ستة أسرار لاجتماعات أكثر إنتاجية

الاجتماعات التي حضرتها

الجميع يريد عقد اجتماعات أفضل

حسنًا ، لقد كنا جميعًا هناك… لقد جلسنا للتو في اجتماع لما يبدو أنه قدر مفرط من الوقت وبدا وكأنه مضيعة هائلة. تحدث الجميع كثيرًا ، وكان بعضها خارجًا عن الموضوع تمامًا وليس من الواضح ما تم إنجازه بالفعل. تبدو مألوفة على الإطلاق؟

لحسن الحظ ، هناك طرق لإدارة الاجتماعات تجعلها أكثر إنتاجية. دائمًا ما يكون للاجتماعات المثمرة هدف ، فهي فعالة في كيفية إجرائها ويتم جدولتها في الوقت المناسب.

قد تساعد النصائح الست التالية في تغيير اجتماعك القادم:

1. الاجتماعات العظيمة لا تدير نفسها.
2. يبدأ التخطيط مع وضع النهاية في الاعتبار.
3. هناك دائما جدول أعمال رسمي.
4. يتم التعبير عن القواعد الأساسية صراحة والاتفاق عليها.
5. هناك مهام دور رئيسية لإبقاء الاجتماع على المسار الصحيح.
6. هناك خطة عمل للمتابعة.

لنأخذ بعض الوقت معًا لاستكشافها بمزيد من العمق.

1. الاجتماعات العظيمة لا تدير نفسها

شخص ما يحتاج إلى قيادة الأوركسترا حتى يتمكن الجميع من العزف في تناغم ، ومراقبة الجائزة ، والقيادة من الأمام… حسنًا ، احصل على الصورة؟ عندما يركز كل فرد في الاجتماع على دوره الفردي ، يجب تعيين شخص واحد كميسر للتصغير لرؤية الصورة الكبيرة مع تطور المناقشات وتوجيه العملية من أجل إجراء اتصال فعال.

يساعد التيسير الجيد المشاركين على التحرك بسلاسة خلال مسار الرحلة والتغلب على التحديات حيثما تحدث. يجب أن يكون الميسر محاورًا جيدًا ويمكن أن يكون رئيس الاجتماع أو أحد المشاركين أو شخصًا خارجيًا غير مشارك في مناقشات الاجتماع.

2. التخطيط يبدأ بالنهاية

اسأل نفسك الأسئلة التالية:

1. ما الذي نحاول تحقيقه من خلال عقد الاجتماع؟ ما هي النتائج المرجوة؟
2. هل الاجتماع هو الخيار الأفضل أم يمكن تحقيق بعض أو كل الأهداف باستخدام البريد الإلكتروني أو وسائل الاتصال الأخرى؟
3. من يحتاج للحضور؟ كيف نحدد المشاركين المناسبين والعدد المناسب من المشاركين؟
4. ما هو مستوى التحضير المطلوب لتحقيق أفضل نتيجة نهائية؟
5. ما هي العمليات التي نحتاج إلى دمجها في الاجتماع؟ على سبيل المثال ، هل نحتاج إلى التفكير في تضمين جلسة عصف ذهني لتوليد أفكار جديدة ، أو تقديم عروض تقديمية فردية لمزيد من التعاون المستنير؟

من خلال البدء بالنتائج التي يجب تحقيقها ، يمكنك تحديد الحضور بشكل أفضل ومعالجة مقدار الوقت والعمل المسبق الذي قد يكون مطلوبًا لعقد اجتماع فعال.

3. هناك دائما جدول أعمال رسمي

تحتوي الاجتماعات الأكثر فاعلية على جدول أعمال ، أي قائمة البنود التي يجب مناقشتها في الاجتماع. في حين أننا معتادون على جداول الأعمال التي تذكر فقط العناصر التي سيتم مناقشتها ، فإن أفضل طريقة هي تضمين النية (الهدف) والنتيجة المرجوة لكل بند من بنود جدول الأعمال بحيث يكون جميع الحاضرين في الاجتماع على نفس الصفحة.

عندما يتم إنشاء جدول أعمال بهذه الطريقة يصبح أكثر وضوحًا عندما تخرج المناقشة عن المسار الصحيح أو تكون مكتملة أو عندما يحين الوقت للمضي قدمًا. ستخبر الأهداف الرسمية المشاركين عن أفضل السبل للمساهمة وتوفر النتائج مقياسًا لفعالية المناقشة. إنها أيضًا أداة رائعة للميسر أو الرئيس لتوجيه الاجتماع إلى خاتمة ناجحة.

مثال على جدول أعمال يظهر الجدول الزمني والنتائج والأهداف

4. يتم التعبير عن القواعد الأساسية صراحة والاتفاق عليها

يمكن أن ينتج عن تنفيذ القواعد الأساسية الصحيحة اجتماعات بمزيد من الانسيابية واحتكاك أقل. عادةً عندما تسمع مصطلح القواعد الأساسية ، قد تفكر في "الهواتف تعمل بالاهتزاز" أو "تكون في الموعد" أو "تطبق القاعدة الذهبية" وما إلى ذلك. قد تكون هذه هي المعايير التي يتم تطبيقها غالبًا ولكن القواعد الأساسية للاجتماعات المثمرة يجب أن تركز أيضًا على تعزيز التواصل لمزيد من المشاركة الجماعية.

تأتي عينة جيدة من القواعد الأساسية التي تمثل هذا من روجر شوارتز (شوارتز ، 2016). يسرد ثمانية قواعد للاجتماعات الفعالة: "آراء الدولة وطرح أسئلة حقيقية ؛ مشاركة جميع المعلومات ذات الصلة ؛ استخدام أمثلة محددة والاتفاق على ما تعنيه الكلمات المهمة ؛ شرح المنطق والنية ؛ التركيز على المصالح وليس المواقف ؛ اختبار الافتراضات والاستنتاجات ؛ بشكل مشترك تصميم الخطوات التالية ؛ مناقشة القضايا غير القابلة للنقاش. "

تم تصميم هذه القواعد لتوجيه سلوك المناقشات الفردية والجماعية لمزيد من الحوار المكثف ولكنها مجرد مثال لبعض البروتوكولات التي يمكن أن تعزز المشاركة الإيجابية. قد يؤدي إنشاء أو تكييف مجموعة المعايير الإجرائية والسلوكية الخاصة بك إلى تنظيم الاجتماع وتوجيهه نحو نتائج أكثر ثراءً.

سيكون الفهم الكامل لكل قاعدة أساسية في بداية كل اجتماع مهمًا للمشاركين للاتفاق ومحاولة التوافق مع المعايير المطلوبة.

5. هناك مهام دور رئيسي للحفاظ على الاجتماع في المسار الصحيح

أكثر الاجتماعات نجاحًا لها بعض الأدوار الأساسية التي يمكن تعيينها للمشاركين كدور مزدوج أو لأشخاص خارجيين. ستعتمد الأدوار المخصصة على طول الاجتماع وعدد المشاركين والغرض من الاجتماع.

ضابط الوقت

اطلب من أحد المتطوعين مراقبة الوقت بناءً على جدول الأعمال. يمكن إدراج ذلك في مسؤوليات رئيس الاجتماع أو الميسر ، ولكن إذا كان الاجتماع طويلًا أو من المتوقع أن يكون معقدًا بطبيعته ، فقد يكون من الأفضل طلب متطوع منفصل.

يتمثل دور ضابط الوقت في تنبيه المشاركين عندما يقترب الوقت من نهايته لبند معين من بنود جدول الأعمال بحيث يمكن للمجموعة أن تقرر وقتًا إضافيًا إذا لم تتحقق النتيجة ، أو توافق على المضي قدمًا.

اللوح القلاب / آخذ ملاحظات السبورة البيضاء

عندما يقوم شخص ما بتخطيط التقدم المحرز في الاجتماع على لوحة الرسم الحامل أو السبورة البيضاء ، فإنه يوفر رؤية واسعة لكيفية تقدم الاجتماع.

يمكن أن تحفز المساهمات التخطيطية أفكارًا جديدة أو تنشئ روابط بين المفاهيم التي ربما لم يتم إجراؤها بطريقة أخرى. قد يشجع أيضًا الأشخاص الذين قد يترددون في المشاركة ، خاصةً في مجموعة من المشاركين الصوتيين الذين يميلون إلى تأكيد أنفسهم على الآخرين. على العكس من ذلك ، يمكن أيضًا أن يلطف هؤلاء الأشخاص ، خاصة إذا كانت ميولهم تنبع من الشعور بأن لا أحد يستمع أو يأخذ أفكارهم على محمل الجد. بمجرد التقاط الأفكار ، يمكن الرجوع إليها إذا كان هناك تكرار.

يجب أن تكون ملاحظات اللوح الورقي واضحة ، وأن تسجل المساهمات الرئيسية بدقة. يمكن تمثيلها أو إرفاقها برموز أو اختصارات مرئية للتيسير والحيوية. في نهاية الاجتماع ، يمكن نسخها وإضافتها إلى الملاحظات الرسمية ، أو تخزينها واستخدامها كمرجع في الاجتماعات اللاحقة.

مذكرة الاجتماع / محضر دقيقة

لا يوجد أي ضمان على الإطلاق بأنك أنت وأعضاء الاجتماع الآخرين ستتشاركون نفس الفهم في تاريخ لاحق لما تمت مناقشته أو الاتفاق عليه ، بغض النظر عن مدى قصر أو بساطة الاجتماع. يجب أن توفر مذكرات أو محاضر الاجتماعات سجلاً للقرارات والاتفاقيات والمناقشات وبنود العمل المهمة.

نظرًا لأنه قد تكون هناك تفسيرات مختلفة لما يشكل "محضر الاجتماع" أو "ملاحظات الاجتماع" ، فمن الجيد تقديم نموذج أو الاتفاق على التنسيق مقدمًا.

يمكن أن يكون الشخص المسؤول عن تدوين الملاحظات مشاركًا في الاجتماع أو شخصًا خارجيًا هدفه الوحيد هو إنشاء سجل دقيق للاجتماع.

6. هناك خطة عمل للمتابعة

السر الأخير للاجتماعات الناجحة هو التأكد من أن الاجتماع كان أكثر من مجرد "ورشة حوار". إذا كان هناك عنصر يحتاج إلى المتابعة ، فيجب أن يكون له جدول زمني محدد وشخص أو أشخاص يخضعون للمساءلة. يجب إنشاء قائمة العناصر والجداول الزمنية والأشخاص المسؤولين والاتفاق عليها كجزء من الملخص في نهاية الاجتماع. لا ينبغي دفن هذا في متن محضر الاجتماع / الملاحظات ولكن يجب أن يكون هناك قسم منفصل حيث يمكن الإشارة إليها بوضوح.

تطبيق هذه النصائح

إذاً لديك ، ست نصائح بسيطة لاجتماعات أكثر قيمة. يمكنك التأكد من عقد اجتماع أكثر إنتاجية حيث يتم تطبيق كل أو بعض هذه النصائح.

إذا كنت تخطط لإضافة أي من هذه الاقتراحات إلى اجتماعك القادم ، فقد ترغب في تنفيذها على مراحل بحيث لا يكون تغييرًا ساحقًا لك أو للأشخاص الآخرين المشاركين في الاجتماع.

المراجع:

شوارز ، ر. (2016). 8 قواعد أساسية للاجتماعات الكبرى. تم الاسترجاع 23 يوليو ، 2019.

© 2019 أودرا ستيفنسون