نظام سبع خطوات لتحسين أداء الموظفين

يحقق المديرون أهداف الأداء من خلال تدريب موظفيهم وتحفيزهم وتطويرهم بشكل فعال. يمكن لأداة سهلة الاستخدام أن تساعد المديرين على تحقيق أهداف الأداء قصيرة وطويلة المدى.

يجد بعض المديرين صعوبة في مساعدة الموظفين على تحديد السبب الجذري لمشاكل معينة تؤثر على أدائهم. غالبًا ما يشتكي الموظفون من تعرضهم للانتقاد بسبب حدوث مشكلات خارجة عن إرادتهم. تم تصميم هذا النظام المكون من سبع خطوات لمساعدة المديرين على تحديد السبب الأساسي للمشاكل المتعلقة بالأداء وكيفية إيجاد الحلول المناسبة.

يعزل النظام سبعة عوامل ضرورية للأداء الفعال:

• التحفيز
• القدرة
• تصور الدور
• الدعم التنظيمي
• التوافق البيئي
• تقييم
• صلاحية

من خلال ترتيب هذه العوامل في اختصار يسهل تذكره ، سيدرك المديرون الذين يستخدمون هذا النظام تحسين أداء الموظف:

R: المعرفة والمهارات الحقيقية للقيام بالمهمة

إنتربرايز : متعلم على وصف واضح للوظيفة

ج: المصلحة النشطة في الموظف من قبل الشركة

L: يحب القيام بالمهمة.

أولاً: استثمر الوقت والطاقة في أداء الموظف.

Z: عدم وجود مشاكل قانونية في القرارات

هـ: بيئة مناسبة

تعد بساطة النظام من أكثر جوانبها جاذبية. إنها ليست بدعة إدارية جديدة مليئة بالمصطلحات الفنية المعقدة. من السهل تذكرها أو تطبيقها:

المعرفة الحقيقية

المعرفة والمهارات الحقيقية للقيام بالمهمة. يشير هذا إلى معرفة الموظف ومهاراته ، والتي ستمكنه من إكمال الواجبات والمسؤوليات المطلوبة بنجاح. لا أحد لديه الكفاءة الكاملة ، ولا قادر على القيام بكل شيء بشكل جيد. تشمل المكونات الرئيسية للقدرة ما يلي:

• التعليم المتعلق بالواجبات والمسؤوليات (التدريب الرسمي وغير الرسمي للموظف الذي يساعد في إكمالهم بنجاح).
• خبرة ذات صلة بالمهمة المطروحة (خبرة عمل سابقة تساعد في إكمال المهمة).
• القدرات ذات الصلة (مهارات وخصائص الموظف التي ستعزز فرص إتمام المهمة بنجاح).

عند تحليل أداء الموظف ، يجب على المدير أن يسأل ببساطة ، "هل يمتلك هذا الموظف المعرفة والمهارات اللازمة لأداء الموظف بكفاءة؟" في حالة وجود مشكلة في هذا المجال ، قد تتضمن بعض الحلول المحددة تدريبًا خاصًا بمهمة معينة أو تدريبًا أو دورات رسمية أو إعادة تعيين الواجبات أو المسؤوليات.

تعلم على الوصف الوظيفي

E ducated على وصف واضح للعمل. إنه يتعامل مع فهم الموظف وقبوله لما يجب القيام به ، ومتى يفعل ذلك ، وكيفية القيام به. للتأكد من أن الموظف لديه فهم شامل لوظيفته ، يجب أن يكون واضحًا جدًا بشأن:

• قياسات الأداء لعملهم.
• كيف يمكن تحقيق الأداء الأمثل.
• أولوية الأداء الأهداف والغايات.

عندما يكون هناك سوء فهم للمهمة أو الوظيفة ، فسيؤدي ذلك إلى سوء التنفيذ. يجب على المديرين التأكد من كتابة جميع الأهداف بدقة. يجب تشجيع الموظف على طرح الأسئلة لتوضيح أي عدم فهم.

المصلحة النشطة

A الفائدة التفاعلية الذي نظمه في الموظف من قبل الشركة. يُطلق عليه أيضًا الدعم التنظيمي ، ويشير إلى المساعدة أو الدعم التنظيمي الذي يحتاجه الموظف لإكمال وظيفته بشكل فعال. تتضمن بعض مكونات الدعم التنظيمي ما يلي:

• ميزانية كافية.
• أدوات لإكمال المهمة ، ومرافق مناسبة للمهمة.
• الدعم اللازم من الإدارات الأخرى.
• توافر المستلزمات والمواد.
• تخصيص الموارد البشرية الكافية لإتمام المهمة.

يحب الوظيفة

" لا تحب القيام بالمهمة" هي النتيجة عندما يتم تحفيز الموظفين لإكمال جميع مهامهم بطريقة ناجحة. يجب أن يتذكر المدير أنه ليس كل الناس لديهم نفس الإلهام بشكل عام ، يميل الموظفون إلى أن يكونوا أكثر حماسًا إذا حصلوا على نوع من التقدير.

يجب أولاً تقييم المشكلات في هذا المجال في ضوء الاستخدام الصحيح للمكافآت. يجب أن يفهم الموظف أن الأداء يرتبط ارتباطًا مباشرًا بالأجور والترقية والاعتراف والأمن الوظيفي. يميل الموظفون بشكل طبيعي إلى الأداء على النحو الأمثل عند المكافأة وتقليل الأداء عند عدم المكافأة. ومع ذلك ، لا يجب بالضرورة أن تكون المكافآت نقدية حتى تكون فعالة. في بعض الحالات ، ستكون التعليقات المناسبة كافية ، مثل الربت على الظهر. يجب أن يكون هذا التعزيز الإيجابي للأداء الناجح جزءًا لا يتجزأ من نظام الحوافز الشامل.

وقت الاستثمار

I nvesting الوقت والطاقة في أداء الموظف. وهذا يشمل العمليات الرسمية وغير الرسمية للتدريب وردود الفعل على الأداء. يتكون التدريب من السماح للموظفين بمعرفة مدى جودة أدائهم في وظائفهم. لا يمكن للمديرين أن يتوقعوا من الموظفين تحسين الأداء الوظيفي عندما يكونون غير مدركين للمشاكل. من خلال التغذية الراجعة المستمرة ، يجب ألا تكون هناك مفاجآت في مراجعة الأداء السنوية.

إذا كانت هناك مشكلة في التقييم ، فمن المحتمل أن تكون ناجمة عن نقص التغذية الراجعة اليومية. يجب أن يكون هذا إيجابيًا ( اجعل شخصًا ما يفعل شيئًا صحيحًا ) وسلبيًا للأداء الضعيف. يركز العديد من المديرين على الأمور السيئة ويعتبرون الأداء الإيجابي أمرًا مفروغًا منه. يمكن أن يكون الاعتراف الفوري بعمل جيد بمثابة جزء حيوي من عملية التدريب. فهو يزيد الحافز ويقوي ولاء الشركة ويتم تحقيقه بتكلفة قليلة جدًا.

القضايا القانونية الصفرية

"عدم وجود مشاكل قانونية في القرارات" هو نتيجة لأخلاقيات وشرعية القرارات المتعلقة بالموظفين. يجب أن يكون المديرون على دراية بقوانين العمل وقرارات المحاكم وسياسات الشركة لضمان عدم الطعن في قراراتهم. يجب أن تكون جميع قرارات الموظفين مرتبطة فقط بالمعايير الموجهة نحو الأداء. يجب القضاء على جميع التحيزات الأخرى. يجب توثيق التوصيات الخاصة بالترقية أو التعليق أو الفصل بشكل كامل وتقتصر على مشكلات الأداء.

العوامل البيئية

E العوامل nvironmental هي المؤثرين أداء الخارجية. تشمل العناصر الرئيسية لهذا المكون المنافسة ، وظروف السوق المتغيرة ، واللوائح الحكومية ، واضطرابات سلسلة التوريد. عند تحليل الأداء ، يجب على المدير ألا يلوم الموظفين على مشاكل الأداء التي سببتها عوامل خارجية ليس لديهم سيطرة عليها. ومع ذلك ، ينبغي توقع أن يقدم الموظفون أفضل النتائج المعقولة في ظل ظروف خارجية معاكسة. من الضروري تحديد ما هو معقول في هذه الظروف.

في الختام ، يمكن استخدام هذا النظام المكون من سبع خطوات لتحليل أي فجوات في الأداء تقريبًا. يمكن للمديرين النظر إلى الموقف وتحديد العوامل السبعة المسؤولة عن مشكلة أداء معينة. في بعض الأحيان قد يكون هناك عدة عوامل في اللعب.