جدول المحتويات:
- المقدمة:
- 1.1 ما هو الغرض من الاجتماعات؟
- 1.2 ما هي المتطلبات التنظيمية والقانونية التي قد تنطبق على تدوين المحاضر؟
- 1.3 لماذا يجب أن يكون المحضر سجلاً دقيقًا للمناقشات والقرارات؟
- 1.4 ما هو الغرض من الوثائق والمصطلحات التي يشيع استخدامها في الاجتماعات؟
- 2.1 ما هو دور الرئيس والمسؤوليات الرسمية الأخرى داخل الاجتماعات؟
- 2.2 كيف تعمل بالشراكة مع الكرسي عند أخذ المحاضر؟
- 3.1 / 2 لماذا يجب أن تستمع باهتمام عند أخذ المحضر وكيف تفعل ذلك؟
- 3.3 كيف تدون الملاحظات خلال المناقشات التي تجري في الاجتماعات؟
- 3.4 / 5 لماذا يجب أن تحصل على توضيح وكيف تفعل ذلك؟
- 3.6 كيف تقوم بفرز واختيار وتنظيم المعلومات لإنتاج محاضر؟
- 3.7 ما المقصود باللهجة الصحيحة واللغة الاحترافية في الدقائق؟
أخذ الدقائق أمر حيوي في أي عمل.
ديفيد ترافيس ، CC0 ، عبر Unsplash
المقدمة:
هذه الوحدة هي وحدة اختيارية للمجموعة ب في المستوى 2 مع 4 وحدات. تساعد هذه الوحدة المرشح في الحصول على معرفة جيدة وفهم للمهام أثناء تدوين المحاضر ، ودور الرئيس ومدرس المحاضر في الاجتماعات ، وإجراءات أخذ المحاضر ، والتحضير لأخذ المحاضر ، وكيفية اتباع الإجراءات والسياسات والإرشادات التنظيمية أثناء أخذ الدقائق
يرجى العثور على بيان شخصي متعلق بهذه الوحدة!
ملاحظة: في ملاحظة لطيفة ، يرجى عدم نسخ أي شيء مقدم هنا وعرضه في ملفك. تم نشر هذا هنا ، فقط لمساعدتك في اكتساب فكرة / فهم لما يتوقعون منك أن تكتبه وكيف يجب أن تكتب. سيتعين عليك الارتباط بمنطقة عملك وتنظيمك والتمسك بها أثناء إعداد الملفات. شكرا لتعاونكم.
1.1 ما هو الغرض من الاجتماعات؟
الغرض الرئيسي من الاجتماعات هو تبادل الأفكار والتعبير عن أفكار مختلفة. تُستخدم الاجتماعات في كل منظمة تقريبًا كطريقة لإيصال المعلومات إلى أشخاص آخرين حيث تتمثل وظائفهم الرئيسية في الإعلام والبحث عن الأفكار وطلب التوضيح وحل المشكلات ومناقشة المقترحات / طرق العمل واتخاذ القرارات وتسوية النزاعات.
1.2 ما هي المتطلبات التنظيمية والقانونية التي قد تنطبق على تدوين المحاضر؟
يجب أن تكون المحضر بمثابة تصوير دقيق لجدول أعمال الاجتماع. يتبع هيكل المحضر قائمة البنود المدرجة في جدول الأعمال. لأخذ دقائق بطريقة فعالة ، يجب أن يكون القالب جاهزًا بناءً على بنود جدول الأعمال. اترك مساحة كبيرة لتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع. سيساعدك هذا على عدم الخلط بينك وبين العناصر بسلاسة أثناء الاجتماع.
الدقائق عبارة عن مستندات قانونية تعمل كدليل للمراجع المستقبلية فيما يتعلق بأي مناقشات تتم في الاجتماع. يجب أن يحتوي المحضر على العنوان والوقت والتاريخ ومكان الاجتماع وأسماء الحاضرين والاعتذارات والزوار والعناصر والإجراءات المطلوبة وتاريخ الاجتماع التالي.
تأكد من كتابة الإجراءات لكل بند من بنود جدول الأعمال ومن قام بها. يجب أن تكون الدقائق دقيقة ، لأن الناس سيشيرون إليها في المستقبل ، ويجب أن يكونوا قادرين على فهم ما حدث بالضبط في الاجتماع.
1.3 لماذا يجب أن يكون المحضر سجلاً دقيقًا للمناقشات والقرارات؟
يجب كتابة المحضر بدقة وإيجاز حتى يتمكن أي شخص ، سواء حضر الاجتماع أم لا ، من معرفة ما حدث.
تعمل الدقائق كسجل رسمي للإجراءات التي حدثت في اجتماع وتشكل سجلًا تاريخيًا لفريق أو قسم. حتى إذا نسى الناس تذكر ما حدث في الاجتماع أو ما تمت مناقشته واتخاذ قرار بشأنه ، فإن المحضر سيساعدهم على الرجوع والحصول على تلك المعلومات. كما تسجل المحاضر الإجراءات المتخذة والإجراءات التي يتعين اتخاذها. لذلك فهو بمثابة تذكير يحدد المواعيد النهائية التي يجب الوفاء بها. توفر المحاضر أيضًا معلومات للأشخاص الذين لم يكونوا حاضرين في الاجتماع.
1.4 ما هو الغرض من الوثائق والمصطلحات التي يشيع استخدامها في الاجتماعات؟
يتم إنشاء مستندات الاجتماع عندما تجتمع الشركة لمناقشة الأمور المتعلقة بالعملية الحالية والتشغيل المستقبلي للشركة.
ثلاث وثائق اجتماع مشتركة هي:
- إشعار الاجتماع (تفاصيل مثل التاريخ والوقت ونوع الاجتماع والموقع والغرض من الاجتماع)
- جدول الأعمال (قائمة مفصلة بجدول أعمال الاجتماع)
- المحاضر (سجل / إثبات الاجتماع مع تفاصيل مثل مكان ووقت الاجتماع ، والغرض من الاجتماع ، والحضور ، ورئيس الاجتماع ، والاعتذارات ، وجدول الأعمال ، ومراجعة محاضر الاجتماع السابق ، وتاريخ ووقت ومكان الاجتماع التالي ووقت إغلاق الاجتماع)
2.1 ما هو دور الرئيس والمسؤوليات الرسمية الأخرى داخل الاجتماعات؟
يتمثل دور الرئيس في ضمان عمل سجل دقيق للاجتماع. رئيس الاجتماع لديه مسؤولية
- ساعد آخذ المحضر في الاتفاق على بنود جدول الأعمال.
- اتبع بنود جدول الأعمال بالتسلسل.
- إبلاغ محضر المحضر بأي بنود يتم حذفها من جدول الأعمال المتفق عليه
- لخص النقاط أو القرارات أو الإجراءات المحددة المتفق عليها لكل بند من بنود جدول الأعمال قبل الانتقال إلى البند التالي.
- وافق وقدم ملخصًا للمناقشات الطويلة.
- راجع المحضر عند كتابته كمسودة.
2.2 كيف تعمل بالشراكة مع الكرسي عند أخذ المحاضر؟
أناقش مع الرئيس قبل أن يبدأ الاجتماع في الموافقة على بنود جدول الأعمال ، وكذلك فيما يتعلق بأي زوار يحضرون الاجتماع. أحصل على المشورة بشأن موعد ومكان الاجتماعات إذا كانت الغرفة العادية التي يُعقد فيها الاجتماع غير متوفرة. في حالة الشك ، أسأل عما إذا كانت هناك حاجة إلى إضافة مناقشة معينة إلى المحضر. كما أوضحت أي مصطلحات فنية تمت مناقشتها في الاجتماع لتجنب تسجيل معلومات خاطئة. بعد الاجتماع ، أقوم بصياغة المحضر في أقرب وقت ممكن والحصول على موافقة مديري عليها قبل توزيعها على الأعضاء.
3.1 / 2 لماذا يجب أن تستمع باهتمام عند أخذ المحضر وكيف تفعل ذلك؟
يجب أن أستمع باهتمام أثناء تدوين المحاضر ، لأنها بمثابة سجل للقرار والتفاصيل لأي شيء تتم مناقشته والاتفاق عليه في الاجتماع.
فيما يلي بعض الطرق للقيام بذلك:
- أحتاج إلى الاستماع بشكل تحليلي ، والبحث عن الأفكار والتفاصيل الرئيسية.
- أوضّح أشياء لا أفهمها أو أطلب من الرئيس تكرار الحقائق التي لا أفهمها.
- آخذ بعين الاعتبار مشاعر المتحدثين والحضور.
- أنا استباقي ومستعد للرد.
- أقوم بإزالة عوامل التشتيت (الضوضاء والانقطاعات وما إلى ذلك) وأركز على المتحدث حتى لا أفوت النقاط والإجراءات المهمة التي يجب تسجيلها.
3.3 كيف تدون الملاحظات خلال المناقشات التي تجري في الاجتماعات؟
أحضر الاجتماع مبكرًا ، أتأكد من أنني أعرف من هو الرئيس ، أجلس بجوار الرئيس وأتأكد من أن كل شخص لديه جميع الأوراق (جدول الأعمال) وأخذ الأوراق الاحتياطية. قرأت جميع الأوراق جيدًا قبل الاجتماع وأطلب أسماء الأشخاص الحاضرين. استمع بعناية ، اكتب الكلمات الرئيسية واكتب القرارات. أطلب توضيحًا وأراجع ملاحظاتي مع الكرسي.
3.4 / 5 لماذا يجب أن تحصل على توضيح وكيف تفعل ذلك؟
يجب توضيح أي شكوك تنشأ أثناء تدوين المحضر ، لأنها قرارات تتخذ كمجموعة وتساعد في الرجوع إليها في المستقبل.
أوضح الأمور من خلال مطالبة الرئيس أو المجموعة بالتكرار أو التحدث ببطء بعض الشيء إذا كنت في شك في أي مناقشات. أمنح نفسي الوقت للاستماع والقضاء على الإلهاء.
3.6 كيف تقوم بفرز واختيار وتنظيم المعلومات لإنتاج محاضر؟
أستخدم نموذجًا ثابتًا لإنتاج دقائق. يختلف الغرض من الاجتماع من نوع إلى آخر ، لذلك قد يختلف تخطيط المحضر أيضًا.
سيسهل النموذج المستخدم أيضًا تحديد موقع المعلومات المهمة ، ويجب أن يكون متسقًا عبر سلسلة من الاجتماعات.
أقوم بتنظيم المحضر على النحو التالي:
- عنوان الاجتماع.
- تاريخ ووقت الاجتماع.
- قائمة بجميع الحاضرين تحت عنوان "الحاضر".
- قائمة بجميع من لم يحضروا ولكنهم أرسلوا اعتذارهم ، يجب أن تندرج هذه القائمة تحت عنوان "اعتذارات".
- تأكيد الموافقة على محضر الاجتماع السابق. يجب تضمين تاريخ الاجتماع السابق.
- يجب تدوين أي تعديلات أو إجراءات تنشأ عن محضر الاجتماع السابق.
- يجب إدراج أي مسائل تنشأ عن المحاضر السابقة تحت عنوان القضايا التي سيتم مناقشتها.
- يجب أن تتبع الدقائق دائمًا نفس الترتيب الذي تم اتباعه في الاجتماع.
- موعد الاجتماع القادم.
3.7 ما المقصود باللهجة الصحيحة واللغة الاحترافية في الدقائق؟
الدقائق هي سجل لما حدث بالضبط في الاجتماع. لذلك يجب أن يكون لديه سجل للمناقشات والإجراءات. يجب أن تركز على البنود التي تمت مناقشتها وأن يكون لديها معلومات واضحة عما تم تحديده لكل بند. يجب كتابة المحاضر بجمل كاملة وبتفاصيل كافية. سيساعد القيام بذلك أي قارئ غير موجود في الاجتماع على فهم ما تمت مناقشته بالفعل.
ملاحظة: في ملاحظة لطيفة ، يرجى عدم نسخ أي شيء مقدم هنا وعرضه في ملفك. تم نشر هذا هنا ، فقط لمساعدتك في اكتساب فكرة / فهم لما يتوقعون منك أن تكتبه وكيف يجب أن تكتب. سيتعين عليك الارتباط بمنطقة عملك وتنظيمك والتمسك بها أثناء تحضير الملفات. شكرا لتعاونكم.