جدول المحتويات:
- مقدمة عن هذه الوحدة
- 1.1 شرح دور الشخص في التخطيط للاجتماع وتنظيمه
- 1.2 وصف الأنواع المختلفة من الاجتماعات وخصائصها الرئيسية
- 1.3 شرح كيفية التخطيط للاجتماعات التي تحقق الأهداف والأهداف المتفق عليها
- 1.4 شرح الغرض من الاتفاق على موجز للاجتماع
- 1.5 شرح كيفية تحديد الأماكن المناسبة لأنواع الاجتماعات المختلفة
- 1.6 وصف أنواع الموارد اللازمة لأنواع مختلفة من الاجتماعات
- 1.7 حدد الخطوط العريضة للنقاط الرئيسية التي ينبغي أن يشملها جدول الأعمال وأوراق الاجتماع
- 1.8 شرح الغرض من مقابلة احتياجات الحضور ومتطلباتهم الخاصة ، وتزويدهم بالمعلومات المطلوبة للاجتماع
- 1.9 وصف متطلبات الصحة والسلامة والأمن التي يجب مراعاتها عند تنظيم الاجتماعات
- 1.10 شرح الغرض من إحاطة الرئيس وفوائده قبل الاجتماع
- 1.11 اشرح الغرض من الترحيب وتقديم المرطبات المناسبة للحضور
- 1.12 وصف أنواع المعلومات والنصائح والدعم التي قد تحتاج إلى تقديمها خلال الاجتماع
- 1.13 وصف أنواع المشكلات التي قد تحدث أثناء الاجتماع وكيفية حلها
- مشاكل في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات
- مشاكل مع المشاركين
- حل النزاع
- 1.14 شرح ما يجب تضمينه في سجل الاجتماع والغرض من التأكد من دقة السجل واعتماده
- قبل الاجتماع
- خلال الاجتماع
- بعد الاجتماع
- 1.15 اشرح كيفية تسجيل الإجراءات ومتابعتها إذا لزم الأمر
- 1.16 شرح الغرض من جمع وتقييم آراء المشاركين من الاجتماع
- 1.17 صف كيفية الموافقة على نقاط التعلم لتحسين تنظيم الاجتماعات المستقبلية
مراجعة الجوانب الهامة للتخطيط وتنظيم الاجتماعات في هذه الوحدة.
صورة كريستينا @ wocintechchat.com على Unsplash
مقدمة عن هذه الوحدة
هذه الوحدة هي وحدة اختيارية من المجموعة "ب" في المستوى 3 بإجمالي 5 ساعات معتمدة. تساعد هذه الوحدة المرشح على فهم الترتيبات والإجراءات المطلوبة للتخطيط للاجتماعات وتنظيمها ، وكيفية التحضير للاجتماع ، وكيفية دعم إدارة الاجتماع وكيفية متابعة الاجتماع.
تم أيضًا تضمين مثال على بيان شخصي لهذه الوحدة!
1.1 شرح دور الشخص في التخطيط للاجتماع وتنظيمه
لكي يعمل الاجتماع بشكل فعال ، يلزم التخطيط الجيد والتحضير. تستغرق هاتان الخطوتان وقتًا طويلاً.
ضع في اعتبارك ما يلي عند التخطيط للاجتماع:
- تعرف على التفاصيل الأساسية للاجتماع: نوع الاجتماع ، والمبلغ المدرج في الميزانية الذي يمكن إنفاقه ، وعدد الحاضرين ، والمكان الذي سيعقد فيه ، وتفاصيل أخرى.
- اكتشف الهدف من الاجتماع
- تعرف على دور كل شخص يحضر من الفريق.
- قم بتنظيم قائمة مرجعية ووضع جميع التواريخ في التقويم ، للتأكد من أن الاجتماعات أو الأحداث المختلفة لا تتعارض مع بعضها البعض.
- إذا كان لا بد من جدولة الاجتماعات بشكل دوري لمراقبة الإجراءات المتخذة ، فيمكن وضع اجتماع يتكرر كل شهر أو كل أسبوعين في التقويم الإلكتروني
ضع في اعتبارك ما يلي عند تنظيم الاجتماع:
- فهم تماما الغرض من الاجتماع
- تعرف على قيود الوقت للأشخاص الذين سيشاركون في الاجتماع ، لتحديد أفضل وقت لعقد الاجتماع حتى لا يتعارض مع المواعيد الأخرى.
- اختر مكانًا يسهل على جميع الحاضرين الوصول إليه.
- خطط لمدة الاجتماع ، مع مراعاة الزوار وعدد القضايا التي تحتاج إلى مناقشتها.
- خطط للمرطبات التي سيتم تقديمها ، ومن سيكون المسؤول.
- اجمع بنود جدول الأعمال وأعدها بالشكل والترتيب المناسبين.
- إذا كانت هناك حاجة لتوزيع المسؤوليات على أشخاص مختلفين ، فقم بإعداد قائمة بمن سيفعل ماذا!
- تأكد من أن الشخص الذي يقوم بتسهيل الاجتماع يعرف ما يجب تحقيقه في الاجتماع والمدة التي من المقرر أن يستمر الاجتماع فيها.
1.2 وصف الأنواع المختلفة من الاجتماعات وخصائصها الرئيسية
هناك أنواع مختلفة من الاجتماعات. تختلف الاجتماعات فيما يتعلق بما يلي:
- عدد الأشخاص الذين حضروا الاجتماع
- الغرض من الاجتماع
- حجم المنظمة
- الشخص الذي يرأس الاجتماع
- طول الاجتماع
الأنواع الأساسية للاجتماعات هي كما يلي.
- الاجتماع الدائم: هذا هو الاجتماع الذي يعقد على أساس منتظم إما أسبوعيًا أو كل أسبوعين مع المدير فيما يتعلق بأي مشروع قيد التنفيذ. تستمر هذه الاجتماعات حتى الانتهاء من المشروع ، ولها شكل عام لجدول الأعمال والمحاضر.
- اجتماع موضوعي: اجتماع يتم ترتيبه لمناقشة موضوع معين يتعلق بالعمل أو المشروع.
- العرض التقديمي: اجتماع يعقد بشكل عام لإبلاغ الفريق بالتغييرات التي تمت في العمليات والإجراءات. في هذا الاجتماع ، هناك مقدم أو اثنان ، وفي النهاية تتاح الفرصة للحاضرين لطرح الأسئلة.
- المؤتمر: اجتماع يتم تنظيمه بدرجة كبيرة من التخطيط والهيكل ويديره شخص رئيس. يعتمد عدد المشاركين على الغرض من المؤتمر.
- اجتماع طارئ: اجتماع يُعقد فجأة دون سابق إنذار لمعالجة أي أزمة داخلية أو خارجية للمنظمة. مطلوب من جميع أعضاء الفريق حضور الاجتماع.
- ندوة: اجتماع يعقد بشكل أساسي للأغراض التعليمية ، ويرأسه خبراء في مجال معين.
1.3 شرح كيفية التخطيط للاجتماعات التي تحقق الأهداف والأهداف المتفق عليها
يجب التخطيط للاجتماعات باهتمام وتفاصيل كبيرين ، لأنها تلعب دورًا مهمًا للغاية في تحقيق أهداف المنظمة. أولاً وقبل كل شيء ، قم بإعداد قائمة مرجعية للاجتماع.
قائمة مراجعة الاجتماع:
- تحقق لمعرفة ما إذا تم وضع أهداف ملموسة وواقعية.
- تحقق لمعرفة ما إذا كان مكان الاجتماع متاحًا للجميع.
- تحقق مما إذا كانت التواريخ والأوقات مناسبة لجميع الحاضرين.
- تحقق للتأكد من أن الرئيس على علم بجدول الأعمال.
- قم بإعداد جدول أعمال يمكنه تحقيق جميع الأهداف.
- تحقق مما إذا كان جدول الأعمال مطبوعًا وجاهزًا ، وأن الموارد جاهزة للاجتماع ، وتم إرسال جميع الدعوات.
- تحقق مما إذا كان الرئيس ، ومدرس الدقائق ، والمقدمين جاهزين ، وأن المرطبات جاهزة.
التخطيط: التخطيط للاجتماع مع الرئيس وجميع الحاضرين ، بما في ذلك نوع الاجتماع والغرض منه والميزانية المتاحة وعدد الحضور والمكان والتفاصيل الأساسية الأخرى.
متطلبات المكان: عند اختيار مكان الاجتماع ، انظر إلى الغرض من الاجتماع وعدد الحاضرين ، وما إذا كان المكان في متناول اليد. تحقق مع المكان لمعرفة ما إذا كان لديهم جميع التسهيلات اللازمة للاجتماع. أبلغ أيضًا الرئيس والحضور إذا لزم الأمر واحصل على أفكار إذا لزم الأمر حول توقعاتهم للمكان من أجل تجنب أي متاعب أو فشل في الاجتماع.
الحضور المستهدفون والدعوات: ضع قائمة بالحضور بوضوح في الاجتماع وأرسل دعوات الاجتماع. اسأل عما سيتحدثون عنه وكم من الوقت سيحتاجون. بهذه الطريقة يمكنك حساب طول الاجتماع.
1.4 شرح الغرض من الاتفاق على موجز للاجتماع
الملخص عبارة عن ملاحظة قصيرة حول موضوع الاجتماع: الغرض ، ومن سيحضر ، ولماذا سيحضر.
يتيح لنا الموجز التركيز على أهداف الاجتماع ونتائجه ، وهذا يساعد على بناء الفريق بشكل فعال.
يجب أن يكون الملخص الجيد قصيرًا وواضحًا ومركّزًا ، مع إضافة جميع الأفكار التي يجب نقلها. سيعطي هذا فهمًا واضحًا لما تحاول القيام به دون أي ارتباك.
يجب أن يكون الموجز واضحًا جدًا بشأن أهداف الاجتماع المتعلقة بالعمل.
حجم المكان هو اعتبار مهم للاجتماع.
1.5 شرح كيفية تحديد الأماكن المناسبة لأنواع الاجتماعات المختلفة
عند اختيار مكان للاجتماع أو المؤتمر ، هناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار.
- الملاءمة : تحقق لمعرفة ما إذا كان المكان كبيرًا بما يكفي لاستيعاب جميع الحاضرين في الاجتماع.
- الموقع : تأكد من أن المكان موجود في مكان يمكن لجميع الحاضرين في الاجتماع الوصول إليه.
- التوفر : تحقق لمعرفة ما إذا كان المكان مجانيًا في التاريخ المطلوب لتجنب خيبة الأمل في اللحظة الأخيرة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى مزيد من المشاكل لعدم معرفة أن المكان غير متاح بعد إجراء جميع الترتيبات ووصول جميع الحاضرين.
- الحجم : تحقق لمعرفة ما إذا كان المكان يمكن أن يستوعب جميع الحاضرين والموارد التي سيحتاجون إليها ، وما إذا كانت المساعدة متاحة لاستخدام الموارد المطلوبة.
- المرافق : تحقق من المكان لمعرفة ما إذا كان يمكنك عقد الاجتماع هناك دون أي مشكلة في استخدام الموارد.
- التكلفة : تحقق أيضًا لمعرفة ما إذا كان المكان يتناسب مع الميزانية وما إذا كان فعالًا من حيث التكلفة.
1.6 وصف أنواع الموارد اللازمة لأنواع مختلفة من الاجتماعات
فيما يلي بعض الموارد الأساسية المطلوبة للاجتماع.
- مواد الكتابة: لتدوين الملاحظات في الاجتماع.
- جهاز عرض ضوئي: لعرض المستندات أو الشرائح أو عرضها.
- السبورة الجافة: وهي تساعد الشخص الذي يتظاهر على تدوين الأشياء أو الأفكار بشكل واضح للحضور حتى لا يكون هناك شك.
- الكمبيوتر الشخصي / الكمبيوتر المحمول: تُستخدم مع جهاز العرض العلوي لعرض عروض الشرائح أو المستندات.
- مطبوعات المعلومات للمشاركين الآخرين: تتضمن جداول الأعمال والأوراق الأخرى التي قد يطلبها الحاضرون لمتابعة الاجتماع دون أي مشاكل.
1.7 حدد الخطوط العريضة للنقاط الرئيسية التي ينبغي أن يشملها جدول الأعمال وأوراق الاجتماع
يتم إعداد جدول الأعمال قبل الاجتماع وإرساله إلى جميع الحاضرين. إنها قائمة بالموضوعات التي سيتم طرحها للمناقشة.
يجب أن تتضمن الأجندة ما يلي:
- وصف موجز لأهداف الاجتماع
- قائمة بالمواضيع التي سيتم تغطيتها
- قائمة توضح من سيتناول كل موضوع وإلى متى.
- وقت وتاريخ ومكان الاجتماع وأي معلومات أساسية يحتاج المشاركون إلى معرفتها لإجراء مناقشة مستنيرة حول موضوع الاجتماع.
أوراق الاجتماع هي محضر
- الحاضرين
- وقت بدء الاجتماع وانتهائه
- تمت مناقشة جميع المواضيع ؛ لا ينبغي ترك أي شيء.
1.8 شرح الغرض من مقابلة احتياجات الحضور ومتطلباتهم الخاصة ، وتزويدهم بالمعلومات المطلوبة للاجتماع
سيتعين على منظم الاجتماع التأكد من تلبية احتياجات جميع الحاضرين. كن مستعدًا دائمًا ، إذا تم تكليفك بشيء محدد. إذا كنت تقوم بجدولة مكالمة جماعية ، فتأكد من إجراء ذلك مسبقًا. قد يُطلب منك إحضار طعام أو شراب.
- إذا كنت تحضر الاجتماع لتوك ، فيجب عليك إحضار قلمين على الأقل وورقة كافية لتدوين الملاحظات.
- إذا كنت مسؤولاً عن تنظيم الطعام والشراب للحضور ، فتحقق لمعرفة ما إذا كان لدى أي من الحاضرين متطلبات غذائية خاصة.
- إذا احتاج الكرسي أو السماعة إلى استخدام جهاز كمبيوتر محمول وجهاز عرض ، فتأكد من إعدادهما وجاهزتهما.
- إذا كان أحد الحاضرين معاقًا جسديًا ويتطلب ترتيبات وصول خاصة ، فتأكد من وجود مرافق لذلك الشخص في المكان.
- تحقق مع المكان من تاريخ ووقت الاجتماع وما إذا كان المكان سيكون متاحًا طوال الوقت.
- إذا احتاج الحضور إلى العنوان والتوجيهات ، فتأكد من إرسال التفاصيل عبر البريد الإلكتروني مسبقًا.
اجعل أي حاضرين خارجيين على علم بالغرض من الاجتماع والمهام الفردية.
1.9 وصف متطلبات الصحة والسلامة والأمن التي يجب مراعاتها عند تنظيم الاجتماعات
تعتبر الصحة والسلامة والأمن من أهم العوامل التي يجب مراعاتها أثناء عقد الاجتماع.
- تحقق لمعرفة ما إذا كان المكان عبارة عن هيكل آمن لنوع الاجتماع الذي يتم عقده.
- تأكد من أن الأسلاك الكهربائية مثبتة بشكل صحيح وأنها ليست متدرجة على الأرض.
- تأكد من أن المعدات التي سيتم استخدامها ، مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة و OHPs ، هي أمر عمل جيد واجتازت اختبار تكنولوجيا المعلومات والاتصالات لتجنب مشكلات السلامة.
- تأكد من عدم ترك أي مستندات سرية تم أخذها إلى الاجتماع وإعادتها بأمان. تأكد أيضًا من السماح للأشخاص المخولين فقط بالوصول إلى تلك المستندات.
1.10 شرح الغرض من إحاطة الرئيس وفوائده قبل الاجتماع
يجب إطلاع رئيس الاجتماع على الاجتماع حتى يعرفوا ما يمكن توقعه في الاجتماع. بعض الرؤساء لديهم الكثير من العمل وفقًا لجدولهم الزمني ، وبالتالي لا يمكنهم إيلاء كل اهتمامهم لمشروع أو منطقة واحدة. الشخص المسؤول عن إحاطة الرئيس هو الشخص المسؤول عن الحفاظ على سير الاجتماع بسلاسة.
1.11 اشرح الغرض من الترحيب وتقديم المرطبات المناسبة للحضور
الغرض من الترحيب وتقديم المرطبات المناسبة للحضور هو جعلهم يشعرون بالترحيب والاسترخاء ، وجعلهم في مزاج جيد ليكونوا منتبهين ومشاركين. كما تمنع المرطبات المناسبة الناس من الشعور بالتعب.
1.12 وصف أنواع المعلومات والنصائح والدعم التي قد تحتاج إلى تقديمها خلال الاجتماع
أكثر أنواع الدعم وضوحًا التي قد يُطلب منك تقديمها هو أخذ دقائق. قد يُطلب منك تقديم جدول أعمال ووثائق داعمة أخرى. قد تتضمن الأنواع الأخرى من المعلومات والدعم موارد تكنولوجيا المعلومات مثل جهاز العرض أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو حتى الطعام والشراب.
1.13 وصف أنواع المشكلات التي قد تحدث أثناء الاجتماع وكيفية حلها
هناك العديد من المشكلات التي يمكن أن تنشأ أثناء الاجتماع ، وقد تنشأ مع الأشخاص المشاركين في الاجتماع أو مع الموارد المستخدمة في الاجتماع.
مشاكل في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات
قد لا يعمل الكمبيوتر المحمول أو البروجيكتور المستخدم في الاجتماع بشكل صحيح بسبب تعارض مع البرنامج. في معظم الأحيان ، لا تكمن المشكلة في الاتصال بشبكة الإنترانت. لا يمكن حل مثل هذه المشاكل إلا إذا كان لدى المرء حقوق إدارية لإجراء تغييرات على النظام. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيجب طلب المشورة من فني تكنولوجيا المعلومات.
مشاكل مع المشاركين
بصرف النظر عن هذا ، يمكن أن تكون هناك صراعات تنشأ من الاجتماعات. يمكن أن تشمل أنواع التعارض في اجتماعات العمل ما يلي:
- الاختلافات المهنية: تنشأ بسبب الاختلافات في الآراء. عندما تُترك هذه الاختلافات دون حل ، فإنها يمكن أن تفسد علاقات العمل.
- صراعات القوة والقضايا الشخصية: تنشأ عندما يكره الأفراد أو الجماعات بعضهم البعض. إنها تنبع من شخصيات الناس وليس من صراعات العمل.
حل النزاع
هذه بعض الأساليب والتقنيات التي يمكنك استخدامها لحل النزاعات.
يمكن أن تكون النزاعات حول:
- الخلافات حول أعباء العمل
- خلافات في الرأي
- الخلافات حول استراحات الغداء والإجازة السنوية والعطلات وما إلى ذلك.
- الاختلافات المتعلقة بطرق العمل المختلفة.
يمكن حل النزاعات بالطرق التالية:
- يجب إجراء المناقشات وجهاً لوجه بحيث يستمع الناس بوضوح. هذه ضرورية لفهم المشكلة بالتفصيل وأيضًا لمعرفة مدى خطورة المشكلة
- يمكن تغيير Rotas أو تعديله ليناسب الاحتياجات ولحل أي تضارب
- عندما لا تحل مجرد المناقشات وجهاً لوجه النزاعات ، يجب على الإدارة المشاركة.
- يجب تنفيذ إجراءات التظلم إذا كانت المشكلة خطيرة ويرغب الشخص المتضرر في تنفيذ إجراءات التظلم فيما يتعلق بالنزاع.
1.14 شرح ما يجب تضمينه في سجل الاجتماع والغرض من التأكد من دقة السجل واعتماده
يجب أن تتضمن المحضر جميع المعلومات المتعلقة بالقرارات المتخذة في الاجتماع والإجراءات التي يجب اتخاذها خلال فترة زمنية معينة. عندما يتم تسجيل القرارات ، فإن ذلك يمكّن جميع الأشخاص المعنيين من إبقاء الأمور على المسار الصحيح ، ويذكرهم بما يتعين عليهم القيام به. يمكن توضيح أي شكوك أو ارتباك قد ينشأ بعد الاجتماع بالرجوع إلى المحضر وتصفحه.
يجب أن تكون الدقائق واضحة وموجزة. يجب أن يكون متلقي المحضر على استعداد قبل الاجتماع ، وأن يكون منتبهًا ومتنبهًا أثناء الاجتماع ، وكتابة المحضر بعد الاجتماع.
قبل الاجتماع
يجب ألا يكون متلقي الدقائق مشاركًا نشطًا في الاجتماع حيث قد يكون من الصعب التعامل مع كلا المهمتين. أنشئ نموذجًا لتسجيل محضر اجتماعك وتأكد من ترك مساحة فارغة لتسجيل ملاحظاتك. يشمل المعلومات التالية:
- تاريخ ووقت الاجتماع
- الغرض من الاجتماع
- رئيس الاجتماع أو اسم الرئيس
- عناصر العمل المعينة
- اتخاذ القرارات
- الإجراءات الواجب اتخاذها
- أي قضايا أخرى
- موعد الاجتماع القادم
قبل الاجتماع ، اجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات من المنظم. اطلب قائمة بالحضور ، بالإضافة إلى بعض المعلومات عن الغرض من الاجتماع.
قرر كيف تريد تسجيل ملاحظاتك. إذا لم تكن مرتاحًا للاعتماد على القلم والمفكرة ، فحاول استخدام جهاز تسجيل.
خلال الاجتماع
عندما يدخل الأشخاص إلى الغرفة ، حدد أسمائهم في قائمة الحضور أو اكتب الأسماء عند دخول الأشخاص إلى غرفة الاجتماعات. إذا كان هناك أشخاص جدد لا تعرفهم ، اطلب من الرئيس أو الشخص نفسه تعريفهم بالفريق. من الجيد أيضًا تقديم جميع الحاضرين ، لأن الزوار أو بعض الحاضرين قد لا يكونون على دراية بمن حضر الاجتماع. تساعدك المقدمات أيضًا في تدوين المحضر الذي تم تعيينه للقيام بماذا.
يجب أن يكون متلقي الدقائق مستمعًا دقيقًا للغاية ، ولا يحول العقل إلى أي شيء آخر ، وذلك لتدوين الملاحظات بدقة. إذا لم تفهم بالضبط القرار الذي تم اتخاذه أو الإجراء الذي تم تعيينه ، فاطلب من قائد الاجتماع توضيح ذلك.
بعد الاجتماع
بعد الاجتماع ، انظر في الملاحظات وأضف أي نقاط إضافية تم تركها ، مع توضيح أي شكوك بعد ذلك وهناك حتى لا تفقد ما تمت مناقشته في الاجتماع. اكتب ملاحظاتك في القالب الذي قمت بإنشائه قبل الاجتماع ، وهذا سيجعل الملاحظات أسهل ليقرأها الجميع ويستخدمها.
عندما تكتب ملاحظاتك:
- قم بترقيم الصفحات كما تذهب حتى لا تشعر بالارتباك لاحقًا.
- ركز على عناصر العمل وليس المناقشة.
- كن موضوعيًا.
- إذا كنت بحاجة إلى الرجوع إلى مستندات أخرى ، فقم بإرفاقها في ملحق أو حدد مكان العثور عليها.
- عند الانتهاء من كتابة المحضر ، اطلب من رئيس الاجتماع مراجعة الوثيقة بحثًا عن الأخطاء.
تضمن الدقائق الجيدة عدم فقدان أو نسيان القرارات والإجراءات الناتجة عن الاجتماع. كما أنها بمثابة سجل للمراجع المستقبلية ، وبالتالي فهي وثائق مهمة للتشغيل السلس للمؤسسة.
1.15 اشرح كيفية تسجيل الإجراءات ومتابعتها إذا لزم الأمر
يجب تسجيل أي إجراء تمت مناقشته في الاجتماع في ذلك الوقت وهناك. الإجراءات التي يجب متابعتها قد تشمل الفرد أو الفريق ككل. لذلك قبل الاجتماع التالي للفريق ، إذا كانت المتابعة تتعلق بك أو بفريقك ، فتأكد من اكتمالها. إذا كان الأمر متعلقًا بفريق مختلف أو شخص من منظمة خارجية ، فابحث عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني لمعرفة ما إذا كانت المهمة قد تمت متابعتها.
1.16 شرح الغرض من جمع وتقييم آراء المشاركين من الاجتماع
التعليقات هي انعكاس لأداء الأفراد في الفريق. يعمل كل شخص في الفريق بشكل مختلف. من وجهة نظرنا ، قد تبدو بعض المواقف صحيحة ، لكن علينا أن نرى الأشياء من وجهة نظر المراقب أيضًا. تعطي الملاحظات فرصة لفهم وجهة نظر الآخرين حول طريقة عملنا.
يمكن أن تكون التعليقات إيجابية أو سلبية أو محايدة.
يمكن تقديم التعليقات بعدة طرق ، ومن المهم الانتباه إلى أكبر عدد ممكن منها. تنقل التعليقات الطريقة التي يرى بها الناس الطريقة التي نعمل بها وكيف يمكن تحسينها. ليست كل التعليقات دقيقة بالضرورة.
الغرض من جمع وتقييم التعليقات من الاجتماع هو:
1. نظرًا لأن المنظمة تعمل لصالح عملائها ، فإن خدمة العملاء مهمة جدًا للتشغيل السلس للمنظمة. لذلك علينا الاستماع إلى التعليقات لتحسين خدمة العملاء.
2. يساعدك الحصول على التعليقات على التمييز بين ما هو صواب وما هو خطأ. يمكنك أيضًا التعرف على ما هو مطلوب أو ضروري وما هو غير ذلك ، مما يساعدك على تحسين كفاءتك.
3. نحن نعيش في مجتمع لديه ثقافات ومعتقدات مختلفة. لذا فإن جمع التعليقات يساعدك على تحسين عملك مع المجتمع المتنوع.
4. نحن نعمل مع أشخاص لديهم شخصيات وعلاقات وشخصيات مختلفة في المجتمع. يساعدنا الحصول على التعليقات على العمل بكفاءة بطريقة تناسب كل فرد في المجتمع.
5. تخبرك الملاحظات ما إذا كانت طريقة عملك ناجحة أم لا. سيساعدك أيضًا على التفكير في طرق بديلة لتحسين أدائك.
6. من خلال الملاحظات ، نتعرف على ما إذا كنا قد جرحنا أي شخص ، أو جعلنا أي شخص يشعر بعدم الراحة أو عدم احترام أي شخص. قد نقوم بذلك عن غير قصد ، لذلك تساعدنا الملاحظات على تحديد تلك الأخطاء.
7. تساعدنا التعليقات على التركيز على ما يطلبه المشاركون في الاجتماع بدلاً من التركيز على ما نطلبه.
باستخدام التغذية الراجعة من المشاركين:
1. يمكننا استخدام التعليقات لفهم احتياجات المجتمع بشكل أفضل.
2. يمكننا استخدامه لفهم التغييرات في المجتمع.
3. يمكننا استخدامه لتحسين البرنامج نفسه.
4. تساعد الملاحظات على تطوير ثقافة تنظيمية تحتضن وتطبق ما تم الحصول عليه من الآخرين.
1.17 صف كيفية الموافقة على نقاط التعلم لتحسين تنظيم الاجتماعات المستقبلية
دوّن المشكلات التي تواجهك في الاجتماعات وناقشها مع المديرين. وهكذا يمكن للناس أن يقرروا كيفية التعامل مع مثل هذه القضايا في المستقبل.
يجب معالجة المشكلات لأنها تؤثر على جميع الحاضرين والزوار في الاجتماع. إذا لم يتم اتخاذ أي إجراء ، فقد تكون المشكلات التي لم يتم حلها ضارة بالتشغيل السلس للمؤسسة.