل الجميع

4. تخطيط بسيط للحصول على مظهر أنيق ومقبول.

2.2 ما هي الطرق التي يمكنك بها استخدام موارد مختلفة لإنتاج مستندات جذابة وعالية الجودة؟

باستخدام أوراق عالية الجودة وطابعات ليزر نفاثة عالية الجودة وبرامج تحرير جيدة ، يمكن إنتاج مستند جذاب وعالي الجودة.

2.3 وصف الأنواع المختلفة من التقنيات المتاحة لإدخال النص وتنسيقه وتحريره وميزاتها الرئيسية.

التقنيات المختلفة المتاحة لإدخال النص وتنسيقه وتحريره هي:

• كمبيوتر مزود بشاشة ولوحة مفاتيح وماوس أو كمبيوتر محمول
• طابعة ، ماسح ضوئي
• كانت لك في هذا الحدث

الطريقة العادية أو القياسية لإدخال النص في جهاز الكمبيوتر (أو في الأيام الخوالي كانت آلة كاتبة) من خلال لوحة المفاتيح. يمكن أن تكون لوحة مفاتيح لاسلكية أو سلكية أو لوحة لمس حسب الجهاز الذي تستخدمه. في لوحة المفاتيح ، يضغط المستخدم على المفتاح المحدد لكل حرف يحتاج إلى إدخال ويتم نقله إلى برنامج معالجة الكلمات المتاح أو المثبت أو الجاري استخدامه على الجهاز. عادةً ما يكون تطبيق Microsoft Word هو المستخدم عادةً لمعالجة الكلمات في معظم المؤسسات.

شكل آخر لإدخال النص من خلال الماسح الضوئي. يمكن للماسح الضوئي مسح ضوئي بتنسيق JPEG أو PDF ، حسب الاحتياجات. يمكن أيضًا تحويل المستندات الممسوحة ضوئيًا إلى كلمة وإجراء التغييرات ، في بعض الحالات. هناك برنامج متاح لتحقيق ذلك.

التكنولوجيا المتاحة لإدخال النص

لوحة المفاتيح (والماوس) للإدخال اليدوي للنص. يمكن أن تكون بطيئة و / أو معرضة للخطأ حسب مهارة مشغل لوحة المفاتيح. هذه متوفرة عالميًا ويتم تزويدها عادةً بجهاز كمبيوتر شخصي.

يتم مسح المستندات ضوئيًا باستخدام ماسح ضوئي ومن ثم يمكن تحويلها إلى نص باستخدام برنامج التعرف الضوئي على الأحرف. تعتمد دقة التحويل على جودة النظام. يجب أن يكون المستند الأصلي واضحًا جدًا وبخط مناسب. لا تستطيع جميع الأنظمة التعامل مع الرسومات الموجودة على النسخة الأصلية.

التكنولوجيا المتاحة لتنسيق وتحرير النص

أبسط محرر نصوص متاح هو المفكرة. يمكن استخدامه فقط للتحرير الأساسي. لا يمكنك الذهاب للكثير من الخطوط أو التنسيقات العصرية أو إدراج الأحرف. يستخدم هذا بشكل أساسي للتحرير والتصحيح ولا يشغل مساحة كبيرة في الذاكرة لأن حجمه صغير جدًا مقارنة بمعالجات الكلمات الأخرى.

عندما تحتاج إلى استخدام أنماط وتخطيطات عصرية ، فإن أفضل معالج Word لاستخدامه هو Microsoft Word. يحتوي على مجموعة متنوعة من الميزات التي تم إنشاؤها والتي تسمح بمستويات أعلى من التحرير والتصحيح وتحسين النص. لديها خيارات لا حصر لها من الخطوط والتخطيطات والقوالب والوظائف والألوان المتاحة وما إلى ذلك. نظرًا لهذه المزايا ، يكون حجم الملف كبيرًا نسبيًا عند مقارنته بالمفكرة أو لوحة الكلمات حيث يتم حفظ جميع تفاصيل التنسيق هذه جنبًا إلى جنب مع الأحرف.

يتم استخدام برامج أخرى (جداول البيانات وتطبيقات قواعد البيانات) لفرز النصوص والبيانات الأخرى. تستخدم هذه أيضًا للأغراض الإحصائية والتحليلية.

3.1 ما هي فوائد الاتفاق على الغرض والمحتوى والأسلوب والمواعيد النهائية لإنتاج الوثائق؟

كل المستندات

• مكتوبة لجمهور محدد ؛
• لديك رسالة متسقة
• يجب أن تحتوي على معلومات في المستند يسهل الوصول إليها وواضحة ودقيقة وقابلة للقراءة ؛
• الوصول بالفعل إلى الجمهور المستهدف.
• يجب أن تصل إلى الجمهور المستهدف في الوقت المحدد

عندما تكتب المستندات أو تعد المستندات ، يجب أن يكون هناك دائمًا هدف. يجب أيضًا أن يكون هناك تخطيط أو نمط معين للمستند اعتمادًا على الغرض ، وستكون هناك مواعيد نهائية أيضًا للمستند. لذلك يجب أخذ كل هذه الجوانب في الاعتبار والاتفاق عليها مع مديرك أو المنظمة أو الفريق ، أيًا كانت السياسة والإجراءات. سيحدد هذا ما إذا كان المستند سيكون نسخة طبق الأصل دقيقة لما هو مطلوب للمؤسسة وسيساعدك في إنشاء مستند خالٍ من الأخطاء ويتوافق مع متطلبات الجمهور الذي تصل إليه. لذا ، من خلال التخطيط لكل هذه الأمور مسبقًا ، فإنك تنتهي من إعداد المستند في الوقت المحدد بأقل إهدار للوقت والأخطاء.

3.2 وصف طرق تنظيم المحتوى المطلوب للوثائق.

قبل أن تبدأ العمل على مستند تحتاج إلى معرفة ذلك

• كيف سيتم تقديم الوثيقة
• المعلومات التي سيتم تضمينها.
• لمن هذه الوثيقة
• إلى متى يمكن أن تكون الوثيقة
• الغرض من الوثيقة
• ما هي الأشكال التي ستكون ضرورية
• ضع مسودة أولية
• اختر اللغة الصحيحة (رسمية / غير رسمية)

يجب تخزين جميع المعلومات اللازمة لإعداد المستند بأمان مع أسماء ملفات واضحة أو قائمة أو قاعدة بيانات بالموارد. ستعتمد كيفية تقديم المستند النهائي وتنظيمه على الغرض الذي سيتم استخدام المستند من أجله والشكل والمحتوى. لذلك يجب الاتفاق على هذا مع المنشئ وتحديثه بانتظام للتأكد من أن المنتج النهائي مناسب للغرض. تُعد العناوين الفرعية مفيدة بحيث يسهل العثور على نقطة معينة من المعلومات.

3.3 وصف طرق دمج وتصميم النص وغير النص.

يمكن دمج النصوص وغير النصية بسهولة مع Microsoft Office Word. يمكّنك Microsoft office word من إدراج الصور والرسوم البيانية والقصاصات الفنية والتفاف حول النص ، كما يساعدك على التعامل مع ميزاته المختلفة للحصول على هذا التنسيق المتسق. هناك مجموعة متنوعة من الميزات المختلفة التي يمكن استخدامها أيضًا. هناك أيضًا العديد من التطبيقات المكتبية الأخرى التي تساعد في دمج النصوص وغير النصية وتخطيطها ، على سبيل المثال Excel و PowerPoint ، تساعد في دمج النصوص وغير النصية في جداول البيانات والشرائح. أي تطبيق يتم استخدامه من أي وقت مضى ، يجب إجراء التنسيق والعمليات الأخرى ، مع الأخذ في الاعتبار كيف تريد أن يبدو المستند الناتج.

3.4 كيف يمكنك فحص المستندات المكتملة للتأكد من دقتها ، مثل التدقيق الإملائي والنحوي وعلامات الترقيم والصحة؟ لماذا ستفعل هذا؟

تحتوي معظم برامج معالجة النصوص على مدقق إملائي. لذلك عندما تكتب أي شيء في جهاز الكمبيوتر ، فسيتم تدقيقه باستمرار. المدققات الإملائية ليست دقيقة تمامًا وأيضًا إذا قمت بكتابة كلمة مختلفة بدلاً من الكلمة المطلوبة ، فلن يتعرف عليها المدقق الإملائي. سوف تحتاج إلى قاموس. لن يحتوي المدقق الإملائي على جميع الكلمات ، لذلك ستحتاج دائمًا إلى إضافة كلمات جديدة عندما تحتاجها في القاموس. كما يمكن إضافة الكلمات والأسماء التي تستخدمها بشكل متكرر ولكن ليس في القاموس لمنع التدقيق الإملائي لها دائمًا.

بعد اكتمال التدقيق الإملائي ، من الجيد إجراء تدقيق نحوي أيضًا على الرغم من أن المدققات النحوية ليست جيدة ولن تلتقط جميع الأخطاء النحوية. لذلك من الأفضل قراءة المستند بنفسك مرة أو مرتين حتى بعد الانتهاء من كل هذه الفحوصات ، وإذا أمكن ، فمن الجيد قراءته من قبل شخص آخر ذي خبرة ، لأننا دائمًا لا نرى جميع الأخطاء في مستندنا المكتوب..

يتم التحقق من الدقة والصحة لأن المستندات هي صورة للمؤسسة ويجب أن تكون ذات مستوى عالٍ. كما أنه يساعد القارئ على فهم ما تحاول شرحه أو تقديمه بسهولة.

توجد حلول تخزين رقمية ومادية للمستندات.

3.5 اشرح سبب تخزين المستندات بأمان وأمان. أعط أمثلة لكيفية القيام بذلك.

يجب تخزين المستندات المهمة سواء كانت صغيرة أو كبيرة بشكل آمن وآمن باتباع سياسات وإجراءات المؤسسة. يمكن أن يكون إما تخزينًا رقميًا أو تخزينًا ماديًا حسب الاحتياجات مع مراعاة طبيعته السرية. يمكن أن يكون التخزين الرقمي هو خادم المؤسسة أو محرك الأقراص أو محركات أقراص فلاش التي تكون جميعها آمنة. يمكن أن يكون التخزين المادي خزانات لحفظ الملفات. في كلتا الحالتين يتم تخزينها للمراجع المستقبلية وبالتالي فهي مهمة. يجب على المرء أيضًا الالتزام بقانون حماية البيانات.

يجب تخزين الملفات والسجلات للامتثال للوائح لضمان سلامة الوثائق / البيانات المذكورة وهي ضرورية للعمل بسلاسة. يجب تخزين المعلومات بشكل آمن بحيث لا يمكن الكشف عنها لأطراف ثالثة بدون الأذونات ذات الصلة. إنه مهم لأن أي بيانات غير آمنة يمكن نشرها في جميع أنحاء الإنترنت. تأكد أيضًا من حفظ عملك وتأمينه بشكل صحيح.

كما يجب عليك دائمًا حفظ التغييرات على المستند أو الرسم أو ورقة الانتشار التي تعمل عليها قدر الإمكان - في حالة انقطاع التيار الكهربائي أو تعطل الكمبيوتر.

تعتمد معظم الشركات على البيانات الإلكترونية هذه الأيام ، وبالتالي فمن الأفضل أن يكون لديك حل نسخ احتياطي جيد. تقوم مؤسستنا بعمل نسخة احتياطية من البيانات كل ليلة على الخادم الخاص بها ومن الممكن إلى الوسائط الخارجية حيثما كان ذلك ضروريًا لتجنب فقدان البيانات في حالات الأعطال التي لا مفر منها.

3.6 ما هو الغرض من السرية وحماية البيانات عند إعداد الوثائق؟

الإفصاح عن المعلومات الشخصية يمكن أن يؤدي إلى عواقب وخيمة. ربما لا يوجد جانب أكثر أهمية في أي عمل من حماية البيانات والسرية. يساعد على حفظ الشركة وقيمها وثقة العملاء.

3.7 ما هو هدف وفوائد الالتزام بالمواعيد النهائية؟

من المهم الالتزام بالمواعيد النهائية لأنها توفر الوقت والمال والموارد ونريد دائمًا أن نكون متقدمين على منافسينا.

الغرض من الالتزام بالمواعيد النهائية وفوائده هو توفير الأشياء المالية مثل خفض التكاليف وتوفير وقتك الثمين. إذا لم يتم الوفاء بالمواعيد النهائية ، فإنك تنفق المزيد من الأموال على العمل الذي ينتظر الانتهاء ويؤثر على معدل الدوران الإجمالي وبالتالي يؤثر على ميزانيتك بشكل كبير.

يؤثر عدم الالتزام بالموعد النهائي بشكل غير مباشر على الإدارات الأخرى ذات الصلة أيضًا. يمكن أن تكون الأمثلة هي قسم الشؤون المالية وقسم الرواتب وقسم الحسابات ، وبالتأكيد جميع الإدارات الأخرى المتصلة. ثم يؤثر على الدخل أو الربح الإجمالي للمؤسسة ، والذي بدوره سيكون له تأثير على رواتب الموظفين وزيادة الرواتب والمكافآت.