شرح المراحل الأربع للاجتماع الفعال

الصورة عن طريق Rawpixel.com عبر Unsplash

في كل حلقة تقريبًا من النسخة الأمريكية من The Office ، قام مايكل سكوت الملتوي لستيف كاريل بإيصال موظفيه إلى غرفة الاجتماعات لحضور اجتماع بدأ بشكل سيئ ، ولم يذهب إلى أي مكان ، وينتهي عادةً بتهديد شخص ما بالإنهاء ، أو الإصابة الجسدية ، أو غير المرغوب فيه. عناق. في الحياة الواقعية ، يمكن أن تشعر الاجتماعات في مكان العمل (أو الاجتماعات في أي مكان ، حقًا - الكنيسة ، أو برامج ما بعد المدرسة ، أو حتى الجلوس مع عائلتك) بنفس القدر من التعسف وعدم الارتياح. إذا كان الهدف هو تبادل الأفكار والوصول إلى الحلول في نهاية المطاف ، فإن الالتفاف حول طاولة غرفة الاجتماعات أو تقريب 40 موظفًا عبر Zoom بدون اتجاه محدد يشبه القفز في مركب شراعي بدون أشرعة. أنت بجدية لا تذهب إلى أي مكان.

اتبع هذه الخطوات من أجل اجتماعات أفضل تبدأ وتنتهي بقوة مع إحراز الكثير من التقدم بينهما.

نصائح لعقد اجتماع فعال

• اختر وقتًا ومكانًا لا يشتت انتباه الأعضاء. سيكون عقد اجتماع قبل الغداء بساعة في مكتب مقابل الكافتيريا أمرًا غير ممتع تمامًا للحاضرين.
• إذا كان بإمكانك إجراء الاجتماع افتراضيًا ، فافعل ذلك. لا يوجد سبب يدعو الناس إلى تغيير يومهم للقاء في مكان واحد بعد الآن.
• تأكد من أن الغرض الخاص بك له غرض ثابت ومحدد. الاجتماع لمناقشة طرق خفض ميزانية الربع التالي ليس ضيقًا بدرجة كافية. اجعل الموضوع الرئيسي "تحديد الأشياء الثلاثة التي لا نحتاجها لإنفاق الأموال في الربع التالي".
• قم فقط بدعوة الأشخاص ذوي الصلة بموضوع الاجتماع. لا يحب الناس عمومًا الذهاب إلى الاجتماعات ، لذلك لا تجعل أي شخص ليس ضروريًا لحل المشكلة يحضر.
• ضع قواعد أساسية قبل بدء الاجتماع وتأكد من أن جميع الحاضرين لديهم نسخة تدخل - القاعدة الأساسية العظيمة عالميًا هي "عدم مقاطعة بعضهم البعض."
• إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة في غضون 24 ساعة من الاجتماع ، للتأكيد والقرارات المتخذة ومن سيقوم بأدوار محددة في هذه القرارات.

4 مراحل من الاجتماعات الفعالة

أول شيء يجب معرفته بشأن إجراء اجتماعات فعالة هو أنها لا تجتمع معًا بطريقة سحرية عندما تدخل إلى غرفة اجتماعات مزدحمة. مثل أي لقاء رائع ، هناك عنصر من التخطيط والإعداد ، وبدون ذلك ، يكون الاجتماع الفعلي بلا فائدة تمامًا.

المراحل الأربع للاجتماعات الفعالة هي:

1. تجهيز. هذا هو الوقت المناسب لتحديد ما يدور حوله اجتماعك حقًا. هل هي جلسة عصف ذهني حول كيفية الاستفادة بشكل أفضل من المتدربين الصيفيين؟ هل تحاول تحديد مكان إنفاق أموال إضافية في ميزانية قسم الفنون؟ يعد وجود موضوع رئيسي جيد التنسيق هو المفتاح لنجاح الاجتماع لأن الحاضرين يريدون أن يشعروا أن هذا الوقت الإضافي الذي تم اقتطاعه من روتينهم أمر يستحق العناء.
2. الاجتماع. وخلال الاجتماع، سوف تكون تأكد من اتباع جدول الأعمال الذي تشكلت خلال ص التعويض بحيث يتم جلب كل مفتاح نقاط الحوار حتى، ويتم إعطاء الجميع فرصة للمساهمة المدخلات دون الذهاب خارج الموضوع، مما يجعل الاجتماع يعد من يحتاج إليها ل يكون.
3. إغلاق. قبل بضع دقائق من جدولة الاجتماع للانتهاء ، ستقوم بإنهاء المناقشات ، وتحديد وقت للاجتماع التالي ، إذا لزم الأمر ، ومراجعة الفرصة للحضور للاتصال بك بشأن أي أسئلة إضافية.
4. متابعة. المتابعة مهمة لجودة الاجتماع مثل مرحلة الإعداد. هذا هو المكان الذي تقوم فيه بإغلاق أي فجوات وربط أي نهايات فضفاضة للتأكد من تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع بشكل صحيح.

من بين جميع مراحل الاجتماع ، فإن الإعداد الذي يجب أن يستغرق معظم الوقت هو الإعداد. استقر في بيئة هادئة وحدد ما تريده من الاجتماع القادم ، مع التركيز فقط على ما سيساعد في تنفيذ التحسينات.

تصوير أليخاندرو إسكاميلا عبر Unsplash

التحضير لاجتماع فعال

تقرر الغرض من الاجتماع

ها نحن في أهم مرحلة من مراحل التخطيط للاجتماع - تحديد سبب الاجتماع. لتحديد الغرض من الاجتماع في المقام الأول ، اسأل نفسك سؤالين بسيطين:

• ما هي القضية التي يجب معالجتها؟
• لماذا تحتاج القضية إلى المعالجة؟

سيكون الغرض من الاجتماع هو الإجابة على هذه الأسئلة.

اختر أفضل وقت وموقع

فكر في الوقت والمكان اللذين سيساعدان على تبادل الأفكار والمناقشة المفتوحة ونوع الإعداد الذي يناسب حجم مجموعتك بشكل أفضل.

إذا اخترت موقعًا بعيدًا ، فيمكنك الاستفادة من خدمة الدردشة المرئية مثل Zoom أو مكالمة جماعية بسيطة أو حتى مناقشة دردشة من خلال خدمة المراسلة. من الفوائد الكبيرة للاجتماعات عن بُعد أن الوقت يمكن أن يكون أكثر مرونة حيث يمكن للحاضرين الانضمام عبر هواتفهم من أي مكان يتواجدون فيه.

إذا اخترت الالتقاء وجهًا لوجه ، ففكر في اختيار وقت لا تهتز فيه بطونك ولا تحدق فيه العيون في الساعة. من المحتمل أن يكون الاجتماع قبل موعد العمل أو قبل الغداء مباشرة فكرة سيئة.

إنشاء الأجندة

بعد ذلك ، ستحتاج إلى إنشاء جدول أعمال. يُطلق على جدول الأعمال أحيانًا اسم "خارطة الطريق" ، وسوف يوجهك الاجتماع ويساعدك كقائد المدرسة وجميع المشاركين الآخرين ، ويراقب المكان الذي تتواجد فيه والمكان الذي يجب أن تذهب إليه.

سيتضمن جدول أعمال الاجتماع الجيد ما يلي:

• الموضوعات التي تحتاج للمناقشة
• نقاط الحديث الرئيسية المتعلقة بكل موضوع محدد
• وقت بدء وانتهاء محدد للاجتماع
• مساحة للأسئلة قبل وقت الانتهاء

قد تبدو الأجندة كما يلي:

جدول الاجتماعات

3:00 م يبدأ الاجتماع

3: 00-3: 05 تعريف الحضور والموضوع

3: 05-3: 20 مناقشة الموضوع ونقاط الحديث

3: 20-3: 30 سؤال

3:30 بعد الظهر ينتهي الاجتماع

وقت الانتهاء: 3:30 مساءً

الموضوع الرئيسي للقلق: أين يجب أن نضع آلات البيع الجديدة؟

• ستكون هناك ثلاث ماكينات بيع جديدة - اثنتان للوجبات الخفيفة وواحدة للمشروبات
• هل يجب وضع جميع آلات البيع في مكان واحد أو منتشرة داخل المبنى؟
• ينص كود الحريق على عدم إمكانية وضع آلات البيع بالقرب من مخارج المبنى

يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى [email protected] في موعد أقصاه 28 يونيو لطرح أسئلة ومخاوف إضافية.

يعمل جدول الأعمال هذا لأنه يضع إرشادات واضحة لمسار الاجتماع. اطبع جدول الأعمال الخاص بك ووزعه على كل من الحاضرين في بداية الاجتماع أو أرسله بالبريد الإلكتروني مسبقًا حتى تتاح للجميع فرصة مراجعة جدول الأعمال والرجوع إليه طوال الاجتماع. من الجيد أيضًا نشره أينما كنت في الاجتماع بحيث يكون دائمًا أمامك والحضور طوال المناقشة.

اختر ودعوة الأعضاء إلى الاجتماع

• قرر من يجب أن يكون في الاجتماع ولماذا
• أرسل طلبات الأعضاء عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو أي شكل آخر من أشكال التواصل المهني

ضع القواعد الأساسية

تساعد الحدود على إبقاء المجتمع يعمل في دولة مدنية في الغالب. فكر في اجتماعك كمجتمع صغير وقم بوضع بعض الحدود ، تسمى القواعد الأساسية. لوضع قواعد أساسية لاجتماع فعال ، كن محددًا ، وقم بمعالجة عوامل التشتيت المحتملة مثل:

• تقنية. هل يجب السماح بالهواتف وأجهزة الكمبيوتر أثناء الاجتماع؟
• احترام الأعضاء الآخرين. يجب عدم تشجيع المقاطعة أو التحدث بصوت عالٍ أو فوق بعضها البعض أو لفترة طويلة جدًا.
• فرامل. إذا كان الاجتماع طويلاً ، فهل ستكون هناك فترات راحة ومتى وأين يتوقع الأعضاء الاجتماع مرة أخرى؟

أهداف القاعدة الأرضية

يجب أن تكون القواعد الأساسية محددة وتضمن أن كل شخص حاضر في الاجتماع لديه فرصة للمشاركة والمشاركة في بيئة منتجة.

تعيين الأدوار الهامة

مثل أي آلة جيدة التزييت ، يستغرق الاجتماع الناجح أكثر من الشخص الذي يديره. ستحتاج إلى تعيين ثلاث قوائم مهمة في الاجتماع للمساعدة في الحفاظ على استمراره من البداية إلى النهاية.

الميسر

يبقي الميسر الاجتماع على المسار الصحيح ، ويفرض القواعد الأساسية ، ويساعد في توجيه الأعضاء للعودة إلى الغرض من الاجتماع إذا انحرفت المحادثة عن الموضوع.

ضابط الوقت

سوف يتتبع ضابط الوقت أوقات البدء والانتهاء المحددين للاجتماع ، ويذكر الأعضاء بشكل دوري بالوقت المنقضي ومقدار الوقت المتبقي.

مسجل

يسجل المسجل الأفكار التي تم طرحها أثناء الاجتماع ويتأكد من طلب التوضيح إذا أصبحت المحادثة محيرة بحيث تكون جميع المعلومات المسجلة مفيدة ويمكن استخدامها كمرجع فعال بعد الاجتماع.

شراء وتنظيم المواد

حدد المواد اللازمة للاجتماع واجمعها قبل موعد الاجتماع. لذا ، إذا كنت ستستخدم جهاز كمبيوتر محمول ، فتأكد من أنه لن يبدأ فقط في التحديث في منتصف الاجتماع ، وإذا كنت تتوقع أن يقوم الجميع بتدوين الملاحظات ، فاحصل على أقلام ودفاتر ملاحظات كافية لتمريرها. إذا كنت تخطط لعرض البيانات ، خذ الوقت الكافي لإنشاء بعض المرئيات لدعم أرقامك.

تعال إلى الاجتماع مستعدًا لتناول قضية أو قضيتين محددتين جيدًا. الكثير من نقاط المناقشة يمكن أن تعيق التقدم الحقيقي وتؤدي إلى نقاش ملموس.

تصوير تيم جو عبر Unplash

الاجتماع

مقدمات

قم بإجراء مقدمة موجزة لتعريف جميع أعضاء الاجتماع ببعضهم البعض ، ثم حدد الغرض من الاجتماع وتصفح القواعد الأساسية حتى يكون لدى الجميع فهم واضح لكيفية سير الاجتماع.

حدد الغرض من الاجتماع

انتقل إلى الغرض من الاجتماع ، وسبب وجودك جميعًا ، وما تأمل في تحقيقه (للوصول إلى قرار بالإجماع بشأن أفضل موقع أو مواقع لآلات البيع الثلاثة الجديدة)

راجع جدول الأعمال

للاجتماعات الشخصية ، وزع نسخًا مطبوعة من جدول الأعمال الذي يتضمن موضوعات للمناقشة ونقاط للحديث وأوقات البدء والانتهاء.

بالنسبة إلى الاجتماعات البعيدة ، تحقق جيدًا من أنه تم إرسال كل شخص ولديه حق الوصول إلى جدول الأعمال قبل البدء. امنح الحضور دقيقة إضافية حتى يتمكنوا من عرضها قبل الخوض في المناقشة.

حدد وقتًا لاختتام الاجتماع والتزم به. سيقدر موظفوك وزملاؤك عزيمتك. شجع الجميع على مراسلتك عبر البريد الإلكتروني بأي أسئلة أخرى حتى لا يشعر أي شخص بأنه يعاني من مشاكل.

تصوير إيدير بوزو بيريز عبر Unsplash

اختتام الاجتماع

تغليف

حتى إذا كان الاجتماع يسير على ما يرام وكان الجميع يخرج بأفكار رائعة ، فمن المهم الالتزام بوقت الانتهاء النهائي المحدد في بداية الاجتماع. إذا كان هناك المزيد لتتم مناقشته ، فيمكن القيام بذلك أثناء مرحلة المتابعة .

للحصول على إغلاق سلس:

• امنح بضع دقائق في نهاية الاجتماع للأعضاء لطرح الأسئلة والإجابة عليها.
• قرر ما إذا كان قد تم التوصل إلى حل أو ما إذا كان سيتم مناقشته مرة أخرى في الاجتماع التالي.
• إذا تم التوصل إلى حل ، قم بإنشاء خطة عمل ذات جدول زمني محدد.
• إذا لم يتم التوصل إلى حل ، فحدد موعدًا آخر للاجتماع في المستقبل القريب.

إنشاء خطة عمل

عندما يحين وقت إنشاء خطة عمل ، ستحتاج إلى تضمين العناصر التالية:

• الحل. يتمثل الحل في نقل آلات البيع الثلاث جميعها إلى موقع مركزي واحد ، مع وضع آلة المشروبات في المنتصف بحيث يسهل تحديد مكان الآلات ، ويمكن شراء جميع الوجبات الخفيفة في مكان واحد.
• كيفية تنفيذ الحل. لتنفيذ هذا الحل ، سيتم نقل الآلات إلى امتداد الصالة عبر الحمامات.
• من سيكون جزءًا من تنفيذ الحل وأدواره المحددة. ستتصل Jackie بالبائعين لإخطارهم بالمكان الذي يجب أن يتم فيه تركيب الآلات ، وسيقابلهم Juan في يوم التثبيت للتأكد من تثبيت الآلات في المكان المناسب.
• جدول زمني لعملية الحل. سيتصل جاكي بالبائعين صباح يوم الاثنين لإبلاغهم بالمعلومات وتحديد تاريخ التثبيت بينما سيتصل خوان بمديره لطلب إجازة من مهامه الصباحية المعتادة للقاء البائعين.

في غضون أسبوع واحد من متابعة الاجتماع مع الحاضرين عبر البريد الإلكتروني لتوضيح أي أسئلة ومعالجة المخاوف التي تظهر بعد الاجتماع. حافظ على خطوط الاتصال مفتوحة للاستفادة الكاملة من اجتماعك.

تصوير أندرو نيل عبر Unsplash

متابعة

إرسال رسائل متابعة عبر البريد الإلكتروني

حافظ على زخم الاجتماع بعد انتهائه عن طريق إرسال ملاحظات المسجل إلى الحاضرين في الاجتماع في رسالة بريد إلكتروني للمتابعة. ذكّر الجميع بواجبات Jackie and Juan ، وتأكد من أن كل شخص لديه معلومات الاتصال الخاصة بك في حالة ظهور أي مشاكل أو أسئلة.

إرسال رسائل متابعة فردية عبر البريد الإلكتروني

بالنسبة لأولئك الذين تم اختيارهم لأداء واجبات محددة لتنفيذ الحل ، أرسل بريدًا إلكترونيًا للتحقق من التقدم ، ومناقشة أي مشكلات قد تعيق الجدول الزمني. تأكد من حصول خوان على موافقة من مديره ليأخذ إجازة للقاء البائعين ، وتحقق مرة أخرى بعد ظهر يوم الاثنين من أن Jackie قد تواصلت مع البائعين لتأكيد وقت التثبيت والموقع.

إن اتباع هذه الإرشادات البسيطة لعقد اجتماع موجز وفعال للغاية سيساعدك أنت وزملائك على البقاء على اطلاع على المشكلات دون أن يخرجوا عن مسارهم تمامًا.

© 2017 Kierstin Gunsberg