هيكل تقسيم العمل (WBS) وقائمة الأنشطة لنجاح المشروع

WBS وقائمة الأنشطة: هل هناك فرق؟

لا يعرف العديد من مديري المشاريع الفرق بين هيكل تقسيم العمل (WBS) وقائمة الأنشطة. في المشاريع الصغيرة ، لا يهم الاختلاف كثيرًا. ولكن ، مع زيادة تعقيد الأمور ، من الضروري فهم الاختلاف ، والقيام بعمل جيد لإنشاء كل منها.

WBS وقائمة الأنشطة: ما الفرق؟

يستخدم العديد من مديري المشاريع المصطلحين هيكل تقسيم العمل (WBS) وقائمة الأنشطة بالتبادل. هذا جيد في المشاريع الصغيرة والبسيطة. ولكن يمكن أن يوقعنا في الكثير من المتاعب لأننا أصبحنا مسؤولين عن المشاريع الأكبر والأكثر تعقيدًا ، خاصة تلك التي تتضمن فرقًا ذات مهارات خاصة أو تستخدم مقاولين من الباطن.

إليك الطريقة المربكة لقول ذلك:

• WBS هي قائمة بما نقوم به.
• قائمة الأنشطة هي قائمة بما نقوم به.

فكر بهذه الطريقة ، وستبدو متشابهة إلى حد كبير… وأنت على وشك المتاعب.

لذلك دعونا نفكر في الأمر بشكل مختلف.

• WBS هي قائمة بمكونات التسليم.
• قائمة الأنشطة هي قائمة بالأنشطة التي سنشارك فيها أثناء المشروع.

الآن تبدو مختلفة تماما. نحتاج إلى كليهما ، والترتيب الصحيح هو: اجعل هيكل تنظيم العمل أولاً ، واجعل قائمة النشاط ثانيًا.

ما مدى أهمية فصل WBS عن قائمة الأنشطة؟

ذات مرة قمت بتصحيح مشروع بقيمة 10 ملايين دولار كان قد أهدر بالفعل 600000 دولار ولم يذهب إلى أي مكان لمدة ستة أشهر. لم يكونوا قد وضعوا قائمة أنشطة منفصلة عن WBS الخاصة بهم ، وكان الجميع يقومون بالعمل الخطأ. عملت مع الفريق لمدة أسبوعين فقط ، وقمنا بتصحيح كل شيء. بمجرد أن يفكر أعضاء الفريق في عملهم ويقومون بإعداد قوائم الأنشطة الخاصة بهم ، أصبح كل شيء واضحًا ومباشرًا ، وعاد المشروع إلى مساره الصحيح.

فكر في قائمة العشاء…

تخيل أنك متعهد للطعام ، وتقوم بإعداد قائمة بالعناصر التي سيتم تقديمها في عشاء مُعد مسبقًا بدون طلبات خاصة. قد يكون لديك قائمة مثل هذه:

• حساء المأكولات البحرية
• سلطة سيزر
• دجاج مرسلا
• خضروات مشكلة سوتيه
• معكرونة
• تيراميسو

محبوب! وما تراه أعلاه هو هيكل تنظيم العمل (WBS) لهذا العشاء. ستبدو قائمة الأنشطة على النحو التالي:

• خطة التسوق - ما هي المتاجر التي تذهب إليها وماذا تشتري من كل متجر
• وصفات لكل صنف مع تعليمات الطبخ
• أعمال الطلاء والتقديم والتنظيف بعد ذلك

يسرد WBS العناصر ؛ تصف قائمة الأنشطة العمليات.

متى نصنع WBS وقائمة الأنشطة؟

يعد إنشاء هيكل تقسيم العمل وقائمة الأنشطة نقطة تحول في تخطيط المشروع. يتم إنشاء WBS كأفضل مستوى تفصيلي لنطاق المشروع المحدد ، بعد التفصيل التدريجي. إنه يكمل عملنا على تخطيط النطاق ، ويجهزنا للتخطيط لجميع المجالات الثمانية الأخرى لإدارة المشروع ، بما في ذلك الوقت. والخطوة الأولى في تقدير الوقت والتكلفة التفصيلي هي إنشاء قائمة الأنشطة. يجب إعداد قائمة الأنشطة حتى نتمكن من إنشاء مخطط PERT الخاص بنا.

يجعل WBS الجيد الانتقال من تخطيط النطاق إلى تخطيط الوقت أمرًا سهلاً. بمجرد أن نعرف بوضوح ما نصنعه ، يصبح من السهل التخطيط لكيفية صنعه.

من الذي يصنع WBS وقائمة الأنشطة؟

بين WBS وقائمة الأنشطة ، هناك تحول كبير في من يعمل في المشروع. يتطلب إنشاء WBS الكثير من مدخلات العملاء. يتم تنفيذ اتصالات العملاء أو تنسيقها من قبل مدير المشروع. ويتم عمل بناء WBS بشكل أساسي من قبل مدير المشروع أو من قبل المصممين الذين يعرفون كيفية استنباط متطلبات العملاء.

في المقابل ، يتم إعداد قائمة الأنشطة بشكل أفضل من قبل العمال الفعليين الذين سيقومون بالعمل. إذا وصفوا كيف سيقومون بعملهم ، فستكون قائمة الأنشطة أكثر دقة. الأهم من ذلك ، بتوجيه من مدير المشروع ، يمكن للفريق إيجاد طرق فعالة للغاية للعمل بسرعة ومنع المشاكل. تقوم الفرق التي تخطط لعملها وتتم إدارتها بنفسها بإنشاء أشياء رائعة بتكلفة منخفضة. بينما يقوم أعضاء الفريق بإعداد قائمة الأنشطة ، فإنهم يصبحون أكثر حماسًا وتركيزًا ، وبالتالي فإن المشروع في طريقه إلى النجاح.

في البناء ، يتكون WBS من قبل المهندس المعماري أو المصمم المعماري في فريقه. ثم يقوم المقاول العام بفحص وتعديل WBS ، والعمل مع ملاحظ البناء الفعلي ، وتطوير قائمة الأنشطة.

في برمجة الكمبيوتر هذه الأيام ، غالبًا ما يكون لدينا محللون مبرمجون يقومون بالتصميم وتطوير التطبيقات. في هذه الحالة ، لا يتغير الشخص الذي يقوم بالعمل. لكن الدور لا يتغير. إذا كنت تقوم بهذا النوع من العمل - وأنا أفعل ذلك - فمن الجيد أن تتخيل نفسك وأنت تغير القبعات. ارتدِ قبعة واحدة للاستماع إلى العملاء والقيام بالتصميم ، وقبعة مختلفة لتكون بمفردك وتخطط لأنشطة عملك.

رف المرافق الخاص بي

مجموعة أرفف المرافق التي قمت بإنشائها باستخدام WBS وأحد قوائم الأنشطة في هذه المقالة.

سيد كيمب

دراسة حالة: بناء رف المرافق

يجب أن تجعل دراسة الحالة هذه الفرق بين هيكل تقسيم العمل (WBS) وقائمة الأنشطة واضحًا تمامًا.

لقد صنعت مجموعة من أرفف المرافق في غرفة الغسيل الخاصة بي. هناك ثلاثة أرفف على جدار واحد ، طول كل منها 3 أقدام. هنا WBS:

أرفف المرافق هيكل توزيع العمل

3 أرفف خشبية ، 3 × 8 × 3/4 "

6 دعامات ، 9 بوصات طويلة ، اثنتان لحمل كل رف

2 حوامل قابلة للتعديل على الحائط لتثبيت الأقواس

6 براغي لربط الأرفف بالجدار

6 مثبتات لتثبيت البراغي في الحائط

بالمناسبة ، توضح لك الصورة الموجودة على اليسار كيف تبدو الرفوف.

ثلاث قوائم نشاط محتملة لمشروع واحد

لتوضيح مدى اختلاف قائمة الأنشطة عن WBS ، سأقوم بإنشاء ثلاث قوائم أنشطة مختلفة ، كل منها يستخدم نفس WBS لإنشاء نفس مجموعة الرفوف:

• يمكن عمل قائمة DIY (افعلها بنفسك) بواسطة شخص لديه مهارات النجارة.
• يقوم الهاوي لإصلاح المنزل بذلك بنفسه ، لكنه لا يعمل النجارة.
• الاستعانة بحل احترافي يبدو مختلفًا تمامًا!

قائمة الأنشطة رقم 1: نهج "افعل ذلك بنفسك"

1. اشترِ المراسي والمسامير وحوامل التثبيت على الحائط والأقواس.
2. اشترِ لوحين من خشب الصنوبر مقاس 8 × 8 × 3/4 بوصة وصبغ الجوز
3. قطع ثلاثة أرفف 3 'من المجالس.
4. دهن الألواح واتركها تجف.
5. قم بقياس المواقع في الحائط لحوامل الحائط.
6. ضع علامة على مواقع فتحات المسامير.
7. تحقق من مواقع فتحات المسامير ذات المستوى.
8. احفر 6 ثقوب وضع 6 مثبتات في الجدران.
9. قم بتركيب 2 حوامل حائط قابلة للتعديل مع 6 براغي ، مسامير مثبتة بشكل غير محكم.
10. أحكم ربط جميع البراغي.
11. قم بتثبيت الأقواس بحوامل الحائط.
12. تحقق من الأقواس ذات المستوى.
13. ضع الرفوف على الأقواس.
14. نظف.

قائمة الأنشطة رقم 2: نهج الهاوي لإصلاح المنزل

1. اشترِ جميع العناصر الموجودة في قائمة المهام ، بما في ذلك الأرفف مسبقة الصب والملطخة.
2. قم بقياس المواقع في الحائط لحوامل الحائط.
3. ضع علامة على مواقع فتحات المسامير.
4. تحقق من مواقع فتحات المسامير ذات المستوى.
5. احفر 6 ثقوب وضع 6 مثبتات في الجدران.
6. قم بتركيب 2 حوامل حائط قابلة للتعديل مع 6 براغي ، مسامير مثبتة بشكل غير محكم.
7. أحكم ربط جميع البراغي.
8. قم بتثبيت الأقواس بحوامل الحائط.
9. تحقق من الأقواس ذات المستوى.
10. ضع الرفوف على الأقواس.
11. نظف.

قائمة الأنشطة رقم 3: توظيف حل محترف

1. اشترِ جميع العناصر الموجودة في قائمة المهام ، بما في ذلك الأرفف مسبقة الصب والملطخة.
2. استأجر عاملًا بارعًا لتركيب الأرفف وتنظيفها بنفسه.
3. ادفع للعامل الماهر.

ثلاث قوائم نشاط مختلفة لـ WBS واحد

كما يقول المثل القديم ، هناك أكثر من طريقة لجلد قطة. ترى أعلاه ثلاث طرق مختلفة للقيام بنفس المشروع ؛ ثلاث قوائم أنشطة مختلفة. ويمكنك أن ترى أن كل واحد سيكون له جدول زمني مختلف وميزانية مختلفة أيضًا.

WBS وقائمة النشاط

حافظ على WBS الخاص بك وقائمة أنشطتك مستقيمة

لذلك ، الدرس هو: حافظ على WBS الخاص بك وقائمة أنشطتك منفصلة ، واحتفظ بها في نصابها.

في مشروع صغير ، خاصة إذا كنت تقوم بكل العمل ، يمكنك تشغيلهما معًا.

ولكن في مشروع مع فريق ، أو في مشروع قد توجد فيه مناهج مختلفة تستحق الدراسة ، قم بإجراء WBS أولاً ، ثم ضع قائمة الأنشطة. وإذا استطعت ، اطلب من الفريق إنشاء قائمة الأنشطة الخاصة بهم.