5 طرق لمكافحة زحف النطاق

لا تدع زحف النطاق يضر بعملك. تابع القراءة لمعرفة كيفية التغلب على هذه المشكلة.

Canva.com

يحدث زحف النطاق ، الذي يشار إليه أيضًا باسم طلاء الذهب ، عندما تبدأ المتطلبات التي لم تؤخذ في الاعتبار من قبل أثناء مرحلة التخطيط في الدخول في مشروع بعد بدء التطوير بالفعل. مع تراكم هذه المتطلبات الإضافية ، ستبدأ فرق المشاريع والمشاريع في الانهيار تحت وطأة العمل الإضافي. في حين أن هناك متطلبات مشروعة قد تظهر والتي ستحتاج إلى إدراجها في خطة المشروع أثناء التطوير ، فإن المسؤولية تقع على عاتق مدير المشروع لقيادة المحادثات وتنفيذ العمليات التي تمنع نطاق العمل من التوسع إلى ما هو أبعد مما يعتبر بعد الاتفاق على النطاق الأولي بالفعل. تقدم المقالة التالية خمس أدوات يمكن لمديري المشاريع استخدامها للتحكم في تسلل النطاق.

5 طرق لمكافحة زحف النطاق

1. اجمع متطلبات واضحة.
2. اطلب من جميع أصحاب المصلحة التوقيع على المتطلبات.
3. قم بتغيير عملية التحكم.
4. تفاوض
5. التخطيط لمراحل المستقبل.

1. اجمع متطلبات واضحة

يتمثل الجزء الأول من تجميع المتطلبات الجيدة في التأكد من توصيل جميع اللاعبين الرئيسيين بالمشروع منذ البداية. بعد أن تكون واثقًا من اشتراكك في جميع اللاعبين الرئيسيين ، فإن الطريقة الجيدة لبدء جمع المتطلبات هي إجراء محادثة أولية مع الراعي التنفيذي للمشروع للحصول على أفكارها حول المتطلبات ، والسماح لها بإرشادك حول من يجب نتحدث مع التالي. أثناء تلك المحادثات ، قم بتوثيق المتطلبات الوظيفية مقابل المتطلبات غير الوظيفية ، وأيضًا المتطلبات المطلوبة مقابل المتطلبات التي سيكون من الجيد الحصول عليها. بعد أن تصل إلى نقطة تشعر فيها بالراحة ، يكون لديك بداية قوية في بناء المتطلبات ، حدد الجلسات مع الفريق الأكبر لمراجعة المتطلبات والتأكد من مراعاة كل شيء. بالإضافة إلى،لضمان احتساب كل شيء في بداية المشروع ، ربما حاول إجراء جلسة عصف ذهني أو تعيين مسار العملية على مستوى عالٍ للتأكد من مراعاة كل شيء. استمر في إضفاء الطابع الاجتماعي على المتطلبات حتى تكون واثقًا من أنها قد تم تجسيدها بشكل صحيح ، مما يمنح نطاق مشروعك أساسًا قويًا.

يوضح المثلث الحديدي في إدارة المشروع كيف إذا تغير أي عنصر من عناصر النطاق أو الجدول الزمني أو التكلفة لمشروع ما ، فإن العنصرين الآخرين يتغيران أيضًا.

ينكدين

2. تسجيل أصحاب المصلحة

بعد أن تقوم بتوضيح متطلبات المشروع بالكامل ، هناك طريقة أخرى جيدة لمنع زحف النطاق وهي جعل جميع أصحاب المصلحة في المشروع يوقعون على تلك المتطلبات. إذا لم يكن لديك أصحاب مصلحة يفعلون ذلك من قبل ، فقد تفاجأ بعدد المتطلبات التي تمت إضافتها أو تعديلها عندما تبدأ في مطالبتهم بوضع توقيعهم عليهم والتحقق من أنهم يشعرون بأن كل شيء قد تم التقاطه. يمكن أن يضيف هذا وقتًا كبيرًا للمشروع في البداية ، لكنه سيوفر لك الكثير من الألم في المستقبل ، حيث ستقلل المتطلبات الأنظف من خطر زحف النطاق. هناك فائدة إضافية لقيام أصحاب المصلحة بالتوقيع على المتطلبات وهي أنه إذا جاءوا إليك أثناء وجود المشروع في مرحلة التطوير وحاولوا توسيع نطاق المشروع بإضافة المتطلبات ،يمكنك تذكيرهم بالمستند الذي وقعوا عليه مسبقًا ، وتذكيرهم بأنهم لا يستطيعون تغيير نطاق المشروع دون التأثير على الجدول الزمني وتكلفة المشروع.

3. تغيير عملية التحكم

تضع عملية التحكم في التغيير الجيد المسؤولية على الفريق الذي يقود المشروع للموافقة على جميع التغييرات على النطاق الأولي للمشروع كمجموعة. تتمثل إحدى فوائد عملية التحكم في التغيير في أنها تعمل بمثابة فحص وتوازن لأن مدير المشروع لا يعمل في فراغ. فائدة أخرى لعملية التحكم في التغيير هي أن مسؤولية صنع القرار مشتركة ، حيث أن جميع الطلبات للابتعاد عن النطاق الأولي للمشروع لديها طلب مفصل تم فحصه من قبل القيادة العليا للمشروع. كجزء من عملية التدقيق ، يجب ألا تقوم قيادة المشروع فقط بمراجعة جوهر السؤال ، ولكن أيضًا المخاطر والتكلفة والموارد المرتبطة بهذا العمل.

كيفية إجراء التحكم المتكامل في التغيير في المشروع

4. التفاوض

لا تخف من التفاوض مع أصحاب المصلحة الذين يرغبون في إجراء تغيير على النطاق المتفق عليه للمشروع. سيتطلب هذا بعض الإبداع من جانبك. يمكن أن يكون التكتيك الجيد الذي يجب استخدامه هو القول بأنك ستكون سعيدًا بتضمين هذا المطلب في نطاق المشروع ، ولكن فقط إذا تم قطع العناصر الأخرى للنطاق الحالي لتحرير الموارد والمال والوقت لاستيعاب التغيير. بدلاً من ذلك ، إذا كان مقدم الطلب يشعر بقوة تجاه إدخال متطلب معين ، فيمكنه كتابة طلب ضبط التغيير وتقديمه إلى اللجنة. بدلاً من ذلك ، هناك خيار آخر وهو استكشاف طرق بديلة لبناء ما يبحث عنه مقدم الطلب بطريقة لن يكون لها تأثير كبير على النطاق الحالي.

5. مراحل المستقبل

تكتيك آخر هو العمل مع الفرد الذي يتطلع إلى توسيع نطاق المشروع ومعرفة ما إذا كانت هناك فرصة للقيام بهذا العمل كجزء من مرحلة مستقبلية. يعد هذا بيعًا سهلًا بشكل خاص إذا كان لدى الطالب الكثير من العمل الذي يرغب في إنجازه. ربما تكون أكبر فائدة لهذا النهج هي أنه يمنحك مزيدًا من الوقت لتحليل الطلبات بشكل مناسب وتطوير أفضل خطة للتنفيذ عند إضافة تلك الوظيفة.

© 2016 ماكس دالتون