أخذ الدقائق: الأسلوب والبنية واللغة

تصوير ليفينجستا

هذه المقالة هي واحدة من مجموعة من ثلاثة حول تدوين المحاضر (الاثنان الآخران مخصصان للاجتماعات والمحاضر ، ودور رئيس الاجتماع ومتحدث المحاضر. تشرح هذه المقالة الأنواع المختلفة للدقائق ، وأنماط الكتابة المختلفة المستخدمة في أخذ الدقائق ، والفرز ، والاختيار ، وتنظيم المعلومات لإنتاج الدقائق والنبرة الصحيحة واستخدام اللغة الاحترافية في كتابة المحاضر.

أنواع الدقائق المختلفة

هناك أنواع مختلفة من الدقائق ويعتمد نوع الدقائق التي تكتبها على الغرض أو استخدام الدقائق. عادةً ما يتم استخدام نوع بسيط غير رسمي من الدقائق في اجتماعات الفريق ، بينما يتم كتابة نوع رسمي مفصل من الدقائق إذا كانت المحاضر مخصصة للجمهور الخارجي. لذا فإن نوع الدقائق يعتمد على نوع الجمهور والغرض.

هناك ثلاثة أنواع أساسية من الدقائق:

• محاضر حرفية
• دقائق استطرادية
• ملاحظات العمل

محاضر حرفية:تعني حرفيًا "بنفس الكلمات التي يستخدمها الكاتب أو المتحدث بالضبط" أو "كلمة بكلمة". يتم استخدام هذه الدقائق بشكل خاص عندما يكون هناك نزاع من نوع ما ويجب تسجيل كل كلمة من المتحدثين. يتم استخدامه في اجتماعات مجلس الإدارة الرسمية أو الاجتماعات السنوية العامة أو في المواقف القانونية حيث يسجل الشخص المناقشة كلمة بكلمة. يتم تسجيل جميع الحجج والتعليقات. عادة ما يكون موقفًا تركز فيه المناقشة على فرد معين. نظرًا لأنها قد تكون عملية شاقة ، اعتمادًا على الطبيعة الحساسة للقضايا التي تمت مناقشتها ، فسيتعين على الشخص الذي يقوم بالتسجيل استخدام مسجل صوت أو سيضطر إلى استخدام الاختزال ثم كتابة الملاحظات لاحقًا. يجب توخي الحذر أثناء إجراء تسجيل صوتي حتى لا تصل القطعة المسجلة إلى أيدي الأشخاص الخطأ.أمثلة على المواقف التي يتم فيها تدوين محاضر المحاضر الحرفية هي الاستئنافات وجلسات الاستماع العامة واجتماعات المجلس واللجان التأديبية وإجراءات الشكاوى وما إلى ذلك.

الدقائق الخطابية: تُستخدم هذه الأنواع من الدقائق عند عقد المزيد من الاجتماعات الرسمية مثل اجتماعات اللجنة أو مجلس الإدارة. لديهم المحتوى الرئيسي للمناقشة ونقاط العمل. من المحتمل أن يكون لهذه الأنواع من الاجتماعات جمهور خارجي ينشر المعلومات التي تمت مناقشتها في الاجتماع. لذلك فإن المحضر سيكون في شكل فقرات ، مرتبة في أقسام وترتيب المناقشات.

من النادر جدًا رؤية الأشخاص الذين يتم تناولهم بأسمائهم في هذه الأنواع من الدقائق حيث سيتم اتخاذ الإجراءات والمناقشات من قبل مجلس إدارة أو لجنة ، وبالتالي سيتم ذكرها على أنها مجلس إدارة أو لجنة في المحضر. سيتم أخذ المحضر من قبل السكرتير أو أي شخص في دور مماثل ، والذي لن يشارك في المناقشة وبالتالي سيكون له مطلق الحرية في تسجيل المحضر بدقة. سيكون السكرتير في هذه الحالة مسؤولاً عن إعداد جدول الأعمال ، والترتيب للاجتماع مثل المكان ، والمرطبات ، ومتابعة نقاط العمل ، وإحاطة الرئيس وتوزيع الأوراق الأخرى ذات الصلة.

نقاط العمل: هذه هي أكثر أنواع الدقائق شيوعًا ويتم تسجيلها عادةً كملاحظات قصيرة مع تفاصيل القرارات وملاحظات الإجراءات. لم يتم تسجيل المناقشات بالتفصيل ، ولكن تم ذكرها للتو. يتم تدوين هذه المحاضر في اجتماعات الفريق ، ومناقشات المجموعات الصغيرة ، والاجتماعات الداخلية ، ومناقشات المشروع وما إلى ذلك. وكما يوحي الاسم ، فإن هذه المحاضر تحتوي فقط على قائمة بالقرارات أو الملاحظات الموجزة مع نقاط العمل. هذه تركز على النتيجة والعمل المستقبلي. له أسلوب غير رسمي ويمكن كتابته كنقاط نقطية حيث يتم تعميمها داخليًا فقط. غالبًا ما يشارك آخذ الدقائق أيضًا في الاجتماع في المناقشات. هذه الدقائق بسيطة ويمكن تدوينها بشكل أسرع ودقيقة. تحتوي هذه الاجتماعات أيضًا على جدول أعمال أعده المسؤولون أو أي شخص مسؤول عن الاجتماع.هناك أوقات يقوم فيها أحد المشاركين بكتابة ملاحظات أثناء الاجتماع.

كل ما سبق هو أنواع الدقائق والمهم هو استخدام كل أسلوب بشكل مناسب وفعال.

أساليب الكتابة المختلفة التي تستخدم في أخذ الدقائق

أسلوب كتابة الدقائق هو أهم مهمة في عملية أخذ الدقائق. تدوين الدقائق يعني الملاحظات التي يتم تدوينها أثناء الاجتماع أو أثناء وجودك في الاجتماع. تحتاج إلى الكتابة بطريقة تفهمها لاحقًا عند إعداد المحضر. لا توجد قاعدة معينة يجب الالتزام بها ، حيث أن لكل شخص أسلوبه الخاص في كتابة الدقائق.

أساليب الكتابة المختلفة المستخدمة عند أخذ الدقائق هي:

• من الجيد أن يكون لديك مخطط تفصيلي وفقًا لجدول الأعمال ، لذلك يسهل عليك تدوين الملاحظات أسفل كل عنصر أثناء استمرار المناقشة
• جهز قائمة بالحضور وحددهم عند دخولهم الغرفة ، وسيمنحك ذلك قائمة بالأشخاص الغائبين أيضًا. سيساعدك هذا لأنك لست مضطرًا إلى تدوين أسماء جميع الحاضرين حيث يمكن أن يكون مضيعة للوقت ومربكًا عند وجود مجموعة كبيرة.
• اكتب اسم الاجتماع وتاريخه ووقته ومكانه ، وقم بتضمين العناصر التي تم تركها دون مناقشة لسبب ما ، حيث ستحتاج إلى الرجوع إليها في المستقبل. لا تنس أيضًا تضمين تاريخ ووقت الاجتماع التالي في النهاية.
• لا تحاول التقاط كل شيء ما لم تكن محاضرًا حرفية. استمع بعناية والتقط التفاصيل المهمة. لا تكتب جمل طويلة ، فقط قم بتدوين النقاط (النقاط) باستخدام لغة مباشرة. تجنب أيضًا التكرار وكن محددًا.
• إذا أصبح تدوين الملاحظات صعبًا للغاية نتيجة للعديد من المناقشات والمراجع التبادلية وما إلى ذلك ، فيمكنك دائمًا الحصول على إذن لمعرفة ما إذا كان يمكن تسجيل الاجتماع على جهاز تسجيل صوتي. تأكد من أن المشاركين على علم بذلك. يساعد هذا كثيرًا في توضيح الأشياء أثناء إنتاج المحضر.
• عندما يتعلق الأمر بالمحاضر الحرفية ، اكتب كل شيء كلمة بكلمة تحت العناوين ذات الصلة حيث سيكون ذلك مفيدًا عند إصدار المحضر. يجب أن تكون كاتبًا سريعًا لهذا ، ومن الأفضل أن تعرف الاختزال. تدوين أكبر قدر ممكن من الأهمية ويمكن ترك أي شيء ليس ضروريًا لاحقًا ، لأنك إذا تركت معلومات معينة ، فقد لا تتمكن من تذكرها لاحقًا عند كتابة الدقائق.
• بالنسبة للمحاضر الخطابية ، اكتب النقاط المهمة لكل مناقشة حتى يتم تذكيرك بما تمت مناقشته أثناء إعداد المحضر. مرة أخرى ، من الأفضل أن تكتب تحت عناوين مناسبة لتجنب الالتباس أثناء إنتاج الدقائق.
• لملاحظات العمل ، استخدم النقاط لتدوين النقاط المهمة. يمكنك استخدام نموذج مع أعمدة للموضوع الذي تمت مناقشته والقرار والإجراءات
• من الجيد استخدام الاختصارات أثناء الكتابة ، حتى لأسماء الأعضاء ، لأن هذا سيجعل الكتابة أسرع. تأكد من استخدام الاختصارات التي تتبعها لأن الاختصارات الأخرى لن يكون لها معنى عندما تنظر إلى الملاحظات لاحقًا أثناء إعداد المحضر. بعض الأمثلة هي ، الدقائق (الدقائق) ، الهيئة الحاكمة (GB) ، التحضير (الإعدادية) ، المهم (الإيحاء) ، إلخ
• قم دائمًا بتدوين المناقشات بالترتيب الذي تمت مناقشتها ، ولكن لا يزال بإمكانك الحصول على رقم البند وفقًا لجدول الأعمال. على سبيل المثال ، إذا تمت مناقشة البند 7 من جدول الأعمال ثالثًا في الاجتماع ، فقم بتدوينه باعتباره المناقشة الثالثة ، ولكن يمكنك وضع الرقم 7 بجواره لسهولة الرجوع إليه في جدول الأعمال.

يجب أن تكون جميع الدقائق موجزة ودقيقة ، ومن أجل تحقيق ذلك ، يجب كتابة الملاحظات بدقة بالترتيب والأسلوب الصحيحين. اجعل كتابة الملاحظات بسيطة قدر الإمكان عن طريق القيام ببعض الاستعدادات المتقدمة قبل الاجتماع وإذا سارت كتابة الملاحظات بشكل جيد ، فإن هذا سيجعل مهمة إنتاج المحاضر أسهل بكثير. يجب أن يساعد المحضر أيضًا أي شخص لم يكن قادرًا على حضور الاجتماع لفهم ما حدث في الاجتماع بوضوح ، دون الحاجة إلى اجتماع آخر لتوضيح نفس المناقشات.

كيفية فرز واختيار وتنظيم المعلومات لإنتاج دقائق

يعد إنتاج الدقائق المهمة التالية في عملية أخذ الدقائق. من الأفضل كتابة المحضر في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع حيث ستتذكر الأشياء بشكل أفضل. عند كتابة المحضر ، لا يحتاج المرء إلى تضمين كل ما تم تدوينه أثناء عملية تدوين الملاحظات. يجب أن تكون هناك معلومات كافية حتى يتمكن الأشخاص الذين لم يحضروا الاجتماع من متابعة المحتويات والتقاطها دون التباس أو الحاجة إلى مزيد من المعلومات. لذا اكتب النقاط الرئيسية / المهمة.

النقطة الأولى التي يجب تذكرها هي ترقيم الدقائق. كل بند تمت مناقشته في اجتماع أو كل بند من بنود جدول الأعمال التي تمت مناقشتها له ملاحظة قصيرة تسمى دقيقة. الدقائق كلها عبارة عن مجموعة من الملاحظات القصيرة. لذلك لسهولة القراءة والمتابعة ، وللرجوع إليها من الأفضل إعطاء رقم لكل دقيقة.

يجب أن يحتوي كل بند من بنود جدول الأعمال أو كل مناقشة على شرح (إذا كان محضرًا استطراديًا) أو ملاحظة موجزة (إذا كانت ملاحظات العمل) لما تمت مناقشته مع النقاط الرئيسية للمناقشة ، وأي خلافات وقرارات وإجراءات. من الممارسات الجيدة أن يكون لديك نموذج قياسي للدقائق إذا تكرر الاجتماع بشكل دوري ، لأن هذا سيجعل مهمة كتابة الدقائق أبسط. يمكن إضافة أي عناصر في جدول الأعمال ، والتي تعتبر قياسية ، إلى قالب الدقائق.

العناصر القياسية في جميع الدقائق هي:

• عنوان / اسم الاجتماع / المجلس / اللجنة
• تاريخ الاجتماع
• وقت الاجتماع
• المكان / الموقع
• قائمة الحاضرين - هؤلاء هم الأشخاص الذين تمت دعوتهم إلى الاجتماع
• قائمة الاعتذارات - الأشخاص الذين تم تلقي اعتذار منهم
• قائمة الغائبين - الأشخاص الذين تمت دعوتهم ، لكن لم يحضروا ولم يرسلوا اعتذارًا
• تأكيد المحاضر السابقة مع تاريخ الاجتماع السابق
• التعديلات الناشئة عن الدقائق السابقة
• أمور مستجدة
• ملخص المناقشات والقرارات والإجراءات
• مسائل قيد التنفيذ أو مؤجلة أو مكتملة
• أي أعمال أخرى
• موعد الاجتماع القادم

بالنسبة لبقية العناصر ، قم بإضافة / إنشاء العناوين في القالب الخاص بك. الآن لديك تخطيط مع عناوين لجميع العناصر التي تمت مناقشتها في الاجتماع. انتقل الآن إلى ملاحظاتك وأضف المعلومات ذات الصلة مثل المناقشات والقرارات ونقاط العمل عبر كل عنوان أو تحته ، وتجاهل المعلومات غير ذات الصلة.

لا تعد هيكلة المحضر مهمة صعبة للغاية ، حيث يوجد معيار أو نمط أو قالب متفق عليه يتم استخدامه لتدوين الدقائق. يعتمد هيكل المحضر أيضًا على جدول الأعمال حيث تتم كتابة المحاضر بالترتيب الذي تمت مناقشة بنود جدول الأعمال به.

في الحالات التي يتم فيها اعتماد أي تقارير أو سياسات أو إجراءات في اجتماع ، يجب إرفاقها بالمحضر. عندما تحتوي الدقائق على مرفقات ، يظهر التعليق التوضيحي Att في هامش الدقائق. تتم الإشارة أيضًا في الصفحة الأولى من المرفق للإشارة إلى اسم الاجتماع أو اللجنة أو المجلس ، وتاريخ الاجتماع ، والعنصر الموجود في المحضر الذي ينتمي إليه المرفق. يجب تقديم هذا المرفق مع المحضر بعد الموافقة.

بمجرد الانتهاء من صياغة المحضر ، يمكن إرساله إلى الرئيس للحصول على أي توضيحات ثم الموافقة. بعد موافقة الرئيس ، يمكن توزيعها على الأشخاص المعنيين ، أي الأشخاص الذين حضروا والأشخاص الذين يحتاجون إلى اتخاذ القرارات. يمكن أن يكون مفيدًا إذا تم إرفاق قائمة الإجراءات جنبًا إلى جنب مع تواريخ المواعيد النهائية مع المحاضر ، بحيث يسهل على الأشخاص المعنيين اتخاذ إجراء بشأنها.

إذا طلب الأشخاص بعد التوزيع إجراء تصحيحات ، فيمكن تدوينهم ونقلهم إلى الاجتماع التالي حتى يتمكن الرئيس من التحقق منها وتوضيحها مع الأعضاء الآخرين الحاضرين في الاجتماع. فقط بعد إجراء جميع التغييرات ، يتم الاتفاق على المحاضر وتوقيعها على أنها دقيقة.

النغمة الصحيحة واستخدام اللغة الاحترافية في دقائق

أثناء الكتابة ، تكون لهجة الكاتب مهمة جدًا ، حيث ينقل هذا رسالة ويظهر الموقف أو العاطفة تجاه الموضوع من الكاتب وله تأثير على القارئ. النغمات المناسبة المستخدمة ، تعتمد على من هو الجمهور وتعتمد أيضًا على المعلومات المكتوبة.

المحاضر عبارة عن مستندات احترافية لا يطلع عليها الأشخاص الداخليون فحسب ، بل يمكن لأي شخص خارج المنظمة مشاهدتها حتى لو كان اجتماعًا داخليًا في أوقات تتعلق بمسائل قانونية. لذلك من المهم كتابتها بطريقة احترافية باستخدام اللغة واللغة المهنية / الرسمية الصحيحة. تأكد أيضًا من أن المستند يحتوي على جمل قصيرة وواضحة تلتصق بالنقطة وتستخدم كلمات بسيطة يسهل فهمها.

يجب كتابة المحاضر بصيغة الماضي لأنها تدور حول اجتماع أو مناقشة جرت في الماضي. استخدم الصوت المبني للمجهول حيث يمكنك أثناء تدوين الدقائق ، حيث سيؤدي ذلك إلى القضاء على استخدام اسم أي فرد ، ولكن استخدام الصوت المبني للمجهول فقط لن يكون له معنى ويجعل الفهم صعبًا. لذلك استخدم دائمًا مزيجًا من الجمل الصوتية المبنية للمجهول والمنفعل أثناء تدوين الدقائق.

تحتوي المحاضر على تفاصيل ما تمت مناقشته واتخاذ قرار بشأنه في اجتماع من قبل مجموعة من الأعضاء ، ومن ثم فمن الأفضل كتابة المحضر كشخص ثالث. بهذه الطريقة تنأى بنفسك عن كتاباتك وتدون الأشياء بشكل محايد. استخدم عبارات مثل ، "ذكر الرئيس أن" ، "لوحظ" ، "قررت اللجنة أن" ، "تقرر" ، إلخ. في الحالات التي تم فيها وضع النقاط من قبل شخص معين أو حيث تم الاتفاق من قبل فرديًا ، من المهم تحديد هذا الشخص وما قاله ، حيث سيساعد ذلك في المراجع المستقبلية.

لا ينبغي كتابة الكلمات المنطوقة في الاجتماع في المحضر بالضبط ، ولكن يجب تحويلها إلى لغة مختلفة مقبولة للوثائق المهنية. إذا تم استخدام الكلمات العامية من قبل الأعضاء في الاجتماع ، فلا تدرجها في المحضر ، ولكن استبدلها بالكلمات المناسبة. إذا لم تكن ذات صلة بالقرار أو لم تكن مهمة ، فما عليك سوى حذفها. وبالمثل عندما تحدث الخلافات أو الخلافات في الاجتماعات ، لا تدونها كحجج ، وبدلاً من ذلك استخدم عبارات بديلة مثل "تم التعبير عن آراء مختلفة" أو "تم التعبير عن آراء مختلفة". لا يحدد هذا الشخص الذي كان على خلاف ، ولكنه يخبر القارئ أن هناك نقاشًا بسبب الخلاف.

استخدم عبارات أو كلمات مثل ، "قلقون" ، "أبرز المدير" ، "شرح المجلس" ، "طلب الرئيس التنفيذي" ، "أعرب عن قلقه بشأن" ، "اقترح على الاجتماع" ، "أثار مسألة" ، إلخ. النقطة التالية التي يجب ملاحظتها هي التدقيق الإملائي والنحوي وعلامات الترقيم. لا تعتمد فقط على التدقيق الإملائي والنحوي في محرر المستندات الخاص بك. من الأفضل قراءة الدقائق يدويًا بعد صياغتها وأيضًا جعل شخص آخر يقرأها ويعلق عليها.

آمل أن يكون هذا قد ساعدك بعض الشيء. شكرا لقرائتك. الرجاء عدم التردد في الاتصال بي بخصوص أي استفسارات أو أي ملاحظات متعلقة بهذا المحور. إذا كنت تشعر أنه لا يغطي الموضوعات ذات الصلة ، فيرجى التعليق!

شكرا جزيلا.

ليفينجستا