الاستجابة لطلب عرض (rfp) لمراجع ري المناظر الطبيعية

إذا كنت تمتلك شركة تنسيق حدائق وتهتم بالتوسع لتشمل نوعًا مختلفًا من الخدمة ، فقد تفكر في إجراء عمليات تدقيق لري المناظر الطبيعية (تدقيقات المياه الخارجية) للمرافق والهيئات الحكومية.

إذا كان العاملون لديك يقومون بالمهام التالية كجزء روتيني من عملك ، فهناك فرصة جيدة لأن تكون مؤهلاً ، طالما أن مهاراتك عالية ويشيد عملاؤك بك.

• جدولة وحدات التحكم وفقًا لأنواع المزروعات والظروف الجوية المحلية.
• قم بتكييف أنواع الفوهات مع أنواع النباتات التي يتم سقيها.
• إنشاء محطات مختلفة لاحتياجات الري المختلفة.
• نبات أصلي قدر الإمكان.
• راقب التسريبات والرشاشات المكسورة وقم بإصلاحها واستبدالها عند الضرورة.
• اختبر نظام الري بالكامل شهريًا على الأقل - أجهزة التحكم والمحطات والفوهات.
• غمر نظام الري سنويًا.

يتضمن إجراء تدقيق للري فحص كل رشاش للتأكد من أنه يرش بشكل صحيح ، ثم تدوين ملاحظات حول ما يجب تصحيحه.

سوسيت هورسبول ، CC-BY-SA 3.0

ما هو تدقيق الري؟

يعتمد الاختلاف بين ما ستفعله بشكل روتيني وما ستفعله في تدقيق الري الرسمي على تميز المهارات التي تقدمها ونوع الإبلاغ الذي تقوم به والطريقة التي تدفع بها فاتورة خدماتك.

المراجعة تشخيصية بحتة - أنت تحدد المشكلات والتعديلات المطلوبة لنظام الري الخاص بالممتلكات المخصصة لك من قبل وكالة التوظيف أو المرافق ، ولكن لا تفعل أي شيء لإصلاحها (ما لم يكن ذلك جزءًا من العقد). أنت تسير مع مدير الممتلكات ، مشيرًا إلى الملاحظات أثناء اختبار كل مكون من مكونات النظام. أنت تقوم بتدوين كل شيء في قائمة مرجعية ، حتى تتمكن من تجميع نتائجك لاحقًا في تقرير للوكالة - وليس مدير الممتلكات ، على الرغم من أنهم سيحصلون على نسخة في النهاية.

من خلال الوكالة ، يمكنك الحصول على فواتير المياه لتلك الممتلكات لمقارنتها بالمياه الفعلية المستخدمة خلال العام الماضي. تساعدك مقارنة المياه المستخدمة مع ما تراه على الأرض في تشخيص المشاكل الموسمية ، والتعرف على احتمالية وجود تسرب خفي ، وكذلك التنبؤ بكمية المياه التي يمكن توفيرها بالتغييرات التي ستوصي بها.

أظهر للعملاء مقدار المياه التي يمكنهم توفيرها ، مقارنةً بكمية المياه التي يستخدمونها حاليًا.

سوزيت هورسبول ، CC-BY-SA 3.0 (مؤلف)

باستخدام هذا التوقع ، يمكنك حساب المدخرات المحتملة بالدولار لكل نوع رئيسي من التغيير الذي توصي به ، على سبيل المثال الأموال التي يمكن توفيرها عن طريق ترقية وحدات التحكم الحالية إلى وحدات التحكم في الري القائم على الطقس (WBICs) أو عن طريق تغيير فوهات الرش إلى الري بالتنقيط. إنه يعطي الوكالة ومالك العقار فكرة عما يمكنهم تعديله أولاً.

يعد فحص برمجة وحدة التحكم جزءًا لا يتجزأ من إجراء تدقيق الري. ما هي مدة تعيين كل محطة؟ ما هي أنواع الرشاشات الموجودة في تلك المحطة وكم مرة تعمل؟

سوسيت هورسبول ، CC-BY-SA 3.0

ما هو طلب تقديم العروض (RFP)؟

لنفترض أنك تقوم بالفعل بكل شيء في القائمة النقطية ، وأنت تعلم أنه يمكنك القيام بالباقي ، لذلك أنت متحمس للتحقيق في هذا الاحتمال. ما هو طلب تقديم العروض ، وأين تجد واحدًا ، وكيف تتقدم بطلب للحصول على العقد؟

يتعين على كل وكالة حكومية ومرفق يعتمد على التمويل الحكومي إصدار طلب عرض عندما يصل المشروع إلى مبلغ معين من الدولارات. بالنسبة للمشاريع الأصغر ، يمكنهم اختيار مقاول ومنحهم أمر شراء فقط ، ولكن بالنسبة للمشاريع الأكبر حجمًا يحتاجون إلى المنافسة. طلب تقديم العروض هو ما يولد المنافسة. إنه مستند يخبر الخدمات التي يبحثون عنها ، ومعايير تلك الخدمات ، وكيفية كتابة اقتراحك ، وكيف سيحرزونه ، وكيف ومتى يتم إرساله.

صفحة غلاف طلب تقديم العروض

المجال العام ، عبر الشبكة

البحث عن طلبات تقديم العروض

تستخدم العديد من الوكالات الحكومية أنظمة المزايدة عبر الإنترنت. يرتبط جميع مزودي المياه تقريبًا في جنوب كاليفورنيا بنظام يسمى "الشبكة". ستحتاج إلى التسجيل وإعطاء اسم شركتك وحجمها وموقعها وأنواع الخدمات التي تقدمها وغيرها من المعلومات. بعد ذلك ، يمكنك البحث فقط في العطاءات المتعلقة بخدماتك أو جميع العطاءات المعروضة ، فقط لمعرفة ما هو موجود. سيرسل لك النظام إشعارًا تلقائيًا عندما تنشر وكالة طلب تقديم العروض الذي يطابق أحد رموز NIGP التي اخترتها (الرموز التي تحدد خدماتك).

إذا رأيت طلب تقديم العروض لمدقق كبير للمناظر الطبيعية ، ومساح للمناظر الطبيعية ، وشركة لتوفير عمليات تدقيق للري في الهواء الطلق (جميعها متشابهة) ، فقم بتنزيلها. تريد الوكالة التي تطلب العطاء عمومًا إجراء عمليات تدقيق لعملائها ، إذا كانوا مزودًا للمرافق ، أو للمساكن و / أو الشركات في المنطقة ، إذا كانت مدينة أو مقاطعة. قد يطلب طلب تقديم العروض رقمًا (مثل إجمالي 75 عملية تدقيق) أو فترة زمنية (على سبيل المثال سنتان تحت الطلب لإجراء عمليات تدقيق).

تمتلك بعض الوكالات نظام العطاءات الخاص بها ، لذلك من المهم التحقق من موقع الويب الخاص بأي وكالة تريد العمل لديها. ابحث عن قسم الشراء أو شيء مشابه. إذا تم توصيلهم بشبكة The Network ، فسيخبرك موقع الويب الخاص بهم على الأرجح وسيعطيك رابطًا على الأرجح.

مؤتمر ما قبل العطاء

من المهم عند تنزيل طلب تقديم العروض أن تنظر أولاً في الجدول الزمني لتواريخ الاستحقاق. قد ينص المستند على أن حضور "مؤتمر ما قبل العطاء" إلزامي وسيتم استبعاد أي بائع لا يحضر تلقائيًا. العطاء المسبق هو اجتماع مع الوكالة المتعاقدة لجميع مقدمي العطاءات المحتملين ، حتى يتمكنوا من مقابلة بعضهم البعض وطرح أي أسئلة لديهم حيث يمكن للجميع سماع الإجابات. إذا كان العقد معقدًا يتطلب أكثر من مجرد عمليات تدقيق للري ، فيمكنك التواصل مع مقدمي خدمة آخرين هناك قد يكونون مؤهلين لأجزاء العقد التي لا تتطلبها. يصبح أحدكم المقاول الرئيسي ، والآخر هو المقاول من الباطن.

إنه أمر نادر الحدوث ، ولكن تُعقد بعض مؤتمرات ما قبل تقديم العطاءات في الموقع ، لذلك يمكن لمقدمي العطاءات معرفة مدى العقد الذي يقدمون عطاءات للحصول عليه. حضور واحد هو وسيلة جيدة للإجابة على الأسئلة ، وتحديد نطاق منافسيك ، وكذلك للعثور على شركاء محتملين..

مدينة بورتلاند OR ، المجال العام ، عبر موقع المدينة

لا تتطلب جميع طلبات تقديم العروض حضورًا في مناقصة مسبقة والعديد منها يجعلها اختيارية. مهما كانت الحالة ، ستكون هناك فترة زمنية يمكن للبائع خلالها طرح الأسئلة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. أوصي بالاتصال بهم. من الجيد دائمًا التواصل شخصيًا ، حتى يعرفوا من أنت عندما ترسل اقتراحك.

عندما ينتهي الموعد النهائي للأسئلة والأجوبة (عادة أسبوعين) ، سترسل الوكالة لكل بائع الإجابات على جميع الأسئلة. اختياريًا ، يمكنهم نشر الإجابات على شبكة العطاء (التي حصلت منها على طلب تقديم العروض) لتنزيلها.

سيكون تاريخ الاستحقاق التالي الذي من المحتمل أن تواجهه هو تاريخ ووقت استحقاق اقتراحك ، إلى جانب طرق التسليم المقبولة. بعد ذلك سيخبرونك عادة عندما يتوقعون إجراء مقابلات مع أفضل المرشحين ، ومتى يتوقعون منح العقد ، و / أو عندما يأملون في بدء العمل على العقد. هذا يساعدك على التخطيط لتوقيتك.

كتابة المقترحات بنزاهة

بمجرد ملاحظة المواعيد النهائية ، ابدأ في كتابة الاقتراح الخاص بك من خلال النظر في طلب تقديم العروض لمعرفة كيف يريدون تنظيمه. ستمنحك معظم طلبات تقديم العروض الترتيب الدقيق الذي يريدون كتابة الاقتراح به. هذا بحيث يكون لجميع الإدخالات تنسيق مماثل ، مما يسهل على الوكالة مقارنتها أثناء عملية التقييم.

قم بإعداد مخطط اقتراحك وفقًا لذلك ، مع العناوين والعناوين الفرعية والصفحات الإضافية ، مثل جدول المحتويات في المقدمة والملحق في الخلف. حدد المظهر العام لها ، وأي ألوان تريد وضعها في الرؤوس والتذييلات في كل صفحة ، وما تريد أن تبدو عليه صفحة العنوان (بشكل عام). بمجرد إعداد إطار العمل ، اصطحب RFP إلى مكان هادئ ، وأحضر معك جهازًا لوحيًا وقلمًا وقلم تمييز وابدأ في تدوين الملاحظات.

لا تكتب في البداية ، فقط اقرأ واستوعب ودوّن بعض الأشياء التي تريد تذكرها. قم بتمييز المجالات التي تعتقد أن شركتك سوف تتفوق فيها (تذكير للتأكيد عليها في العرض) وتصور شركتك وهي تقوم بالفعل بتنفيذ المشروع. يجب أن تساعدك هذه الصورة المرئية في كتابة الاقتراح بإيجاز. تريدهم أن يروا من أنت حقًا وكيف سيكون من الرائع أن يعملوا معك.

أنت أيضًا تريد تصوير شركتك بأكبر قدر ممكن من النزاهة ، لأن ذلك يفتح الطريق للثقة. بدون الثقة ، لا يمكنك أبدًا الحصول على علاقة جيدة ومستمرة حقًا (بمعنى علاقة ممتعة وسلسة وتؤدي إلى عقود أخرى).

اجعل اقتراحك جذابًا وغنيًا بالمعلومات.

سوسيت هورسبول ، CC-BY-SA 3.0

تحديد أفضل مؤهلاتك

بحلول الوقت الذي تنتهي فيه من هذه المرحلة ، يجب أن تكون المؤهلات التي تريد إبرازها واضحة. ستكون مناطقك الأضعف واضحة أيضًا. لاحظ تلك المناطق الأضعف ، وفي الشهر الذي تستغرقه لكتابة الاقتراح ، انظر إلى ما يمكنك فعله لمنح الأشخاص المزيد من الخبرة في تلك المجالات - مثل توفير عمليات تدقيق مجانية لعملاء المناظر الطبيعية الحاليين.

من المهم جدًا ألا تكذب. إذا كنت مضطرًا إلى تقليل أو عدم ذكر نقاط ضعفك في الاقتراح ، ولكن على الأقل قم بإعداده حتى يتمتع فريق العمل لديك بالخبرة بحلول الوقت الذي تقدم فيه طلبًا للحصول على اقتراح آخر في المستقبل.

ابحث الآن عن المهارات أو طرق التشغيل غير المطلوبة والتي تعتقد أنها قد توفر فائدة إضافية للوكالة. إذا كان فريق العمل لديك يتحدث الإسبانية بطلاقة ، فضع هذه الحقيقة في مكان بارز في الاقتراح ، نظرًا لأن العديد من عمال المناظر الطبيعية في المواقع التي من المحتمل أن تقوم بمراجعتها هم من أصل لاتيني. إذا كان فريقك ماهرًا في العمل مع النباتات المحلية ، فسوف يمنحك ميزة مختلفة ، لذا قم بتضمين هذه الحقيقة في اقتراحك أيضًا. إذا كانت لديك صور فوتوغرافية لهم وهم يقومون بأي من هذه الأنشطة ، فضعهم بالقرب من المكان الذي تحدد فيه هذه المؤهلات للفت الأنظار هناك.

المؤهلات الخاصة: الغالبية العظمى من منسقي الحدائق والعاملين في هذا المجال هم من أصل إسباني. نظرًا لأن معظم الموظفين الميدانيين لشركتنا يتحدثون الإسبانية بطلاقة ، فنحن قادرون على التواصل بشكل أفضل في هذا المجال من معظم منافسينا.

نحن هنا نجري اختبار العلبة ، والذي يحدد مدى تساوي الرشاشات. إنه إجراء قياسي لإجراء واحد ، ولكن ليس كل شيء. إذا كان شعبك يفعل ذلك ، فتأكد من ذكر ذلك.

إنهاء وتقديم العرض

سترغب الوكالة في معرفة تاريخك وخبرتك وستريد شهادات إذا كانت لديك… لذا اجمعهم. إذا لم يكن لديك شهادات في متناول اليد بالفعل ، فأرسل رسائل إلى العملاء الذين يحبونك بشكل خاص ، وأخبرهم بما هو العقد ، وامنحهم الموعد النهائي ، واطلب منهم كتابة جملة أو جملتين حول مدى سعادتهم بها خدماتك. قم بتضمين تلك الشهادات في الاقتراح في كتل ألوان خاصة ، مثل الاقتباسات.

بمجرد الانتهاء من كتابة نص الاقتراح ، تحقق من الرسومات (المخططات والرسوم البيانية والجداول الزمنية) والصور الإضافية التي يمكنك إضافتها. تذكر أن تستخدمها بشكل أساسي لتسليط الضوء على المعلومات التي تريد أن تهتم بها الوكالة ، ولتوفير القليل من البيانات الإضافية ، وأيضًا لتخفيف صفحة نص مملة بخلاف ذلك. أثناء قيامك بذلك ، ابحث أيضًا عن صورة تمثيلية يمكنك إضافتها إلى صفحة الغلاف. يجب أن تكون صفحة الغلاف منسقة بطريقة جذابة ، وأن تكون مرتبة ومنظمة ، لأنها ستكون أول ما يراه المقيم.

ثم انتقل إلى قائمة مراجعة RFP للتأكد من أنك قد أدرجت كل ما طلبته الوكالة. انظر أيضًا إلى نظام التسجيل الخاص بهم للتأكد من أن لديك معلومات كاملة في تلك الأقسام ، وسوف يزنون بشكل أكبر. ثم قم بالتحرير. ثم قدم الاقتراح إلى شخص آخر لتحريره بعين جديدة. هذا أمر بالغ الأهمية ، لأنه بحلول هذا الوقت ستكون عينك متعبة ومن المحتمل أن ينضب عقلك.

تأكد من وضع الاقتراح معًا في نوع الروابط التي يطلبها طلب تقديم العروض أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني ، إذا كان ذلك مسموحًا به. تأكد أيضًا من إرسالها إلى الشخص المحدد في طلب تقديم العروض. إذا اقتربت من الموعد النهائي للتقديم ، فادفع الأموال الإضافية لشحنها بين عشية وضحاها - فلا معنى للقيام بكل هذا العمل وتأخر وصوله. معظم الوكالات صارمة حقًا بشأن المواعيد النهائية للتقديم.

متابعة تقديم الاقتراح

نظرًا لأنه لا يزال لديك طلب تقديم العروض ، يمكنك وضع الخطوات التالية في التقويم للمتابعة لاحقًا ، بعد أن تأخذ قسطًا من الراحة. قد تكون الوكالة قد صرحت بأنها ستختار أفضل عدد قليل من المرشحين ليكونوا "على قائمة مختصرة" للمقابلات قبل الاختيار ، أو ربما أعطوا للتو موعدًا نهائيًا لمنح العقد. على أي حال ، من الجيد أن ترسل لهم خطابًا ، بعد معرفة من فاز بالعقد ، إما لشكرهم على العقد أو على فرصة التقدم بطلب للحصول عليه. في كلتا الحالتين ، ستؤهلك للتفاعلات الإيجابية في المستقبل. إذا حصلت على العقد ، فابتهج! أنت في طريقك لمساعدة الناس على توفير المال على فواتير المياه.

إليك أحد الموارد التي يمكن أن تساعدك على فهم عملية تقديم العطاءات والتأهيل بشكل أفضل:

• كتّاب العروض ، وموارد كتابة الاقتراح الفيدرالي ، ومورد

  كتابة مقترحات طلبات العروض لكتاب المقترحات الفيدرالية. اكتب اقتراحًا فدراليًا فائزًا ، ورد على طلب تقديم العروض باستخدام قوالب الاقتراح ، ونص نموذج الاقتراح.