6 نصائح فعالة لإدارة الوقت للموظفين وأصحاب الأعمال

هل تجد أن لديك الكثير من الأشياء لتديرها دفعة واحدة؟

الصورة لروبرت باي على Unsplash

1. تحليل الموقف

إن ملء جدولك بالأنشطة والانشغال طوال الوقت لا يعني بالضرورة أنك تدير وقتك بفعالية. التحرك المستمر بسرعة عالية له عيوبه الخاصة ، وليس أقلها الإجهاد.

الحقيقة هي أننا لا نستطيع حقًا التحكم في الوقت أو إدارته في حد ذاته. ما نحن يمكن إدارة هو أنفسنا. الإبطاء ضروري لالتقاط الصورة بأكملها.

اسأل نفسك الأسئلة: هل هذا هو الاستخدام الأكثر إنتاجية لوقتي؟ هل هناك طريقة أكثر ذكاءً لتحقيق ما أحتاج إلى القيام به اليوم دون قضاء الكثير من الوقت؟

يمكن أن يكون الانشغال بحد ذاته مشكلة. هناك أوقات يصبح فيها الانشغال نهج مراوغة - وسيلة لتجنب القضايا الهامة الأخرى في حياة المرء.

ومن ثم ، فإن التراجع عن التفكير بدلاً من الاندفاع المستمر في الأنشطة يمكن أن يوفر الوقت ويجعل الجهود نفسها أكثر كفاءة وربحية.

وجود رؤية واضحة أمر بالغ الأهمية

صورة بواسطة You X Ventures على Unsplash

2. كن واضحًا بشأن دورك

حتى في مكان العمل العادي ، يمكن أن تؤدي المشكلات المرتبطة بسوء إدارة الوقت إلى وضع إدارة الأزمات حيث يتم طغيان الأدوار والمسؤوليات الأصلية للموظف ويجد نفسه يقضي كل وقته في ما لم يكن موجودًا في الوصف الوظيفي الأصلي.

هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان وضع رؤية واضحة لما يجب تحقيقه وما هو دورك ومسؤولياتك. إذا كنت لا تعرف إلى أين أنت ذاهب ، فإن أي طريق سيأخذك إلى هناك. يجب أن يكون لديك معيار يمكنك استخدامه بشكل مستمر كمعيار لتقدمك.

إذا كنت موظفًا ، فقد تحتاج إلى عقد اجتماع مع مديرك المباشر حتى تكون واضحًا بشأن مكان أولوياتك. يمكن أن يكون فتح هذه المناقشة مفيدًا أيضًا بطرق أخرى. يمكن أن يساعد في إعادة تنظيم جدولك الزمني لتجنب الإرهاق وتسهيل تفويض المهام الإضافية لأعضاء الفريق الآخرين.

اعلم أنه نظرًا للطبيعة المتغيرة لعالم الأعمال ، يمكن أن تتغير الأولويات والمسؤوليات جنبًا إلى جنب معها. هذا ينطبق بشكل خاص على أولئك الذين يعملون لحسابهم الخاص. نظِّم إدارة وقتك بحيث تأخذ هذه التغييرات في الاعتبار.

احمِ وقتك

3. حراسة الجدول الزمني الخاص بك

الوقت هو أثمن ما لديك. معظم الأشياء الأخرى في الحياة قابلة للاستبدال ، لكن الوقت ليس كذلك. لن تستعيد أبدًا سنوات حياتك التي استهلكتها بالفعل. الأمر نفسه ينطبق على كل ثانية تكتك الآن.

لذلك ليس من الضروري فحسب ، بل من الضروري أن تحافظ على وقتك بعناية. احتفظ بقائمة إجراءات وبمجرد أن تحدد مهامك ذات الأولوية وتخصص وقتًا غير مضطرب لإكمالها ، ابذل جهدًا لضمان عدم وجود تدخلات.

يتضمن ذلك إجراءات مثل تنشيط بريدك الصوتي ، وتعطيل إشعارات البريد الإلكتروني ، والحد من المكالمات الواردة ، والاستفادة من الاجتماعات الافتراضية بدلاً من الاجتماعات المباشرة ، وطلب مواعيد التقويم ، واستخدام علامات "عدم الإزعاج".

على سبيل المثال ، إذا كنت قد حددت موعدًا لاستمرار اجتماع لمدة 15 دقيقة ، فتأكد من التزام جميع المشاركين بالحد الزمني والتزم بالموضوع المطروح. يمكن وضع ترتيب منفصل لأية مشكلات خارجية لا يمكن معالجتها خلال الإطار الزمني الذي حددته.

بصرف النظر عن ما سبق ، ابحث باستمرار عن طرق لتوفير وقتك. هذا سوف يجعلك أكثر كفاءة. كل الدقائق القليلة التي يتم توفيرها من كل نشاط عند دمجها معًا في نهاية اليوم يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا.

4. الاستفادة من قاعدة 80/20

كلما زاد نمو الأعمال التجارية ، زادت المسؤوليات الموجودة وزادت الحاجة إلى إدارة الوقت بشكل فعال.

ما قد يكون قد بدأ كعملية فردية يمكن أن يصبح سريعًا للغاية ، بمثل هذه المطالب المذهلة ، بحيث تخرج الأمور عن نطاق السيطرة إذا لم يتم وضع الإدارة المناسبة.

تشمل الواجبات النموذجية التي ستحتاجها لإعداد نفسك مسبقًا إنشاء وإدارة استراتيجيات العمل ، والإشراف على العمال ، وحسابات التلاعب ، وتوفير المزيد من فرص العمل.

لذلك من المهم إيجاد طريقة فعالة لرعاية جميع المهام ولا يزال لديك حياة. بصفتك رجل أعمال ، يمكن أن تنشغل بالعمل الجاد في الوفاء بالمواعيد النهائية بحيث تفشل في تحديد الأولويات وما الذي يسرق وقتك ، لحظة بلحظة.

وفقًا لقاعدة 80/20 ، يتم الحصول على 80٪ من النتائج من 20٪ من الوقت والجهد المستثمر. تؤكد هذه القاعدة على أهمية إعطاء الأولوية للوقت لما هو أكثر إنتاجية. حدد المهام المحددة التي لها أكبر تأثير على عملك وخصص وقتًا للعمل عليها كل يوم.

إذا كانت 80٪ من نتائج عملك نتيجة لـ 20٪ من الوقت والجهد الذي تبذله ، فهذه هي النسبة التي يجب أن تركز عليها معظم انتباهك.

يتردد الكثير من أصحاب الأعمال عندما يتعلق الأمر بالاستعانة بمصادر خارجية وتفويض المهام ، لأنهم يشعرون أن القيام بذلك لا يؤدي إلا إلى زيادة قاعدة التكلفة الخاصة بهم.

ولكن عندما يتوسع العمل ويحين الوقت لتوظيف أشخاص للعمل من أجلك ، قم بتدريبهم بنسبة 20٪ وقم بتعيين هذه المهام لهم. بهذه الطريقة ، ستكون الشركة قادرة على توليد ما يكفي لتغطية تكلفة توظيف العمال الجدد. تكرار نفسك بهذه الطريقة سيجعل العمليات أكثر فاعلية وربحية.

تتبع كيف تقضي وقتك

5. تدقيق نفسك

خصص أسبوعًا واحدًا تحتفظ خلاله بسجل مفصل لأنشطتك ومقدار الوقت الذي تقضيه في كل نشاط. كلما كنت أكثر تفصيلاً ، كان التحليل أكثر دقة.

أفضل طريقة للتعامل مع هذا هو تقسيم اليوم إلى أجزاء مدتها 15 أو 30 دقيقة ثم تدوين ما تفعله خلال تلك الفترات الزمنية. سيساعدك هذا التمرين على احتساب كل ثانية.

سجلات الدوام ليست ضرورية فقط للشركات. إنها مفيدة للشركات على جميع المستويات ، بما في ذلك المستقلين والمالكين الفرديين. يمكنك اختيار إما الاحتفاظ بجدول زمني يومي قائم على الكمبيوتر أو جدول زمني ورقي.

بدلاً من ذلك ، يمكنك ببساطة الحصول على دفتر ملاحظات أو مذكرات تأخذها معك في كل مكان وإعداد تذكيرات للمساعدة في ضمان استمرار الاحتفاظ بسجل مناسب لاستخدام وقتك.

بمجرد الشروع في تدقيق نفسك بهذه الطريقة ، ستحتاج إلى الانضباط للحفاظ عليه. الهدف من هذا التمرين هو الحصول على سجل يمكن تحليله. سيساعدك الاحتفاظ بسجل مستمر لأنشطتك والوقت الذي تقضيه على تحديد الوقت الذي يذهب إليه وقتك والتخلص من ضياع الوقت.

تشمل هذه المهدرات للوقت الاجتماعات غير الضرورية ، والقيام بالعمل الذي يجب أن يقوم به الآخرون ، والانقطاعات عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني ، وتكرار المهام ، والأنشطة ذات الأولوية المنخفضة ، وإخماد الحرائق ، والتخطيط الخاطئ والفوضى.

ستكون قادرًا على تحديد ما هو غير مثمر ومزعج وغير ضروري في يومك المعتاد. أي شيء لا يساهم بشكل مباشر أو يدعم تحقيق أدوارك ومسؤولياتك يعد علامة حمراء.

ستمكنك العملية أيضًا من تحديد الأنشطة الإنتاجية حتى تتمكن من تحديد ما إذا كان الوقت المخصص لها مناسبًا حقًا. ستكون قادرًا على الحصول على صورة واضحة عن مقدار الاستثمار في 20٪ من الأنشطة التي تولد 80٪ من النتائج في حياتك وعملك.

6. اتخاذ تدابير داعمة

خطط مسبقا

خطط ليومك وأسبوعك وشهرك مقدمًا. يجب أن يأخذ التخطيط الخاص بك في الاعتبار الأهداف قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى. يؤدي الافتقار إلى طريقة منظمة لإدارة الوقت إلى صعوبات تشمل عدم الالتزام بالمواعيد النهائية وعدم توازن الالتزامات التجارية والشخصية والضغط من ارتباطات الآخرين.

هذا يؤدي إلى التدهور. يتأثر الأداء سلبًا وبدلاً من أن تكون الأنشطة مربحة ، تصبح الأنشطة مرهقة. من ناحية أخرى ، فإن التخطيط المسبق وتطبيق مبادئ إدارة الوقت المناسبة يجعلها اعتيادية باستمرار. يبدأون في التدفق بشكل طبيعي كجزء من حياتك اليومية.

نقل

إشراك أصحاب المصلحة في القرارات التي تشرع فيها. تواصل مع زملائك ، والمديرين ، والموردين ، والفرق الأخرى والعملاء الذين لديهم مصلحة خاصة وسوف يتأثرون بالتغييرات التي تجريها.

شارك هذه المعلومات مع أفراد أسرتك حتى يتمكنوا من دعمك ومنحك المساحة التي تحتاجها للمتابعة.

ترتيب المهام الخاصة بك

ابدأ بالمهام الصادرة قبل معالجة المهام الواردة. أرسل الرسالة المهمة المطلوبة لليوم الأول. بعد إخراج ذلك من الطريق ، استقر للتعامل مع البريد الوارد.

طوّر عادة البدء بالمسؤوليات المعلقة قبل العمل على مسؤوليات جديدة. امسح الأعمال المتراكمة قبل الشروع في مهام جديدة.

أتمتة حيثما أمكن ذلك

أتمتة المهام اليومية الخاصة بك قدر الإمكان. على سبيل المثال ، إذا كان عملك يتطلب الكثير من القراءة والكتابة ، فيمكنك الاستفادة من تطبيقات تحويل النص إلى كلام وتحويل الكلام إلى نص مجانًا لتوفير الوقت.

راحة كافية

لا تنس أن تأخذ فترات راحة قصيرة بين المهام. هذا سيمنع تراكم الضغط على عقلك وجسمك. الحصول على وقت كافٍ للراحة والانتعاش سيجعلك أكثر إنتاجية ويجعل عقلك أكثر يقظة.