"طلب المنتجات والخدمات": بيان شخصي (لامتحان nvq للأعمال والإدارة)

لإدارة الشركات والمؤسسات بشكل فعال ، يجب أن تكون جميع المنتجات والخدمات جاهزة في الوقت المناسب. كل شركة لديها موردها الخاص. يقومون بجمع معلومات حول الموردين والمنتجات من خلال مصادر مختلفة. كانت منظمتنا تستخدم __________ (تمت إزالتها لأغراض السرية) لطلب القرطاسية في الماضي ، وقد انتقلت مؤخرًا إلى _______________ (تمت إزالتها لأغراض السرية) ، لأنها وجدت أنها أكثر فعالية من حيث التكلفة. تتم مقارنة تكاليف المنتجات والحصول على عرض أسعار شامل من الموردين. يتم اختيار الشركة التي تقدم أفضل صفقة إلى جانب الجودة للخدمات.

نقوم بالاتصال بالموردين ، وحيثما أمكن نرتب لزيارة المورد لإلقاء نظرة على جودة الخدمة التي يقدمونها. تأخذ شركتنا الخدمات من _____________ (تمت إزالتها لأغراض السرية) . لذلك بشكل عام يتم ترتيب زيارة للتحقق لمعرفة ما إذا كانت متوافقة مع جميع السياسات والإجراءات ، وأيضًا ما إذا كانت ستكون مكانًا أكثر أمانًا وأفضل للعميل. نتحقق أيضًا من الاطلاع على عروض الأسعار للعثور على أفضل جودة وخدمة.

كيف نطلب المنتجات والخدمات

بعد اختيار المورد ، نستمر في الحصول على الخدمات منهم. يتم تقديم الطلبات كل شهر حسب متطلبات القرطاسية واليومية للخدمات الأخرى. عند طلب خدمة أو منتج ، نتأكد من أننا نحدد الاحتياجات والمواصفات بوضوح شديد. نكتب اسم المنتج ، والرمز إذا كان متاحًا ، والكمية والتكاليف. هذا ممكن فقط إذا كنت على دراية بالمنتجات والخدمات.

عند اختيار المنتجات والخدمات ، يتواصل مدير مكتبي مع الموردين ويحصل على عروض أسعار من موردين مختلفين. يقدم الموردون أيضًا عينات من المنتجات لنا للتحقق لمعرفة الجودة. بعد البحث الشامل في التكاليف والجودة ، يقرر مدير مكتبي الشركة التي تريد التعامل معها ويتلقى الخدمات منها.

الجودة مهمة للغاية عند اختيار الخدمات والمنتجات. يحتاج إلى تلبية توقعات العملاء. ومن المهم أيضًا كيف ستفيد هذه الخدمات الموظفين.

شيء آخر مهم يجب أخذه في الاعتبار هو شراء المنتجات التي نطلبها فقط ، مع مراعاة متطلبات العملاء والموظفين. إذا لم يتم إنفاق الأموال على العناصر غير المرغوب فيها ، فسيصبح مضيعة. يساعد التخطيط الواضح في توفير الميزانية.

عند البحث عن الموردين والمنتجات ، يتواصل مدير الأعمال مع الموردين المختلفين للحصول على أفضل عرض أسعار. هذا يساعد المنظمة على توفير المال والبقاء على رأس الميزانية.

عند الاتصال بالموردين ، يتأكد الجميع من أنهم يحافظون على الاحتراف ، ويسددون المدفوعات في الوقت المحدد ، ويتابعون الطلبات والتسليمات. نتأكد من تقديم الطلب في وقت مبكر ، ونمنح المورد الوقت الكافي لتسليم المنتجات أو الخدمات في الوقت المناسب.

ينتمي الطلب والاستلام وكل ما يتعلق بتوفير واستلام السلع والخدمات إلى ما يسمى سلسلة التوريد. تبدأ سلسلة التوريد من المواد الخام المستخدمة في تصنيع المنتج ، مرورًا بالمنتج الذي تم تسليمه للمستهلك ، بما في ذلك الجميع ، مثل تاجر الجملة وتاجر التجزئة وما إلى ذلك. لذا فإن كل شخص مدرج في هذه السلسلة مسؤول عن الأداء والجودة.

عند طلب المنتجات ، أحرص بشدة على التأكد من تقديم تفاصيل واضحة عن المنتجات التي أطلبها والتي تتضمن الرمز والحجم واللون والتفاصيل الأخرى المطلوبة. أتحقق من أن جميع العناصر المطلوبة ضرورية ومن يحتاج إليها. أعطي الأولوية للترتيب وفقًا للاحتياجات وأرتب الأساسيات فقط. ثم أحصل على إذن من مديري. أقوم بتقديم الطلبات باستخدام نظام يسمى ____________ (تمت إزالته لأغراض السرية) . يتم تقديم الطلبات من خلال كتالوج المورد المتوفر بالفعل على النظام. بمجرد استلامنا للطلبات ، يتم فحصها بدقة مقابل الفاتورة لمعرفة أننا استلمنا جميع العناصر وفقًا للفاتورة ، ثم يتم توقيع الإيصال. أيضًا بعد ذلك أستلم البضائع الطلب في ____________ (تمت إزالته لأغراض السرية) بحيث ينبه فريق المدفوعات بأننا تلقينا الطلب. يقوم النظام بإنشاء رقم أمر شراء. ثم أكتب رقم أمر الشراء على الفاتورة وأرسلها إلى فريق المدفوعات ، الذي يرسل المدفوعات إلى المورد.

مراقبة وتقييم الأوامر

تتم مراقبة الطلبات عند وضعها لتتبع ما يحدث. تتم مراقبة الطلبات للتسليم الفوري والجودة لمنع حدوث المشاكل. تتم طلبات معدات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات من خلال مكتب خدمات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات لدينا ، ويتم تعقب كل منتج من الطلب إلى التسليم.

يتم أيضًا تقييم الطلبات والخدمات كل شهر للتحقق لمعرفة ما إذا كانت تتوافق مع الجودة والأداء المطلوبين. سيساعد هذا أيضًا في تحسين الأداء وإيجاد طرق لتحسين الأداء ، لأنه لن يؤثر على فرد واحد ، ولكن الفريق والمنظمة.

بمجرد الانتهاء من المراقبة والتقييم ، يمكن استخدامها لتحسين كفاءة الإجراءات المعنية. يمكن تحسينه باختيار الشركة المناسبة وباستخدام النظام المناسب للطلب. لدي دائمًا قائمة بالعناصر التي أحتاج إلى طلبها. كما أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى الفريق يسأل عن متطلباتهم ، ثم أقوم بجمعها ووضعها في الطلب. إذا لم أستلم الطلب في الوقت المحدد ، أتصل بمدير مكتبي الذي يطارده بدوره مع المورد. عند استلام الطلب ، أستلمه على النظام ، بحيث يتم الدفع للمورد في الوقت المحدد.

كيف نتأكد من الحصول على أفضل قيمة في الخدمات والمنتجات

نحن نعمل كفريق واحد معًا للحصول على قيمة أفضل مقابل المال مقابل الخدمات التي نقدمها ونستلمها. تتمثل أفضل قيمة مقابل المال في الحصول على المنتج النوعي المناسب بسعر أرخص. من أجل تحقيق ذلك ، سيتعين علينا التفاوض مع الموردين أو مقدمي الخدمات ، ونتجنب عمليات الشراء غير الضرورية. نضع طلبات مجمعة عند الضرورة لأنها توفر الوقت والمال. للحفاظ على كل هذا ، نحافظ على علاقة جيدة مع المورد.

أتذكر الاتصال بـ ____________ (تمت إزالته لأغراض السرية) قبل 3 أسابيع عند محاولة ______________ (الإزالة لأغراض السرية) للعميل. أبلغني _______________ (الذي تمت إزالته لأغراض السرية) بأنهم لن يتمكنوا من تقديم الخدمة لأنهم غير متأكدين مما إذا كان شخص ما يحتاج إلى هذه الخدمة. أبلغتهم على الفور بخسارة مؤسستنا ، إذا لم يكن هذا العميل ___________ (تمت إزالته لأغراض السرية) . ستدفع منظمتنا أموالاً مقابل هذه الخدمة ، دون أن يحصل عليها أحد ، لأنها __________ (تمت إزالتها لأغراض السرية) . تحدثت السيدة على الهاتف مع مديرها ثم وافقت على اتباع ما كنت أطلبه. هذه إحدى الطرق التي تم فيها توفير الأموال للمنظمة.

لا يُسمح للموظفين الذين يعملون في مؤسستنا بقبول أي هدايا أو ضيافة دون إذن أو إفشاء. تنص السياسة على أنه " ___________________ (تمت إزالته لأغراض السرية) ". إذا لم يتبع أي موظف سياسات المنظمة وإجراءاتها ، فسيتم نقلهم إلى إجراءات رسمية وقد يؤدي ذلك إلى الفصل ، لأنه سيكون سوء سلوك خطير.

نتلقى دائمًا اتصالات من مزودي الخدمة بشأن الخدمات الجديدة التي يقدمونها. يرسلون إلينا منشورات محدثة نقدمها للعملاء الذين يحتاجون إليها. أي اتصال أتلقاه يكون متتاليًا مع الفريق وأي أقسام أخرى أعتقد أنها تتطلب ذلك.

عند تقديم الطلبات ، لدي ______________ (تمت إزالته لأغراض السرية) حدًا للتفويض. أيضًا عندما تأتي فاتورة بمبلغ أو خدمة أكبر ، أو عندما يتعين تقديم طلب بمبلغ أكبر ، فإنني أنظر إليه وأتحقق لمعرفة ما إذا كان شيئًا نحتاجه حقًا وبعد ذلك فقط تابع الطلب.

عند طلب المنتجات ، أتحقق للتأكد من حصولنا على ما نريد. على سبيل المثال ، عند طلب جهاز فاكس ، تفاوضت مع مديري وفريق تكنولوجيا المعلومات والاتصالات للحصول على آلة باهظة الثمن ، لأن الآلة الأرخص تستهلك الكثير من الحبر أو الأشرطة ، وتكلف المزيد من المال ، في حين أن الآلة باهظة الثمن تستهلك حبرًا أقل. طرحت حجة الإنفاق مرة ثم ادخار المال بعد ذلك ، بدلاً من شراء آلة رخيصة يتعين علينا إنفاق المال عليها في كل مرة.

عند طلب المنتجات والخدمات ، أتأكد من أنني أتبع سياسات وإجراءات المنظمة وألتزم بها. أتأكد من أن الفواتير التي أتلقاها هي فواتير أصلية وأصلية وليست نسخًا للفواتير. أطلب منتجات فقط مع الشركات التي تم التعاقد معها ويسمح لنا بطلبها.

عندما أتواصل مع ____________ (تمت إزالته لأغراض السرية) لتقديم الخدمة للعملاء ، عندما لا يتوفر ___________ (تمت إزالته لأغراض السرية) ، أنصح الفريق بطلب ___________ (تمت إزالته لأغراض السرية) . بهذه الطريقة نستخدم الأموال التي دفعنا ثمنها ، ولا نترك خدماتنا غير مستخدمة ، وبالتالي لا نهدر أو نخسر المال.

المراجعة والتنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات

عند اختيار الموردين للقرطاسية أو خدمات الرعاية ، يجتمع المديرون وكبار السن معًا وإذا لزم الأمر يرتبون زيارات لمقدمي الخدمة لمعرفة ما إذا كانوا جيدين بما يكفي للعملاء ، ثم يوافقون على عقد للخدمات. عند تقديم طلب للقرطاسية ، أوافق على المنتجات التي تقع ضمن حد التفويض الخاص بي ، وأتأكد دائمًا من أنني أطلب المنتجات المطلوبة وليس المنتجات غير المرغوب فيها. عندما يتجاوز الحد الأقصى المسموح به ، أتلقى النصيحة من مديري ، وأشرح لها سبب أهمية ذلك قبل المضي قدمًا في الطلب.

عند الاتصال بمقدمي الخدمات ، أحافظ على الاحتراف. أنا أتفاوض بشأن الخدمات التي نحتاجها حتى نتمكن من تقديم الأفضل لعملائنا. كما هو موضح أعلاه ، لقد تحدثت إلى المنازل لمنع خسارة الأموال لمنظمتنا ، والتي تقع ضمن سلطتي.

عندما يتم تقديم الخدمات للعملاء ، أرسل عقودًا وهي عقد بين مقدم الخدمة والعميل ومنظمتنا. نحن كمنظمة نتأكد من أننا جميعًا نلتزم بما تم توقيعه في العقد. يتم دائمًا مراقبة الخدمات المقدمة وإجراء المراجعات للتأكد من التزامها بالعقود والقوانين الخاصة بالمنظمات. يتم رفع أي مشاكل تحدث إلى الإدارة العليا ويتم اتخاذ القرارات واتخاذ القرارات من خلال عقد اجتماعات عاجلة.

يتم إجراء المراجعات بشكل دوري لمناقشة مزودي الخدمة. يتم أخذ أي مشاكل تحدث على محمل الجد ويتم تعليق الخدمات المتلقاة بشكل مؤقت أو دائم مع مراعاة رفاهية العملاء.