ست نصائح لتكون أكثر تنظيمًا واستعدادًا في العمل

مونيكا من برنامج الأصدقاء

يقول زملائي في العمل وأصدقائي إنني أكثر شخص يعرفونه تنظيماً وتنظيماً. لم أعيش دائمًا هذا النوع من الحياة. في الواقع ، السبب الرئيسي الذي يجعلني منظمًا ومنظمًا اليوم هو مدى نسياني.

دائمًا ما يدور في ذهني الكثير ، وأعتقد أن هذا هو أحد الأسباب الرئيسية لنسيان الأشياء بهذه السرعة. عندما بدأت في العيش بمفردي بعيدًا عن والديّ ، قررت التوقف عن تقديم الأعذار وإحداث تغيير بنفسي. هذا التغيير في حياتي لم يجعلني أقل نسيانًا فحسب ، بل ساعدني أيضًا على النجاح في حياتي المهنية اليوم.

1. استخدم التقويم أو المخطط

أنا أعيش خارج iCalendar. هذه ميزة لأجهزة Macbook و iPhone ؛ ومع ذلك ، يمكنك استخدام تقويم Google إذا لم يكن لديك هذه الأجهزة. أنا أحب التقويم الخاص بي لأنه لا يتزامن فقط مع جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بي ولكن أيضًا مع هاتفي الذكي. يمكنني كتابة الوقت الذي يبدأ فيه الحدث ، وسيظهر إشعار على هاتفي الذكي قبل أيام قليلة من بدء الحدث. يمكنني أيضًا وضع وصف لما أحتاج إلى إحضاره إلى هذا الحدث ومكان وجوده. الجزء المفضل لدي من التقويم الرقمي هو أنه يمكنني تنظيم الأحداث الخاصة بي من خلال وجود ألوان مختلفة لأحداث معينة.

ضع في اعتبارك أنه إذا كنت تستخدم كتابًا مخططًا ، فيجب عليك اتباع روتين التحقق منه كل يوم. كنت أعلم أنني لن أفعل هذا ، ولهذا اخترت طريقة رقمية للتخطيط. إن امتلاك طريقة رقمية للتخطيط يسمح لي أن أكون قادرًا على توفير التوافر في أي وقت وفي أي مكان.

2. ضبط المنبه

يمكن أن يكون ضبط المنبه على هاتفك سهلاً ومفيدًا أيضًا للأشياء الصغيرة. في بعض الأحيان قد يكون لدي اجتماع قصير للذهاب في الصباح الباكر للعمل. بمجرد الإعلان عن الاجتماع مقدمًا ، أعلم أنني سوف أنساه إذا لم يكن لدي طريقة أتذكرها. سأقوم على الفور بضبط المنبه على هاتفي لمدة 5 دقائق قبل أن يبدأ الاجتماع في ذلك اليوم المحدد ، وسأطلق عليه اسم "اجتماع".

أجد أن هذا مفيد جدًا لأنه في بعض الأحيان لا يكون الإخطار كافيًا. هذا صحيح بشكل خاص إذا كان لديك وظيفة مزدحمة حيث لا يتوفر لديك الوقت لفحص هاتفك طوال اليوم. أنا أحب كيف سيستمر المنبه في الانطلاق في حقيبتي حتى أغلقه. إنه يجبرني على إيقاف العمل الذي أقوم به ، والاطلاع على التذكير ، والوصول إلى اجتماعي في الوقت المحدد.

3. إنشاء ملاحظات لاصقة افتراضية باستخدام Google Keep

يعد لصق ورقة لاصقة أعلى شاشة الكمبيوتر في العمل طريقة أخرى أذكر بها نفسي بالأحداث القادمة. لدي وظيفة حيث أكون مشغولًا باستمرار وأتجول ، ليس لدي دائمًا الوقت للكتابة على ورقة لاصقة عندما أحتاج إلى ذلك. أستخدم الملاحظات الرقمية اللاصقة ، المعروفة باسم Google Keep ، عندما يكون لدي قائمة طويلة من الأشياء التي يجب القيام بها. يمكنك التحقق منها وتعيين تذكيرات عليها. يمكنك مشاركة الملاحظات الرقمية اللاصقة مع أي شخص تريد ، حتى يتمكنوا من تحرير الأشياء وشطبها معك. هذا أمر رائع عندما تعمل في مشروع جماعي مع زميل في العمل. إنه مصدر رائع للتواصل.

لا يمكنك فقط الوصول إليه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، ولكن يمكنك أيضًا الوصول إليه من تطبيق على هاتفك الذكي. أفضل ميزة هي ميزة الموقع. يمكنك وضع تذكير على الملاحظة اللاصقة في Google Keep ، وتعيين موقع عنوان عملك. بمجرد سحب العنوان ، سينطلق تذكير على هاتفك الذكي.

4. إنشاء محرك جوجل

هذا نظام حفظ أحبه للنسخ الرقمية. يتيح لك Google Drive الوصول إلى ملفاتك من أي مكان على أي جهاز كمبيوتر. يمكنك حتى الوصول إلى ملفاتك من هاتفك الذكي من خلال تطبيق Google Drive. لقد ساعدتني الراحة التي توفرها هذه الأداة بشكل كبير ، لا سيما عندما أكون في حالة تنقل وليس لدي جهاز الكمبيوتر الخاص بي.

5. استخدم المجلدات وقم بتسميتها

يعد تنظيم أوراقك في مجلدات طريقة رائعة أخرى للحفاظ على التنظيم. اعتمادًا على نوع الوظيفة التي لديك ، قد يتطلب عملك الكثير من الأوراق أو النسخ التي تحتاج إلى التمسك بها. إذا وضعتهم جميعًا في كومة واحدة في مكان واحد ، فسوف تضيع بسهولة. احصل على بعض المجلدات القياسية أو مجلدات manilla أو كليهما وقم بتسميتها بطريقة تساعدك على تتبع أوراقك. إن وجود أوراق ونسخ محددة في أماكن معينة سيقلل من شعورك بالصداع على المدى الطويل.

6. استخدم أداة ربط ذات علامات تبويب متعددة

هذه طريقة أخرى لتنظيم جميع أعمالنا الورقية إذا كنت لا تريد المجلدات في كل مكان. ومع ذلك ، قد لا تتمكن من وضع أوراق مهمة هناك لأنك ستضطر إلى ثقبها. أوصي بالحصول على علامات تبويب لكل فئة تندرج تحتها أوراقك. إذا كنت لا ترغب في الخروج وشراء علامات التبويب ، فيمكنك دائمًا إنشاء علامات التبويب الخاصة بك. لقد فعلت ذلك بنفسي ، لكن الأمر استغرق الكثير من الوقت للقيام به ، وكانت واهية للغاية لأنها مصنوعة من ورق البناء.

قم بالتغيير

لا تدع نسيانك أو فوضىك تقلل من أدائك في العمل. إذا كنت ترى أنها مشكلة ، فالأمر متروك لك لإجراء هذا التغيير. ضع أهدافًا لنفسك ، وادمج التنظيم ببطء في حياتك العملية حتى تصبح طبيعة ثانية. سيلاحظ الناس ذلك ، وستكون أكثر نجاحًا في حياتك المهنية.