جدول المحتويات:
- المقدمة
- دور الاجتماعات
- المتطلبات القانونية والتنظيمية التي قد تنطبق على أخذ دقائق
- فوائد المحضر كسجل دقيق للمناقشات والقرارات
- المستندات التي يشيع استخدامها في الاجتماعات: جداول الأعمال ، والدقائق ، والمسائل الناشئة ، وأوراق العمل
تصوير ليفينجستا
المقدمة
تمت كتابة هذه المقالة لمساعدة المرشحين الذين يتابعون مؤهلاتهم في إدارة الأعمال. هذا لا يعني أنه لن يكون مفيدًا / مفيدًا للآخرين. ستفيد هذه المقالة أي شخص يعمل في شركة أو مؤسسة وتستغرق دقائق لإنتاج سجلات دقيقة للمناقشات والقرارات المتخذة أثناء الاجتماعات وتسجيل الإجراءات كجزء من دوره الوظيفي.
لكي تكون قادرًا على أخذ دقائق في الاجتماع ، يجب أن يمتلك المرء مهارات اتصال جيدة ومهارات تقييم ومهارات التعامل مع الآخرين ومهارات التنظيم والتخطيط. إن أخذ الدقائق ليس مجرد الجلوس في اجتماع وكتابة الملاحظات. إنه ينطوي على الكثير من التحضير قبل الاجتماع وبعده وأيضًا الكثير من المهارات للخروج بأفضل سجل للدقائق.
قبل عقد الاجتماع فعليًا ، يحتاج المرء إلى التحضير للاجتماع من حيث المكان والحضور وجدول الأعمال والمرطبات ومتطلبات الوصول والمستندات المطلوبة. لأي عروض تقديمية ، يجب أن تكون جاهزًا بجميع المعدات مثل الكمبيوتر المحمول وأجهزة العرض العلوية والمواد والمستندات اللازمة لتقديم الأفكار.
قبل بدء الاجتماع ، قم بتدوين أي تغييرات في اللحظة الأخيرة على جدول الأعمال. احتفظ دائمًا بنسخة من الأمور التي نشأت في الاجتماع الأخير ونقاط العمل. أثناء أخذ دقائق ، من الأفضل أن يكون لديك نموذج مناسب لمتطلبات المنظمة وأسلوبها ومعاييرها.
عند الانتهاء من هذه الوحدة ، سيكون لدى المرشح معرفة جيدة بدور الاجتماعات ، ولماذا تعقد الاجتماعات ، والمتطلبات القانونية والتنظيمية التي قد تنطبق على تدوين المحاضر ، ولماذا يتم تدوين المحاضر وفوائدها ، وسبب وجوب تخصيص المحاضر المستندات الدقيقة والمستخدمة في الاجتماعات كجزء من عملية تدوين المحاضر ، قبل الاجتماع وبعده.
سيكون لدى المرشحين أيضًا معرفة بأنواع الدقائق المختلفة وأنماط الكتابة للدقائق ، وكيفية تنظيم الدقائق وكتابتها بالنبرة الصحيحة للغة وأيضًا كيفية تخزينها والغرض من تخزينها بأمان وأمان. تمت مناقشة هذه في الجزء الثالث من هذه السلسلة.
قبل البدء في هذه الوحدة ، يحتاج المرء إلى معرفة تعريف أو معنى الدقائق.
المحاضر هي وثائق رسمية ، وهي ملخص لمحاضر الاجتماع. إنها دقيقة وتحتوي على معلومات حول ما تمت مناقشته في الاجتماع ، وما هي التوصيات ، وقرارات المناقشات ونقاط عملها.
ستكون المحاضر المكتوبة جيدًا موجزة ودقيقة وغنية بالمعلومات ، وسيتم تقديمها منطقيًا مع مناقشات وتوصيات وقرارات ونقاط عمل واضحة.
دور الاجتماعات
يعرّف القاموس الاجتماع على أنه " تجمع مرتب رسميًا " أو " فعل اجتماعي للتجمع لغرض مشترك ."
الاجتماع هو تجمع لشخصين أو أكثر للمناقشات وتبادل المعلومات والتوصل إلى اتفاق. يمكن أن تعقد الاجتماعات بطرق مختلفة مثل وجهًا لوجه ، والمكالمات الجماعية ، ومؤتمرات الفيديو ، وما إلى ذلك. يجب ألا يكون الاجتماع مضيعة للوقت وأن يكون فعالاً. تحدث الاجتماعات الفعالة مع التخطيط السليم ويجب أن يكون لها هدف ونتائج.
أدوار الاجتماعات هي:
- لتنسيق العمل ، من أجل قرار مشترك متفق عليه.
- للوصول إلى قرارات أسرع من المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، قد يكون الأمر محبطًا عند رنين الأشخاص وترك رسائل بريد صوتي أو إرسال بريد إلكتروني إليهم وانتظار الرد لفترة طويلة.
- لتوفير الوقت ، على سبيل المثال ، يمكن التحدث عن شيء استغرق أكثر من 15 دقيقة لكتابته على رسالة بريد إلكتروني قد لا يزال غير واضح للمستلم ، في غضون دقيقتين إذا قابلت وجهًا لوجه.
- لمشاركة المعلومات للحصول على الأفكار والمعلومات أو البحث عنها وتوضيح الأمور.
- لحل القضايا أو أي مشاكل وتخطيط استراتيجيات العمل.
- لمناقشة المسائل التنظيمية أو الإدارية بطريقة مفصلة ، عندما يكون ذلك صعبًا من خلال اتصالات البريد الإلكتروني.
- لتجنب الارتباك والصراعات والتناقضات.
- لمناقشة المشاريع أو أي شيء له علاقة بالعمل وطرق القيام به.
- لتوضيح وتسوية الخلافات وتسوية الخلافات.
- لاتخاذ قرارات بشأن المسائل التي تمت مناقشتها وللمساعدة في تتبع الإجراءات ضد أي قرارات تم اتخاذها في الماضي.
- للمساعدة في اتخاذ القرارات بشكل أسرع ، حيث يتوفر الجميع في مكان واحد للمناقشة واتخاذ القرار.
- للتفاوض على العقود والاتفاقيات حسب المنظمة أو المسائل المعنية.
- لإعطاء الجميع فرصة للتحدث والتعبير عن أفكارهم وأفكارهم.
- اتخاذ القرارات والإجراءات الطارئة في أوقات الحاجة - إدارة الأزمات.
- للمساعدة في بناء الفريق والتحفيز.
- للمساعدة في تحديد الأهداف والغايات.
بشكل عام ، يتمثل دور الاجتماع في إجراء بعض المناقشات المهمة واتخاذ القرارات من خلال جمع جميع الأعضاء المعنيين معًا في مكان واحد. سيؤدي ذلك إلى تجنب العدد الكبير من المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والتشويش الذي ينطوي عليه الأمر ، مما يساعد على اتخاذ قرارات واضحة وتعيين الإجراءات إلى الشخص أو الأشخاص أو الإدارة المعنية.
المتطلبات القانونية والتنظيمية التي قد تنطبق على أخذ دقائق
يجب أن تفي محاضر الاجتماعات بالمتطلبات القانونية والتنظيمية للمنظمة ، لأسباب عديدة.
الحد الأدنى من المتطلبات المتوقعة من المحضر هو التفاصيل
- أين عقد الاجتماع؟
- متى عقد الاجتماع بما في ذلك التاريخ والوقت؟
- من كانوا حاضرين في الاجتماع وأدوارهم المختلفة في الاجتماع؟
- من هم الغائبون؟
- كيف تم الاجتماع؟
- ماذا حدث في الاجتماع؟
- ماذا تمت مناقشته في الاجتماع؟
- ما الذي تقرر ونقاط العمل الرسمية للمناقشات والقرارات؟
تعمل المحاضر كوثائق قانونية ملزمة في العديد من المواقف وفي العديد من المنظمات ويمكن تقديمها كدليل على مناقشات وقرارات معينة عندما تكون هناك تحديات قانونية في المستقبل.
يجب أن يحتوي المحضر على تاريخ الاجتماع التالي في النهاية ، وحيثما أمكن الوقت والمكان أيضًا. يحتاج المحضر إلى توثيق حضور النصاب ، لأن معظم القرارات الصحيحة تحتاج إلى حد أدنى من الأشخاص من أجل اتخاذ القرار. على سبيل المثال ، في مؤسستي ، عندما يتم اتخاذ القرارات في اجتماع فريق من قبل مدير العمليات ، فإنهم يتوقعون أن يكون قائد الفريق حاضرًا حتى يكون القرار ساريًا كجزء من المتطلبات القانونية والتنظيمية لمنظمتنا.
فوائد المحضر كسجل دقيق للمناقشات والقرارات
يتم تدوين المحاضر في كل من الاجتماعات الرسمية وغير الرسمية ، ويمكن أن يكون الاجتماع عبارة عن اجتماع موجز أو اجتماع للجنة / مجلس الإدارة أو مناقشة جماعية ، إلخ.
المحاضر هي سجل لحدث أو اجتماع ، وبالتالي يتم تسجيلها للحصول على دليل رسمي لما حدث ، أو ما تمت مناقشته واتخاذ قرار بشأنه في الاجتماع. يساعد الأشخاص الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع ويساعد أيضًا المنظمة أو الشركة في الحصول على مراجع مستقبلية. لهذا السبب ، يجب أن تكون الدقائق دقيقة.
الغرض من المحاضر وفوائده كسجل دقيق للمناقشات والقرارات هي:
- لن يكون لدى العديد من الشركات الدقائق المسجلة للرجوع إليها وتسجيلها فحسب ، بل سيتعين عليها أيضًا مشاركة هذه المعلومات مع شركات الشراكة ومساهميها. في هذه الحالات ، توفر المحاضر دليلًا على حدوث الاجتماعات وتعكس أيضًا جودة ومعايير المنظمة.
- أنها توفر سجلا من المناقشات والقرارات ، وبالتالي فهي بمثابة ذاكرة وتاريخ المنظمة.
- يجب مشاركة المحاضر مع الجمهور عندما يتعلق الأمر بالهيئات الحكومية العامة. لذلك ستكون سجلات الاجتماع متاحة للجمهور ليراها الناس حيث سيرغبون في معرفة نتائج الاجتماعات والمناقشات وكيف تم أخذها.
- يمكن استخدام الدقائق لمتابعة القرارات والإجراءات المذكورة في حالة وجود تعارض في المستقبل.
- ستكون هناك نقاط عمل في الدقائق تحتاج إلى اتخاذ إجراء وستساعد هذه في التغييرات والتحسينات للمؤسسة ، وبالتالي ستكون الدقائق تذكيرًا بتلك الإجراءات ، والشخص الذي يحتاج إلى اتخاذ إجراء بشأنها وفي الإطار الزمني الذي يجب أن يتم تنفيذه فيه.
- ستؤدي مشاركة المحاضر مع الأشخاص المعنيين الذين لم يتمكنوا من الحضور إلى إطلاعهم على أي تغييرات ومناقشات وقرارات.
- بشكل عام ، تساعد هذه المحاضر المنظمة على النمو وتساعد أيضًا في بناء الإدارات وأعضاء الفريق.
نموذج نموذج لجدول أعمال الاجتماع
Livingsta - تم إنشاؤه في برنامج MS Word
المستندات التي يشيع استخدامها في الاجتماعات: جداول الأعمال ، والدقائق ، والمسائل الناشئة ، وأوراق العمل
لكي يتم عقد أي اجتماع بطريقة إجرائية ، هناك عدد قليل من الوثائق الهامة والضرورية المعنية والتي بدونها لن يمر الاجتماع بسلاسة.
المستندات اللازمة للاجتماع هي:
جدول الأعمال - جدول الأعمال عبارة عن مستند يتم إنشاؤه بواسطة سكرتير أو مسؤول أو أي شخص في نفس المنصب أو الدور الوظيفي. ثم تتم الموافقة عليه من قبل الرئيس وتوزيعه على الأعضاء الآخرين الذين سيحضرون الاجتماع. يمكن توزيعها إما إلكترونيًا أو كنسخ مطبوعة. من الأفضل دائمًا الحصول على نسخ احتياطية قليلة.
يحتوي جدول الأعمال على تفاصيل اسم الاجتماع وتاريخ الاجتماع ووقت الاجتماع ومكان الاجتماع في الأعلى. ثم يتبعه الحضور والاعتذار والزوار / المتحدثون. ثم يتبع بنود جدول الأعمال ، حيث يتم إدراج الأمور العاجلة والمهمة على رأس القائمة. البنود الإلزامية في قائمة جدول الأعمال هي الدقائق السابقة أو تأكيد الدقائق السابقة والأمور الناشئة وأي أعمال أخرى. الباقي هي العناصر التي تم جمعها من الأعضاء المعنيين المشاركين في الاجتماع.
نموذج لصحيفة الحضور
Livingsta - تم إنشاؤه في برنامج MS Word
كشف الحضور - هذا المستند عبارة عن قائمة بجميع الحاضرين في الاجتماع. للحصول على تفاصيل دقيقة ، يتم تضمين بعض الأعمدة مثل الاسم والوظيفة ورقم الاتصال وعنوان البريد الإلكتروني. سيساعد ذلك متلقي المحاضر في تدوين الأسماء في دقائق ، كما سيساعد في الاتصال بهم بسهولة عند الضرورة ، خاصةً عند حضور أعضاء خارجيين الاجتماع. يرجى الاطلاع على التنسيق الموجود على اليمين الذي أستخدمه في مؤسستي للحضور.
لا يتم استخدام هذا عادةً للاجتماعات الداخلية ، ولكنه يُستخدم للاجتماعات التي يشارك فيها عملاء خارجيون أو منظمات شراكة. ولكن من الجيد دائمًا أن يكون لديك اجتماع يحضر فيه العديد من الأعضاء أو الإدارات المختلفة اجتماعًا وقد يكون هناك أشخاص لا تعرفهم. يؤدي هذا أيضًا إلى تقليل وقتك في تدوين قائمة الحاضرين خاصةً عندما يكون هناك عدد كبير من الحضور.
مسرد المصطلحات والمختصرات - إذا كان الاجتماع سيشمل مناقشة الأعمال حيث سيتم استخدام المصطلحات الفنية والمختصرات ، وإذا كان هناك حاضرين لن يكونوا على دراية بهذه المصطلحات والمختصرات ، فمن الأفضل دائمًا تقديم قائمة بهذه المصطلحات مع وصف مختصر أو معنى. سيساعدهم ذلك على متابعة الاجتماع بسهولة وإيقاف الكثير من المقاطعات غير الضرورية.
نموذج نموذج دقيقة
Livingsta - تم إنشاؤه في برنامج MS Word
مدونة قواعد السلوك / قواعد السلوك - لا يتم استخدامها في جميع الاجتماعات ، ولكن يمكن استخدامها في اجتماعات مجلس الإدارة والاجتماعات التي يشارك فيها الجمهور وما إلى ذلك. هذه مجموعة من المبادئ والتوقعات التي يتم وضعها للأعضاء ، والتي من خلالها عليهم الالتزام بها ، عند المشاركة في الاجتماع. تم إعداده من أجل الأداء السلس والنجاح للاجتماع. في بعض الاجتماعات يتم استخدامه للحفاظ على حرية التعبير.
المحاضر السابقة - هذه محاضر من الاجتماع السابق ويتم إحضارها إلى الاجتماع لقراءتها وتأكيدها. يتم أيضًا فحص نقاط العمل من الاجتماع السابق لمعرفة ما إذا كان قد تم اتخاذ إجراء بشأنها ، أو في أي حالة تكون الإجراءات ، إذا لم يتم اتخاذ إجراء ، يتم جمع أسباب ذلك وتدوينها في المحضر جنبًا إلى جنب مع الإجراءات أو القرارات اللازمة.
تدوين الملاحظات (الدقائق) - تدوين الملاحظات هو الخطوة نحو إعداد المحضر. هذه هي الوثيقة الرئيسية في الاجتماع حيث يتم تسجيل كل ما يحدث أو تتم مناقشته أو تحديده. يتم تدوين الملاحظات من قبل الأمناء أو الإداريين أو أي شخص مكتب مشابه ويتم تدوينها بأسلوب متفق عليه باتباع سياسات وإجراءات المؤسسات. يمكن استخدام قالب لسهولة تدوين الملاحظات.
نموذج نموذج لملاحظات العمل
Livingsta - تم إنشاؤه في برنامج MS Word
مرفقات المحاضر - في بعض الأحيان في الاجتماعات ، قد يتعين قراءة سياسة أو إجراء أو تقرير والموافقة عليه. في هذه الحالة ، سيتم إحضار هذا المستند إلى الاجتماع ليقرأ على الأعضاء ويجب إرفاقه بالمحضر. ستتم مناقشة تفاصيل كيفية القيام بذلك في قسم مختلف من هذه الوحدة.
أوراق العروض التقديمية - ستحتوي بعض الاجتماعات على أوراق عرض تقديمي. على الرغم من أن العروض التقديمية تتم على شاشة كبيرة مع أجهزة عرض علوية ، فمن الجيد دائمًا إعطاء جميع الحاضرين نسخة ، بحيث يكون لديهم سجل بما تم تقديمه ، كما سيساعدهم ذلك في تدوين النقاط المهمة التي ستكون مفيدة أو مفيدة لهم للرجوع إليها في المستقبل مع استمرار العرض التقديمي.
أوراق العمل - هذه الورقة ليست إلزامية ، ولكن من أجل الوضوح وللتنظيم المناسب ، ما يمكنك فعله هو جمع كل نقاط العمل من الاجتماع السابق وذكر الحالة عبر كل منها ، بحيث يكون من السهل المرور بها منهم خلال الاجتماع. يمكن أيضًا تدوين أي نقاط عمل للاجتماع الحالي في تلك الورقة ، بينما قد يكون لبعض الإجراءات روابط مع الإجراءات السابقة. سيكون من الأسهل أيضًا في نهاية الاجتماع تلخيص جميع نقاط العمل من هذه الورقة. هذا مع ذلك ليس إلزاميا. يعمل الأشخاص المختلفون بشكل مختلف ، لذا يمكنك استخدام أي طرق مناسبة وتجعل العمليات أبسط وأسهل بالنسبة لك.
بصرف النظر عن هذه ، اعتمادًا على الاجتماع والغرض منه ، يمكن استخدام العديد من المستندات الأخرى مثل إشعار الاجتماع والتقارير المالية وتقارير البحث وتقارير المشروع والمراسلات وتقرير الرئيس وما إلى ذلك ، في الاجتماع.
يرجى اتباع الرابط أدناه للانتقال إلى الجزء التالي من هذه الوحدة ، حيث دور رئيس الاجتماع ومسؤولياته ، وكيف يعمل مدون المحاضر مع الرئيس أثناء الاجتماع ، وكيفية الاستماع بفعالية وتدوين الملاحظات والغرض من توضيح أي شكوك أثناء الاجتماع.
أخذ الدقائق - الجزء الثاني
آمل أن يكون هذا قد ساعدك بعض الشيء. شكرا لقرائتك. من فضلك لا تتردد في الاتصال بي بأي استفسارات أو أي ملاحظات تتعلق بهذه المقالة. إذا كنت تشعر أنه لا يغطي الموضوعات ذات الصلة ، فيرجى التعليق!
شكرا جزيلا.
ليفينجستا