9 استراتيجيات للاستخدام الفعال للبريد الإلكتروني في العمل وغير ذلك

يعد إرسال واستقبال البريد الإلكتروني أمرًا شائعًا في الأعمال التجارية في كل مجتمع تقريبًا.

لوري تروزي

أهمية البريد الإلكتروني للشركات

تشير بعض التقديرات إلى أن حجم المراسلات التجارية اليومية عبر الإنترنت يقارب 130 مليارًا على مستوى العالم. يعد البريد الإلكتروني أداة فعالة للشركات ، ولكن يجب التعامل مع الرسائل الإلكترونية بأقصى قدر من الاحتراف. على الرغم من أهمية البريد الإلكتروني في التفاعلات التجارية ، نادرًا ما يتم توفير التدريب على استخدام البريد الإلكتروني من قبل معظم أصحاب العمل. من قبيل الصدفة ، يجب على العمال فهم التمييز بين المراسلات الشخصية والتجارية عند استخدام موارد العمل.

حقًا ، يمكن أن تكون التفاعلات التجارية مع البريد الإلكتروني ضارة إذا لم يتم إجراؤها بشكل صحيح. بصفتي مستشارًا لإعادة التأهيل ، عملت مع العملاء على تحسين المهارات الكتابية واللفظية لبيئة الأعمال. بالإضافة إلى ذلك ، فقد ساعدت أصحاب العمل في تنفيذ استراتيجيات للتواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني. فيما يلي التقنيات التي أثبتت فائدتها والأفكار لإنشاء سياسة مفيدة.

تصويت

تحدث تفاعلات البريد الإلكتروني طوال يوم العمل.

لوري تروزي

9 استراتيجيات فعالة لاستخدام البريد الإلكتروني في العمل

1. تجنب النكات غير اللائقة. يمكن أن يكون استخدام كلمات وعبارات معينة لتشويه سمعة الفرد سببًا للفصل الفوري. العديد من المنظمات لديها سياسات ضد استخدام لغة فاضحة ، مثل المدارس. تشمل أنواع التعليقات المسيئة في البريد الإلكتروني والاتصالات الأخرى: الإهانات العرقية ، وبيانات الأصل القومي المتعصبة ، والتعليقات المتحيزة حول إعاقة الشخص ، والإهانات المتعلقة بالتوجه الجنسي. وبالتالي ، أظهرت الأبحاث أن الشركات تستفيد من امتلاكها لسمعة محترمة تجاه الموظفين وعامة الناس. تقييد وجهة نظرك الشخصية حول الكوميديا ​​من الاتصالات التجارية ، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني.

2. النظر في الوقت من اليوم. يمكن أن يؤثر الوقت من اليوم على ردود الفعل على البريد الإلكتروني. في نهاية اليوم ، قد يرسل شخص ما مراسلات عبر الإنترنت بلغة مقتضبة قد لا تعكس ما تعرفه عن الموظف أو العميل أو المقاول. بالإضافة إلى ذلك ، ضع في اعتبارك ما إذا كان إرسال بريد إلكتروني خلال ساعات الراحة مناسبًا. على سبيل المثال ، قد لا يكون إرسال رسالة نصية إلى مشرف في المساء عندما يكون مع العائلة فكرة رائعة. (ما مدى السرعة التي تحتاجها إلى الرد؟ هل يتم التعامل مع المشكلة بشكل أفضل خلال يوم العمل التالي؟)

3. حاول ألا ترسل بريدًا إلكترونيًا أثناء فترات الراحة والغداء. يستخدم الناس فترات الراحة ووقت الغداء لإعادة شحن طاقاتهم من ضغوط العمل. يمكنهم أيضًا التعامل مع القضايا الشخصية خلال هذه الفترات. لهذه الأسباب ، قد يؤدي الاتصال بشخص آخر عبر البريد الإلكتروني إلى تكوين ردود مكتوبة على عجل مع أفكار ضعيفة التعبير في وقت الغداء أو وقت الراحة. غالبًا ما يستخدم المحترفون أسلوبًا يتمثل في تخصيص وقت خلال يوم العمل للرد على رسائل البريد الإلكتروني وكتابتها من أجل الحفاظ على الوضوح والتركيز.

4. تحديد متى قد لا يكون البريد الإلكتروني هو الخيار الأفضل. قد يتم تقديم الموضوعات التي تتضمن محادثات طويلة بشكل أفضل من خلال التفاعلات وجهاً لوجه أو من خلال مكالمة هاتفية. علاوة على ذلك ، يجب تجنب الأمور السرية أو الموضوعات الحساسة في عمليات تبادل البريد الإلكتروني في موقع العمل ما لم يكن ذلك مع موظفي الموارد البشرية أو المدير المناسب. قد تشمل هذه القضايا: التمييز المحتمل ، والتباين في الأجور ، والمخاوف الصحية. وبالمثل ، فإن العصف الذهني يتطلب وقتًا وجهدًا ، مما يجعل مثل هذا النشاط أكثر ملاءمة لشكل آخر من أشكال الاتصال. في الأساس ، قد لا تكون مجالات المناقشة التي تتطلب أكثر من بضع دقائق لحلها مناسبة للبريد الإلكتروني.

5. لا ترد بغضب. قد يؤدي تلقي بعض البريد الإلكتروني إلى وضعك في عقلية دفاعية. ومع ذلك ، تهدأ قبل إرسال ردك. في بيئة العمل اليوم ، يعد إظهار اللباقة سمة عالية القيمة لدى الموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، الامتناع عن استخدام المفردات البذيئة. ضع في اعتبارك هذه الحقيقة: قد يصبح البريد الإلكتروني الغاضب الذي تكتبه جزءًا من دورة الأخبار في اليوم التالي أو يتم نشره على وسائل التواصل الاجتماعي. باختصار ، قد ترغب في الحفاظ على وظيفتك أثناء بناء علاقات مثمرة داخل وخارج المنظمة. بعبارة أخرى ، فإن إظهار القدرة على ضبط النفس العاطفي يمكن أن يفيد مسار حياتك المهنية بشكل عام.

6. فكر قبل أن ترسل بريدك الإلكتروني. أولاً ، فكر عقليًا في اختيار الكلمات الخاصة بك للمراسلات. ثم اكتب مسودة البريد الإلكتروني. أخيرًا ، راجعه وقم بإجراء التغييرات حسب الحاجة. إذا سمح الوقت ، اسمح لشخص آخر بإعطائك ملاحظات. تأكد من أن الموضوع هو النقطة المركزية للتفاعل.

7. استخدم القوالب عند الاقتضاء. يقلل وجود نظام من بعض المشكلات المتعلقة بالبريد الإلكتروني. تقوم العديد من الشركات والمؤسسات بتطوير وصيانة رسائل البريد الإلكتروني المنسقة لمختلف المواقف التي تعتبر روتينية للأعمال. إن رفض الخدمات أو الموافقة عليها ، وعودة المنتجات ، إلى جانب جدولة الاجتماعات ليست سوى بعض المجالات المناسبة للقوالب. عندما تتخذ منظمة مثل هذه الخطوة ، يمكن تحسين جودة الخدمة مع تقليل الأخطاء في التبادلات المكتوبة. القوالب هي أدوات ممتازة لتوفير الوقت أيضًا.

8. يجب أن تكون رسالتك موجزة ومهذبة. اكتب رسالتك مع الفهم الذي تكتبه إلى إنسان آخر. استخدم التحية اللطيفة والخاتمة. استمر في التركيز على الغرض من البريد الإلكتروني مع تجنب استخدام الكلمات الدارجة والاسم. نصل إلى النقطة دبلوماسيا. لا تتحدث عن مخاوف غير ذات صلة.

9. لهجتك مهمة. لا تتنمر على زملائك الموظفين أو المقاولين أو المستهلكين كتابةً أو بأي شكل آخر من أشكال الاتصال. يمكن أن تؤدي لغة التهديد إلى عواقب وخيمة. حافظ على نبرة البريد الإلكتروني إيجابية. أظهر التفكير المستقبلي من خلال تضمين الجمل التي تظهر استعدادًا لحل المشكلات. يمكن أن يكون أحد الأمثلة: "أنا متأكد من أنه يمكننا إيجاد حل للمشكلة."

قد يكون للتصرف بسرعة كبيرة مع بريد إلكتروني تداعيات

لوري تروزي

النتائج القانونية واعتبارات السياسة

قد تكون هناك تداعيات قانونية متعلقة برسائل البريد الإلكتروني المرسلة على عجل. في الواقع ، اعترفت المحاكم بالمراسلات عبر الإنترنت كسجل مكتوب. لذلك ، فهم البريد الإلكتروني على أنه مذكرات عمل أو وثائق إلكترونية أو بيانات يمكن فحصها إذا دعت الحاجة. في تدريب الموظفين الجدد ، ستستفيد الشركات من السماح للعمال بالتدرب على سيناريوهات مختلفة لتحسين مهاراتهم في التعامل مع البريد الإلكتروني. في الأساس ، فإن تطوير سياسة والمشاركة في التدريب حول تفاعل البريد الإلكتروني يساعد المؤسسة على الابتعاد عن التقاضي. فيما يلي بعض المكونات المهمة لسياسة فعالة تتعلق باستخدام البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، قد يرغب أصحاب الأعمال في استشارة محامٍ قبل تنفيذ السياسة في موقع العمل.

المكونات الأساسية لسياسة البريد الإلكتروني للشركات

• حدد مدى سرعة استجابة الموظفين للرسائل المشروعة عبر الإنترنت.
• حدد كل موظف يجب أن يتدرب على الاستخدام المناسب للقوالب.
• إبلاغ الموظفين بالمراسلات عبر الإنترنت باستخدام موارد الشركة تخضع للمراجعة وفقًا لتقدير صاحب العمل أو من قبل السلطات عند الضرورة.
• حدد متى يمكن للموظفين الاتصال بالموظفين أو العملاء أو المقاولين الآخرين عبر البريد الإلكتروني. (هل يجب إيقاف تشغيل الهواتف أثناء الاجتماعات؟ هل ينبغي معالجة الاهتمامات الشخصية بالبريد الإلكتروني أثناء ساعات العمل؟ متى يتم استثناءها؟)
• وضّح ما يجب فعله في الظروف غير العادية. (في حالة وجود رسالة إلكترونية مزعجة بشكل خاص ، فمن ينبغي الاتصال به؟ وهل ينبغي إخطار السلطات؟)
• كيف سيتم مواجهة عدم الرد على البريد الإلكتروني؟ أيضًا ، هل يجب تجاهل البريد الإلكتروني أو إعادة توجيهه إلى مشرف؟
• حدد بالتفصيل بالضبط اللغة التي لا يمكن أن يحتويها البريد الإلكتروني. على سبيل المثال: "لا تتسامح مؤسساتنا مطلقًا مع الإهانات العرقية أو الجنسية في المراسلات الشفوية أو الكتابية ، بما في ذلك البريد الإلكتروني.
• حدد عواقب انتهاك السياسة. على سبيل المثال "إذا تبين أن أحد الموظفين يتعامل مع لغة تنمر على نظام البريد الإلكتروني الخاص بنا ، فسيخضع لمراجعة من قبل قسم الموارد البشرية مع مراعاة إنهاء التوظيف.

توقف وفكر قبل الضغط على زر الإرسال

لوري تروزي

تصويت