7 طرق لجعل مكالماتك الجماعية أقل إزعاجًا

Rawpixel

غالبًا ما تفعل المكالمات الجماعية أكثر من مجرد تعدد المهام والمحادثات اللاذعة على Slack أو Gchat. في أسوأ حالاتها ، إنها مضيعة كاملة لوقت الناس ، ويمكن أن تستنزف الروح المعنوية إذا تمت إدارة المكالمة بشكل سيء. في بعض الأحيان ، لا يمكن تجنب هذه المكالمات ، إما لأنها ضرورية من الناحية اللوجستية أو لأن بعض الشخصيات الأعلى تتطلبها ، لذا إليك كيفية تحقيق أقصى استفادة منها.

1. إرسال المواد مقدمًا

من المفيد إرسال جدول أعمال مقدمًا حتى يتمكن الأشخاص من التناغم مسبقًا مع أي شيء يحتاجون إلى إضافته. هذا يقلل من احتمالية أن يقول الناس "أوه ، شيء آخر!" تمامًا كما قال الجميع وداعهم أثناء المكالمة.

إذا كنت ستشير إلى مستند معين أو أي عنصر مرئي آخر ، فقد يكون من المفيد للجميع توفيره لهم أثناء المكالمة. قعقعة بعض الأرقام ثم تكرارها ثلاث مرات لا بد أن يكون مضيعة للوقت. حتى إذا كان المستند المعني يجب أن يكون في البريد الوارد للأشخاص ، فحاول إعادة إرساله في اليوم السابق للمكالمة ، خاصةً إذا تم إرساله منذ عدة أسابيع أو أشهر.

يجب عليك أيضًا التأكد من إبلاغ الأشخاص مسبقًا إذا كانوا مسؤولين عن تقديم تحديث بشأن مشروع معين. في حين أن طلبات اللحظة الأخيرة لا يمكن تجنبها في بعض الأحيان ويجب أن يكون المديرون مستعدين بشكل عام لهذا الاحتمال ، فمن الأفضل إعطاء الأشخاص تنبيهًا مسبقًا بدلاً من افتراض أنهم يعرفونهم ووضعهم في الحال.

2. الحد من الدعوات

هناك مجموعتان من الأشخاص يجب التفكير فيهم: الأشخاص الذين يجب أن يكونوا على اتصال ، والأشخاص الذين لا يحتاجون إلى ذلك ولكن لا يزال من الممكن أن يكون لديهم فائدة. من المحتمل أن يكون الأشخاص في تلك الفئة الأولى من صانعي القرار وقيادة الفريق مع تحديثات لتقديمها. يجب أن يكون تحديد هؤلاء الأشخاص سهلًا إلى حد ما.

قد تشمل الفئة الثانية الأشخاص الذين يمكنهم الإجابة على أي أسئلة حول موقف معين ، أو الذين يعترضون طريقهم إلى مناصب قيادية ويمكن أن يستفيدوا من وجودهم في المكالمة. فإنه لا يشمل بالضرورة كل موظف أو كل قسم. تذكر أن قضاء الوقت في المكالمات الجماعية قد يكون مضيعة للقدرة البشرية عندما يمكن للمديرين فقط إعطاء تحديثات رئيسية لفرقهم لاحقًا. إذا كنت في شك ، فتشاور مع المديرين وقيادات الفريق حول كيفية استخدام وقتهم بشكل فعال.

اعتمادًا على مؤسستك ، قد يكون من المنطقي دعوة الجميع ولكن فقط جعل الحضور إلزاميًا لبعض الأشخاص. يسمح هذا للأطراف المهتمة بالانضمام ومعرفة المزيد ، ونأمل أن تساهم بشيء في النهاية. تأكد من توصيل هذه التوقعات المتباينة بوضوح - وتذكر أنه كلما زاد عدد الأشخاص الموجودين في المكالمة ، زاد الوقت الذي تستغرقه على الأرجح!

3. ضع قواعد أساسية أساسية ، ولكن لا تتأخر

يجب إرسال إرشادات حول وقت طرح الأسئلة ، ومن المتوقع أن يشارك ، وتذكر قول اسمك عند الانضمام أو التحدث ، ربما في نفس البريد الإلكتروني الذي يحتوي على جدول الأعمال. تذكر أن هذه الإرشادات غالبًا ما يكون لها استثناءات معقولة ، أو قد لا يكون المبتدئ على دراية بثقافة عمل مؤسستك. لن يكون أي شخص مثاليًا فيما يتعلق بتذكر كتم صوت هاتفه ، لذا تأكد من عدم عزف القيثارة على الأشخاص بسبب ضوضاء خلفية بسيطة أو مخالفات صغيرة أخرى.

إذا كان هناك شيء ما يتدخل بالفعل في المكالمة ، فجرّب جملة "هل يمكن للجميع التأكد من أن هواتفهم مكتومة الصوت إذا كانت في مكان ما بها ضوضاء؟" ، حتى لو كنت تعرف بالضبط من هو الجاني. إن جعل التعليقات غير مباشرة قدر الإمكان يمكن أن يمنع الموظفين ذوي النوايا الحسنة من الشعور بالتوبيخ أو عدم الترحيب.

4. تناوب الأدوار بحكمة

من المرجح أن يؤدي تعيين أدوار الأشخاص دون مراعاة رغبتهم ومهاراتهم إلى جعل مكالمتك الجماعية أكثر تعقيدًا. حاول تخصيص أدوار تدوين الملاحظات ووضع جدول الأعمال والتيسير للأشخاص المهتمين بالفعل بالقيادة. في حالات أخرى ، قد ترغب في البحث عن أعضاء الفريق الذين لديهم مصلحة في موضوع مكالمة معينة. مهما كان السبب ، تأكد من إخبار الناس لماذا تطلب منهم تولي الدور ، لأن هذا يمكن أن يساعد في تحسين ثقتهم ومعنوياتهم.

من الجيد أيضًا أن يكون لديك صوت جديد يجري المكالمات من حين لآخر. ربما يكون أحد المديرين الإقليميين محبوبًا جدًا ، وقد يستمتع فريقك بصنع أشياء منه.

في حين أن التناوب العشوائي أو المجدول للأدوار قد يبدو عادلاً ، إلا أن هذا قد يأتي بنتائج عكسية. قد ينتهي الأمر بالمبتدئ بالاستياء منك إذا جعلته مسؤولاً عن الملاحظات حول شيء جديد عليه. قد يكون من غير الجيد أيضًا إسناد واجب لشخص مسؤول عن التعامل مع حالات الطوارئ وقد يضطر إلى الخروج من منتصف المكالمة.

5. ابدأ بإيجابية

على الرغم من أنك لا تريد المبالغة في ذلك وتبدو غير صادق ، إلا أنه من الجيد أن تعرف متى تم إنجاز عمل رائع أو تم بذل جهد خاص. إذا أنجزت مجموعة أو فرد معين شيئًا كبيرًا ، فافتح بذلك ، حتى لو لم يكن وثيق الصلة بالمكالمة. يمكنك أيضًا توجيه صرخة إلى شخص ما عاد حديثًا من رحلة عمل كبيرة ، أو ربما مكتب بأكمله إذا كان يقفز من منطقة زمنية لا تزال مبكرة في الصباح. يمكن أن يضبط هذا نغمة إيجابية لمكالمة استنزاف.

لا تجعل هذا الجزء طويلًا جدًا ، وإلا فإنه يضيع الوقت. احرص أيضًا على تجنب الاستحمام نفس الأشخاص بالثناء على كل مكالمة واحدة ، لأن هذا قد يأتي بنتائج عكسية ويقلل من الروح المعنوية لدى الآخرين.

6. تجنب مفصل استكشاف الأخطاء وإصلاحها

من الواضح أن البقاء في الموضوع هو هدف للمكالمات الجماعية ، ولكن في بعض الأحيان تواجه مواقف صعبة حيث يكون سؤال شخص ما حول الموضوع ، ولكنه معقد أو خاص جدًا بموقفه. إذا لم يكن ذلك قابلاً للتطبيق على الإطلاق على الآخرين الموجودين في المكالمة ، فلا تخف من الرد بـ "هذا أمر خادع خاص بالمكتب. هل يمكننا مناقشة هذا في وضع عدم الاتصال؟ "

في بعض الحالات ، يمكنك أيضًا تجربة مبرر أكثر تحديدًا ، مثل "أعرف أن بعض الأشخاص في فريق الموارد البشرية لديهم اجتماع آخر للوصول إليه في غضون 10 دقائق ؛ هل يمكننا تأجيل هذا النقاش لأنه لا يشملهم؟ " الجزء المهم هو التأكد من أن السائل لا يشعر أن سؤاله غير مناسب أو مرهق - يحتاج فقط إلى التعامل معه في وقت أو مكان مختلف.

7. ضع الموضوعات الأقل أهمية في النهاية

في حين أن الهدف دائمًا هو إنهاء المكالمة الجماعية في الوقت المحدد ، إلا أن هناك بعض الأيام التي قد تجعل المشكلات الفنية أو المشكلات المعقدة تستغرق وقتًا أطول. من الممكن أيضًا أن تظهر حالة طوارئ ، مما يجبر شخصًا واحدًا على الأقل على القفز من المكالمة.

إذا تمت جدولة مكالمتك لمدة تزيد عن نصف ساعة ، فهناك احتمال كبير أن يضطر مدير مشغول أو صانع قرار آخر إلى الانتقال إلى اجتماع آخر أكثر إلحاحًا ، سواء كان مخططًا أم لا. حاول وضع أي عناصر حساسة للوقت تتطلب إدخالها مسبقًا في المكالمة. في حين أنه قد يكون من الممكن إعادة مدير مفقود إلى الحلقة بعد ذلك ، فإن هذا يستغرق وقتًا واهتمامًا من يومك - أو يوم شخص آخر.