ما يجب تضمينه في تقرير حالة المشروع الأسبوعي

المقدمة

قد تبدو كتابة تحديثات حالة المشروع الأسبوعية وكأنها عمل روتيني ، لكنها أداة مهمة تساعد مديري المشاريع على الحفاظ على المشروع في المسار الصحيح. تعمل تقارير حالة المشروع الأسبوعية على إبقاء القيادة العليا وفريق المشروع على اطلاع دائم بحالة المشروع ، وتمنحك منتدى لعرض المخاطر والقضايا أمام الجميع ، وتمنحك وسيلة أخرى لمواصلة دفع التواريخ الهامة أمام الجميع تأكد من استمرار تركيز الناس عليها. تتناول هذه المقالة العناصر الهامة التي يجب تضمينها في كل تقرير أسبوعي عن حالة المشروع.

يمكن لمؤشر إيقاف بسيط أخضر أو ​​أصفر أو أحمر أن ينقل الكثير عن حالة المشروع بسرعة كبيرة.

وزارة الخارجية الامريكى

حالة التوقف

حالة إشارة التوقف هي مؤشر أخضر أو ​​أصفر أو أحمر. يشير اللون الأخضر إلى أن المشروع في الموعد المحدد ولا توجد مشكلات. يشير اللون الأصفر إلى أن هناك مخاطر تلوح في الأفق ، والتي ، إن لم تتم معالجتها ، سيكون لها تأثير واضح على جدول المشروع أو ميزانية المشروع. يشير اللون الأحمر إلى أن المشروع يواجه مشاكل كبيرة وأن التأثير على النطاق أو الجدول الزمني أو الميزانية أمر لا مفر منه. بعد معالجة مشروع في حالة حمراء ، ستحتاج إلى إعادة تحديد الأساس للمشروع ، وفي ذلك الوقت يمكنك نقله من حالة التوقف الأحمر.

تحديث الحالة

قسم تحديث الحالة هو ملخص قصير مكتوب يشير إلى مكان المشروع حاليًا. من الناحية المثالية ، يجب أن يقتصر هذا على بضع جمل تصل إلى الملاحظات العالية. بشكل عام ، سيوضح هذا المكان الذي يوجد فيه الفريق فيما يتعلق بالوصول إلى المرحلة التالية من المشروع. بدلاً من ذلك ، إذا كان المشروع يواجه حاليًا انتكاسة كبيرة ، فهذا مكان جيد لاستدعاء ذلك حتى يصبح على رادار القيادة العليا. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان مشروعك يحتوي على مراحل متعددة ، فقم بتضمين تحديث موجز للحالة مرتبط بحالة كل مرحلة أو جزء رئيسي من المشروع.

إن تضمين معالم المشروع والتواريخ المرتبطة بها يمنح الجميع مربعات عالية المستوى للتحقق للتأكد من أن المشروع على المسار الصحيح.

أخبار مسرع المشروع

جدول المعالم

المعالم الرئيسية هي التواريخ المهمة التي من الضروري لفريق المشروع الوصول إليها أثناء تطوير المشروع. على سبيل المثال ، قد يكون المعلم الرئيسي عرضًا توضيحيًا لما تعمل عليه للمستثمرين أو أصحاب المصلحة الرئيسيين أو التاريخ المتوقع للانتهاء. تحتاج إلى استدعاء تواريخ المراحل الرئيسية في تقرير حالة المشروع الأسبوعي الخاص بك للتأكد من أن كل من أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع وفريق المشروع لن يغيب عن بالهم.

أثناء الطيران والعمل القادم

قم بتضمين قسم في التحديث الأسبوعي لحالة المشروع الذي يلخص ما يعمل عليه أعضاء فريق المشروع حاليًا ، والعمل الذي سينتقلون إليه بعد ذلك. يجب أن تكون قادرًا على جمع هذه المعلومات من مزيج من جدول المشروع وهيكل تقسيم العمل. يساعد هذا أيضًا في إبقاء مدير المشروع تحت المراقبة ، لأنه يجبرهم على التواصل مع الجميع للتحقق من صحة ما يعملون عليه والمهام التي سينتقلون إليها بعد ذلك. كما أنه يمنح أعضاء فريق المشروع وسيلة أخرى لطرح أي مشكلات يواجهونها أو مخاطر في الأفق.

المخاطر والقضايا

الأقسام الأخيرة ، ولكنها لا تزال بالغة الأهمية ، التي تحتاج إلى تضمينها في تقرير حالة المشروع الأسبوعي ، مخصصة للمخاطر والمشكلات. يجب أن يوضح القسم الذي يستدعي المخاطر بوضوح جميع المخاطر المحتملة على المشروع التي تراها في الأفق والخطة التي يجب أن تخفف من تلك المخاطر في حالة تحولها إلى مشكلات. هذا ليس علمًا دقيقًا ، ولا توجد طريقة للاستعداد لكل شيء ، لكنك تريد التأكد من أنك حددت كل ما تستطيع وأن لديك فكرة تقريبية عن كيفية التحكم فيه في حال أصبح القضية. يجب أن يسرد قسم المشكلة جميع المشكلات التي يتم تجربتها حاليًا في المشروع والإجراءات التي يتم اتخاذها لمعالجتها.

© 2017 ماكس دالتون