إدارة المشروع: المراقبة وإدارة الأفراد

صورة جيرد ألتمان من Pixabay

التتبع والتحكم

الغرض من تنفيذ أو تنفيذ خطة المشروع هو تحقيق النتائج المتوقعة.

بصفتك مدير المشروع ، عليك التعامل مع أي مشكلة في مرحلة التنفيذ لحظة معرفتك بها. أفضل طريقة للتعامل مع حل المشكلات هي التطلع إلى ما يمكن فعله ، وليس في الإدراك المتأخر لما كان يمكن فعله لإحباطه. يجب أن تحدد المشكلة وتفهمها إذا كنت تريد إيجاد الحل الأفضل.

إدارة الأفراد والتحكم هما الجزءان الأساسيان في إدارة المشروع في مرحلة التنفيذ. هم مترابطون. مشكلة في أحدهما قد تخلق أو تؤدي إلى مشكلة في الأخرى.

يمكنك إدارة كيفية تنفيذ المشروع من خلال المراقبة والمراجعة وإعادة التخطيط. يجب عليك أيضًا إدارة الأشخاص والإجراءات.

المراقبة

المراقبة تعني الإشراف على الأنشطة الجارية للتأكد من أنها في مسارها وفي الموعد المحدد للوصول إلى هدف الأداء العام. تحدد الأهداف ما يجب تحقيقه ومتى وكيف سيتم ذلك.

أنت تراقب تنفيذ خطة المشروع باستخدام الأدوات لجمع المعلومات حول التقدم على أساس منتظم.

أنت تنشئ طرقًا لإدارة المتغيرات بطريقة مرغوبة. تسمى هذه الأساليب آليات المراقبة. لكي يحدث هذا ، يجب أن تصف:

• نوع المعلومات المطلوبة.
• كمية وتفاصيل المعلومات المطلوبة.
• الطريقة الرسمية وغير الرسمية للحصول على معلومات مثل الملاحظة والتحدث إلى الخبراء في الموضوع والاجتماعات والتقارير.
• تسليم المعلومات سواء كانت شفهية أو كتابية أو وجهاً لوجه أو عبر الهاتف أو البريد أو البريد الإلكتروني أو في اجتماع افتراضي.

المراجعة

يمكنك قياس التقدم من خلال مقارنة المعلومات حول التقدم مع الخطة فيما يتعلق بالقيود الثلاثة للجودة والجدول الزمني والتكلفة:

• جودة العمل المنجز.
• تاريخ الاكتمال.
• تكلفة العمل.

بمجرد أن يكون لديك أنظمة مراقبة جيدة في مكانها وتتلقى معلومات منتظمة ، يمكنك قياس تقدم المشروع مقابل الوقت والتكلفة وجودة العمل الذي يتعين القيام به.

تسمح لك معظم حزم البرامج بقياس التقدم من خلال تذكر المعلومات "الأساسية" ، أي المعلومات عند نقطة البداية. بمجرد إدخال البيانات الجديدة ، سيعرضها الكمبيوتر مقابل خطة الأساس حتى تتمكن من مقارنة التقدم وتحليله.

إعادة التخطيط - خطط مرة أخرى أو بطريقة مختلفة

يجب عليك إعادة التخطيط عندما تُظهر عملية المراجعة عدم تناسق بين الإكمالات المخططة والفعلية في أي وقت ، أو عندما تتغير أهداف المشروع.

تقوم بفحص أي مشكلة في مرحلة التنفيذ من الناحيتين البشرية والتقنية لأنها تؤثر على بعضها البعض من المفيد حل مشكلة بطريقة سريعة لأنه حتى مشكلة بسيطة يمكن أن تزداد سوءًا وتعرض الإكمال الناجح للمشروع بأكمله للخطر.

تريد تجنب تبني حل عالي الخطورة لمشكلة ما إذا كانت تفتقر إلى نسخة احتياطية في حالة حدوث خطأ ما لأن هذا سيعرض للخطر تنفيذ المشروع.

عند إعادة التخطيط ، ستقوم بتغيير الهدف الرئيسي للمشروع كخيار أخير فقط. عندما نغير الهدف الرئيسي ، قد يتم توجيهنا إلى ما يسمى "زحف النطاق" ، والذي يعتبر ضارًا.

نطاق المشروع هو الفهم المشترك بين أصحاب المصلحة حول ما يدخل في المشروع وما الذي يحدد نجاحه. النطاق هو الخصائص والوظائف المحددة جيدًا للمنتج ، أو العمل المطلوب لإنهاء المشروع.

ينطوي زحف النطاق على تغييرات ثابتة أو محمومة في الهدف الرئيسي في أي وقت بعد بدء المشروع. يمكن أن يحدث هذا عندما لا يتم تعريف النطاق أو توثيقه أو التحكم فيه بطريقة مناسبة.

يجب عليك إحالة أي تغيير في النطاق إلى راعي المشروع الذي يجب أن يوافق عليه أولاً.

يجب أن تستمر عملية المراقبة والمراجعة وإعادة التخطيط طوال مدة المشروع.

إعادة التخطيط مطلوبة عندما يكون من الواضح أن المشروع لا يصل إلى أهدافه ، أو إذا تغيرت الأهداف. هذا هو الموقف عندما يتعين عليك استخدام سيناريوهات ماذا لو (راجع مبادئ إدارة المشروع الخاصة بي ، المادة 2 من 3) حول المهام والأنشطة التي لا يزال يتعين القيام بها.

إدارة الأفراد

أنت ، بصفتك مدير المشروع ، مسؤول عن المشروع. أنت تقبل مسؤولية الإدارة اليومية للمشروع ، وكذلك التعامل مع فريقك والتعامل مع الخلافات.

إذا ظهرت مشكلة ، فتجنب إغراء البحث عن كبش فداء لأنه قد يؤخر إيجاد حل. كقاعدة عامة ، من الأفضل التفاوض بدلاً من المواجهة عند التعامل مع مشكلة.

أنت تقود الفريق بفعالية عندما توضح دور ومسؤوليات كل عضو في الفريق ، وتوضح مستويات السلطة والمسؤولية ، وتضع توقعات واقعية ، وتقدم الدعم لأعضاء الفريق ، وتتخذ قرارات واقعية.

أنت تحفز أعضاء فريقك بشكل فعال عندما تشركهم في صنع القرار ، وتفوض دون إدارة جزئية ، وتضع أهدافًا شخصية واقعية للفريق ولكل عضو في الفريق ، وتكافئ المساهمات.

أنت تتفاوض من خلال الاستفسار عن طبيعة المطالب المتنافسة ، مع العلم أن هذه المطالب صحيحة ، ومناقشة الحلول مع الفريق ، وعرض مزايا ونقاط الضعف في الحلول البديلة ، وشرح سبب وكيفية اعتماد إجراء للتعامل مع الموقف ، والتفاهم. لا لبس فيه الهدف العالمي للمشروع.

أنت تتصل من خلال إنشاء أنظمة اتصالات ومراقبة ، وإدارة تدفق المعلومات داخل الفريق ، ومشاركة المعلومات مع الفريق ، وراعي المشروع وجميع أصحاب المصلحة ، وطلب التعليقات على جميع الاتصالات ، وإشراك الفريق في اتخاذ القرارات لزيادة دافعهم إلى يمتلكون عملهم.

خطة العمل الشخصية

لا يجب أن تكون إدارة المشروع على نطاق واسع. لا يقتصر الأمر على المشاريع الكبيرة مثل بناء محطة قطار جديدة أو تحسين محطة قائمة.

يمكنك استخدام بعض المعلومات المقدمة في مقالاتي الثلاثة لمبادئ إدارة المشاريع لتطوير خطة عمل شخصية. يمكنك على سبيل المثال تحديد ثلاثة مجالات في حياتك تعتقد أنها ستستفيد من بعض التحسينات.

اكتب أهدافك بطريقة واضحة لك ، وحدد لنفسك جداول زمنية واقعية وإجراءات بسيطة ولكنها فعالة لرصد ومراجعة تقدمك.

أود أن أسمع منك عن مشروع شخصي تنوي القيام به ، والذي يمكنك تطبيق بعض المعلومات الواردة في مقالاتي الثلاث.

إدارة المشروع: تحديد الأهداف

• إدارة المشروع: تحديد الأهداف

  ممارسة إدارة المشروع راسخة. لديها نطاق ممتد في صناعات متنوعة. يتم الآن تطبيق العديد من الشركات والمؤسسات في مجالات مثل التسويق والتمويل وتطوير المنتجات وخدمات المستهلك والحكومة

إدارة المشروع: التخطيط

• إدارة المشروع: التخطيط

  التخطيط مهم للعثور على أفضل مسار للعمل ، وتوضيح ما يجب القيام به ، والتحقق مما هو خارج مجال خبرتنا ، ومعرفة كيفية تفويض وتعيين الأعمال للآخرين.

كيف أصبحت مشاركًا معتمدًا في إدارة المشاريع

• كيف أصبحت مشاركًا معتمدًا في إدارة المشاريع

  تميز نفسك بالتعلم مدى الحياة