اجتماعات الموظفين: وسيلة للتواصل الفعال في مكان العمل

توفر اجتماعات الموظفين مكانًا مفيدًا حيث يمكن للموظفين من جميع المستويات التحدث وتحديث بعضهم البعض وطرح الأسئلة.

مؤلف

لماذا تعتبر اجتماعات الموظفين المنتظمة مفيدة؟

إن عقد اجتماعات مجدولة بانتظام للموظفين مع الموظفين في مكان العمل سيعزز بشكل كبير جهود الاتصال التي تشكل أساس أي مجموعة عمل. سيشعر الموظفون الذين يمكنهم الاعتماد على الاجتماع المستمر مع زملائهم في العمل والمديرين بمزيد من الملكية للعمل الذي يقومون به بسبب الفرصة المتكررة للتواصل مع بعضهم البعض في هذه الاجتماعات.

علاوة على ذلك ، سيشعر هؤلاء الموظفون بالثقة في قيادتهم لأنهم مشمولون في التخطيط والعمليات الأخرى التي تجعل مكان العمل مكانًا أفضل للجميع. نظرًا لأن الموظفين يقضون قدرًا كبيرًا من حياتهم في العمل ، فمن المهم جعلهم يشعرون أنهم جزء من نجاح المؤسسة لأنها تحقق أهدافها الاستراتيجية.

التواصل الفعال للمديرين والموظفين

تسمح اجتماعات الموظفين للموظفين بأن يكونوا جزءًا من عملية صنع القرار في المنظمة من خلال توصيل آرائهم وأفكارهم وما إلى ذلك ، في منتدى منظم ولكنه مقبول بشكل عام. في حين أن السلطة النهائية وعملية صنع القرار تنتمي إلى قيادة المنظمة ، غالبًا ما يتواصل القادة مع موظفيهم للحصول على مدخلاتهم القيمة.

المديرون الذين يستخدمون هذه الاجتماعات كأدوات اتصال يفتحون فرصة عظيمة للموظفين لمشاركة خبراتهم اليومية مع بعضهم البعض. فيما يلي بعض الخصائص المشتركة لاجتماع فريق العمل الفعال.

خصائص اجتماعات الفريق الناجحة

• جدول منتظم: لكي تكون حقًا وسيلة فعالة لتوصيل المعلومات وجمع المدخلات من الموظفين ، يجب جدولة اجتماعات الموظفين مسبقًا للسماح للموظفين بتوقعهم والتخطيط وفقًا لبقية جدولهم / تقويمهم. الموظفون الذين يمكنهم الاعتماد على عقد هذه الاجتماعات بانتظام سوف يرون أنها فرص لمشاركة المعلومات مع الآخرين على أساس ثابت.
• البداية في الوقت المناسب: إذا أراد المديرون من موظفيهم أن يحضروا الاجتماع في الوقت المحدد ، فعليهم أن يكونوا قدوة للوصول إلى الاجتماع في الوقت المحدد أيضًا. علاوة على ذلك ، يجب أن يكون بدء الاجتماع كما هو مقرر حتى يعرف الحاضرون المتأخرون أنه يجب عليهم بذل جهد حتى لا يتأخروا عن الاجتماع التالي. بصفتك مديرًا يقود الاجتماع ، فإن كونك سريعًا وبدء الاجتماع في الوقت المحدد سيوضح مدى أهمية شعور المدير بالاجتماع.
• جدول أعمال مُعد: نظرًا لأنه من المرجح أن يكون لدى الموظفين معلومات للمشاركة ، فمن المفيد أن يكون لديك جدول أعمال مُعد للحفاظ على بعض الهيكل والنظام للاجتماع. من السهل الخروج عن المسار الصحيح عندما يقدم الموظفون معلومات قد لا علاقة لها إلى حد ما بجدول الأعمال المُعد. تعمل جداول الأعمال أيضًا كسجلات مفيدة يمكن للمشرف الرجوع إليها والنظر إليها لتحديد ما إذا كان قد تم تغطية موضوعات معينة.
• الحضور الإلزامي: يجب أن يكون لاجتماع الموظفين المجدول بانتظام ، والذي يتم إجراؤه لمشاركة معلومات مكان العمل المهمة وجمعها ، شرط حضور إلزامي للموظفين. يحتاج الموظفون إلى أن يكونوا جزءًا من "مركز التفكير" الخاص بالاتصال ، لأنه لا يكون فعالًا إلا إذا كان الجميع هناك للاستماع إلى المناقشة وتقديم رؤيتهم الفريدة حول الموضوعات التي تمت مناقشتها. يجب أن يكون الإذن بتخطي اجتماع فريق العمل من أجل التزام عمل آخر هو الاستثناء وليس حدثًا مألوفًا.
• احترافية: نظرًا لأنه سيتم مشاركة الآراء والأفكار الشخصية في اجتماعات الموظفين ، فمن الأهمية بمكان أن يكون هناك مدير يراقب الاجتماع حيث يتحدث الآخرون لضمان أن تظل جميع المناقشات مهنية ومحترمة. غالبًا ما يحفظ الموظفون موضوعات معينة للمناقشة المفتوحة في اجتماع الموظفين. قد يشعر هؤلاء الأشخاص بشغف شديد تجاه آرائهم ويجرحون مشاعرهم أو يصبحون دفاعيين عندما يشارك الآخرون رأيًا مختلفًا. من المهم جدًا أن تحافظ القيادة على الطاولة على احتراف الجميع من خلال تذكيرهم بأن لكل شخص رأي ويجب أن نحترم فرصتهم في التحدث إلى زملائهم في العمل في مثل هذا المنتدى. إذا لم يكن هناك سيطرة في اجتماع الموظفين في هذا الصدد ، فإن الشخصيات الأقوى ستتفوق على الآخرين ، وقد يؤدي ذلك إلى شعور بعض الموظفين بالتردد في المشاركة بنشاط في المستقبل.
• الحاجة إلى إلغاء اجتماعات الموظفين: قد يكون لدى المديرين فرصة لإلغاء اجتماع بسبب مشاكل جدولة لا مفر منها أو عدم وجود مشاكل حقيقية تتطلب مدخلات من الموظفين في ذلك الوقت. نظرًا لأنه ليس من الفعال عقد اجتماع فقط من أجل عقد اجتماع ، فإن إلغاء الاجتماع أمر حكيم لأن الموظفين سيقدرون توفير الوقت في جدولهم الزمني للقيام بأعمال أخرى. قد يكون من الحكمة إرسال بريد إلكتروني لإعلام الموظفين بأنهم مرحب بهم للتحدث إلى المدير على حدة إذا كانت لديهم أي مشكلات لم يتم حلها يحتاجون إلى مناقشتها. الإذن بالتحدث إلى المدير أو الترويج لـ "سياسة الباب المفتوح" بعد إلغاء اجتماع فريق العمل بشكل غير متوقع سيعلم الموظف أنه لا يتعين عليه الانتظار حتى الاجتماع التالي لمناقشة شيء مهم بالنسبة له.

ستؤدي اجتماعات الموظفين التي تجسد هذه الخصائص إلى نتائج فعالة ستفيد المنظمة وكل من يعمل بجد لإنجاحها.

ألقى أبراهام لينكولن خطابه بعنوان "البيت المنقسم" في مبنى الكابيتول بولاية إلينوي (مبنى الكابيتول القديم) في سبرينغفيلد ، إلينوي ، في 16 يونيو 1858. لن تنجو المنظمات إذا لم يحصل الموظفون على فرصة للتواصل علانية.

مؤلف

استخدم الاجتماعات لمناقشة القضايا الجارية

يُنشئ اجتماع الموظفين الذي يتم عقده بانتظام منتدى لمناقشة متسقة لأي خلافات مستمرة أو جديدة أو قضايا شخصية قد تحدث بين الأفراد الذين يتفاعلون مع بعضهم البعض على أساس منتظم. إذا نظر المرء إلى مقدار ما يقضيه من يومه ، وبالتالي حياته ، في العمل ، فليس من المستغرب أن تنشأ المواقف الشخصية بسبب الاختلافات بين الأجيال والقيم وتجارب الحياة الشاملة.

الحقيقة هي أن كل شخص يأتي للعمل مع "أمتعته" الخاصة من الأنواع التي تشكل من هم بالفعل. يتيح الاجتماع المجدول بانتظام مع زملاء العمل فرصة مخططة وبالتالي يمكن الاعتماد عليها لحل المشكلات قبل أن تصبح مواقف أزمة.

علاقة العمل هي مثل أي علاقة شخصية أخرى - فهي تحتاج إلى فرصة كافية لحل المشكلات التي قد تمنع إنجاز العمل والأهداف التي تحققها المنظمة. عندما تكون العلاقات "منقسمة" وتستمر في التفاقم دون تدخل القيادة ، فقد تحدث اضطرابات كبيرة في مكان العمل حيث تتحدى فرق أو أطراف مختلفة بعضها البعض للسيطرة على وجهة نظر معينة.

التواصل هو المفتاح

إن الاستفادة من جميع الفرص للتواصل مع بعضهم البعض في مكان العمل هو مفتاح النجاح المهني للموظفين وقيادتهم. عندما يتم عقد اجتماعات الموظفين بشكل منتظم ومهني وبطريقة تشجع جميع الحاضرين على المشاركة بنشاط ، يمكن للمؤسسة أن تجني فوائد وجود فريق عمل قوي حيث تكتسب الثقة من خلال التفاعل المثمر. إن مشاركة المعلومات بين الأشخاص الذين يجعلون المنظمة تحقق أهدافها وغاياتها يخلق بيئة أكثر تناغمًا للجميع.