فهم عمليات تخزين واسترجاع المعلومات

وليام بوت ، عبر Unsplash

نظم المعلومات وخصائصها

تقوم أنظمة المعلومات برعاية البيانات وإنشائها ومعالجتها وتوزيعها ومراجعتها للمساعدة في تحسين كفاءة وفعالية المنظمة. بعض الأمثلة على نظم المعلومات تشمل:

نظام معالجة المعاملات (TPS): مسؤول عن معالجة المعاملات التجارية. تختلف أنواع المعاملات بين المؤسسات ، ولكن بعض الأمثلة يمكن أن تكون تقديم الطلبات والفواتير وإيداع الشيكات وأنظمة الرواتب وأنظمة الحجز ومراقبة المخزون. إنها تساعد في الحفاظ على البيانات وإضافتها وتغييرها وإزالتها.
نظام المعلومات الإدارية: يساعد في تنفيذ المهام المطلوبة لحل المشكلات واتخاذ القرار. أنها تساعد الإدارة من خلال مراقبة الأداء والكفاءة والمحاسبة وبيانات المعاملات. تتضمن بعض الأمثلة أنظمة إدارة المبيعات والميزنة والموظفين ومراقبة المخزون. يجب أن تكون هذه المعلومات دقيقة وذات صلة.
أنظمة دعم القرار: تساعد المديرين في اتخاذ القرار. يستخدم موارد داخلية وخارجية لتحليل المعلومات الموجودة وعرض الآثار. إنها تساعد في تلخيص التقارير والتنبؤات والرسوم البيانية. تتضمن بعض الأمثلة أنظمة لوجستية وأوراق نشر
أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM): يستخدم أصحاب الأعمال أنظمة علاقات العملاء لتجميع وتتبع أنشطة العملاء ، بما في ذلك المشتريات وعيوب المنتجات واستفسارات العملاء
أنظمة ذكاء الأعمال (BIS): توفر تحليلات تتنبأ بأنماط المبيعات المستقبلية وتلخص التكاليف الحالية وتوقع إيرادات المبيعات.

المتطلبات القانونية والتنظيمية للمعلومات

من المهم أن يكون لديك قواعد تتعلق بأمن المعلومات وسريتها ، لأنها قد تحتوي على بيانات حساسة مثل:

السجلات الشخصية
سجلات الرواتب
سجلات الموارد البشرية
البيانات المالية

في الأيدي الخطأ ، يمكن أن تشكل هذه المعلومات تهديدًا للأعمال التجارية وعملائها أو استخدامها لارتكاب الاحتيال والتمييز وغيرها من الانتهاكات.

هناك قوانين مثل قانون حماية البيانات لعام 1998 والتي ، إذا لم يتم اتباعها ، يمكن أن تؤدي إلى إجراءات قانونية.

اختيار المعلومات المراد تخزينها

لا يمكن للمنظمات الاحتفاظ بجميع المعلومات التي تحصل عليها. لا فائدة من تخزين المعلومات الخاطئة أو غير ذات الصلة ويشغل مساحة قيمة ، مما يجعل استرداد المعلومات أكثر صعوبة.

عند اتخاذ قرارات بشأن المعلومات التي يجب تخزينها ، سيعتمد القرار أولاً وقبل كل شيء على المتطلبات القانونية المتعلقة بكل نوع معين من المعلومات. على سبيل المثال ، تنص المتطلبات القانونية على ما يلي:

يجب أن تحتفظ المنظمة بسجلات الموارد البشرية لمدة ست سنوات بعد انتهاء عمل الموظف
يجب الاحتفاظ بسجلات الصحة والسلامة بشكل دائم
يجب الاحتفاظ بسجلات الحسابات لمدة تتراوح بين ثلاث وست سنوات ، اعتمادًا على نوع المنظمة

يجب التخلص من المعلومات مثل البيانات الشخصية المتعلقة بالعملاء السابقين بمجرد عدم استخدامها. باتباع هذه الأدلة ، يمكنك التأكد من تخزين المعلومات ذات الصلة فقط ، مما يسهل العثور عليها عند الحاجة.

ماركوس سبيسكي ، عبر Unsplash

التأكد من دقة المعلومات

يفرض قانون حماية البيانات لعام 1998 التزامات على الشركات لضمان دقة البيانات الشخصية التي تحتفظ بها. يجب أن يتم تحديث المعلومات دائمًا عند الضرورة. تتضمن بعض طرق القيام بذلك:

استخدام قواعد البيانات وجداول البيانات المحدثة بانتظام
إعداد تنبيهات على معلومات العميل والموظف للتأكد من الاتصال بهم عند تحديث الأنظمة
الاستفادة من عمليات المراجعة الخارجية والداخلية
مراجعة ومراجعة أساليبك في جمع البيانات

تنسيق وتقديم المعلومات في الوقت المناسب

يجب إعادة تنسيق المعلومات التي لم يتم توفيرها بالتنسيق الصحيح قبل استخدامها ، مما يتسبب في حدوث تأخير ويؤدي إلى خطر تغيير المعلومات عن طريق الخطأ. قد لا تكون المعلومات التي لم يتم تقديمها ضمن الأطر الزمنية المتفق عليها ذات فائدة ، حيث قد لا يكون هناك وقت كافٍ لتفسير البيانات.

اختيار المعلومات التي تريد حذفها

تضع المنظمات إرشاداتها الخاصة فيما يتعلق بمتى وما هي المعلومات التي يمكن حذفها. تعتمد هذه الإرشادات على نوع وحجم المؤسسة ، والمساحة المتوفرة في نظام الملفات المباشر أو الحالي ، ونوع المعلومات.

قد يتم حذف المعلومات غير ذات الصلة أو القديمة أو غير الدقيقة.

لا يجوز حذف المعلومات الموجودة في الملفات المؤرشفة إلا عند انتهاء فترة الاحتفاظ بها. يجب ألا يتم الاحتفاظ بالبيانات الشخصية لفترة أطول من اللازم. يؤدي التخلص من البيانات الشخصية عند عدم الحاجة إليها إلى تقليل مخاطر كونها غير دقيقة أو قديمة أو غير ذات صلة.

معالجة مشاكل نظم المعلومات

تشمل المشكلات التي قد تحدث في أنظمة المعلومات وطرق حلها ما يلي:

لا يتم تخزين المعلومات بالطريقة الصحيحة. على سبيل المثال: بالترتيب الخطأ ؛ يتم الاحتفاظ بالملفات غير الضرورية ؛ يتم تخزين النسخ المكررة ؛ والملفات المفقودة. تتمثل طريقة التغلب على هذه المشكلة في أن تضع المنظمة إرشادات حول كيفية تخزين المعلومات ، مما يجعل استرداد المعلومات أسرع وأسهل عند الحاجة. يجب إخطار المديرين عند نقص المعلومات ، لأن ذلك قد ينتهك قوانين حماية البيانات. هناك طريقة أخرى للبقاء على اطلاع بالمعلومات وهي أن يكون لديك نظام يقوم بانتظام بفحص المعلومات غير الضرورية والتخلص منها.
مشاكل في أنظمة الكمبيوتر مثل الفيروسات. يجب الإبلاغ عن ذلك إلى مدير تكنولوجيا المعلومات أو فنيي تكنولوجيا المعلومات.
داخل المنظمات ، يمكن أن يكون هناك أعطال في الاتصال تؤدي إلى عدم نقل المعلومات بالطريقة الصحيحة. يجب حلها بين الفريق أو إبلاغ المدير إذا لم يتم حلها على الفور.
تستخدم معظم المؤسسات أنظمة معالجة المعاملات لتجميع وتخزين ومعالجة وإخراج وظائف العمليات الأساسية للأعمال التجارية. تجمع أنظمة معلومات TPS البيانات من مدخلات المستخدم ثم تولد مخرجات بناءً على البيانات التي تم جمعها. تُستخدم هذه الأنظمة للتعامل مع مئات المعاملات وتتطلب من العديد من المستخدمين العمل على نفس مجموعة البيانات في نفس الوقت. في بعض الأحيان ، يتسبب هذا في تعطل النظام. في حالة حدوث عطل ، من الضروري أن يتم عمل نسخة احتياطية من نظام المؤسسة الخاص بها حتى لا تضيع المعلومات. من المهم أن يتم إنشاء القواعد واتباعها خطوة بخطوة حتى يتم اعتبار المعاملة ناجحة.

الغرض من تخزين المعلومات هو الاحتفاظ بها في بيئة آمنة ومأمونة ، مع الامتثال لقوانين حماية البيانات. إنه أيضًا مطلب قانوني للمنظمات لتخزين معلومات معينة.