Nvq المستوى 3: العمل في بيئة الأعمال

العمل في بيئة الأعمال عبارة عن مجموعة (أ) ، وهي وحدة إلزامية مكونة من ثلاث وحدات معتمدة للحصول على دبلوم التأهيل المهني الوطني من المستوى 3 في الأعمال والإدارة ، والمقدمة في إنجلترا وويلز وأيرلندا الشمالية. تساعد هذه الوحدة المرشح على تحقيق فهم شامل لديناميكيات التعامل مع الآخرين ، وسلامة مكان العمل ، والكفاءة ، والاستدامة ، والأمن.

ستتناول هذه المقالة كل نتيجة من نتائج الوحدة وتشرح ما تعنيه وكيفية تحقيقها. سيساعدك ذلك على فهم ما يُتوقع من المرشحين عمومًا كتابته. اعتمادًا على وظيفتك المحددة ، سيتعين عليك تعديل ما هو مكتوب هنا لعملك ومؤسستك عند إعداد محفظتك الخاصة.

كيفية استخدام هذه الصفحة

تتناول هذه المقالة الوحدة 303 لدبلوم NVQ المستوى 3 في الأعمال والإدارة ، والتي تغطي عناصر الاتصال في بيئة مكان العمل.

هذا الدليل غني بالمعلومات ويهدف إلى إرشادك خلال عملية تجميع محفظتك الخاصة. لا تقم بنسخ أي شيء هنا مباشرةً لملفك ، حيث يجب أن يكون ملفك مُخصصًا لتفاصيل وظيفتك ومؤسستك. إن نسخ اللغة من هذه المقالة مباشرة ليس فقط مخادعًا ، ولكنه سيضعف ملفك.

النتيجة 1: فهم الغرض والفوائد من احترام ودعم الآخرين في العمل

1.1 اشرح الغرض من دعم الأشخاص الآخرين في العمل

يساهم العمل الجماعي في النجاح الشامل للمنظمة. كفرد ، يجب أن تفكر في كيفية مساعدة أفعالك أو إعاقتها لأهداف فريقك. وبالمثل ، يلعب فريقك دورًا كجزء من الأهداف العامة للقسم أو الشركة. يحتاج الأفراد في الفريق إلى دعم بعضهم البعض ورؤية عمل بعضهم البعض على أنه عملهم الخاص.

يتمتع العمل الجماعي بالعديد من المزايا:

• يمكن أن يكون مجزيًا أكثر من العمل الفردي ، لأن النجاح يتم مشاركته وتضخيمه بين المجموعة.
• عندما يدعم أعضاء الفريق بعضهم البعض ، تتم الأمور بشكل أسرع.
• إذا كنت تواجه صعوبة في أداء مهمة فردية ، فيمكنك أن تطلب المساعدة من زميل في العمل والعكس صحيح.
• إن الشعور بالمسؤولية المشتركة سيشجع الناس على أخذ مهامهم بجدية ، حتى لا يخذلوا زملائهم.

1.2 شرح الغرض من مساعدة الآخرين على العمل بكفاءة وفعالية

تساعد مساعدة الأشخاص الآخرين في العمل على تحسين الإنتاجية والعلاقات داخل المكتب والروح المعنوية. علاوة على ذلك ، تعد أماكن العمل الداعمة والتعاونية أكثر كفاءة ، حيث يعمل العمل معًا على تسريع حل المشكلات وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.

يساعدك العمل مع أفراد آخرين على:

• تواصل بشكل أكثر فاعلية وتعلم احترام الآخرين.
• تبادل أهداف العمل والأهداف والأولويات والمسؤوليات.
• اعمل بطريقة تحقق أقصى استفادة من قدراتك الخاصة ، مما يسمح لأعضاء الفريق بالتخصص في نقاط قوتهم الشخصية.
• حل المشاكل بسرعة وفعالية أكبر.
• تسليم العمل في الوقت المحدد وفي الميزانية.
• تلقي الملاحظات وتقديمها ، مما يساعد كل فرد في الفريق على التحسن.

يطلب هذا العنصر أيضًا أن تفهم الغرض من العمل مع مؤسسات أخرى ، مثل شركة مختلفة أو قسم مختلف داخل شركتك. يساعدك العمل مع المنظمات الأخرى على:

• فهم أخلاقيات وقيم العمل المختلفة وكيفية التكيف مع التوقعات المختلفة.
• تعلم استراتيجيات جديدة لمشاكل مشابهة لمشكلاتك.
• تعرَّض على خدمات أو تقنيات جديدة.
• تبادل المعلومات وطلب المشورة.

1.3 اشرح ما هو المقصود بالتنوع ولماذا يجب تقييمه

إن تقدير التنوع في بيئة الأعمال يعني احترام الزملاء بغض النظر عن العرق أو الجنس أو التراث أو العادات أو المعتقدات أو المعتقدات أو النشاط الجنسي أو المظهر الجسدي أو القدرات العقلية أو البدنية وما إلى ذلك.

في عالم العمل اليوم ، علينا جميعًا العمل مع أشخاص مختلفين عن أنفسنا سواء في الخلفية أو المعتقد. لا يجب أن تتسامح مع مثل هذه الاختلافات فحسب ، بل يجب أن تفهم الطرق التي تثري بها المؤسسة.

أماكن عمل متنوعة:

• عرّض الناس لأنظمة القيم المختلفة وأخلاقيات العمل وأنواع الشخصية وتعلم طرقًا جديدة للتعامل مع المشكلات.
• يحتوي على مجموعة متنوعة من الآراء والآراء ، مما يجبر الجميع على صقل وتعديل مواقفهم مع مراعاة وجهات نظر الآخرين.
• ابحث عن حلول إبداعية للمشكلات ، مع الأخذ في الاعتبار المدخلات من مجموعة متنوعة من الزوايا.

1.4 تحديد مزايا التنوع لمنظمة ما

يعتمد نجاح أي منظمة على قدرتها على احتضان التنوع وتحقيق الفوائد.

فوائد التنوع في مكان العمل:

• يمكنك الحصول على مجموعة متنوعة من الحلول للمشاكل في الخدمة وتحديد المصادر وتخصيص الموارد.
• يجلب الموظفون من خلفيات متنوعة مجموعة متنوعة من المواهب والخبرات والتوقعات.

تُظهر الأبحاث أن التنوع ليس جيدًا من منظور العلاقات الإنسانية فحسب ، بل يمكن أن يضيف قيمة حقيقية للشركات ويساهم في النتيجة النهائية.

1.5 اشرح كيفية التعامل مع الآخرين بطريقة حساسة لاحتياجاتهم

هذا بسيط جدًا: عامل الآخرين بالطريقة التي تحب أن تُعامل بها إذا كنت في وضعهم. معاملة الزملاء بلطف يعني:

• أن تكون متعاطفًا وتتعلق بالطريقة التي يشعر بها شخص ما.
• الاستماع عن كثب وبعناية.
• السؤال عما يحتاجه الناس ومحاولة تلبية تلك الاحتياجات.

حاول أن تتخيل نفسك مكان شخص آخر وتخيل كيف ستشعر لو كنت مكانه. من خلال القيام بذلك ، يمكنك عادة معرفة كيف يرغب هذا الشخص في أن يعامل. عندما تكون في شك ، كن لطيفًا ومهذبًا قدر الإمكان.

بغض النظر عما تفعله ، سيكون بعض الأشخاص مزعجين أو محبطين أو لئيمين ، وسيتعين عليك تعلم كيفية التعامل معهم. ضع في اعتبارك ما يلي:

• قبل أن تحكم على شخص ما ، حاول أن تمنحه فائدة الشك. قد تكون الشخص المخطئ ، أو قد يكون لديهم شيء ما يحدث في حياتهم الشخصية يجعلهم يتصرفون في العمل.
• حاول التحدث إليهم كثيرًا وانظر كيف يستجيبون. قد تضطر فقط إلى التعرف على بعضكما البعض بشكل أفضل.
• إذا فشلت كل الأمور الأخرى ، اتخذ موقفًا من التسامح المنفرد واستمر في إظهار نوع الاحترام الذي ترغب في الحصول عليه للشخص.

1.6 شرح كيفية معاملة الأشخاص الآخرين بطريقة تحترم قدراتهم وخلفياتهم وقيمهم وعاداتهم ومعتقداتهم

من أجل العمل في العمل وفي حياتك الشخصية ، عليك التفكير باستمرار في آراء الناس ومشاعرهم.

لتحقيق ذلك تحتاج إلى:

• افهم آراء الآخرين ومن أين أتوا. اطرح عليهم أسئلة حول سبب رؤيتهم للأشياء بالطريقة التي يفعلونها.
• كن حساسًا ودبلوماسيًا. فكر قبل أن تتحدث واسأل نفسك عما إذا كان ما ستقوله سيهين شخصًا ما.
• تعامل مع الجميع بكرامة واحترام.
• ضع في اعتبارك الخلفيات الاجتماعية والثقافية للآخرين ، كطريقة لفهمهم بشكل أفضل ولكي تكون أكثر لبقة.
• استمع للآخرين أثناء الخلافات.

سيكون لدى الأشخاص المختلفين قيم وأولويات مختلفة ، وعليك أن تفكر مليًا في كيفية احترام لغتك وسلوكك في مكان العمل لهذا التنوع.

1.7 وصف الطرق التي يمكن التعلم من خلالها من الآخرين في العمل

التعلم من الآخرين مهم جدا في العمل. لكل شخص نقاط قوته وضعفه ومهاراته ومواهبه. يتبع الأشخاص المختلفون استراتيجيات مختلفة لحل المشكلات الصعبة. يجب أن تنتهز كل فرصة للتعلم من زملاء العمل لصقل مهاراتك وتعلم مهارات جديدة.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها التعلم من الآخرين في العمل:

• انتبه لكيفية تصرف زملائك ورد فعلهم في المواقف الصعبة.
• اطلب عرضًا توضيحيًا عندما تريد تعلم كيفية القيام بشيء ما.
• اطلب التوجيه عندما تكافح أو لا تكون متأكدًا من كيفية المضي قدمًا.
• حاول التعرف على أشخاص جدد في العمل يمكنك تعليمك مهارات جديدة.
• اطلب آراء زملائك في عملك واطلب منهم المشورة المهنية.
• الشبكة داخل وخارج المكتب.
• بناء علاقات إيجابية مع الزملاء والرؤساء.
• استخدم الأشخاص ذوي الإنجازات العالية كمصدر للإلهام.

النتيجة 2: فهم كيفية الحفاظ على الأمن والسرية في العمل والتعامل مع المخاوف

2.1 حدد الغرض من الحفاظ على الأمن والسرية في العمل وفوائده

• أمن المعلومات والبيانات يعني حماية المواد الرقمية والأعمال الورقية الحساسة من الوصول غير المصرح به. يجب حماية أنظمة الكمبيوتر حيث يتم تخزين البيانات. يتضمن أمان المعلومات كلاً من متطلبات الخصوصية القانونية والمعايير الخاصة بالعمل.
• الشبكات محمية بكل من التكنولوجيا والأشخاص الذين يستخدمونها. تعرف على المعلومات السرية في مكان عملك ، ومن يمكنه الوصول إليها. لا تقم أبدًا بإعطاء معلومات لشخص لا ينبغي أن يكون لديه وصول.

• البيانات المتعلقة بالتوظيف والتعويض وإدارة الموظفين حساسة للغاية وسرية. في الأيدي الخطأ ، يمكن استخدام هذه المعلومات لارتكاب الاحتيال أو سرقة الهوية.
• السرية هي السمة المميزة للاحتراف. يجب على الموظفين عدم الكشف عن معلومات حول المنظمة أو زملائهم العاملين دون إذن.

2.2 متطلبات الخطوط العريضة للأمن والسرية في المنظمة

تعتبر السرية وأمن المعلومات من الوظائف المهمة لأي منظمة. يمكن أن يؤدي تسريب المعلومات إلى مشاكل قانونية أو خسارة في الإيرادات.

متطلبات الأمن والسرية هي:

• يجب أن تكون جميع المعلومات في شكلها الحقيقي والأصلي وألا يتم التلاعب بها أو تعديلها بطريقة غير شريفة بأي شكل من الأشكال.
• يجب أن تكون المنظمة على استعداد لمنح الوصول إلى الأنظمة التي تخزن وتعالج وتقدم المعلومات إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.

يجب أن يكون لدى جميع الشركات سياساتها وإجراءاتها الخاصة فيما يتعلق بالأمن والسرية ، ويجب على جميع الموظفين الالتزام بهذه السياسات والإجراءات. يغطي قانون حماية البيانات وقانون حقوق الإنسان وقوانين حقوق المستهلك قضايا سرية ومعلومات مكان العمل.

2.3 حدد المتطلبات القانونية للأمان والسرية كما هو مطلوب

يجب أن تكون كل منظمة حذرة بشأن كيفية تعاملها مع بياناتها.

يمكن أن تكون معلومات البيانات المتدفقة داخل وخارج الشركة في أي من الأشكال التالية:

• رسائل البريد الإلكتروني
• الرسائل والبريد
• ملفات ورقية
• وثائق الدورة
• الأحاديث الشفهية
• بطاقات الذاكرة والأقراص
• ملفات الكمبيوتر
• القمامة والقمامة

يمكن اعتبار ما يلي مادة حساسة من حيث أنها تحمل التفاصيل الشخصية للفرد:

• السيرة الذاتية والسيرة الذاتية
• المعلومات المالية للعملاء والموظفين
• معلومات صحية
• المعلومات الشخصية التي تم الحصول عليها من خلال المحادثة اللفظية
• تسمية مستخدمي الخدمة أثناء التدريب

يجب أن تعرف بروتوكول مؤسستك للتعامل مع المواد الحساسة. بعض الإرشادات العامة:

• مع موظفي المكتب المؤقت والعملاء والزوار ، ما هو ضروري لأعمالهم ، وتأكد من أن الموظفين المؤقتين يعرفون سياسة الشركة فيما يتعلق بالسرية.
• فكر قبل إخراج المعلومات من المكتب ، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر ووحدات الذاكرة والوثائق الورقية.
• إذا كان لابد من الإفصاح عن المعلومات ، فلا تكشف إلا ما هو ضروري للغاية ، ولا شيء أكثر من ذلك.
• ضمان التخلص الآمن من البيانات والوثائق.
• أبلغ كبار الموظفين إذا كانت لديك أية مخاوف تتعلق بالأمن أو السرية

تتعلق التشريعات التالية بحماية البيانات والسرية:

• قانون حماية البيانات 1998
• قانون حقوق الإنسان 1998
• القانون العام للسرية

2.4 وصف إجراءات التعامل مع المخاوف المتعلقة بالأمن والسرية في المنظمة

يجب أن يكون كل موظف على دراية بقواعد وأنظمة منظمته. إذا وجدت أن هناك شيئًا ما يحدث في مكتبك يمكن أن يمثل خطرًا أو انتهاكًا ، فأنت بحاجة إلى إبلاغ القسم أو الرئيس المناسب.

إجراءات التعامل مع المخاوف المتعلقة بالأمن والسرية في المنظمة هي:

• حدد المشاكل المحتملة.
• تحديد الخسارة المحتملة بسبب مشكلة.
• تحديد التدابير الوقائية الممكنة.

النتيجة 3: فهم كيفية تقييم وإدارة ومراقبة المخاطر في مكان العمل

3.1 وصف مصادر المخاطر في المنظمة ، بما في ذلك الصحة والسلامة

مصادر الخطر تشمل:

• الحوادث
• الزلات والسقوط
• الحريق ، بما في ذلك المشاكل الكهربائية
• رفع الأوزان الثقيلة
• السطو والسرقة
• الكشف عن بيانات الكمبيوتر الخاصة والمقيدة
• الاستخدام غير المصرح به للإنترنت

كن على دراية بهذه المخاطر وتعرف على من يجب إبلاغ مؤسستك.

3.2 شرح كيفية تقييم ورصد المخاطر في المنظمة

• تحديد وتقييم المخاطر المحتملة من خلال التأكد من أن السياسات والإجراءات المختبرة موجودة لإدارتها بشكل فعال.
• نظرًا لأن الحوادث يمكن أن تحدث وستحدث ، فلديك خطة جاهزة للتعامل معها ، وبالتالي تجنبها لتصبح مشكلات أكبر.

3.3 وصف طرق تقليل المخاطر في المنظمة

يمكن أن تحدث الحوادث والمشاكل الأخرى. مع وجود هياكل وضوابط مرنة ، يمكنك تقليل مخاطر وقوع كارثة أكبر. أيضًا ، مواكبة إجراءات السلامة وصيانة المكاتب ، والتي يمكن أن تقلل من مخاطر وقوع الحوادث في العمل.

النتيجة 4: فهم الغرض من تقليل النفايات إلى الحد الأدنى في بيئة الأعمال ، والإجراءات الواجب اتباعها

4.1 وصف الغرض والفوائد من تقليل نفايات مكان العمل إلى الحد الأدنى

حافظ على الحد الأدنى من النفايات في مكان العمل.

• استخدم الوقت بكفاءة.
• توزيع اللوازم المكتبية بحكمة وتثبيط السرقة.
• وفر الطاقة عن طريق تشغيل الأضواء وأجهزة الكمبيوتر والأجهزة الأخرى في حالة عدم استخدامها.
• أعد تدوير الورق والنفايات الأخرى القابلة لإعادة التدوير.

سيؤدي اتخاذ هذه الخطوات إلى الحفاظ على أماكن العمل مرتبة وتوفير أموال المنظمات.

4.2 وصف الأسباب الرئيسية للنفايات التي قد تحدث في بيئة الأعمال

• عند مغادرة الغرفة أو المكتب ، تأكد من إطفاء الأنوار.
• قلل من نفايات الورق والاستخدام المفرط لمستلزمات المكاتب التي يمكن التخلص منها اطبع المستندات فقط عند الضرورة وحاول التبديل إلى العمل الرقمي غير الورقي.

4.3 وصف طرق تقليل النفايات ، بما في ذلك استخدام التكنولوجيا والإجراءات الأخرى

• احتفظ بالفاكسات والطابعات وآلات النسخ في حالة عمل جيدة ، حتى لا يضيع الوقت والورق في حالة كسرها. اطلب ورقًا عالي الجودة يمثل الوزن الموصى به لأجهزة المكاتب.
• قم بتغيير إعدادات الفاكس والناسخة بحيث لا تطبع صفحة التأكيد أو أي ورق غريب آخر.
• اطلب من الموظفين مسح مكاتبهم بشكل دوري بحثًا عن الأقلام الزائدة والملصقات اللاصقة وغيرها من المستلزمات.
• اطلب كمية محدودة فقط من التوريدات لفترة قصيرة.
• نصح الموظفين بعدم أخذ الإمدادات إلى المنزل.
• لا تقم بعمل نسخ زائدة.
• تنظيم الإمدادات وإزالة القديمة منها.

4.4 شرح الغرض من إعادة التدوير وفوائدها

إعادة التدوير هي العملية التي يتم من خلالها إعادة توجيه مواد النفايات إلى سلع قابلة للاستخدام.

• يجب أن يكون لدى المكاتب برنامج لإعادة التدوير يمكن من خلاله إعادة تدوير الورق والبلاستيك والزجاج والمعدن بدلاً من التخلص منها ، ويجب تشجيع الموظفين على إعادة تدوير أكبر قدر ممكن من القمامة.
• عند الإمكان ، يجب على المكاتب شراء اللوازم المكتبية - مثل السلع الورقية - المصنوعة من مواد معاد تدويرها بعد الاستهلاك.
• أعد استخدام اللوازم المكتبية أو أعد استخدامها متى أمكن ذلك ، على سبيل المثال عن طريق إعادة استخدام المستندات المطبوعة كورق خدش.

إعادة التدوير:

• يقلل النفايات الصلبة ، وبالتالي يحافظ على الموارد الطبيعية مثل الأشجار.
• يساعد في تقليل الاحتباس الحراري والتلوث.
• يقلل من حجم المطامر.
• يساعد في توفير المال.

4.5 وصف الإجراءات التنظيمية لإعادة تدوير المواد والغرض منها

من المهم لمؤسستك إعادة التدوير لتقليل تأثيرها البيئي ولإعطاء مثال جيد للموظفين. سيكون لكل مكتب إجراءاته وسياساته الخاصة لإعادة التدوير ، والتي يجب أن تكون متاحة من خلال مدير المكتب أو دليل الموظف أو اللافتات حول المكتب.

4.6 وصف الطرق التي يمكن بها تقليل المخلفات عن طريق الصيانة المنتظمة للمعدات

• جميع الآلات لها فترة يجب خلالها صيانتها واعتمادها للاستخدام. عندما يتم إجراء هذه الفحوصات بانتظام ، فإن الآلات تدوم لفترة أطول ، مما يوفر الأموال للمؤسسة.
• الآلات التي يتم صيانتها جيدًا تستهلك أيضًا طاقة أقل.

النتيجة 5: فهم إجراءات التخلص من المواد الخطرة

5.1 شرح الغرض من إجراءات إعادة التدوير والتخلص من المواد الخطرة

• إذا كنت تعمل في منشأة طبية أو علمية أو في بيئة صناعية ، فقد تتعرض في كثير من الأحيان للنفايات الخطرة.
• إذا كنت لا تعمل في مثل هذا المكان ، فقد لا يزال عليك التعامل مع المواد التي يمكن أن تصيبك أو تصيب زملائك في العمل. على سبيل المثال ، يجب أن تتضمن إجراءات الإسعافات الأولية في حالات الطوارئ بروتوكولًا للتعامل مع الدم أو القيء بأمان.

يختلف الإجراء الدقيق من مكتب إلى آخر ، وسيعتمد على أنواع المخاطر التي من المرجح أن تواجهها.

5.2 وصف إجراءات إعادة التدوير والتخلص من المواد الخطرة للمؤسسة

• تعرف على الأوعية المناسبة لأي نوع من النفايات الخطرة ، مثل الإبر والضمادات أو النفايات الكيميائية.
• في بعض المواقف ، قد تحتاج إلى الإبلاغ عن حالات الطوارئ إلى شخص معين أو الاتصال بخدمات الطوارئ.

النتيجة 6: فهم طرق دعم الاستدامة في المنظمة

6.1 اشرح الفوائد التي تعود على منظمة من تحسين الكفاءة وتقليل الهدر بمرور الوقت

يمكن للممارسات البيئية الجيدة أن تقلل من تكاليف الشركة من خلال تقليل استخدام المواد الجديدة والطاقة والمياه والتغليف.

• لتوفير الطاقة ، أغلق الآلات والأضواء ليلاً.
• قم بالتبديل إلى الأجهزة والمصابيح الموفرة للطاقة عندما يكون ذلك ممكنًا. ابحث عن آلات تحمل ملصق Energy Star.
• توفير المياه من خلال الاستثمار في السباكة الموفرة للمياه وإصلاح التسربات وتشجيع الموظفين على الحفاظ على المياه.
• إذا قمت بتعبئة المنتجات ، قلل من كمية الورق والستايروفوم المستخدم.

6.2 وصف طرق التحسين المستمر لأساليب العمل واستخدام التكنولوجيا لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة والحد الأدنى من النفايات

• إن أمكن ، قم بالتبديل من الورق إلى الاتصال الرقمي ، مثل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.
• بالنسبة للمستندات ، فكر في استخدام التخزين السحابي بدلاً من طباعة الأشياء للملفات. سيعتمد هذا على سياسات مكتبك حول التخزين السحابي والأمن الرقمي (لا يمكن تخزين جميع المستندات السرية على أي منصة تخزين سحابية).
• اطبع النسخة النهائية من المستند فقط ، وقم بتحرير الكتابة باستخدام معالج النصوص.

6.3 الخطوط العريضة لطرق اختيار مصادر المواد والمعدات التي تعطي أفضل قيمة مقابل المال

تساعد الكفاءة والمتانة على تقليل استهلاك الطاقة والإنفاق على قطع الغيار والإصلاح ، وبالتالي توفير المال للمؤسسة.