النوع الصحيح من انضباط الموظف

هناك العديد من الأساليب لتغيير سلوك الموظف. تعرف على المزيد حول الانضباط التدريجي ولماذا يعمل.

جاك موريه ، CC-BY

اعرف حقوقك كموظف

غالبًا ما يكون من الصعب الحديث عن الانضباط في عصر التصحيح السياسي وإدانة أي معاملة متحيزة متصورة. ومع ذلك ، يجب على جميع المنظمات والمؤسسات وضع القواعد واللوائح التي تحمي حقوق وحريات الآخرين وتضمن الأداء الفعال على كل مستوى من مستويات المنظمة. عدم وضع حدود للحرية الشخصية وصفة للفوضى والفشل للشركة والأفراد العاملين لديها.

هناك ميل للنظر إلى الشركات الرائدة مثل Google و Facebook وعمالقة Silicon Valley الأخرى ومعرفة ما يبدو أنه بيئة يتمتع فيها الجميع بحرية فعل ما يريدون ، طالما أنهم يحصلون على نتائج. لقد ثبت أن هذا النوع من الثقافة يساعد على التفكير الإبداعي. ومع ذلك ، فإن النظرات الخاطفة غالبًا ما تكون خادعة وهذا ينطبق على أي منظمة.

يجب أن تشكل القواعد جزءًا من سياسة كل شركة لأنه بدون قواعد يمكن أن تضل المنظمة. غالبًا ما تتراكم الاتهامات على الجيل الجديد بأنهم يميلون إلى أن يكونوا أكثر تركيزًا على الذات وغير منضبطين في بيئة العمل. قد يكون هذا صحيحًا ، ولكنه يتعلق أيضًا بكيفية ممارسة الانضباط. إذا تم تطبيقه كقوة إيجابية لتقديم التغذية الراجعة ، فسيكون بمثابة حافز تحفيزي ونمو مناسب. هذا ما يجب أن يكون عليه الانضباط التدريجي للشركة

تعريف الانضباط التقدمي

إنها عملية تمنع السلوك غير المنتج وتعزز قدرة المديرين على التعامل بفعالية وثبات مع تداعياته. هذا النوع من السلوك خطير لأنه يمكن أن يترجم إلى معنويات منخفضة وإنتاجية منخفضة. أولئك الذين يمارسونها يمكن أن يصيبوا الموظفين الآخرين بشكل خطير. يمكن أن تكون التكلفة كبيرة للغاية ، مع تأثير مباشر على المحصلة النهائية.

لسوء الحظ ، القليل من الشركات تبذل أي محاولة لفهم التأثير المالي للسلوك غير المنضبط. من أجل تحقيق علاقات جيدة مع الموظفين والحفاظ عليها باستمرار ، يجب على جميع الموظفين فهم طبيعة العملية التأديبية. عليهم أن يدركوا أنه إذا تم تطبيقه بشكل صحيح يمكن أن يكون ذا فائدة كبيرة للجميع.

المثبطات الثمانية للتأديب

يمكن أن يُعزى الإحجام عن الانضباط إلى ثمانية عوامل شائعة تنطبق في جميع المجالات على كل شركة ومؤسسة تقريبًا. يمكنك استخدام هذه القائمة لإجراء تقييم ذاتي أو تقييم الآخرين على مقياس من 1-5.

1. لم يتلقوا تدريبًا مناسبًا أبدًا: لم يظهر أبدًا لبعض المشرفين كيفية إدارة الانضباط بشكل فعال (تدريجيًا) ، وبالتالي ، يفتقرون إلى الثقة للتعامل مع الأفراد الذين يعانون من مشاكل.
2. الافتقار إلى الدعم الإداري: إذا كانت التجربة التاريخية هي أن الإدارة العليا غير داعمة ، أو ناعمة في الانضباط ، فسيتم تطبيقها بطريقة عشوائية. يجب أن يكون وضع سياسة وقواعد الانضباط التدريجي أولوية.
3. الخوف من الانتقام: قد تكون هناك حالات رد فعل عنيف ضد مشرف في الماضي. الأمر متروك للإدارة لتوفير وتعزيز بيئة يشعر فيها الجميع بالأمن والأمان. يجب ألا يكون هناك مجال لهذا النوع من التخويف.
4. عدم الاتساق: يميلون إلى أن يسألوا أنفسهم لماذا يجب عليهم اتخاذ إجراء عندما لا يبدو أن الآخرين يهتمون أو يتعرضون للترهيب.
5. لا وقت: إجراء الطب الشرعي على الأدلة وإجراء مقابلات مع الأطراف المعنية كلها تستغرق الكثير من الوقت والجهد. يمكن الرد على ذلك عن طريق تحليل تكلفة السلوك غير المنتج.
6. الشعور بالذنب المنعكس: قد يكون هناك شعور بالذنب بشأن تأديب شخص آخر إذا تصرف المشرف بنفس الطريقة في الماضي. يجب أن يكون هناك اعتراف بأن دورهم يتغير عندما يتم تكليفهم بمسؤوليات تجاه الآخرين.
7. التأثير على الصداقة: قد تتسبب الإجراءات التأديبية في فقدان الصداقة والعزلة عن أعضاء مجموعة العمل. يجب أن يبحث المشرفون عن الاحترام ، وليس الصداقة ، من خلال الثبات في تطبيق الانضباط.
8. الخوف من الصراع: يتجنب بعض الناس مواجهة موقف صعب ، خاصة إذا كان ينطوي على نزاع بين الأشخاص. بعض الناس يخلطون بين كونك محبوبًا والاحترام

أسباب وتأثيرات السلوك العكسي

تؤكد الإدارة الجيدة على النهج الإيجابي للانضباط. لسوء الحظ ، لا يزال الخوف من العقاب هو الردع الأكثر استخدامًا من قبل العديد من المديرين. من ناحية أخرى ، عندما يفهم الموظفون ويقبلون القواعد التي يعتبرونها معقولة وعادلة ، فإنهم يصبحون منظمين ذاتيًا ويقللون من التأثير السلبي للسلوك غير المنتج. هذا عندما يصبح الانضباط قوة بناءة وإيجابية تمكن الناس من العمل بشكل تعاوني. في الشركات التي لا يُنظر فيها إلى الانضباط إلا بالمعنى الضيق والعقابي باعتباره رد فعل ، والذي يعاقب ويصحح ، يؤدي إلى ضعف الروح المعنوية ويؤثر على الإنتاجية.

هناك عدد من أنماط السلوك السلبي المدمرة والمدمرة بشكل خطير. تشمل الأمثلة العصيان ، وتزوير سجلات العمل ، والقتال ، والسرقة ، والشرب ، وتعاطي المخدرات ، والتحرش الجنسي. وهي تتطلب اهتمامًا فوريًا من الإدارة واستجابة قوية ، والتي قد تشمل التعليق أو حتى الإنهاء بعد الانتهاء من الإجراءات القانونية. هناك سلوكيات أخرى أقل إنتاجية ولكنها مع ذلك عوائق كبيرة للأداء الفعال:

تأخر مستمر

يجب مراقبة التأخير والتغيب المستمر من قبل بعض الموظفين عن كثب. حتى عندما يكون هناك مبرر في بعض الحالات ، يجب التعامل مع التجاوزات المزمنة من خلال التأديب التدريجي. هذا سلوك بارز للغاية يمكن تصحيحه من خلال التعليقات الشفوية والمكتوبة. غالبًا ما يكون سبب خسائر إنتاجية كبيرة.

عمل ذو جودة رديئة

غالبًا ما يؤدي عدم الانضباط وإهمال القواعد إلى رداءة الجودة. يميل الموظفون غير المنضبطين إلى أن يكونوا أقل اهتمامًا بجودة العمل الذي ينتجونه. تتطلب الإدارة الجيدة برنامج مراقبة صارمًا يمكنه التخلص من هذا النوع من السلوك غير المبالي. يمكن تحديد الجودة الأقل من المستوى القياسي من خلال رفض المنتج أو من خلال شكاوى العملاء. هذا الأخير أكثر خطورة ، لأنه قد يؤدي إلى تكاليف إضافية وخسارة دائمة للمبيعات المستقبلية.

الإهمال المؤدي إلى الحوادث

تشير الأبحاث إلى وجود علاقة مباشرة بين الحوادث والانتهاكات المتعمدة لمعايير السلامة أو الإهمال. لذلك ، من المناسب إدراج الحوادث في قائمة الأنشطة التي تأتي بنتائج عكسية.

السرقة أو المساهمة بطريقة أخرى في فقدان المخزون

في حين أن بعض الانكماش في المواد والمنتجات يمكن أن يعزى إلى التقادم والنفايات العادية ، فإن سرقة الموظفين أو الإهمال أو حفظ السجلات الخاطئ هو مساهم كبير في خسائر المخزون. وهذا يتطلب مراقبة واستخدام الانضباط المدار بعناية.

التخريب والإهمال وسوء المعاملة

الآلات والمعدات تبلى وتتطلب صيانة وإصلاح وقائية. ولكن يمكن أيضًا أن يكونوا عرضة لتخريب الموظفين أو الإهمال أو سوء المعاملة. يمكن أن يكون هذا السلوك العكسي المفرط مكلفًا للغاية ، سواء في تكاليف الإصلاح أو في مستويات منخفضة من الإنتاجية والسلامة.

من الواضح أن هناك المزيد من العوامل التي تساهم في عدم الكفاءة ، ولكن السلوك غير المنتج يمكن أن يمثل تكلفة عالية للشركة. يمكن السيطرة على كل هذه الأنشطة السلبية أو الحد منها من خلال الانضباط المستنير. يجب أن يكون هدفها خلق بيئة عمل تحافظ على درجة عالية من الروح المعنوية وتحقق أهداف الشركة ، مع الحد الأدنى من السلوك العكسي. يجب أن يؤدي الانضباط إلى معرفة الموظفين بوظائفهم بشكل جيد والعمل بشكل تعاوني لتنفيذ المهام وتحقيق أهداف المجموعة في الوقت المناسب.

كيف يعمل الانضباط التقدمي

يُعرَّف الانضباط التدريجي بأنه إجراء يستخدم تصعيدًا في التحذيرات والإجراءات التأديبية التي تعارض السلوك العكسي - من التحذيرات الشفوية والمكتوبة إلى التعليق والإنهاء. يفي هذا النوع من الإجراءات باختبارات المحكم للإجراءات القانونية الواجبة والسبب العادل وقد نجح في الرد على جميع التحديات في كل من إجراءات التحكيم والمحكمة. الغرض من الانضباط التدريجي هو تصحيح سلوك الموظف واستعادة دور الشخص كعضو منتج في مجموعة العمل. كما أنه بمثابة تذكير للموظفين الآخرين بأنهم سيخضعون للمساءلة بنفس الطريقة.

يستند الانضباط التدريجي بحزم إلى قواعد معقولة تعكس احتياجات الشركة لبيع منتجاتها أو خدماتها بكفاءة وخدمة العملاء بكفاءة. يجب مناقشة القواعد مع الموظفين للتأكد من أن كل موظف يفهمها. القواعد قابلة للتطبيق فقط في مكان العمل. فهي لا تقيد حياة الموظفين خارج الشركة ، باستثناء الأمور التي قد تؤثر سلبًا على سمعة الشركة. يجب أن يكون هناك اتساق مطلق في تطبيق القواعد. يجب التعامل مع المخالفات بشكل عادل ويتم إعطاء العقوبة بشكل موحد.

عملية ست خطوات لتحليل مشكلة التأديب

من المفيد عند تحليل مشاكل الانضباط إدراك أنه لا توجد حالتان متماثلتان تمامًا. الناس معقدون والمتغيرات الظرفية كثيرة. لذلك ، يجب على المشرف التحقيق بعناية والنظر بدقة في سبعة أسئلة رئيسية للوصول إلى درجة الإجراءات التأديبية التي يتعين اتخاذها:

1. هل هي مخالفة كبيرة مثل تعاطي المخدرات ، والتي قد تتطلب إيقافًا مؤقتًا عن القوى العاملة أثناء إجراء التحقيق المناسب؟
2. ما هي الفترة الزمنية بين المخالفات الحالية والمخالفات الأخرى التي تسبب فيها نفس الموظف؟
3. هل الحادث من نمط أو سلوك متكرر؟
4. ما هي الأسبقية التي حددتها الشركة في التعامل مع المواقف المماثلة؟
5. هل سجل عمل الموظفين هو سجل عامل موثوق به ومتعاون؟
6. هل هناك عوامل غير عادية ومخففة ساهمت في هذا الوضع؟
7. هل توجد قواعد محددة بوضوح تحكم سلوك الموظف ويتم إبلاغ الموظفين بها ، ويفضل أن يكون ذلك كتابة ؛ وهل من المتوقع بشكل معقول أن يعرفهم جميع الموظفين؟

مجرد تطبيق الانضباط

• التحذير الملائم من عواقب سلوك معين غير مقبول.
• الانتهاء من تحقيق شامل قبل إدارة الانضباط. يجب أن يتضمن هذا التحقيق بيانات مكتوبة من الموظف (الموظفين) المعنيين ومن جميع الأطراف الأخرى ، الذين ربما يكونون قد شهدوا الحادث.
• يجب أن يكون التحقيق عادلاً وموضوعياً.
• لا يشترط أن يكون الدليل قاطعًا أو لا يدع مجالًا للشك المعقول ، إلا إذا كان سوء السلوك المزعوم ذا طبيعة إجرامية أو خطيرة يمكن أن تلحق الضرر بسمعة الموظف وتضر بشكل خطير بفرصه في العمل في المستقبل.
• يجب تطبيق القواعد والأوامر والعقوبات بإنصاف ودون أي تمييز. إذا كان التنفيذ متساهلاً في الماضي ، فقد لا تعكس الإدارة نفسها فجأة وتبدأ في اتخاذ إجراءات صارمة دون تحذير الموظفين أولاً من نيتها.
• يجب أن تكون العقوبة مرتبطة بشكل معقول بخطورة الجريمة والسجل السابق للموظفين. من المبرر أن يكون لسجل التوظيف التاريخي الجيد استجابة أخف.
• يجب الحكم على جميع الموظفين بنفس المعايير ويجب أن تنطبق القواعد على الجميع بالتساوي. يجب توضيح القواعد بوضوح في دليل الموظف .
• يجب حماية جميع الموظفين من الانضباط غير العادل والسماح لهم بالطعن في أي إجراء للشركة يهدد بحرمانهم من حقوقهم الأساسية.