التحضير كمفتاح للنجاح

بيكساباي

قد يبدو التحضير مملًا ويستغرق وقتًا طويلاً عندما يكون كل ما تريد فعله حقًا هو الغوص في مشروع والبدء في الشعور وكأنك قد أنجزت شيئًا ما. خاصة عندما تكون المواعيد النهائية ضيقة. لكن أوقية واحدة من الوقاية يمكن أن تخفف قنطار من التدخل. إن قضاء بعض الوقت في بداية تنظيم المشروع ورسم خطة يمكن أن يوفر الكثير من الوقت الضائع لاحقًا في إعادة العمل أو مساعدين يتلاعبون بالإبهام لأنك لا تعرف ما هو العمل الذي يجب أن تقدمه لهم بعد ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، فإن أخذ الوقت الكافي لمتابعة الإجراءات المناسبة يمكن أن يمنع ظهور المشكلات في وقت لاحق مما يؤدي إلى إضاعة الوقت ، ويعرض الشركة بشكل سيء للعملاء ويضع ضغوطًا وقلقًا غير ضروريين على زملاء العمل.

تحقيق قفزة من عامل إلى مدير

مع تقدمنا ​​في سلم المسؤولية المؤسسي ، قد نجد أنفسنا ننتقل من دور نحلة عاملة إلى دور إداري ، حتى لو كان مسمى وظيفتنا لا يتضمن الكلمة. وظيفة النحلة العاملة هي اتباع الأوامر ووضع علامة على الأشياء من قائمة "المهام" في أسرع وقت ممكن بشكل معقول. ولكن عندما تنتقل إلى منصب إداري ، فإن الفكرة الراسخة بعمق "يجب أن تنجزه" قد تعيق بالفعل قدرتك على الإدارة.

يحتاج المديرون إلى التراجع عن الزحام والضجيج وتعلم قضاء الوقت في التحضير والتفويض والتواصل. من عقلية النحلة العاملة ، تبدو هذه الأشياء غير ملموسة للغاية وقد تجعلك تشعر وكأنك لم تفعل أي شيء. لكن تجاهل متطلبات الدور هذه قد يعني أن أولئك الذين تديرهم لا يفعلون أي شيء في الواقع ، لأنك لم تأخذ الوقت الكافي لإخبارهم بما يجب القيام به ، أو أنك لم تأخذ الوقت الكافي للتأكد من أنهم يفهمون ما تطلبه إلى عن على. من المهم أيضًا للمديرين مراعاة احتياجات كل عامل على حدة وتصميم أسلوبهم في الاتصال والتعليم وفقًا لاحتياجات ذلك العامل لزيادة إمكاناتهم إلى أقصى حد.

المعرفة قوة

من أفضل الطرق للاستعداد للأحداث المستقبلية توثيق الأحداث الحالية. المعرفة قوة. أخذ بعض الوقت الآن لتوثيق ما قمت به للتو لإصلاح مشكلة أو تكوين ميزة خطوة بخطوة يعني أنه في المرة التالية التي يجب فيها القيام بنفس الشيء ، يمكنك تفويض هذه المهمة إلى شخص آخر ، لأنك ما يتعين عليهم فعله هو توجيههم إلى المقالة التي توضح ، خطوة بخطوة ، ما يتعين عليهم فعله. أخذ ساعة الآن لتوثيق العملية التي ستتكرر ، يوفر لك ساعتين في 3 أشهر ومرة ​​أخرى في 6 أشهر ومرة ​​تلو الأخرى ، في كل مرة لا تحتاج إلى اكتشاف العملية مرة أخرى ثم القيام بها أو تعليمه لشخص آخر. لا تعيد اختراع العجلة ، وثق الاختراع ، ثم اسمح لشخص آخر بصنعه.

تخطيط المشروع للحفاظ على التركيز

قد يكون النظر إلى نطاق مشروع بأكمله أمرًا شاقًا ، حتى لو كان صعبًا. عندما يتم تقسيم المشروع إلى أجزاء صغيرة ومهام محددة ، يصبح من السهل التركيز على كل مهمة صغيرة والانتقال من مهمة إلى أخرى بكفاءة. يعد التخطيط لمشروع ما وتحديد المهام والمواعيد النهائية خطوة أساسية للتحضير للعمل المقبل. يمكن تعلم هذه العملية. يمكنك تعلم كيفية تنظيم نفسك وعملك ، ومن خلال القيام بذلك ، ستنجز المزيد من العمل في وقت أقل مع إجهاد أقل. عند مواجهة مشروع جديد ، فإن أول شيء يجب تحديده هو الموعد النهائي. بعد ذلك ، قسّم المشروع إلى أجزاء رئيسية من العمل الموضوعي. ستكون هذه معالمك. تقدير المواعيد النهائية لكل معلم حتى تتمكن من الوفاء بالموعد النهائي المحدد لك. إذا كنت تستخدم Planner ، وهو منظم نمط Kanban ،ستصبح هذه المعالم بمثابة أعمدة أو دلاء. بعد ذلك ، خذ كل معلم رئيسي وقم بتقسيمه بشكل أكبر إلى المهام الضرورية لتحقيق هذا المعلم الرئيسي. نظّم تلك المهام بالتسلسل ، وفويلا ، لديك خطة مشروع لإبقائك على اطلاع.

التحضير اليومي والأسبوعي

ربما لا يعتمد عملك على مشروع أو يمتد إلى عدة مشاريع يصبح التحضير اليومي والأسبوعي مفتاحًا للحفاظ على التركيز وتحقيق الأهداف. في بداية كل يوم ، لا تقفز فقط إلى أول بريد إلكتروني تراه وابدأ في الرد. ابدأ كل يوم بالتحضير.

• الاحتفاظ بقائمة مهام ، بما في ذلك التقويم
• راجع المهام الموجودة
• راجع كافة الاتصالات الجديدة وأضف عناصر إلى قائمة المهام. إذا كانت محددة بتاريخ ، مثل اجتماع ، فأضف مرجعًا إلى تلك المهام إلى التقويم.
• تحديد أولويات قائمة المهام
• باستخدام التقويم وقائمة المهام ، حدد المهام التي تتوقع إنجازها بنهاية اليوم
• الآن ابدأ العمل.

كل يوم اثنين ، راجع قائمة المهام والتقويم للحصول على فكرة عن الشكل الذي سيبدو عليه أسبوعك. امنع أي فترات زمنية كبيرة ضرورية للاجتماعات أو المهام الكبيرة.

النقاط الرئيسية

• التحضير ضروري وليس اختياري
• الاستعداد يزيد من الكفاءة ويوفر الوقت والمال
• عدم الاستعداد يعرض رضا العملاء للخطر
• يؤدي عدم التحضير إلى زيادة توتر الموظف والقلق والتغيب والإرهاق.
• الاستعداد من خلال إدارة قوائم المهام وعمليات التوثيق.