ما يجب تضمينه في ميثاق المشروع

المقدمة

ميثاق المشروع هو الجزء الدافع لكل مشروع. بينما تم بناؤه قبل التخطيط والتحليل للمشروع ، فإنه يوضح على مستوى عالٍ سبب الحاجة إلى هذا المشروع ، وما الذي سيتم القيام به ، والمخاطر والافتراضات المرتبطة بهذا المشروع ، والأعضاء الرئيسيين في فريق المشروع. من المهم أن يوقع الأعضاء الرئيسيون في فريق المشروع على ميثاق المشروع قبل بدء الأعمال ، حتى يكون الجميع متفقًا على ما يعمل الجميع لتحقيقه. توضح هذه المقالة العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في كل ميثاق مشروع.

العناصر الرئيسية لميثاق مشروع جيد هي نطاق المشروع ، ومعايير النجاح ، وتوقيع الفريق ، واستدعاء المخاطر والافتراضات ، والجدول الزمني عالي المستوى.

ينكدين

موقع ذو قيمة

يعد فهم عرض القيمة أمرًا بالغ الأهمية لفهم كل من حاجة العمل التي يرضيها المشروع وعائد الاستثمار المرتبط بتلبية تلك الحاجة. إذا تم تقديم دراسة جدوى مرتبطة بطلب المشروع الأولي ، فيجب أن تكون قادرًا على رفع عرض القيمة من ذلك وإدخاله في ميثاق المشروع. ومع ذلك ، هناك عدد كبير من الشركات التي لا تزال تتجنب استكشاف عرض القيمة المرتبط بالعمل الذي يختارون القيام به ، لذلك يجدون أنفسهم ينفقون الكثير من الأموال على المشاريع التي تديرها والتي لا تحقق سوى القليل من القيمة من حيث القيمة المضافة. إذا لم يتم تنفيذ هذا التمرين قبل الموافقة على المشروع ،ثم يجب عليك جمع هذه المعلومات معًا وإدخالها في ميثاق المشروع الخاص بك بحيث يكون الجميع على دراية بما سيحصلون عليه مقابل العمل والأموال التي سيضعونها في هذا المشروع.

نطاق المشروع وأهدافه

هذا ملخص رفيع المستوى للعمل الذي سيتم الانتهاء منه ، إلى جانب ملخص للنواتج التي ستكون ناتجة عن المشروع. من أجل الوضوح ، يجب أن تكون واضحًا بشأن ما هو في نطاق هذا المشروع وما سيكون خارج نطاق هذا المشروع.

المخاطر والافتراضات

أنت بحاجة إلى سرد المخاطر التي تراها في الأفق والتي يمكن أن تؤثر على هذا المشروع ، وما هي الافتراضات المتعلقة بالمشروع. يمكن أن تأتي المخاطر على المشروع من مجموعة متنوعة من الأماكن. إذا لم يكن البائع الذي تريد العمل معه في حالة جيدة من الناحية المالية ، فيمكنك إدراجه على أنه خطر يتمثل في أنه يتعين عليك استخدام بائع آخر ليس على دراية بشركتك. بدلاً من ذلك ، قد يكون هناك خطر أن تقوم الحكومة المحلية أو التابعة للولاية أو الحكومة الفيدرالية بتمرير تشريعات تجعل ما كنت تفعله كجزء من هذا المشروع أقل قيمة بكثير. بالإضافة إلى ذلك ، ربما تعمل في مشروع تكون فيه الاعتبارات البيئية مهمة. ربما تدير مشروعًا سيتطلب الكثير من العمل الخارجي خلال فترة زمنية ، ويتنبأ خبراء الطقس بأعاصير سيئة خلال هذا الإطار الزمني ؛ قد ترغب بالتأكيد في تضمين ذلك كمخاطرة.عالم المخاطر واسع ، وتريد أن تتأكد ليس فقط من إدراجها ، ولكن لديك خطة للتخفيف منها.

فيما يتعلق بالافتراضات ، يأتي هذا الأساسي للتلاعب بالموارد والجدولة ، حيث من المحتمل أن تضطر إلى وضع افتراضات حول موارد المطور المتاحة لك ، واختبار الموارد المتاحة لك ، وأشكال أخرى من دعم أعضاء الفريق.

ما يجب تضمينه في تقرير حالة المشروع الأسبوعي

تعريف النجاح

يجب أن تكون دائمًا قد حددت بوضوح معايير نجاح هذا المشروع بالذات. بالنسبة لهذه المعايير ، عليك أن تبدأ بالعودة إلى عرض القيمة والنظر إليه. على سبيل المثال ، إذا قمت بإنشاء أداة كنتيجة للمشروع ، وكان جزء من عرض القيمة المرتبط بالمضي قدمًا وإنشاء الأداة هو أن هذه الأداة ستتيح لشركتك إنشاء عناصر واجهة مستخدم أسرع مرتين ، فأنت تريد أن تحدد بوضوح ضمن معايير النجاح أن جزءًا مما سيجعل هذا المشروع ناجحًا هو ما إذا كانت هذه الأداة تولد الحاجيات بسرعة مضاعفة ، من بين أشياء أخرى. يجب أن تكون جميع معايير النجاح قابلة للقياس ، بحيث يمكن للشركة بعد فترة من الوقت أن تنظر إلى الوراء وتحدد ما إذا كان المشروع ناجحًا ، وما إذا لم يكن كذلكسيريدون أن يتعمقوا فيه ويفهموا أين أخطأوا.

جدول المعالم

سيكون هذا ملخصًا عالي المستوى لأجزاء العمل الرئيسية التي يجب إكمالها لإنهاء هذا المشروع. يجب أن تعمل أيضًا مع الفرق الضرورية لتوليد تقديرات تقريبية للحجم حول كل من هذه المعالم للتعرف على المدة التي سيستغرقها كل منهم.

فريق المشروع وأصحاب المصلحة

تحتاج إلى سرد جميع أعضاء فريق المشروع. في الجزء العلوي ، يجب أن يكون لديك راع تنفيذي ، والذي يجب أن يكون شخصًا على مستوى أعلى في مؤسستك يمكنه العمل كبطل لهذا المشروع. يمكنك عمومًا تحريك الشخص الذي قدم دراسة الجدوى إلى هذا الدور إذا كان من كبار المسؤولين في مؤسستك. من هناك ، يجب أن يكون لديك صاحب مصلحة ممثل من كل مجال وظيفي سيتأثر بنتيجة هذا المشروع. على سبيل المثال ، قد يعني هذا أنك تقوم بإشراك أفراد من الموارد البشرية والتمويل وتكنولوجيا المعلومات والمبيعات ومجالات أخرى حسب الضرورة. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى تضمين الأشخاص الذين سيقومون بالفعل بالعمل في المشروع.

تسجيل أصحاب المصلحة

من الأهمية بمكان أن يقوم كل شخص تم تحديده على أنه صاحب مصلحة بالتوقيع على ميثاق المشروع ، مشيرًا إلى اتفاقه مع التقييم رفيع المستوى للعمل الذي يجب القيام به ، والجدول الزمني لإنجاز هذا العمل ، وكيف يريدون ذلك قياس ما إذا كان ناجحًا ، ومن يحتاج إلى المشاركة. إذا لم تحصل على التوقيعات والتواريخ على الورق ، فإنه يترك خيارًا مفتوحًا لشخص ما للعودة والقول إن هناك عملًا إضافيًا تم الاتفاق عليه من قبل الفريق ولم يتم تنفيذه كجزء من المشروع. إذا كان لديك ميثاق مشروع وقع عليه الجميع ، فيمكنك الرجوع إليه ومعرفة ما إذا كان هذا الشخص لديه وجهة نظر صحيحة أم لا واتخاذ الإجراء اللازم.