التخطيط الإستراتيجي باستخدام التحليل الذكي والرشد

تخطيط استراتيجي

يجب أن تتضمن كتابة خطة استراتيجية ديناميكية وتقييم مؤسستك أدوات تحليل راسخة.

"التخطيط الاستراتيجي هو نهج منظم من قبل منظمة معينة لاتخاذ قرارات حول القضايا التي لها أهمية أساسية وحاسمة لصحتها وحيويتها المستمرة على المدى الطويل" (Steiss).

فيما يلي 3 أدوات تحليل يجب أن تأخذها مؤسستك في الاعتبار:

SMART: محدد وقابل للقياس وقابل للتحقيق وواقعي ومقيد بزمن

SOAR: نقاط القوة والفرص والتطلعات والنتائج

SWOT: نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات

كتابة أهداف SMART

هل أهداف مؤسستك مكتوبة في شكل أهداف "SMART"؟ هل هي "محددة" و "قابلة للقياس" و "قابلة للتحقيق" و "ذات صلة" و "محدودة زمنيًا؟" مثال: بحلول 30 يونيو 2021 ، سيكون 100٪ من الموظفين قد أكملوا بنجاح دورة السلامة في OSHA.

تعتبر أهداف SMART مهمة للتخطيط الاستراتيجي لأنها تركز على فعالية المنظمة. الأهداف والغايات الواضحة والكفؤة والفعالة سوف تتجاوز المنظمة وتلهم الإدارة والموظفين ليحذوا حذوها.

ضع في اعتبارك مجالات الأهداف الثلاثة هذه: تقديم الخدمات ، والموارد البشرية ، وتنمية الموارد. اكتب أهدافًا لهذه المجالات الثلاثة باتباع تنسيق SMART. يجب أن تسعى أهداف تنمية الموارد الخاصة بك إلى زيادة المتطوعين والمساهمات. اكتب الأهداف بحيث تكون قابلة للقياس والتحقيق.

مكونات الخطة الإستراتيجية

• اكتب أهدافًا وغايات واضحة.
• ضع إطارات زمنية معقولة.
• قياس الإنتاجية وتحسين الجودة وتقديم تحليل التكلفة.
• ابحث عن التعاون وحفز الابتكار وقياس تأثير الفوائد المجتمعية.
• اكتب ميزانية مرتبطة بمتطلبات المنحة ، وهذا من شأنه أن يسمح بمزيد من مقاييس الأداء القابلة للقياس بالإضافة إلى تحليل التكلفة والعائد.
• تحديد الدور التنفيذي في إدارة التغيير والرقابة التنظيمية الشاملة.
• تقييم اتجاه منظمتك والغرض منها.
• تحديد وقياس مقاييس الأداء.
• يجب أن تركز خطتك على تحسين العلاقة مع العميل.

تحليل SWOT

هل الصورة trengths، ث eaknesses، س pportunities، و ر hreats تحديد؟ تحليل SWOT هو أداة تقييم أداء مقبولة على نطاق واسع. ومع ذلك ، يجب أن يكون أكثر من مجرد تمرين لتوليد القائمة (كيرنز). قم بتقييم مؤسستك بدقة باستخدام أدوات التحليل الأربعة.

ركز على تحديد نقاط القوة أكثر من نقاط الضعف في مؤسستك. ضع في اعتبارك أن الأبحاث والخبرة تُظهِر أن "التركيز على نقاط القوة لدى الأفراد والمؤسسات أكثر قوة وفعالية من التركيز على أوجه القصور". (أونيل).

حدد فرص نجاح مؤسستك. تميل بعض المنظمات إلى التركيز فقط على الفرص وتطويرها بشكل مطول بينما لا يتم إيلاء الكثير من الاهتمام لنقاط القوة والضعف والتهديدات. التركيز على الفرص يعطي حس البصيرة للمؤسسة ويلهم الأمل والفخر.

تطوير جميع الفئات الأربع بشكل كاف ومتوازن قدر الإمكان.

تحليل SOAR

على غرار تحليل SWOT ، يعد SOAR بديلاً معقولاً لخطتك. كل من أدوات التخطيط والتقييم اثنين نسأل مؤسستك لتحديد الصورة trengths و س pportunities. ومع ذلك، سور تدعو المؤسسة إلى تحديد و spirations و ص esults. تعرّف ميريام ويبستر الطموح بأنه "رغبة قوية في تحقيق شيء ما".

SOAR مهم للإدارة الإستراتيجية لأنه يلهم الابتكار. ما هي تطلعات وطموحات المنظمة؟ هل هناك طرق جديدة لعملية عملك يجب أخذها في الاعتبار؟ هل يمكن المغامرة بطرق جديدة؟ إذا تم دمج أفكار جديدة ، ما الذي تم اكتسابه؟ ماذا كانت النتائج؟ يجب أن تكون الابتكارات والنتائج قابلة للقياس الكمي.

العوامل الديموغرافية والاقتصادية

من المهم بشكل خاص مراعاة العوامل الديموغرافية والاقتصادية لأنها أكثر المتغيرات ديناميكية في التخطيط. يجب أن تكون أهداف الإدارة الإستراتيجية محددة زمنياً ويجب أن تتضمن أهدافاً قصيرة المدى وطويلة المدى. هل مختلف العوامل الديموغرافية والاقتصادية المتوقعة لفترة زمنية محددة؟ (ستيس). في حين أن العديد من بيانات المهمة مكتوبة في إطار زمني يتراوح من 3 إلى 5 سنوات ، ضع في اعتبارك بيانات رؤية طويلة المدى تتراوح من 20 إلى 30 عامًا. ضع في اعتبارك بيانات السوق كجزء من التقييم الاقتصادي لمؤسستك. تحديد وتوفير بيانات التعداد.

التعاون والابتكار الاجتماعي

هل تدمج مؤسستك التعاون وكذلك المؤسسات الاجتماعية كآليات لتعزيز مزيد من الابتكار الاجتماعي؟ أفضل طريقة لقياس الإنتاجية وتحسين الجودة هي مدى تعاون المنظمة مع الكيانات الأخرى. هل مؤسستك قادرة على قياس الابتكار الاجتماعي؟ يمكن أن يشمل مدخلات المجتمع الملهمة لتحديد طرق لتحسين الظروف الاجتماعية في المنطقة. تميل المنظمات إلى تحديد استخدام التعاون في دور خدمات البرنامج. تفتخر بعض البرامج بالممارسات المتطورة والمتطورة. تحتاج هذه المكونات أيضًا إلى أن تكون قابلة للقياس الكمي.

فوائد المجتمع وتدابير الأثر

هل تقدم مؤسستك معلومات حول أولئك الذين يستفيدون بشكل مباشر من تلك الأنشطة (العملاء والأعضاء) بالإضافة إلى مقاييس التأثير التي تهدف إلى عكس صافي الفائدة للمجتمع الأوسع؟ فحص مخرجات ونتائج المنظمة. حدد الفوائد التي يمكن تقييمها باستخدام تحليل التكلفة والعائد. كبديل ، تحديد وتحليل تدابير التأثير. تقدم بعض المنظمات افتراضات الخدمة الأساسية. في ما يلي مثال على عبارة غامضة تم العثور عليها في تقرير من منظمة غير ربحية: "المشاركة في حياة المجتمع والمشاركة فيها لها تأثير إيجابي على الأشخاص ذوي الإعاقة". نفترض أن الخطة لها تأثير إيجابي ولكن لا توجد إحصاءات متوفرة. يمكن أن يُنظر إلى هذا أيضًا على أنه نقص خاصة إذا لزم الأمر للقيام بالإبلاغ عن منح تدابير التأثير.كان بإمكان المنظمة أن تقول: "في عام 2020 ، تلقى 405 شخصًا من ذوي الإعاقة خدماتنا. وتمكن 375 من العثور على وظائف بدوام جزئي".

أهداف الميزانية والمنحة والعملية

قدم ميزانية رسمية. هل تضع الميزانية خطة مالية عمل للمشروع بحيث يمكن قياس التقدم المحرز وأداء الموظفين الذين يديرون الأموال والإبلاغ عنها؟ عادةً ما تتطلب مواصفات المنحة من الموظفين إجراء مقاييس الأداء. يجب توثيق كل مصدر دخل ونفقات بشكل واضح. قدم تفاصيل حول مصادر التمويل. تجنب العبارات الغامضة مثل ، "العقود الحكومية لا تزال مصدرًا مهمًا للتمويل". تحديد وتحديد مصدر التمويل. على سبيل المثال ، ضع قائمة بالمنظمات التي تم التعاقد معها مع الجهة الحكومية المذكورة واذكر مبلغ التمويل بالدولار. إذا تم استخدام أي أموال منحة لإنشاء المنظمة أو إدامتها ، فقم بتوفير البيانات. قد يكون نقص الوثائق بمثابة نقص آخر للمنظمة أثناء تقييم المنحة.

يجب تضمين متطلبات المنحة في خطتك الإستراتيجية. علاوة على ذلك ، هل ترتبط الميزانية مباشرة بالطرق (أهداف العملية) ومكونات التقييم ضمن مواصفات ومتطلبات المنحة؟ من المهم ربط الميزانية بأهداف العملية لتحسين الفعالية من حيث التكلفة والكفاءة.

تحدد بعض المنظمات جهود جمع الأموال كجزء من التخطيط المالي والاستراتيجي. تجنب العبارات الغامضة مثل ، "هناك زيادة بنسبة 25٪ في عدد المساهمات التي تدعم ميزانية التشغيل." حدد المبلغ المخصص في الميزانية لجمع الأموال بحيث يمكن لأي شخص حساب الزيادة بنسبة 25٪. مثال آخر على بيان غامض موجود في خطة إستراتيجية: "لدينا صندوق هبات بقيمة مليون دولار". هناك حاجة إلى مزيد من التفاصيل حول كيفية إنشاء صندوق الوقف. تحتاج خطتك الإستراتيجية إلى تضمين نسخة من الميزانية وربطها بأهداف العملية.

مثال على متطلبات المنحة

التواصل الفعال

هل توصل إدارة مؤسستك على نطاق واسع الحاجة إلى التغيير وكيف يمكن تحقيق التغيير بنجاح؟ من المهم إثبات أن الاتصال الواسع يمكن تحقيقه بشكل فعال ومربح. إذا كانت مؤسستك تمر بالتغيير ، فما هي عملية الاتصال المستخدمة؟ كيف يتم إدارتها أو التحكم فيها؟ في حين أن التغيير متوقع من قبل العديد من المنظمات ، فإن التحكم فيه والتواصل معه يحتاج إلى تطوير جيد في الخطة.

التزام الإدارة بالتغيير

إذا تم تنفيذ التغيير في نظام إدارة جديد ، فهل ينتج عنه أو يوجد دليل على التزام تنفيذي وثقافة منفتحة وثقة وتمكين الموظف؟ في حين أنه قد يكون من الصعب تحديدها وقياسها ، فهل تناقش الخطة الإستراتيجية أو تقدم نظرة ثاقبة حول ما إذا كان التنفيذيون ملتزمون؟ هل الثقافة هي الثقافة التي تتجاوز علاقة العمل وتلهم الأمل والقناعة والثقة في المنظمة وبعضها البعض؟ قد يظهر تمكين الموظف من خلال مقدار المدخلات والمشاركة في الاعتبار ودرجة المرونة التي يستمتعون بها. ما مقدار خط العرض لكل موظف؟

تلتزم بعض المنظمات بمجموعة من قيم التشغيل الأساسية. هل تعزز مؤسستك موقف الرعاية والاستجابة والاحترام والدعم الفردي والتنوع والنزاهة والمساءلة وأحدث الممارسات والشراكات والدعوة والاستدامة المالية؟ إذا كان الأمر كذلك ، كيف يتم قياسها؟ يجب أن تركز وكالات الخدمة على العلاقة مع عملائها. ركز على العلاقة بين الموظف والإدارة. ستشمل الخطة الإستراتيجية المصاغة جيدًا أيضًا تمكين الموظفين.

التوصيات

في حين أن هناك مجموعة متنوعة من المعايير التي يمكن استخدامها لتقييم خطتك الإستراتيجية بدقة ، تأكد من تضمين علامات التقييم الرئيسية هذه:

ميزانية

يجب أن تتضمن خطتك ميزانية. قدم معلومات حول متطلبات المنح وأي تمويل حكومي. قم بتضمين المبالغ. ربط الميزانية بالخطة. وهذا بدوره سيسمح بمعايير أداء قابلة للقياس.

أهداف و غايات

يجب أن تتبع الأهداف والغايات بوضوح معيار "SMART". تأكد من أن الأهداف قابلة للقياس. قدم بيانات لحساب نسبة التكلفة إلى الفائدة. توفير مدخلات ومخرجات ونتائج وآثار قابلة للقياس.

خطوبة موظف

يجب أن تنشئ الإدارة بيئة عمل إيجابية من خلال تعزيز مساهمة الفريق. هذا مهم بشكل خاص في وكالة الخدمة حتى يتمكن الوكلاء من الوصول بفعالية إلى المحتاجين بشعور من الفخر والابتكار.

ملخص

ستسعى الخطة الإستراتيجية المتوازنة إلى دمج طرق التخطيط والتحليل الثلاثة (SMART و SWOT و SOAR). يجب أن تكون مكتوبة بطريقة تسمح بتصحيح أي أوجه قصور. يجب أن توفر الخطة معلومات الميزانية وكذلك متطلبات المنحة. إبراز نقاط القوة والفرص. الاعتراف بالتهديدات ونقاط الضعف. كن منفتحًا على التغيير واعتبر خطتك ديناميكية. إن اتباع هذه المبادرات سيمكن مؤسستك من التنقل خلال أوقاتنا المتغيرة باستمرار.

المراجع

لجنة الإنتاجية الأسترالية (2010). مساهمة القطاع غير الربحي ، تقرير بحثي ، كانبرا.

تشانلي ، س. (2011). الأسبوع الخامس: الأسبوع السادس تحليل التكلفة والميزنة - الأسبوع السادس محاضرة.

كامينغز ، TG & Woorley ، CG (1995). متطلبات التغيير التنظيمي الناجح . أصالة للاستشارات ذ م م. تم الاسترجاع من: http://managementhelp.org/misc/reqs-for-successful-change.pdf#search="cummings "

كيرنز ، كي بي (1992). من الميزة النسبية إلى التحكم في الضرر: توضيح القضايا الإستراتيجية باستخدام تحليل SWOT. الإدارة والقيادة غير الربحية 3 (1) ، 3-22. دوى: 10.1002 / nml.4130030103

أونيل ، سي (2007). SOAR لا SWOT: التخطيط الاستراتيجي القائم على الأصول. المجالس غير الربحية ومراجعة الحوكمة . رانشو سانتا مارغريتا ، كاليفورنيا: Charity Channel LLC.

Steiss ، AW (2003). الإدارة الإستراتيجية للمنظمات العامة وغير الربحية. نيويورك: مارسيل ديكر ، إنك