العمل مع الناس في بيئة الأعمال: دبلوم nvq

شهادة NVQ: العمل مع أشخاص آخرين

هذه وحدة اختيارية من المجموعة "ب" في المستوى الثالث بإجمالي أربعة اعتمادات. عند الانتهاء من هذه الوحدة ، سوف يفهم المرشح كيفية دعم المهمة والغرض العام للمؤسسة ، وكيفية العمل كفريق لتحقيق الأهداف والغايات ، والتواصل كجزء من الفريق ، والتعامل مع المشكلات والخلافات ، والقدرة على العمل في فريق لتحقيق الأهداف والغايات ، والتعامل مع المشكلات في الفريق ، والقدرة على مشاركة التعليقات حول الأهداف في الفريق. سيفهمون أيضًا مساهمات أعضاء الفريق والغرض من التعليقات عند العمل كفريق.

لقد كتبت أيضًا بيانًا شخصيًا حول كيفية تقديم الملاحظات وتلقيها ، والتي اعتقدت أنها ستكون ذات صلة بهذه الوحدة. يرجى إلقاء نظرة على الرابط أدناه!

إعطاء وتلقي الملاحظات - بيان شخصي.

بيان شخصي آخر ذي صلة لهذه الوحدة.

1.1 اشرح كيف تعمل مؤسستك.

منظمتي هي صاحب عمل تكافؤ الفرص. تراعي منظمتي القيم والمعتقدات والمواقف والسلوكيات المشتركة بين جميع الموظفين وتعمل مع المنظمات المجاورة.

1.2 ما هي مهمة منظمتك والغرض منها؟

تتمثل مهمة منظمتي في خدمة الناس مع احترام الرفاه الاقتصادي والاجتماعي والبيئي للمجتمع.

1.3 كيف تعمل منظمتك مع المنظمات الأخرى؟

منظمتي هي واحدة من _______________________ ( تم حذفها لأغراض السرية ). على هذا النحو ، تعمل منظمتي بشكل وثيق مع المنظمات الأخرى وتأخذ في الاعتبار قيم وأخلاقيات ومعتقدات الموظفين والأفراد. يقوم بإجراء تعديلات داخلية للتكيف مع تلك القيم والأخلاق والمعتقدات ودمجها.

1.4 ما هي مسؤولياتك الرئيسية؟ كيف تتلاءم هذه مع هيكل منظمتك؟ اشرح كيف تساهم مسؤولياتك في منظمتك

مسؤولياتي الرئيسية كمسؤول فريق هي تسهيل التشغيل السلس للإجراءات الإدارية المختلفة في المكتب. أدير أيضًا واجبات إدارية معينة في الإدارات من خلال مساعدة مدير المنطقة ورئيس الخدمات. أنا أتعامل مع معالجة طلبات الشراء لجميع ____________ ، وبالتالي تجنب أي مدفوعات متأخرة أو حسابات متأخرة. أقوم بإعداد وتقديم وتوزيع طلبات اللجان الخاصة بحزم الرعاية ، مما يسهل دعم الأعمال وفرق التمويل في تنفيذ واجباتهم ويضمن حصول العملاء على تمويلهم في الوقت المحدد. كما أنني أساعد فريقي وكبار موظفيي في واجبات إدارية أخرى تلعب تكنولوجيا المعلومات فيها دورًا مهمًا للغاية.

كما أنني أساعد في الكتابة والبريد والأرشفة وحفظ الملفات وإدارة البيانات وترتيب الاجتماعات وأخذ الدقائق.

أقوم بتغطية الاستقبال في استراحات الشاي والغداء ، واستقبال المكالمات من العملاء وربطهم بالقسم الصحيح.

1.5 وصف السياسات والإجراءات والأنظمة والقيم الخاصة بمؤسستك ذات الصلة بدورك.

إستراتيجية

تطوير الإستراتيجية هو العملية الشاملة لتحديد ما نحن فيه الآن ، وأين نريد أن نكون ، وكيف سنصل إلى هناك.

أتبع استراتيجيات مختلفة لإدارة المواعيد النهائية والوقت والتوتر كل يوم في حياتي العملية.

سياسات

يتطلب صنع السياسة موقفًا واضحًا بشأن وظيفة أو خدمة أو قضية لتوفير إطار عمل أو مجموعة من المبادئ التي تحدد القرارات والإجراءات والنهج الخاصة بهذه الأمور.

كموظف في هذه المنظمة ، أسعى جاهداً للالتزام بسياسات وإجراءات مؤسستي.

خطة

تحدد الخطة طريقة للتقدم من الوضع الحالي إلى نتيجة مرغوبة أو أكثر.

في عملي اليومي ، أخطط لكل شيء بهدف SMART.

إجراء

يحدد الإجراء سلسلة من الخطوات ذات الصلة لإنجاز مهمة محددة أو تنفيذ نشاط معين. الخطوات هي الوصف الدقيق لما ومتى ومن ولماذا وكيف لأي نشاط معين

أتبع الإجراءات التنظيمية في كل ما أقوم به في العمل.

أشعر أن وضع الإستراتيجيات والسياسات الجيدة هو المفتاح لتحسين الخدمات والنتائج للسكان المحليين. إن الطلبات على موارد المجلس المحدودة كبيرة. لذلك ، من المهم أن أكون واضحًا في المكان الذي أريد أن أكون فيه وصاحب العمل وكيف أركز الموارد لتحقيق الرؤية والأهداف الاستراتيجية وتحسين النتائج للسكان المحليين.

1.6 متى يكون من المناسب طلب التوجيه من الآخرين عندما لا تكون متأكدًا من الأهداف والسياسات وإجراءات الأنظمة والقيم؟

من المناسب طلب التوجيه من الآخرين عندما أكون غير متأكد من الأهداف والسياسات وإجراءات الأنظمة والقيم لأنني بهذه الطريقة أتجنب الأخطاء وإمكانية الانزلاق بعيدًا عن التوافق مع أهداف المنظمة.

2.1 ما هي أغراض وفوائد العمل مع أشخاص آخرين لتحقيق الأهداف والغايات المتفق عليها؟

الفريق الفعال هو أكثر بكثير من مجرد مجموعة من الأشخاص الذين يتم تجميعهم لتحقيق هدف ما.

الغرض والفوائد من العمل مع أشخاص آخرين لتحقيق الأهداف والغايات المتفق عليها هي كما يلي:

فريق البناء

بناء الفريق هو عملية تتطلب عدة مراحل تطوير لتجنب المشاكل والعقبات.

رؤية

تحتاج الفرق إلى قضاء بعض الوقت في استكشاف وفهم هدفهم ورؤيتهم. يحتاجون بعد ذلك إلى تحديد الأهداف والغايات حتى يتمكنوا من التركيز على أهدافهم.

صراع إدارة

الصراع هو نتيجة حتمية للعمل مع الآخرين. يمكن أن تؤدي الآراء والقيم والأساليب المختلفة إلى خلافات داخل الفريق ، ولكن يجب مراعاة جميع الخلافات بعناية. ستساعد هذه الرعاية الفريق على العمل بفعالية.

الأدوار والهيكل

كل عضو في الفريق يعمل ويفكر بشكل مختلف. يمكن أن تؤدي هذه الاختلافات ، عند وضعها معًا في فريق ، إلى زيادة أداء الفريق إلى الحد الأقصى إذا تم توظيف الأشخاص المناسبين في الدور المناسب.

تطوير الفريق والأعضاء

بغض النظر عن الدور الذي يلعبه الشخص في الفريق أو المهام الموكلة إليه ، هناك دائمًا مجال للتحسين الشخصي. عندما يعمل الأفراد في الفريق بقدرة عالية ، يزدهر الفريق نفسه.

التفاهم والتعاون

في الفريق الناجح ، يعمل جميع الأعضاء في نفس الاتجاه نحو هدف مشترك.

عندما تختلف الأولويات والأهداف أو تختلف عما هو مطلوب ، سيظهر ضغوط وتوترات غير ضرورية داخل الفريق. التعاون ومشاركة الهدف مهمان للفريق ليكون ناجحًا

2.2 أعط أمثلة عن الوقت الذي عملت فيه مع الآخرين لتحقيق نتائج إيجابية.

كانت هناك حالات تلقى فيها الفريق مواعيد نهائية وتعاونت أنا ومديري لإنهاء المهمة في الوقت المناسب. حدث هذا عدة مرات وكانت النتائج النهائية رائعة. تحسن الأداء العام لفريقنا بشكل كبير في كل مرة.

2.3 ما هو الغرض والفائدة من مشاركة أهداف وخطط العمل عند العمل مع الآخرين؟

بشكل عام ، نحن نعمل لتحقيق نفس الهدف لنجاح الأعمال. ضمن الأعمال التجارية ، لدينا جميعًا مهامنا الخاصة التي يجب القيام بها والأهداف التي يجب تحقيقها إذا كنا جميعًا على دراية بأهداف بعضنا البعض ، فيمكننا تقديم الدعم. العمل الجماعي يعني أننا نعمل جميعًا لتحقيق نفس الغاية ، ولكن لا يمكننا فعل ذلك إلا إذا عرفنا ما يمكن أن نتوقعه من بعضنا البعض وأين يتجه كل منا

من خلال العمل مع الآخرين ، سأعمل على تطوير فهم أفضل لكيفية العمل مع الآخرين لتحقيق الأهداف المشتركة. سوف أتعلم كيف:

• معرفة ما يجب القيام به ؛
• مناقشة وتحديد من سيتولى المهمة ويكون واضحًا بشأن ما يفعله الجميع ؛
• تحديد الجداول الزمنية والموارد لإنجاز المهام في الوقت المحدد ؛
• اجتمعوا معًا وتحدثوا عن تقدمي - ما الذي سار بشكل جيد وما الذي لم يحدث ؛
• أتفق مع الآخرين على الطرق التي قد أتمكن من تحسينها
• إيجاد طرق للعمل معًا في هذا العمل ؛
• دعم زملائي في الفريق ؛
• تأخذ على أدوار مختلفة ؛
• التعامل مع المواقف والعلاقات الصعبة ؛
• تعرف إلى أين تذهب للحصول على المساعدة.

من خلال العمل مع الآخرين ، يمكنني استخدام مهارات مجموعتي بأكملها لإنجاز المهمة بنجاح. سأكون قادرًا على مشاركة مهاراتي وتعلم طرق جديدة للعمل من أشخاص آخرين. سأتمكن أيضًا من مشاركة الأفكار الجديدة وتلقيها.

2.4 وصف حالتين يحتاج فيهما أعضاء الفريق الآخرون إلى الدعم.

أتذكر مرتين عندما اضطررت إلى تغطية واجبات منطقة مختلفة: مرة عندما كان عضو الفريق لمدة ثلاثة أشهر ، ومرة ​​عندما لم يكن هناك مسؤول على الإطلاق لأكثر من شهر. لقد ساعدني ذلك على فهم مدى قدري وكيف يمكنني التعامل مع وإدارة ضعف حجم العمل تقريبًا.

كانت هناك أيضًا حالات قليلة قمت فيها بتدريب موظفين إداريين جدد في مناطق مختلفة. لقد ظللت متاحًا لتقديم الدعم والمشورة لهم عبر الهاتف أو شخصيًا أو عبر رسائل البريد الإلكتروني.

2.5 صف في مناسبتين على الأقل عندما قدمت الدعم. صف كيف ساعدت.

المرة الأولى التي يمكنني تذكرها هي عندما ساعدت رئيس الخدمات الخاص بي في بعض تجميع البيانات المتعلقة باللوحة. كان عليه أن يذهب للاجتماع مع المدير المساعد. جمعت بيانات لمدة عام في ساعتين وقدمتها إليه بتنسيق أنيق (شهريًا) لتقديمها قبل الاجتماع.

المناسبة الثانية هي عندما ساعدتني في عملية تطهير البيانات. ساعد هذا التعاون فريقنا على تحسين أدائه العام.

2.6 شرح الغرض من الاتفاق على مقاييس الجودة داخل الفريق وفوائده.

يتم الاتفاق على معايير الجودة داخل الفريق للحفاظ على معايير المنظمة عالية. ستنعكس هذه العملية بعد ذلك على صورة الشركة.

يعمل كل عضو في الفريق بشكل مختلف. عندما يضع فريق ما معايير الجودة والأهداف ، سيتعين على كل فرد في الفريق العمل على تحقيق هذه النتيجة. سيتواصل أعضاء الفريق باستمرار لمعرفة ما يجري وما يجب القيام به لإنهاء العمل. تساعد هذه العملية في تجنب تكرار أي مهام وإهدار الموارد.

3.1 صف الأوقات التي كان من الضروري فيها التواصل مع الأشخاص في فريقك.

أحد المواقف التي يجب أن أتواصل فيها بشكل فعال مع فريقي هو عندما يتم إعادة جدولة الاجتماعات أو إلغاء مواعيد التدريب أو تغيير الأماكن للاجتماعات أو التدريب. لتجنب المضاعفات ، لا يمكنني التأخير في توصيل هذه المعلومات.

كانت هناك أيضًا حالات اضطررت فيها إلى توصيل المعلومات إلى الفريق والقسم بأكمله. لقد تأكدت من أن التفاصيل كانت دقيقة وخالية من الأخطاء ، حيث يمكن أن يؤثر ذلك على حسن سير العمل في المؤسسة.

3.3 ما هي فوائد التواصل الفعال داخل الفريق؟

أساس فريق العمل الجيد هو التواصل المنتظم والكامل. ينشأ الارتباك والصراع عندما يكون التواصل ضعيفًا. يجب أن يكون الفريق أيضًا منفتحًا وصادقًا ليكون فريقًا ناجحًا.

فوائد التواصل الفعال هي:

إنتاجية

تعتمد الإنتاجية إلى حد كبير على التواصل. من خلال التواصل بشكل صحيح وفعال ، يمكن تجنب الالتباس ، مما يساعد الناس على تحقيق أهدافهم.

رضا العملاء

إسعاد العملاء هو أولوية قصوى. التواصل مع العملاء سيجعلهم يشعرون بالاحترام والتقدير.

احترام

كفريق ، يجب أن نكون دائمًا على استعداد للتواصل بصدق وانفتاح والاستماع إلى بعضنا البعض. يجب تقدير واحترام كل عضو ، حيث يمتلك كل فرد مهارات ومواهب قيمة. عند تجميع هذه الخطوات معًا ، ستساعد في تكوين فريق فعال.

تحديد مجموعة من طرق الاتصال.

شفهي

الاتصال اللفظي هو أي شيء يتم التحدث به مباشرة. يتضمن هذا النوع البيانات والاجتماعات والعروض التقديمية والتعليقات وهو أفضل طريقة للفرق لفهم بعضهم البعض وفهمهم.

غير اللفظية

يمكن أن يعمل التواصل غير اللفظي بشكل أفضل عندما يجب جمع الأفكار والمدخلات ، ولكن الاجتماع شخصيًا غير ممكن ، وهذا النوع من الاتصال يوفر الموارد والوقت والأموال. ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي الاتصال غير اللفظي إلى الارتباك وسوء الفهم إذا لم يكن متسقًا مع الاتصال اللفظي.

عرض

النوع الأقل شيوعًا من اتصالات الفريق هو العرض التقديمي. من السهل إيصال النقطة إلى عدة أشخاص في نفس الوقت. هذا النوع هو الأفضل عندما تحتاج العمليات والإجراءات إلى شرح لمجموعة أو عندما تتعاون مجموعة أصغر داخل الفريق لإنشاء تقرير لمجموعة أكبر.

النقاش

النقاش هو شكل صحي من أشكال التواصل الجماعي الذي يشجع الأعضاء على الاختلاف وتحدي الأعراف. يساعد الناس على التعبير عن أفكارهم واهتماماتهم. هذا النوع هو الأفضل عندما يحتاج أعضاء الفريق إلى استكشاف أفكار جديدة وطرح الأفكار. يوفر النقاش الوقت للتعبير وردود الفعل والتغيير الصحي.

ردود الفعل

تساعد التعليقات أعضاء الفريق على تلقي مدخلات بناءة وتساعد الأفراد والفريق على التحسين.

4.1 ما هو الغرض من الاعتراف بقوة الآخرين وفوائده؟

إن الاعتراف بالناس لأنهم يؤدون وظائفهم "فقط" له فائدتان عظيمتان:

1. يتم تذكيرهم ، أو ربما يرون للمرة الأولى ، أن عملهم مهم وأن نتائج أعمالهم تساعد في حل مشكلة ، وتوفير المال ، والوفاء بالالتزامات.

2. يتم تذكيرهم بأن لديهم خيارًا فيما يفعلونه وأنه عندما يختارون أن يكونوا في الخدمة ، فإن صاحب العمل والعملاء والزملاء والموردين يقدرون ذلك.

4.2 ما هو الغرض من احترام الأفراد العاملين ضمن فريق وفوائده؟

كل شخص يحتاج ويستحق الاحترام. هناك بعض المزايا المحددة لإظهار الاحترام المناسب في مكان العمل. أحدها أن الموظفين يبدأون في قبول أخطائهم بالمعنى الصحيح ويسعون جاهدين لتصحيحها. يسعى الموظفون الذين يشعرون بالاحترام إلى رفاهية المنظمة ونجاحها.

يساعد إظهار الاحترام في مكان العمل المنظمة على العمل في انسجام تام. قال توماس جيفرسون: " نحن نؤمن بأن هذه الحقائق بديهية ، وأن جميع الناس خلقوا متساوين ؛ وأن خالقهم منحهم حقوقًا متأصلة وغير قابلة للتصرف ؛ ومن بينها الحياة والحرية والسعي وراء السعادة… "

5.1 شرح أنواع المشاكل والخلافات التي قد تحدث عند العمل مع الآخرين. أعط أمثلة.

أنواع المشاكل والخلافات التي قد تحدث عند العمل مع الآخرين هي:

• خلافات في الرأي: في بعض الأحيان يصعب حل هذه الاختلافات ، خاصة إذا لم تكن أي من الجوابين صحيحة.
• عدم الكفاءة: هذا أمر آخر يصعب حله. قد لا يدرك الشخص غير الكفء أنها غير فعالة. في كثير من الأحيان يمكن أن يساعد التدريب الإضافي.
• الكذب: وهو ما يسيء السمعة إلى الشخص
• الخلافات حول أعباء العمل.
• مشاكل / خلافات حول استراحات الغداء والإجازة السنوية والعطلات وما إلى ذلك.
• الاختلاف يتعلق بأسلوب العمل.

غالبًا ما تنشأ الخلافات من عدم الاهتمام بشؤونك الخاصة. من الأفضل اتباع قواعد عملك.

5.2 قدم مثالين على المشاكل والخلافات التي قد تحدث عند العمل مع الآخرين. قم بتضمين طرق لحل المشكلة.

أفضل طريقة لحل أي مشكلة أو خلاف هو التسوية ، والتحلي بالمرونة قدر الإمكان ، والسعي إلى وساطة القادة.

يحتاج الناس إلى أن يحاسبوا على ما يقولونه ، إما عن طريق الكتابة والتوقيع على بيانات الاتهام أو الصمت.

يمكن التغلب على المشكلات من خلال تعيين أدوار لأعضاء مختلفين والتحدث عن المشكلة. يمكن أن تساعد المناقشات وجهاً لوجه التي تتضمن إجراءات الإدارة والتظلم أيضًا في حل المشكلات في العمل.

6.1 اشرح سبب أهمية إعطاء الملاحظات وتلقيها. أعط أمثلة عندما فعلت هذا.

تعتبر التعليقات البناءة مهمة لأنها تساعد الموظفين على أداء عملهم بشكل أكثر كفاءة. كما أنه يساعد الفريق والمنظمة على أداء وظائفهم.

للتغذية الراجعة بشكل فعال ، حاول أن تجعلها عملية وتجربة إيجابية.

• يجب أن يكون في الوقت المناسب. كلما اقتربت من الحدث الذي أعالج فيه المشكلة ، كان ذلك أفضل.
• يجب تقديم الملاحظات بانتظام.
• لا بد لي من إعداد تعليقاتي قبل إعطاء ردود الفعل.
• يجب أن أكون محددًا ، وأخبر الشخص بالضبط بما يحتاج إلى تحسين.
• ابحث دائمًا عن مكان آمن وخاص لتقديم الملاحظات ،
• يجب أن تقتصر التعليقات على قضايا محددة ، بدلاً من عدة قضايا.
• كن حذرًا جدًا في تضمين التعليقات الإيجابية أيضًا. هذا يساعد الشخص على الشعور بالثقة والتحفيز للتحسن.
• تأكد من إبلاغ الشخص بما يجب القيام به لتحسين الوضع وتقديم اقتراحات مفيدة.
• يتم تقديم التعليقات لتحسين الأداء ، لذا تأكد من المتابعة.

تلقي الملاحظات بشكل فعال

مشابه جدًا لإبداء الملاحظات ، من المهم جدًا تلقي التعليقات أيضًا. لا أحد كامل!

• علينا التأكد من أننا نطلب التعليقات من أعضاء فريقنا والمدير لأننا دائمًا لا نرى أخطائنا. أطلب دائمًا الحصول على تعليقات من مديري أثناء إشرافي.
• عند تلقي التعليقات ، ابق هادئًا واستمع. انه لمصلحتك!
• إذا كنت لا تفهم شيئًا ما ، ابق هادئًا واطلب من الشخص الذي يقدم ملاحظاته أن يعيد صياغته لك.
• أثناء تلقي التعليقات ، اطلب أمثلة واقتراحات لتجنب سوء الفهم.
• بعد جلسة التغذية الراجعة ، اجلس وفكر.

6.2 كيف تستخدم الملاحظات لتحسين العمل الفردي والفريق ككل؟

يمكن استخدام التعليقات بعدة طرق. يساعدك على إدراك وتحديد كيف يشعر أعضاء الفريق والأقسام الأخرى أنه يمكنك التحسن. التعليقات النقدية مفيدة. قد يكون من المفيد طلب التعليقات من عدد قليل من الأشخاص الآخرين حول نفس المشكلة لمعرفة ما إذا كان الجميع يشعر بنفس الطريقة.

يمكن للفريق استخدام الملاحظات لتقديم طرق مشتركة للعمل معًا لتحقيق الأهداف.