جدول المحتويات:
- ما هي الدقائق؟
- كيف أستعد للاجتماع
- ما أفعله خلال الاجتماع
- مراجعة وتوزيع المحاضر
- الرجاء استخدام هذا كمرجع فقط
أخذ دقائق.
ما هي الدقائق؟
الدقائق عبارة عن ملاحظات قصيرة أقوم بتدوينها خلال اجتماع أو مناقشة. أسجلها حتى لا يفوتنا أي شيء تمت مناقشته أو الاتفاق عليه في الاجتماع. يتم اعتماد المحاضر رسميًا من قبل الرئيس ويتم الاحتفاظ بها كسجل خاص بالمنظمة. يمكنهم المساعدة في أي تحقيقات تجري في المستقبل. كما أنها توفر سجلاً للقرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع ومن سيتصرف بناءً عليها.
دائمًا ما تكون الدقائق قصيرة وواضحة ، ومكتوبة بلغة بسيطة ، لأنه يجب تعميمها أو الوصول إليها من قبل أشخاص بمستويات مختلفة من المعايير في تلك اللغة ، في حالتي الإنجليزية. أي شخص لم يتمكن من حضور الاجتماع ويحتاج إلى معرفة ما حدث في الاجتماع سيستفيد من المحاضر المكتوبة ببساطة.
كيف أستعد للاجتماع
أقوم بالتنظيم والتحضير للاجتماع من خلال جمع المعلومات لجدول الأعمال ، والاتفاق على البنود التي سيتم إدراجها في جدول الأعمال مع الرئيس ، وتعميم جدول الأعمال مع الأوراق الداعمة ، وحجز غرفة الاجتماع ، وإبلاغ المعنيين بالتاريخ والوقت والمكان و الغرض وتنظيم المرطبات. لدي أيضًا تفاصيل عن أي زائر وأي اعتذارات مطلوبة للاجتماع.
لدي جدول الأعمال وجميع الدفاتر والأقلام اللازمة جاهزة للدقائق. أستمع جيدًا إلى المناقشة ، وأكتب النقاط المهمة.
ما أفعله خلال الاجتماع
إنني أتواصل باستمرار مع رئيسي أثناء سير الاجتماع ، مع التأكد من اتباع جدول الأعمال كما تمت مناقشته واعتماده. نادرًا ، بسبب بعض الظروف التي لا يمكن تجنبها ، يجب تغيير جدول الأعمال أو اتباعه خارج التسلسل ، ولكن سيتم إعلام الحضور بالتغيير وسببه لتجنب الارتباك. كما أتأكد من أن الرئيس يلخص النقاط المهمة ، وأي قرارات يتم اتخاذها يتم الاتفاق عليها من قبل الحضور ، مع الأخذ في الاعتبار أي تضارب في الأفكار. أتأكد أيضًا من اتخاذ الإجراءات لكل بند من بنود جدول الأعمال.
أركز على تدوين ما تقرر ومن سيفعله. أعطي كل عنصر عنوانًا منفصلاً وأحاول كتابة ملاحظاتي التقريبية بعد الاجتماع بوقت قصير. أتأكد من أن الدقائق دقيقة ومنهجية وصحيحة وموجزة نحويًا ومكتوبة بلغة واضحة وسهلة الفهم. أتأكد من أنها متسقة في شكلها ومحتواها وأركز على القرارات المتخذة. يتم أيضًا كتابة المحاضر بتنسيق متفق عليه وفقًا لبنود جدول الأعمال ، مع عناوين مرتبة عند الضرورة.
مراجعة وتوزيع المحاضر
بعد تدوين المحاضر ، أستغرق وقتًا لمراجعتها وتشغيلها بواسطة الرئيس للموافقة عليها ولإجراء أي تغييرات ضرورية قبل توزيعها على الأعضاء الضروريين. يتم توزيع المحاضر كمستند محمي عبر البريد الإلكتروني إلى أعضاء فريق العمل الضروريين. أتأكد من التعامل مع أي إجراءات تحتاج إلى متابعة ضمن الإطار الزمني المطلوب.
يتم تخزين الدقائق على القرص الصلب للرجوع إليها في المستقبل. إنها بمثابة سجل لأي شخص سيتولى أي مناصب في المستقبل ، لأغراض مرجعية.
الرجاء استخدام هذا كمرجع فقط
في ملاحظة لطيفة ، يرجى عدم نسخ أي شيء مقدم هنا وعرضه في ملفك. تم نشر هذا هنا ، فقط لمساعدتك على اكتساب فكرة عن ما يتوقعون منك أن تكتبه وكيف يجب أن تكتب. عندما تقوم بإعداد ملفاتك الخاصة ، سيتعين عليك الارتباط بمنطقة عملك وتنظيمك والتمسك بها. شكرا لتعاونكم.