إدارة المشروع: التخطيط

أدوات وتقنيات التخطيط

مصدر الصورة annca من Pixabay

التخطيط هو الطريقة الرئيسية التي يمكننا استخدامها للتحكم في المشروع الذي يتم تنفيذه وتنظيمه. تنفيذ المشروع هو وضع خطة موضع التنفيذ لتحقيق النتائج المتوقعة.

في مرحلة التخطيط ، يفكر مدير المشروع في المشروع بأكمله ، ويتواصل ويدير الأفراد الذين سيقومون بالعمل ، ويجد أفضل ترتيب يجب أن يتم فيه العمل أو تنفيذه.

يتعين على مديري المشاريع التخطيط للعثور على أفضل مسار للعمل ، لتوضيح ما يجب القيام به في أذهانهم ، والتحقق مما هو خارج مجالات خبرتهم ، ومعرفة كيفية تفويض الأعمال ووضعها للآخرين.

فيما يلي بعض أدوات التخطيط التي يمكننا استخدامها لتخطيط مشروع.

مخطط جانت

الصورة عن طريق ناقلات OpenClipart من Pixabay

مخطط جانت هو تمثيل رسومي لخطة المشروع. يعرض المهام ومددها وتسلسلها (أو مواقعها في الوقت المناسب) والمدة الإجمالية للمشروع. يقدم كل هذه المعلومات في شكل مترابط ، وهي طريقة بسيطة لتوصيل خطة المشروع.

نقوم بإعداد مخطط جانت للجمع بين معلومات المهام وطول الفترة الزمنية لمشروعنا. يساعدنا هذا المخطط على فهم العملية اللازمة لإكمال المشروع. كما أنه يساعدنا في الحصول على فهم دقيق لكامل مدة المشروع ، وتوصيل المعلومات عنه ، وتوفير معيار للتقييم والتقدير إذا احتجنا إلى اتخاذ قرارات إضافية.

هل مخطط جانت موثوق تمامًا؟ ليس صحيحا. لا يمكننا الاعتماد على مخطط جانت لإعطاء تفاصيل حول سبب ترتيب المهام بالترتيب الذي تظهر به. لا يمكننا أيضًا الاعتماد على مخطط جانت لإظهار المهام الحاسمة لإكمال المشروع في الوقت المناسب ، أو لإظهار تأثير التغييرات على التبعيات أو تسلسل المهام. تبعية المهام هي علاقة منطقية بين المهام أو الأحداث الرئيسية. في تبعية المهمة ، تعتمد المهمة أو الحدث الرئيسي على المهام الأخرى المطلوب تنفيذها كليًا أو جزئيًا قبل أن يتم تنفيذها.

تحليل المسار الحرج

صورة Nuggetkiwi ، ويكيميديا ​​كومنز

المسار الحرج هو ترتيب أنشطة المشروع الذي يقيم أطول مدة إجمالية لتحديد أقصر وقت ممكن لإكمال المشروع.

يوضح مخطط المسار الحرج أو الشبكة المهام الحاسمة أو الأساسية لإنجاز المشروع في الوقت المناسب.

يقوم برنامج المسار الحرج تلقائيًا بحساب تأثيرات التغييرات فيما يتعلق بالتبعية بين المهام. بسبب سرعة التشغيل ، يقوم البرنامج بتحديث أي تغيير سريع لبيانات المهام ومواردها.

تُستخدم البرامج للمساعدة في التخطيط لمشروع ما وتخصيص الموارد للمهام ، وتسوية الموارد ، وتقدير التكلفة أو تقديرها ، وهيكل تقسيم العمل ، وهيكل التقسيم التنظيمي.

وهنا بعض برامج إدارة المشاريع المعروضة في الترتيب الأبجدي: Accelo ، أسانا، تراكم، مشاريع سهلة ، inMotion ، الاثنين كوم، ProWorkFlow، Workamajig ، Workfront، و Wrike . إذا كنت تريد معرفة المزيد عن هذه البرامج ، فيمكنك زيارة موقع GetApp® على الويب ، الذي ينشر مراجعات تحريرية من إنشاء المستخدمين للبرامج والتطبيقات للشركات.

سيناريوهات ماذا لو

يجب التحقق من التكاليف والوقت مقابل الأهداف خلال مرحلة التخطيط.

سيناريوهات ماذا لو تُستخدم عند تغيير البيانات. ثم تعيد برامج الكمبيوتر حساب المدة الجديدة وتخصيص الموارد والتكلفة لتقديم الخيارات الممكنة.

إذا أظهر برنامج التخطيط أن تاريخ الإنجاز المطلوب يتجاوز الوقت أو التكلفة المسموح بها ، يجب على مدير المشروع بعد ذلك النظر في ثلاثة خيارات:

• اكتشف المهام التي يمكن إجراؤها بالتوازي أو يمكن تغطيتها جزئيًا ، ثم قم بتوصيل هذه المهام مرة أخرى على الشبكة بالتوازي. سيقوم الكمبيوتر بعد ذلك بتقدير مدة المشروع الأقصر.
• أدخل تاريخ الإكمال الإلزامي الجديد ، وسيعمل الكمبيوتر على تحديد تاريخ بدء جديد.
• اكتشف ما إذا كان يمكن تقليل مدة المهام الحرجة. يمكن القيام بذلك عن طريق توفير المزيد من الموارد ، أو العمل لساعات أطول ، أو تقليل الجودة مما يقلل من حجم العمل ، أو استخدام التصنيع المسبق.

إذا أظهر برنامج التخطيط أن التكلفة ستكون أكبر من الميزانية المخصصة ، يمكن لمدير المشروع إما تقليل عدد الموارد أو تقصير الجدول الزمني أو خفض جودة التسليم.

شرح المصطلحات والتعبيرات

فيما يلي شرح لبعض الكلمات أو العبارات المستخدمة أعلاه:

• يخصص تخصيص الموارد موارد مثل الوقت والأشخاص والأدوات لعدد من المهام للوفاء بالموعد النهائي.
• تسوية الموارد هي تقنية تقوم بضبط تواريخ البدء والانتهاء بما يتماشى مع قيود الموارد لموازنة الطلب على الموارد مع العرض المتاح.
• يقسم هيكل تقسيم العمل المشروع إلى مكونات أصغر حيث يركز كل منها على أحد المنتجات.
• الهيكل التنظيمي التفصيلي هو نموذج يوضح تفاصيل الإطار التنظيمي لتخطيط المشروع ، وإدارة الموارد ، وتتبع الوقت والمصروفات ، وتخصيص التكلفة ، والإيرادات وتقارير الأرباح ، وإدارة العمل.
• تتبع الوقت يحتفظ بسجل لساعات العمل.
• تتبع النفقات يحتفظ بسجل لما تم إنفاقه.

إدارة المشروع: تحديد الأهداف

• إدارة المشروع: تحديد الأهداف

  ممارسة إدارة المشروع راسخة. لديها نطاق ممتد في صناعات متنوعة. يتم الآن تطبيق العديد من الشركات والمؤسسات في مجالات مثل التسويق والتمويل وتطوير المنتجات وخدمات المستهلك والحكومة

إدارة المشروع: المراقبة وإدارة الأفراد

• إدارة المشاريع: المراقبة وإدارة الأفراد

  لا يجب أن تكون إدارة المشروع على نطاق واسع ولا تقتصر على المشاريع الكبيرة. يمكنك استخدام بعض المعلومات الواردة في مقالاتي الثلاثة لمبادئ إدارة المشاريع لتطوير خطة عمل شخصية.