آداب البريد الإلكتروني للمكتب للمديرين

إرسال بريد إلكتروني إلى موظف من المنزل ، في وقت متأخر من الليل يجب أن يتم فقط في حالات الطوارئ القصوى. في معظم الأوقات ، من الأفضل أن تنام عليها وأن تكتب بريدك الإلكتروني في العمل في اليوم التالي ، عندما يكون العقل واضحًا.

ما هو الأفضل: البريد الإلكتروني أم التواصل وجهًا لوجه؟

غالبًا ما يعتمد المديرون على البريد الإلكتروني لتوصيل المعلومات المهمة بسرعة إلى موظفيهم. ولكن إذا لم يتم استخدامه بحكمة ، فإن المديرين الذين يعتمدون كثيرًا على البريد الإلكتروني عندما ينبغي عليهم إجراء محادثات وجهًا لوجه مع موظفيهم يمكن أن يضروا أكثر مما ينفع. اتبع هذه النصائح البسيطة لتجنب أخطاء البريد الإلكتروني الشائعة التي تقوض سلطتك وتنفر موظفيك.

ارتكاب 7 مدراء أخطاء البريد الإلكتروني الشائعة

في معظم المكاتب ، يعد البريد الإلكتروني هو الطريقة السائدة للاتصالات بين المكاتب عندما لا تكون الاجتماعات وجهًا لوجه ممكنة. ومع ذلك ، هناك بعض المواقف التي يكون فيها استخدام اتصالات البريد الإلكتروني بين مدير ومرؤوس غير مناسب.

فيما يلي بعض أخطاء البريد الإلكتروني الشائعة التي يجب تجنبها إذا كنت تريد الاحتفاظ بعلاقات جيدة مع موظفيك.

هل تختبئ خلف جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتجنب التعارض في العمل؟

مايكروسوفت أوفيس

1. لا تستخدم البريد الإلكتروني كوسيلة لتجنب شخص ما.

لا تستخدم البريد الإلكتروني مطلقًا في الإجراءات التأديبية أو مراجعات الأداء أو غيرها من القضايا الحساسة. نقل الأخبار السيئة عن طريق البريد الإلكتروني يقوض مصداقيتك كقائد. تريد أن يعرف الموظفون أنه يمكن الاعتماد عليك للتعامل مع القضايا الصعبة شخصيًا. امنح موظفيك الاحترام الذي يستحقونه ، حتى عند تأديبهم ، واجتمع وجهًا لوجه.

بصفتك مديرًا ، إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني مربكة من مرؤوسك ، فبدلاً من الرد بإرسال بريد إلكتروني آخر ، التقط الهاتف أو الاتصال الداخلي واطلب من المرؤوس توضيح بريده الإلكتروني شخصيًا. إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني لا تلبي أهداف الاتصالات الخاصة بك ، فمن مسؤوليتك كمدير إيقاف دورة رسائل البريد الإلكتروني الدورية والبدء في التواصل بوضوح.

قبل إرسال بريد إلكتروني إلى زميلك في العمل على بُعد مكتبين ، اسأل نفسك عما إذا كانت المحادثة وجهًا لوجه أكثر ملاءمة.

2. لا نقلل من ديمومة البريد الإلكتروني.

لا تنس أن كل ما تكتبه في رسالة بريد إلكتروني يصبح سجلاً دائمًا لاتصالاتك ، مكتملًا بطابع التاريخ والوقت. يمكن استخدام أي شيء تكتبه في رسالة بريد إلكتروني في المحكمة لدعاوى الفصل الخطأ. رسائل البريد الإلكتروني أسهل بكثير في الحفر والطباعة و / أو إعادة التوجيه خارج المكتب مقارنة بالمذكرات الورقية التقليدية.

إذا كنت منزعجًا ، خذ قسطًا من الراحة واهدأ قبل إرسال بريد إلكتروني إلى أحد الموظفين. بمجرد إرسال بريد إلكتروني غاضب ، لا يمكن استعادته ، لذا اختر كلماتك بعناية.

3. لا تستخدم لغة عدوانية سلبية في رسالة بريد إلكتروني.

إذا شعرت أنك تتفاعل بقوة مع رسالة بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية أو مناقشة في اجتماع حديث ، فاجلس مشاعرك لبضع دقائق. ثم قرر ما إذا كانت كتابة وإرسال بريد إلكتروني هو الرد الأنسب. (عندما تكون المشاعر مشحونة ، عادة لا تكون كذلك).

عندما يتعين عليك الرد على موقف صعب عبر البريد الإلكتروني ، راقب النغمة التي تستخدمها. تعامل مع اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك كما تفعل مع المذكرة. تجنب اللغة الملتهبة والعدوانية العدوانية والسخرية بأي ثمن ، إلا إذا كنت ترغب في إضعاف معنويات موظفيك بشدة وإنشاء حواجز تواصل لا يمكن التغلب عليها في المستقبل.

من أجل تجنب استخدام اللغة العدوانية السلبية في بريدك الإلكتروني وتحسين التقبل بعد إرسال رسالتك ، حدد مشاعرك بوضوح ، بأكثر الطرق الإيجابية الممكنة ، في بداية الرسالة مباشرة. يعرف المديرون الفعالون أن التعزيز الإيجابي لا يقل أهمية عن النقد البناء. ولكن إذا كان هذا التعزيز الإيجابي غامضًا جدًا ، أو مدفونًا في الجزء السفلي من رسالة البريد الإلكتروني ، فقد لا `` يسمع '' موظفك.

4. لا تقم بتضمين عدد كبير جدًا من الأشخاص (CC).

لا تدخل أشخاصًا آخرين في محادثة عبر البريد الإلكتروني دون طلب إذن من المشاركين الأصليين أولاً. إذا كنت تجري محادثة عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا مع موظف آخر ولكن في مكان ما في سلسلة المحادثات المستمرة ، فأنت تعتقد أن شخصًا آخر قد يحتاج إلى المشاركة ، قبل إرسال نسخة منه فقط ، أخبر الشخص الذي كنت تتواصل معه من قبل تقوم بإرسال الرسالة. تأكد من توضيح سبب رغبتك في دعوة هذا الشخص الذي تم إحضاره إلى المناقشة وكن واضحًا بشأن ما تنوي قوله. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة شيء مثل: "أعتقد حقًا أن جين قد تكون قادرة على مساعدتنا في إيجاد بعض الحلول للمشكلة س . لقد عملت في قسم XYZ لمدة 10 سنوات حتى الآن وأود الحصول على رؤيتها.هل يمكنني إعادة توجيه نسخة من سلسلة رسائل البريد الإلكتروني هذه وأسألها ABC ؟ "

5. استخدم BCC بعناية.

يجب استخدام وظيفة BCC (نسخة كربونية مخفية) للحفاظ على سرية عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الآخرين في بريد إلكتروني جماعي. لا ينبغي استخدامه لإرسال محادثة بريد إلكتروني خاصة إلى شخص آخر سراً دون علم الطرف الآخر. ما لم يكن لديك سبب مبرر (أي أن سلامة شخص ما في خطر إذا لم ترسل رسالة مخفية الوجهة) لعدم الشفافية بشأن المكان الذي ترسل فيه رسالة ، فإن استخدام وظيفة BCC يشبه إلى حد ما الهمس خلف ظهر شخص ما في العمل. إنه غير مهذب وغير مهني. وفي بعض الحالات ، قد يؤدي إعادة توجيه رسالة أو نسخها إلى مستلمين غير مقصودين إلى حدوث فوضى قانونية.

6. لا تنس أن تكون عادلا.

يسعى المديرون الفعالون دائمًا إلى أن يكونوا منصفين: إذا كنت مديرًا يهتم بالتعامل مع موظفيك بطريقة عادلة ومتعاطفة وحازمة ، فسوف ترى أن رسائل البريد الإلكتروني ليست دائمًا أفضل طريقة للوصول إلى موظفيك.

لدى لي إياكوكا هذه النصيحة حول تقديم التعليقات للآخرين:

هذه نصيحة مناسبة وفي الوقت المناسب عند تطبيقها للتواصل مع الموظفين عبر البريد الإلكتروني.

7. انتبه لغتك.

إذا كنت تريد أن تكون قائدًا فعالًا ومتواصلًا ، فاحرص على الانتباه الشديد للغة التي تستخدمها عند إرسال بريد إلكتروني إلى موظفيك. هناك بعض العبارات التي يمكن أن تقوض رسالتك وتضيع وقت القارئ. تم عرض العبارات في مخطط معلومات مفيد تم نشره على موقع Inc.com: 21 جملة لا يجب عليك تضمينها في بريد إلكتروني على الإطلاق.

• "هل استطيع ان اسال سؤال؟" فقط انطلق واسأل السؤال. لا تستهلها بطلب الإذن لإجراء استفسارك. إذا كنت تستخدم عبارة "هل يمكنني أن أطرح عليك سؤالاً؟" كطريقة لطرح موضوع حساس ، فهذه علامة على أن سؤالك شخصي جدًا بالنسبة إلى أي بريد إلكتروني. إذا كان يجب عليك طرح السؤال الشخصي ، فافعل ذلك وجهًا لوجه ؛ وليس عبر البريد الإلكتروني عندما يكون لدى المستلم مخاوف مشروعة بشأن ما قد يحدث لردهم يتم مشاركته عبر البريد الإلكتروني.
• "هذا قد لا ينطبق عليك؟" قد يتساءل القارئ لماذا ترسله إلي.
• "هل هذا منطقي؟" إذا لم تكن متأكدًا من أن ما كتبته في رسالة بريد إلكتروني إلى الموظفين سيتم فهمه ، فهذه علامة على أنك بحاجة إلى إعادة كتابة بريدك الإلكتروني حتى تتأكد من أن ما تقوله واضح ومباشر.

© 2012 سالي هايز