27 نصائح حول كيفية التحضير وتقديم مراجعة أداء الموظف

تقييم أداء الموظف

يمكن أن تكون مراجعة أداء الموظف أصعب شيء تفعله كقائد. عليك أن تأخذ أداءهم خلال فترة زمنية محددة وتلخصه في ورقتين يمكن أن تحدد مستقبلهم مع مؤسستك. إذا أعطيت مراجعة سيئة ، فقد يظل الشخص عالقًا في وضعه الحالي إلى الأبد. إذا أعطيت مراجعة ممتازة ، فيمكنك دفعهم إلى أشياء أفضل. أسوأ ما في الأمر هو أنه يمكنك تقديم مراجعة غير دقيقة مما قد يجعل الأمور أسوأ في المستقبل.

سيساعدك هذا الدليل في جميع جوانب عملية مراجعة أداء الموظف.

مراجعة أداء محرج

كيف تستعد لمراجعة أداء الموظف

قبل أن تفكر في كتابة أو إجراء مراجعة للأداء ، عليك أن تستعد لذلك. توضح النصائح أدناه كيفية القيام بذلك.

1. احتفظ بسجل لأنشطتهم. اكتب ، إما في ورقة أو سجل محوسب ، أنشطة الموظف. لا تدون الواجبات الأساسية التي يتوقع منهم إنجازها. بدلاً من ذلك ، دوِّن أي إجراء إيجابي أو سلبي اتخذه هؤلاء من شأنه التأثير على مراجعة أدائهم. ضع في اعتبارك أن بعض المنظمات قد تطلب من الموظفين أن يكونوا على دراية إذا تم الاحتفاظ بأي وثائق عليهم.
2. احتفظ بنسخ من العمل المنجز. إذا قام الموظف بعمل ممتاز في التقرير ، فاحتفظ بنسخة منه. إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا من شخص آخر يثني على الموظف على عمله الجيد ، احتفظ بنسخة من ذلك أيضًا. الشيء نفسه ينطبق على أي شيء سيء فيما يتعلق بالموظف. تمامًا مثل النصيحة الأخيرة ، قد يحتاج الموظف إلى إخطاره بأي مستندات يتم الاحتفاظ بها.
3. قدم ملاحظاتك بشكل دوري. لا تنتظر حتى المراجعة لتقديم ملاحظات حول أدائها. امنحهم ملاحظات مستمرة حتى يعرفوا ما إذا كانوا يقومون بعمل جيد أو إذا كانت هناك مجالات يحتاجون إلى العمل فيها يمنحهم هذا الوقت للتحسين في المجالات التي ناقشتها. إذا فشل أحد الموظفين في التحسن ، فيمكنك أن تذكر في التقييم أنك نصحتهم بالمكان الذي يحتاجون فيه إلى التحسين ، لكنهم فشلوا في ذلك.
4. تحدث إلى مشرفك. إذا كان لديك تقييم يصعب تحضيره ، فناقشه مع مشرفك. انصحهم بمخاوفك وأفكارك بشأنها. من الأفضل دائمًا أن ترتد بعض الأفكار عن شخص آخر. بالإضافة إلى أنه إذا كانت مراجعة سيئة ، فيجب أن يكون رئيسك على علم بها.
5. راجع المعايير. تأكد من كل مراجعة تتبعها للمعايير المنصوص عليها من قبل مؤسستك. سيضمن ذلك أنك لن تمنح أي شخص تقييمًا جيدًا ، في حين أنه يمكن أن يكون مجرد معيار. أو إعطاء تصنيف قياسي عندما يكون شخص ما فقيرًا بالفعل. حاول أن تظل ثابتًا قدر الإمكان.

سيساعدك تدوين الملاحظات أثناء كتابة مراجعة أداء الموظف على ضمان عدم تفويت أي شيء.

بواسطة StartupStockPhotos ، المجال العام ، عبر Pixabay

كيف تكتب مراجعة أداء الموظف

الآن بعد أن أصبحت مستعدًا لمراجعة أداء الموظف ، حان الوقت لكتابته. الخطوات أدناه هي إرشادات يجب اتباعها عند كتابتها.

1. اسحب جميع الوثائق المتعلقة بالموظف. سيشمل ذلك أي ملاحظات قمت بتدوينها ، ونسخ من المستندات المتعلقة بالموظف ، وملفه ، ومعايير التوظيف. كما أنه لا يضر استخدام هذا الدليل كمرجع أيضًا.
2. اكتب على أساس أدائهم فقط. لا تكتب التقييم بناءً على مشاعرك الشخصية للموظف أو ما يدعي الآخرون أن الموظف يفعله أو لا يفعله. يجب أن يستند التقييم إلى أداء عمل يمكن ملاحظته وهذا وحده.
3. ابدأ بما هي الواجبات العامة للموظف. لا تكتب ما تتوقعه منهم ، ولكن حدد مسئوليتهم. سيساعدك هذا عند الإشارة إلى أداء العمل الفعلي.
4. لا تستخدم أبدًا كلمة "عادة" عند الكتابة عن أدائهم الفعلي. لا يمكن أن يكون شخص ما جيدًا أو سيئًا في شيء ما. هم إما أن يكونوا أو ليسوا كذلك. عادة ما تكون كلمة غامضة للغاية.
5. لا تستخدم كلمة "موقف". هذه الكلمة دائما لها دلالة سلبية معها. حتى لو قلت أن شخصًا ما لديه موقف جيد ، فلا يزال يبدو سلبيا. بدلاً من ذلك ، استخدم كلمات مثل "سلوك" أو "نظرة مستقبلية".
6. لا تبدأ جمل كثيرة بكلمة "أنت". إذا بدأت عدة جمل متتالية بكلمة "أنت" ، فيبدو أنك تشير بإصبعك إليها ، حتى لو كان من المفترض أن تكون إيجابية. على سبيل المثال ، "لقد قمت بهذه المهمة بشكل جيد. لقد قمت بها بشكل فعال. لقد أكملتها بسرعة." كل ما أسمعه عندما أقرأ "أنت ، أنت ، أنت".
7. ابدأ بالخير ثم انتهي بالشر. سيكون موظفك دائمًا متوترًا عند بدء قراءة التقييم. إذا بدأت بالإيجابيات فسوف يرتاحون. ثم يمكنك الانتقال إلى السلبية ، إن وجدت.
8. لا تذكر فقط أن أحدهم جيد أو سيئ. تحتاج إلى تقديم هذا التبرير. لا تقل فقط ، "أنت رائع في كتابة نماذج متعددة في وقت واحد" دون توضيح سبب كون ذلك رائعًا. هل توفر الوقت؟ هل تساعد العملية على أن تكون أسرع؟ ماذا؟ هذا صحيح بشكل خاص إذا كان لديك شيء سيء لتقوله. على سبيل المثال ، "لقد فشلت في إكمال مهام متعددة في الوقت المناسب." لماذا فشلوا؟ ما هو التأثير الذي أحدثته؟ لن يبرر هذا تقييمك للموظف فحسب ، بل سيفتح أعينهم لرؤيته على الورق.
9. إذا حدث خطأ مرة واحدة أو مرتين فقط ، أو لم يكن خطيرًا بطبيعته ، فتجاهله فقط. إذا ارتكب شخص ما خطأً فادحًا واحدًا فقط في غضون عام واحد ، فهذا في الواقع سجل جيد جدًا. لا يجب أن تعزف على هذا الخطأ في تقييمهم.
10. إذا تلقوا رسائل مكتوبة خلال فترة التقييم ، فيمكنك ذكرها في التقييم ، ولكن اجعلها موجزة. إذا استمرت الأخطاء أو السلوك المثالي بعد عملية الكتابة ، فلا تتردد في توثيق ذلك في التقييم. سيساعد ذلك في تبرير تقييم الأداء بشكل أكبر. إذا لم يفعلوا أي شيء آخر ملحوظ بعد الكتابة ، فقم بتدوين ذلك أيضًا.
11. قدم بعض الأهداف. في كل تقييم ، قدم أهدافًا لهم لتحقيقها لفترة التصنيف التالية. اجعل هذه الأهداف تتجه نحو سلبياتها حتى يعرفوا ما تتوقعه منهم. إذا لم تكن هناك سلبيات ، فاذكر ما الذي تود أن ترى الموظف يحققه.
12. إذا أعطيت تقييمًا عامًا جيدًا أو سيئًا ، فتأكد من حصولك على عدة تقييمات أخرى تدعم هذا التقييم العام. لا يمكن أن يكون شخص ما جيدًا قليلاً في فئة ما ويستحق تقييمًا عامًا رائعًا. الشيء نفسه ينطبق إذا أعطيتهم تصنيفًا ضعيفًا بشكل عام. مجرد خطأين لا يبرران تصنيفًا سيئًا بشكل عام.
13. إذا طلبت منهم التوقيع على التقييم ، فتأكد من أن جزءًا من التقييم موجود في إحدى الصفحات التي يوقعون عليها. لا تفعل ذلك في صفحة منفصلة. إذا وقعوا على صفحة بها جزء من التقييم ، فسيثبت ذلك أنه نفس التقييم الذي تلقوه. إذا عادوا للشكوى لاحقًا من أنه لم يكن نفس التقييم ، فيمكنك إثبات أنه كان كذلك.
14. اطلب من شخص آخر تصحيح التقييم. يجب أن يكون هذا شخصًا في نفس مستواك ، أو أعلى ، مثل رئيسك في العمل. من الجيد دائمًا معرفة مجموعة أخرى من العيون لمعرفة ما إذا كنت قد ارتكبت أي أخطاء أو فاتك شيء ما ، وما إلى ذلك.
15. في النهاية ، اتبع حدسك. أنت تعرف الموظف. لقد تفاعلت معهم. اذهب مع ما تشعر أنه صحيح.

مراجعة أداء الموظف قصة رعب

أعطى مشرفي في ذلك الوقت موظفًا آخر مراجعة أدائهم. كان جزء من المراجعة عبارة عن ورقة غلاف حيث يمكن التحقق من التصنيفات الفردية للموظف. كان مشرفي ينوي منح الموظف بعض التقييمات "فوق المعيار" والباقي سيكون "قياسي". وبدلاً من ذلك ، أعطت عن طريق الخطأ بعض التقييمات "المتميزة" والباقي "فوق المستوى". اكتشفت هذا بعد أن أجرت التقييم.

حاولت تصحيحه بعد ذلك ، لكن الموظف رفض التوقيع على التقييم الجديد ، مما تسبب فقط في المزيد من المشكلات.

كيفية اعطاء تقييم فعال للموظف

كيفية إجراء مراجعة أداء الموظف

حان الوقت للجزء الأصعب من العملية - إجراء المراجعة نفسها. فيما يلي بعض النصائح العامة فيما يتعلق بالعملية.

1. لا تقرأ التقييم حرفيًا. لخص وتحدث إلى الموظف. انظر إليهم في وجوههم وكن شبه غير رسمي حيال ذلك. سيشعرون براحة أكبر. دعهم يتحدثون أيضًا. سيساعدك رد فعلهم في توجيهك إلى حيث يمكنك الذهاب خلال التقييم
2. لا تظهر الكثير من العاطفة. لقد جعلت الموظفين يبكون ويصرخون ويرمون التقييم لي عندما لم يوافقوا عليه. لا تغضب أو تنزعج. إذا أظهرت المشاعر ، فسيشعر الموظف أنك لا تدعم ما كتبته ، أو يمكنه استخدام مشاعرك ضدك.
3. كن مستعدا لما هو غير متوقع. قد تعتقد أنك تعرف كيف سيكون رد فعل الموظف ، لكن هذا ليس هو الحال دائمًا. كن مستعدًا لدعم التقييم بأمثلة عن أدائهم من أجل مواجهة أي انفعالات أو ردود فعل مفاجئة.
4. قم دائمًا بإنهاء التقييم بتقديم كلمات إيجابية ومشجعة. لا تنهيه بملاحظة سيئة ، حتى مع التقييم الرهيب. شجعهم على التحسين وتقديم دعمك.
5. قدم التقييمات السيئة قبل أيام إجازة الموظف مباشرة. سيسمح لهم ذلك بالهدوء والعودة بمزاج أفضل في الأسبوع المقبل.
6. اجعل شخصًا يجلس معك دائمًا أثناء التقييم. سيكونون بمثابة شاهد ويبقونك على علم في حالة حدوث أي شيء سيء. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم تدوين الملاحظات إذا كنت تتوقع أن يكون تقييمًا صعبًا.
7. تزويد الموظف بأي ملاحظات أو نسخ يحتفظ بها على مدار العام. سيسمح لهم ذلك بمعرفة مدى تقدمهم ، وتذكيرهم بحوادث معينة ، وما إلى ذلك. ضع في اعتبارك أن بعض المستندات الداخلية قد لا تكون مناسبة لهم ، لذا تأكد من اتباع سياسات مؤسستك فيما يتعلق بذلك.
8. اسأل الموظف إذا كان لديه أي أسئلة في نهاية التقييم. سيسمح لهم ذلك بمغادرة الغرفة بفكرة واضحة عما حدث للتو.

بعد مراجعة أداء الموظف

هناك بعض الأشياء التي يجب القيام بها بعد إجراء التقييم:

• امسح أي ملاحظات واسحب أي مستندات قد تتعلق بالعام السابق. إذا كانت مراجعة سنوية ، فإنها تبدأ من جديد للعام المقبل. يجب أن يكون لديهم دائمًا بداية جديدة.
• تقديم نسخة من التقييم للموظف. يمكن أن يقوم بذلك قسم الموارد البشرية الخاص بك ، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فتأكد من تقديم نسخة من التقييم إلى الموظف مباشرة.
• مراجعة عملية التقييم ككل. راجع كل ما فعلته في إعداد التقييم وكتابته وإجرائه. حاول العثور على المجالات التي يمكنك تحسينها للتقييم التالي الذي تقوم بإجرائه.

تذكر - لا ينبغي أن يكون التقييم مفاجأة للموظف. يجب أن يكونوا على دراية جيدة بالتقدم الذي أحرزوه طوال فترة التقييم.

© 2012 ديفيد ليفرمور