تقنيات تقدير الوقت والتكلفة لإدارة المشروع: نظرة عامة

الشكل رقم 1: تقدير الوقت والتكلفة فيما يتعلق بتخطيط المشروع

يسمح التخطيط الأولي بالتقدير المبكر ، بينما يسمح التخطيط الأكثر تفصيلاً بتقديرات أكثر دقة.

سيد كيمب

الحاجة إلى وقت المشروع وتقدير التكلفة

في الأعمال التجارية ، الغرض من معظم المشاريع هو كسب المال. يتطلب ذلك أن يكسب المشروع أكثر ، أو يوفر أكثر من تكاليف تنفيذ المشروع. يكلف المشروع مالًا حتى يتم الانتهاء منه ، ويبدأ فقط في تحسين أرباح الشركة بعد الانتهاء منه. أيضًا ، كل عام ، تمتلك الشركة الكثير من المال الذي يمكنها إنفاقه على المشاريع. لذلك ، حتى قبل بدء المشروع ، يريد التنفيذيون إجابات لأربعة أسئلة:

• كم سيكلف المشروع؟
• هل نحن على يقين من أننا لن نفاد الميزانية؟
• ما هي المدة التي سيستغرقها المشروع ومتى سينتهي؟
• هل نحن على يقين من أننا لن نتأخر؟

هذه أسئلة معقولة جدا. نطلب نفس الأشياء عندما نأخذ سيارتنا لإصلاحها أو إصلاح مكيف الهواء الخاص بنا. ومع ذلك ، فإن أكثر من نصف جميع المشاريع - حتى تلك المدارة جيدًا - تأخرت أو تجاوزت الميزانية. لذا فإن الإجابة على هذه الأسئلة بتقديرات يمكننا الاعتماد عليها والالتزام بها يمثل تحديًا كبيرًا.

في عالم إدارة المشاريع ، ندعو المديرين التنفيذيين الذين يلتزمون بالمال والجهد التنظيمي نحو مشروع ما برعاية المشروع ، والتزامهم أمر بالغ الأهمية لنجاحنا كمديري المشروع. إذا لم يشتركوا في المشروع ، وظلوا ملتزمين طوال الطريق ، وقدموا الموارد اللازمة ، وأزالوا الحواجز ، فسيفشل مشروعنا. وطلبهم لتقدير الوقت والتكلفة ، من وجهة نظرهم ، معقول تمامًا.

كما أنه من الصعب جدًا ، وأحيانًا من المستحيل ، توفيره. بحكم التعريف ، فإن المشروع هو "مسعى فريد يتم القيام به لإنشاء منتج أو خدمة فريدة" (معجم PMI). إذا كان كل مشروع فريدًا ، ولم يتم إنجازه من قبل ، فكيف سنعرف كم سيكلف تنفيذه؟ كيف نعرف كم من الوقت سيستغرق؟ كيف نقوم بتقدير تكلفة المجهول؟ وكيف يمكننا التأكد من أننا على حق؟ إذا لم نكن على صواب ، فسوف نبدو سيئين عندما نفقد الميزانية أو نتأخر في التسليم أو كلاهما.

هذه أسئلة حقيقية ولديها إجابات حقيقية. لقد قمت بتدريس أكثر من 3500 مدير مشروع حول كيفية تخطيط المشاريع وتقدير التكاليف والوقت وتسليمها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. لقد قمت بكتابة ثلاثة كتب مختلفة لإدارة المشاريع باستخدام تقنيات تقدير الوقت والتكلفة. ومن عملائي وطلابي ، رأيت كل شيء بدءًا من التقديرات الممتازة المتدنية التي يمكن أن تفوز بعروض تنافسية ، إلى أنظمة الإدارة التي تجعل التقدير الجيد أمرًا مستحيلًا. لكن التقديرات الجيدة ممكنة. ونكتسب الكثير من السلطة التي تجعل وظائفنا أسهل عندما نقوم ، كمديري المشاريع ، بتقدير مشاريعنا جيدًا.

في هذه المقالة ، سوف تتعلم كيف يمكننا ، كمديرين للمشروع ، إنشاء تقديرات دقيقة وموثوقة. سوف تتعلم: ما نحتاجه لإنشاء تقدير ؛ ما هي أنواع التقديرات الممكنة ؛ والإجراءات الأساسية لإعداد كل نوع من أنواع التقديرات. التعليمات التفصيلية لتقنيات التقدير أكبر من أن تتناسب مع هذه المقالة. لكنك ستعرف اسم أسلوب التقدير الصحيح وكيفية استخدامه. وسيكون لديك مثال لتتبعه. من هناك ، ربما يمكنك القيام بذلك بنفسك. إذا لم يكن الأمر كذلك ، يمكنك بسهولة العثور على إرشادات مفصلة في كتاب إدارة المشروع ، أو في PMBOK ، دليل معهد إدارة المشاريع إلى هيئة المعرفة لإدارة المشاريع.

توضح لك هذه المقالة كيفية عمل أفضل تقديرات الوقت والتكلفة التي يمكنك القيام بها ، في وقت مبكر من المشروع ، وفيما بعد ، عندما يكاد التخطيط يكتمل ، كما هو موضح في الشكل رقم 1.

جهاز كمبيوتر يعمل طوال الوقت

قام أحد عملائي بتوفير أنظمة الكمبيوتر للجهات الحكومية. قبل أن أعمل معهم ، طلبت إحدى الوكالات جهاز كمبيوتر لنظام البريد الإلكتروني الخاص بهم "يعمل طوال الوقت". ركض مدير المشروع مع ذلك ، واشترى جهاز كمبيوتر بقيمة مليون دولار يعمل على مدار 24 ساعة في اليوم ، 7 أيام في الأسبوع ، مع نسخ احتياطي تلقائي مزدوج لكل شيء. عندما أخبر العميل ، أصيبوا بالصدمة. "لكننا نفتح 16 ساعة فقط في اليوم. لا نحتاج إلى تشغيلها طوال الليل. وبالتأكيد لن ندفع ثمنها!"

كانت الشركة عالقة مع جهاز كمبيوتر بقيمة مليون دولار لا يريده العميل. والحل الحقيقي يكلف أقل بكثير من نصف ما افترضه مدير المشروع.

الدرس المستفاد: لا تضع افتراضات ، ولا تفترض أنك تفهم ما يعنيه عميلك عندما يستخدم لغة معينة. تحقق من كل التفاصيل بطريقة واضحة ومحددة.

المتطلبات الأساسية: ما يجب أن يكون لديك قبل إنشاء تقدير للوقت والتكلفة

تخيل أن صديقًا جاء إليك وقال ، "كم سأكلفني شراء سيارة جديدة؟" لا توجد طريقة للإجابة على هذا السؤال دون طرح السؤال "ما نوع السيارة التي تريدها؟" وماذا لو أجاب ، "أوه ، أنا لا أعرف أي شيء عن السيارات. فقط أحضر لي سيارة تناسبني. ما هي تكلفة ذلك؟"

في هذه الحالة ، لا يمكننا تقدير تكلفة السيارة. علينا العمل مع صديقنا ، وطرح أسئلة مثل "ما حجم عائلتك؟" "هل تسوق الى العمل؟" و "ماذا تحب أن تفعل في الإجازة؟" إذا عمل صديقنا معنا من خلال كل هذا ، وكنا نعرف السيارات ، فربما يمكننا اختيار سيارة جيدة له ، ثم إخباره بالتكلفة. لكن إذا قال صديقنا ، "ليس لدي وقت للإجابة على كل أسئلتك! فقط أخبرني كم تكلفة السيارة!" ثم نعود إلى اللامكان. أو ، نقول شيئًا مثل ، بين 12500 دولار إذا كنت تريد هيونداي و 85 ألف دولار إذا كنت تريد كاديلاك. هذه إجابة حقيقية ، لكنها ليست إجابة مفيدة للغاية.

بصفتنا مديري مشاريع ، نجد أنفسنا في هذا الموقف طوال الوقت. على سبيل المثال ، قد يرغب العميل في موقع ويب جديد. لكنه لا يعرف حقًا ما هو موقع الويب الجيد لنشاطه التجاري. إنه يعلم فقط أن عمله الحالي لا يعمل. نحن نعلم أن موقع الويب يمكن أن يكلف ما بين 1200 دولار و 15000 دولار ، ويستغرق ما بين أسبوعين وأربعة أشهر ، اعتمادًا على الميزات المطلوبة لعمل معين. ولكن حتى نعرف عمله ، لا يمكننا تحديد الوقت أو تقدير التكلفة.

خلاصة القول هي: قبل أن نتمكن من إعداد تقدير دقيق للوقت أو التكلفة ، يجب أن نعمل مع العميل لتحديد نطاق المشروع. في حال كان مصطلح "النطاق" غير مألوف ، فهذا يعني "ما نقوم به". تعريف النطاق الكامل هو بيان واضح لما نقوم به من خلال القيام بهذا المشروع. لمعرفة المزيد حول هذا ، راجع كيفية تخطيط خطة إدارة المشروع.

بالإضافة إلى بيان نطاق واضح ، نحتاج إلى ثلاثة أشياء أخرى:

• نحن بحاجة إلى القضاء على الافتراضات غير المعلنة. على سبيل المثال ، طلب صديقنا سيارة "جديدة". هل كان يقصد العلامة التجارية الجديدة ، موديل هذا العام ، أم أنه يقصد "جديد بالنسبة لي" ، وشراء سيارة مستعملة سيكون أمرًا جيدًا. لا نعرف حتى نسأل. انظر الشريط الجانبي حول "جهاز كمبيوتر يعمل طوال الوقت" للحصول على حالة حقيقية لكارثة تقدير تكلفة مشروع مثل هذه.
• نحن بحاجة إلى تحديد كيفية تنفيذ المشروع ، والحصول على اتفاق بشأن النهج الأساسي من العميل. لا نحتاج إلى معرفة كل التفاصيل. لكننا بحاجة إلى معرفة النهج العام. على سبيل المثال ، إذا كان مشروعنا يهدف إلى إنشاء منشأة تجميع ، فسنريد معرفة ما إذا كان العميل يتوقع تجاوزها قريبًا. إذا كان الأمر كذلك ، فإن استئجار عقار بدلاً من شرائه أو الدخول في عقد إيجار طويل الأجل هو على الأرجح أفضل فكرة. وتكلفة المشروع الذي يتضمن تأجير العقارات مختلفة تمامًا عن تكلفة المشروع الذي يتضمن شراء أو استئجار مبنى.
• نحن بحاجة لمعرفة الوضع الحالي. إذا كان العميل يريد موقع ويب جديدًا ، فنحن بحاجة إلى معرفة كل شيء عن موقع الويب القديم الخاص به ، وما الذي يعمل وما لا يصلح. نحتاج أيضًا إلى معرفة مواد التسويق المطبوعة وأوصاف المنتجات وصور منتجاتهم. إن إنشاء موقع ويب من كتالوج حالي يكلف أقل بكثير من إنشاء موقع ويب من البداية ، حيث يتعين علينا الترتيب للحصول على صور وأوصاف لعشرات المشاريع.

هناك قصة توضح هذه النقطة الأخيرة. ذات مرة ، كان هناك مشروع لتجفيف مستنقع. سأل أحد المديرين التنفيذيين في المقاطعة ، "ما تكلفة تجفيف هذا المستنقع؟" أجاب مدير المشروع ، "هذا يعتمد على عدد التمساح هناك." "حسنًا ، كيف نعرف عدد التمساح هناك؟" "نحن نستنزف المستنقع ، ونرى كم ينفد".

هذه هي المشكلة الكبرى في تقدير الوقت والتكلفة. يتعين علينا التخطيط بما يكفي لمعرفة ما يريده العميل حقًا ، والقيام بعمل كافٍ في المشروع لاكتشاف ما يحدث بالفعل ، قبل أن نتمكن من إجراء تقدير دقيق للتكلفة. ولكن ، في كثير من الأحيان ، يريد المسؤولون التنفيذيون تقديرًا دقيقًا للتكلفة قبل بدء المشروع.

هناك شيء آخر ستحتاج إليه ، وقد كتبت مقالًا عنه: فهم العوامل الرئيسية لتقدير جيد للوقت والتكلفة أو أي شيء آخر.

الآن بعد أن حددنا المشكلة ، دعنا نلقي نظرة على بعض الحلول.

دراسة الحالة الخاصة بنا: تقدير بسيط لتكلفة موقع الويب

يعتمد حجم العمل الذي يتطلبه إجراء تقدير جيد للتكلفة على حجم المشروع الذي تقوم به ، وكذلك على مدى معرفتك أنت والفريق بعمل المشروع. يمكن أن تمنحك تقنيات التقدير الموضحة هنا تقديرًا جيدًا لتكلفة المشروع في غضون ساعتين لمشروع تكلفته أقل من 10000 دولار. نفس الأساليب ، المطبقة في غضون أسبوعين ، يمكن أن تقدر تكلفة المشاريع بحوالي 100000 دولار. ويمكن استخدام نفس الأساليب ، المطبقة بعناية مع الكثير من الأبحاث ، لتقدير المشاريع التي ستكلف ملايين الدولارات. لكن هذا سيستغرق شهورًا من العمل ، والكثير من التخطيط المفيد الآخر للمشروع سوف يدخل في تقدير التكلفة والوقت.

نظرًا لأننا نركز على التقنيات ، سنعمل مع مشروع صغير وبسيط للغاية: أول موقع ويب لشركة ناشئة جديدة ، بما في ذلك 40 صفحة من النصوص والرسومات ، وعربة التسوق مع حوالي 200 منتج. تم بالفعل إعداد كتالوج مطبوع بجميع صور المنتج وأوصافه. لكن الشركة لا تحب تصميم الكتالوج ، وتحتاج إلى عمل فني جديد وتصميم مفهوم لموقع الويب ، والذي ستستخدمه أيضًا للتسويق المطبوع في المستقبل.

الجدول رقم 1: إجماليات التقدير المبكر

مكون المشروع	منخفض	متوسط	عالي
الاستضافة (السنة الأولى)	300 دولار	360 دولارًا	396 دولارًا
الرسومات	2500 دولار	3500 دولار	5000 دولار
صفحات الانترنت	1،824 دولارًا	2280 دولارًا	3420 دولارًا
عناصر الكتالوج	1920 دولارًا أمريكيًا	2400 دولار	3600 دولار
انطلق مباشرة	300 دولار	500 دولار	600 دولار
مجموع	6844 دولارًا	9040 دولارًا أمريكيًا	13016 دولارًا

تقنيات التكلفة المبكرة وتقدير الوقت

كما قلنا سابقًا ، يجب أن يأتي التقدير الأقدم للتكلفة بعد تحديد نطاق المشروع بوضوح ، والاتفاق على نهج للمشروع ، وتوضيح الافتراضات. عندما يتم ذلك ، ولكن ليس لدينا بعد خطة خطوة بخطوة للقيام بكل العمل ، يمكننا إنشاء تقدير مبكر للتكلفة. يسمى التقدير المبكر للتكلفة بترتيب تقدير التكلفة من قبل معهد إدارة المشروع. عندما نقوم بإنشائه ، نقدم نطاقًا نكون على يقين تقريبًا من أن تكلفة المشروع ستنخفض. لكنها مجموعة كبيرة جدًا. الحد الأدنى هو 50٪ من تقديرنا ، والحد الأعلى هو ضعف تقديرنا. لذلك ، إذا اعتقدنا أن المشروع سيكلف 100000 دولار ، فيمكننا القول بثقة أن المشروع سيكلف ما بين 50000 و 100000 دولار.

تقديم تقديرات ترتيب الحجم

عندما نقدم تقديرًا بمثل هذا النطاق الكبير ، فمن المحتمل أن يكون رعاة المشروع مقذوفين. يريد معظم رعاة المشروع ، ويحتاجون ، تقديرًا أكثر دقة في وقت أبكر بكثير مما هو ممكن. يتطلب الأمر تعليمًا تصاعديًا ، أي تعليم رؤسائنا ما هو واقعي ، لمساعدتهم على فهم أن تقدير الحجم هو أفضل ما يمكن أن يفعله حتى أفضل مديري المشاريع في العالم ، في وقت مبكر من المشروع ، قبل أن تقترب الخطة من اكتمال. في هذه المرحلة ، هناك ببساطة الكثير من الأشياء المجهولة لجعل ضمان أكثر واقعية.

هناك العديد من الأخبار السارة لنا ولرعاةنا حول التقدير المبكر للمشروع:

• إذا كنا ننفذ نوعًا من المشاريع مألوفًا للفريق ، فيمكننا أن نكون أكثر ثقة في أن التكاليف لن تكون أعلى بكثير من النقطة المركزية لتقديرنا.
• إذا تمكنا من التحكم في النطاق ، فيمكننا قصر المشروع على الميزانية المتاحة من خلال تقديم بعض الميزات وليس جميعها.

على سبيل المثال ، لنفترض أننا أنشأنا تقديرًا يتراوح بين 50000 و 200000 دولار ، ويقول الراعي ، "يمكنني حقًا أن أخصص 120 ألف دولار فقط ، وإذا تجاوزت ذلك ، فربما يمكنني الحصول على مبلغ إجمالي قدره 150 ألف دولار. يمكننا الرد ، 100 ألف دولار على الأرجح ، وهناك فرصة جيدة جدًا بأن نحصل على أقل من 120 ألف دولار. إذا كنت تريد ضمانًا على 150 ألف دولار ، فاتفق على أنه ، إذا كان علينا ذلك تمامًا ، يمكننا قطع عنصرين من العناصر الخمسة في القائمة ، ونحن ستنفذ المشروع مقابل 150 ألف دولار أو أقل. من المحتمل أن تحصل على كل ما تريد. إذا لم تفعل ، ستحصل على أهم ثلاثة أو أربعة أشياء ، ويمكننا أن ننفذ آخر واحد أو اثنين في ميزانية العام المقبل. "

تقسيم مشروعنا النموذجي إلى بضع قطع كبيرة

يمكن تقسيم معظم المشاريع إلى بضع قطع كبيرة ، وتكون التقديرات المجمعة من القطع دائمًا أفضل من التقديرات التي تم إنشاؤها من المشروع ككل. لذلك دعونا نلقي نظرة على أجزاء مشروع موقع الويب في مثالنا. سوف نقوم بتضمين:

1. الاستضافة: قم بإعداد الاستضافة والإطار السلكي لموقع التجارة الإلكترونية باستخدام عربة التسوق
2. الرسومات: اعمل على تصميم رسومات جديد: الألوان ، وصورة الموقع ، والشعار ، والصور الرئيسية لكل من خطوط الإنتاج السبعة
3. صفحات الويب: قم بإنشاء 40 صفحة من النص والرسومات
4. كتالوج العناصر: قم بإنشاء سلة تسوق تضم 200 عنصر كتالوج من أسماء المنتجات الحالية وأوصاف المنتجات والصور
5. بدء البث المباشر: اختبر الموقع بالكامل وأصلح المشكلات وابدأ البث المباشر

الحصول على تقديرات عالية ومنخفضة لكل قطعة

خطوتنا الأولى هي معرفة أفضل طريقة للحصول على تقدير التكلفة لكل جزء من أجزاء المشروع الخمسة المذكورة أعلاه. بالنسبة للعناصر الأول والثاني والخامس ، فإن أفضل حل لدينا هو إنشاء تقدير بناءً على التكلفة الفعلية للقيام بنفس الأشياء لمواقع مماثلة للعملاء السابقين. بالنسبة للبند رقم 1 ، يمكننا على الأرجح تأمين سعر ثابت. في البند رقم 2 ، نتحدث إلى فنان الرسم. قد يقول ، "حسنًا ، هذا يعتمد. إذا كانوا يعرفون النمط العام للعمل ، وكانوا يحبون أفكاري الأولى ، فهذا شيء واحد. ولكن إذا لم يكن لديهم فكرة عما يريدون ، ولديهم لجنة تتخذ القرارات ، و ثم يبدأون في تغيير أسماء خطوط إنتاجهم أثناء قيامي بالرسومات ، فقد يكلف ذلك الكثير ". إذا كانت لدينا اتصالات جيدة مع العميل ، فيمكننا محاولة الإجابة على هذه الأسئلة. لكن لنفترض أننا لا نفعل ذلك.ثم نطلب من فناني الجرافيك تقدير التكلفة لأفضل سيناريوهات الحالة وأسوأها ، وهذه تقديراتنا المنخفضة والعالية.

من الأفضل تقدير العناصر 3 و 4 باستخدام طريقة الجرافة. لكن الطريقة الموضحة للعناصر 1 و 2 و 5 ستعمل أيضًا.

العنصر 5 مشابه للبند 2. على سبيل المثال ، إذا كانت جميع المبيعات في الولايات المتحدة القارية ، فإن اختبار عربة التسوق هو المعيار. إذا كنت بحاجة إلى الشحن الدولي ، إلى جانب الضرائب والتعريفات الدولية ، فستكون هناك حاجة إلى المزيد من الاختبارات. في هذه الحالة ، ذهبنا إلى العميل وقالوا ، "أوه ، نحن في الولايات المتحدة ونبيع فقط في الولايات المتحدة حاليًا. لذلك حصلنا على نطاق ضيق جدًا من السعر المنخفض والعالي في تقديرنا لبدء البث المباشر ، كما ترى في الجدول رقم 1.

تجمع هذه الطريقة بين الوقت المبكر الجيد وتقدير التكلفة. يتم توضيح تقدير التكلفة في الجدول رقم 1. يتم إنشاء تقدير الوقت بطريقة مماثلة ، مع مطالبة كل عامل أو قائد فريق بتقدير منخفض ومحتمل وعالي للمدة التي سيستغرقها العمل ، ويتم إضافة التقديرات معًا.

الميزة الرئيسية لهذا النهج هي أنه حتى إذا تم تقدير جزء ما على أنه منخفض جدًا ، فمن المحتمل أن يكون الجزء الآخر مرتفعًا. لذا فإن التقدير الإجمالي لديه فرصة أكبر في أن يكون صحيحًا من أي جزء. هذا هو السبب الرئيسي لتقسيم المشروع إلى أجزاء وتقدير كل جزء على حدة ، بدلاً من محاولة تقدير المشروع بأكمله دفعة واحدة.

تختلف الدقة حسب الصناعة

ما مدى دقة تقديرنا؟ هذا يختلف كثيرًا حسب الصناعة وأيضًا حسب عوامل المشروع والفريق الأخرى. في صناعة البناء والتشييد ، مع قيام الشركات بتجميع العطاءات التنافسية لبناء الطرق للمشاريع التي تمولها الدولة ، والتي تختار عمومًا أقل عرض تكلفة ، رأيت مشروعًا بقيمة 25 مليون دولار تم تقديره حتى آخر دولار. العطاء المرتفع للغاية لن يحصل على العقد ، والعطاء المنخفض للغاية يعني خسارة مالية للشركة.

يمكن تقدير مشاريع البناء على وجه التحديد لأن الأساليب والمواد والتكاليف معيارية للغاية.

من ناحية أخرى ، فإن مشاريع تكنولوجيا المعلومات (IT) مشهورة بتقديرات سيئة. كانت أسوأ حالة أعرفها هي مشروع تكنولوجيا المعلومات المقدّر بمبلغ 2000 دولار والذي انتهى بتكلفته أكثر من 170 ألف دولار - لكن هذه كانت حالة متطرفة. لكن النتائج الفعلية تنتهي مرتين أو ثلاثة أضعاف التقدير للوقت أو التكلفة أمر شائع جدًا. أحد أسباب ذلك هو أن الأدوات والتقنيات والبيئات تتغير بسرعة في عالم تكنولوجيا المعلومات. حتى أنه يحدث أن تتم كتابة أحد البرامج ، على سبيل المثال ، لإصدار واحد من Windows ، ثم يجب إعادة بنائه لإصدار آخر من Windows قبل إصداره.

كيف نقوم بعمل أفضل التقديرات الممكنة في صناعتنا؟ يعد التخطيط والتتبع المتسق والكامل لإدارة المشروع والدروس المستفادة لتحسين أساليبنا في نهاية كل مشروع أمرًا أساسيًا. وعند إجراء كل تقدير ، اسأل ، "ما مدى معرفة فريقي بهذا النوع من العمل بالضبط؟ هل عملنا معًا من قبل؟ ما الجديد والمختلف في هذا المشروع؟" كلما قام فريقك الخاص بهذا النوع من العمل من قبل ، كلما كان تقديرك أكثر دقة. وفي الوقت نفسه ، عندما تقوم بتقدير العمل باستخدام أدوات وطرق جديدة ، أو تطوير نماذج أولية تجريبية ، أو العمل مع عملاء جدد ، ضع ذلك في الاعتبار ، واترك مساحة أكبر لما هو غير متوقع.

تقنيات تقدير التكلفة المتأخرة

لاحقًا في عملية تخطيط المشروع ، يمكننا إنشاء تقدير أكثر دقة. كما أن القيام بذلك أسهل كثيرًا. يدعو مؤشر مديري المشتريات تقدير الوقت المتأخر والتكلفة من أسفل إلى أعلى ، لأننا نقدر كل نشاط مفصل ، ونجمعهم جميعًا للحصول على المجموع. يقول مؤشر مديري المشتريات أن التكلفة الفعلية ستكون -10٪ إلى + 15٪ من التكلفة المقدرة باستخدام التقدير التصاعدي. وتباين الجدول هو نفسه. وهذا يعني أنه إذا كان التقدير هو 100000 دولار ، فمن المتوقع أن تنخفض التكلفة الفعلية للمشروع بين 90 ألف دولار و 115 ألف دولار. إذا كان من المتوقع تشغيل المشروع لمدة 100 يوم من البداية إلى النهاية ، فمن المحتمل جدًا أن يستمر ما بين 90 و 115 يومًا. هذا النطاق الأصغر أسهل بكثير بالنسبة لرعاة المشروع للعمل معه.

يتطلب تقدير الوقت والتكلفة المتأخر خطة مشروع مفصلة بما في ذلك:

• هيكل تقسيم العمل (WBS) - قائمة مفصلة بجميع مكونات المشروع
• قائمة الأنشطة - قائمة بجميع الأعمال التي سيتم إنجازها ومن سيقوم بها.
• معلومات مفصلة عن التكلفة ، مثل الأسعار بالساعة للراتب وعمل العقد وعناصر أخرى مثل مساحة المكتب أو المعدات.
• خطة شراء ، بما في ذلك التكاليف المقدرة ، أو المؤكدة عند الإمكان لكل عنصر يتم شراؤه.
• خطة مخاطر

من الناحية المثالية ، سيكون تقدير التكلفة التفصيلي جزءًا من خطة مشروع كاملة ، حيث تتم معالجة جميع المجالات التسعة لمعرفة إدارة المشروع ، كما هو موضح في المقالة المذكورة أعلاه ، كيفية تخطيط خطة المشروع.

مع توفر كل هذه المعلومات ، يعد إنشاء تقدير تفصيلي للتكلفة أمرًا سهلاً للغاية - في الواقع ، إنه أسهل من إنشاء تقدير مبكر. نحن ببساطة نجمع التكلفة (الوقت والمواد) لكل نشاط من أنشطة المشروع ، ونخرج بالمجموع. كجزء من هذه العملية ، يمكننا استخدام تقدير PERT. PERT تعني تقييم المشروع وتقنية المراجعة ، وهي طريقة للحصول على تقدير تكلفة واحد باستخدام متوسط ​​مركز للتقديرات المتفائلة والمحتملة والمتشائمة لكل عنصر سطر. يمكنك تعلم PERT من خلال قراءة كيفية استخدام مخطط PERT لإدارة المشروع.

تتضمن أفضل الممارسات لتقدير التكلفة أخذ المخاطر في الاعتبار في المعادلة. جزء من إدارة المخاطر هو تضمين خطط الطوارئ ، أي خطط العمل التي قد نقوم بها في حالة وقوع حدث خطر. لنفترض أننا نبني مبنى جديدًا في فلوريدا. نحن ندرك خطورة الاضطرار إلى إغلاق موقع البناء لمدة تصل إلى أسبوعين في حالة حدوث إعصار. نخطط لجدول زمني لإنجاز المبنى ، حتى لو حدث إعصار ، باستخدام العمل الإضافي في عطلة نهاية الأسبوع بعد الإعصار. هذا ، بالطبع ، يضيف إلى التكلفة. يمكننا تقديم عوامل الخطر كأموال للطوارئ. على سبيل المثال ، يمكننا القول ، "التكلفة التقديرية لبناء هذا المبنى هي مليون دولار. ومع ذلك ، في حالة حدوث إعصار كبير ، سنحتاج إلى مبلغ إضافي قدره 50000 دولار للطوارئ لإنهاء المشروع في الوقت المحدد.

تتبع عمل المشروع وتعديل تقديراتك

عند قبول خطة المشروع والجدول الزمني وتقدير التكلفة ، يكتمل عمل التخطيط لمشروعك ، ويمكنك البدء في تنفيذ العمل. رسميًا ، يسمى هذا تنفيذ المشروع والتحكم فيه. التنفيذ يعني القيام بالعمل. يعني التحكم تتبع العمل ، والتأكد من أنه يسير في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. تسمى عملية تتبع العمل المكتمل (نواتج النطاق) مقابل الوقت والتكلفة تحليل القيمة المكتسبة (EVA). كما نفعل EVA ، فإننا نعمل على ضمان تقديمنا في حدود الميزانية. نتعلم أيضًا إذا قمنا بعمل جيد في إجراء تقديرنا في المقام الأول.

يعد تتبع الوقت الفعلي والتكلفة أثناء عملنا أمرًا مهمًا للغاية لسببين. بادئ ذي بدء ، هذه البيانات هي مدخلات مفيدة للتقديرات المستقبلية. ثانيًا ، في نهاية المشروع ، نقارن تكاليفنا المقدرة بالتكلفة الفعلية ، سطرًا بسطر ، والجدول الزمني المخطط لدينا بجدولنا الزمني الفعلي ، يومًا بعد يوم ؛ وإنشاء مستند الدروس المستفادة. تتضمن الدروس المستفادة طرقًا أفضل لتقدير التكلفة لمشروعنا التالي.

تقنيات التقدير