8 نصائح لعمل محفظة لمساعد إداري تنفيذي

أنت تعمل بسعادة في حياتك المهنية كمساعد إداري. أيامك مليئة بالمشاريع والمهام التي تتطلب الالتزام بالمواعيد النهائية ، والتوفيق بين الأولويات ، وإدارة الأزمات. كيف يفترض أن تصنع محفظة مهنية أيضًا؟ جرب هذه النصائح الثمانية.

1. قم بعمل ملف

ما عليك سوى فتح ملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو في درج مكتبك. أطلق عليها اسم "محفظة الوظائف". استخدم Dropbox أو OneNote أو تطبيق الهاتف المحمول الخاص بك. ما عليك سوى اختيار مكان لحفظ العناصر المتعلقة بحياتك المهنية التي يمكنك التنقل فيها بسهولة.

الآن لديك مكان مخصص لوضع العناصر في محفظتك. لا شيء رائع - مجرد بقعة واحدة يسهل عليك تذكرها. قم بعمل ملف لأنك تستحقه!

2. ذكّر نفسك

قم بإعداد تذكير على التقويم الخاص بك للعمل على محفظتك. امنح نفسك جدولًا عمليًا ، سواء كان شهريًا أو ربع سنويًا أو كل ستة أشهر - مرة واحدة في السنة على الأقل مع مجموعة التذكيرات ، من المرجح أن تتابع وتحافظ على محفظتك.

مرة أخرى ، لا شيء رائع هنا. خصص فترة زمنية مدتها نصف ساعة بشكل منتظم للعمل على محفظتك وتحديثها باستمرار. قد تحتاج إلى المزيد عندما تبدأ. بمجرد الانتهاء من عرضك الأول ، سيستغرق الحفاظ على محفظتك وقتًا أقل.

3. اقتراحات العناصر المهنية للاحتفاظ بها

عينات العمل: كتيب صممته ، وصفحة ويب تحتفظ بها ، مخطط ، تقرير ، جدول بيانات
ملاحظات شكر / تحيات من الرؤساء والمدراء التنفيذيين الآخرين وزملاء العمل سواء كانت مكتوبة بخط اليد أو في شكل خطاب أو عبر البريد الإلكتروني
شكرا لك ملاحظات من العملاء
تم استلام الشهادات عن الإنجازات
الشهادات التي يتم الحصول عليها لإتمام ورش العمل أو الندوات أو دورات الكلية
مقالات إخبارية عنك و / أو عملك
المقالات أو المدونات المتعلقة بالعمل التي قمت بتأليفها
قائمة المنشورات التي تمت قراءتها مؤخرًا (كتب ، مقالات ، مجلات) نأمل ألا تظهر فقط حماسك لمجال عملك وإمكانيات نموك ولكن أيضًا اهتماماتك الأخرى
تقييمات الأداء الحديثة - آخر عامين أو ثلاثة أعوام
سجلات الحضور / الجوائز
جوائز التطوع أو التكريم

4. ماذا تفعل بالعناصر

بمجرد استلامك لشهادة الشكر أو الشهادة ، انسخها أو امسحها ضوئيًا أو ضعها في الملف المخصص لك. لا تقلق بشأن حجم العنصر الكبير أو الصغير ، فقط احفظه أولاً.

عندما تنشئ هذا المنشور الترويجي الرائع ، احتفظ بنسخة من ملفك. جدول البيانات أو العرض التقديمي الرائع — ضع نسخة في ملفك.

فقط تأكد من عدم إفشاء معلومات سرية في العناصر الخاصة بك.

افعل ذلك كعملية مستمرة - هذا ما تفعله غالبًا خلال العام ، وليس ما تم تعيين التذكيرات من أجله. تم تعيين تذكيراتك للعمل على العرض التقديمي - انظر # 5.

5. العرض هو كل شيء

استثمر في محفظة جلدية لطيفة مع واقيات بلاستيكية لأصولك الأصلية. عندما تحصل على هذا التذكير ، خذ العناصر التي كنت تسقطها في هذا الملف وضع أفضل ما لديك في محفظتك.

قم بعمل نسخة واحدة على الأقل في غلاف عادي أو انسخها إلى محرك أقراص مضغوطة / فلاش يمكنك تركه مع المحاور. أو ، إذا كنت ترغب في ذلك ، قم بمسحها ضوئيًا إلى موقع ويب قمت بإنشائه وقم بإعطاء عنوان موقع الويب لمن تريده فقط.

لا تترك نسختك المطبوعة الأصلية مع المحاور.



تخزين خيارات المحفظة
غلاف جلدي
موقع على الإنترنت
قرص مضغوط
ذاكرة بيانات

كيف تبيع نفسك

6. عناصر أخرى لمحفظة أعمالك

جدول المحتويات
بيان المهمة
عناصر المهنة
ملخصات القسم
يستأنف

7. نصائح حول الإعداد

يمكنك الاستمرار في تحديث "جدول المحتويات" ويمكنك إضافة جملتين أو ثلاث جمل تلخص كل قسم.

يمكنك الاحتفاظ بمحفظتك ترتيبًا زمنيًا أو حسب مجموعة المهارات. يمكنك ترتيب العناصر حسب وقت إنشائها أو استلامها. أو يمكنك تقسيم محفظتك إلى مجالات أقسام مثل خدمة العملاء أو التسويق أو إدارة مواقع الويب أو المهارات التنظيمية أو التعليم أو التطوير المهني.

الفكرة هي أن تكون قادرًا على العثور بسهولة على المثال أثناء مراجعة الأداء أو المقابلة.

مثال رائع على كيفية استخدام محفظتك في مقابلة

8. حافظ على محفظتك

احتفظ فقط بأفضل أعمالك — تأكد من خلوها من الأخطاء.
حافظ على محفظتك مرتبة ونظيفة.
حافظ على عناصر عملك بالترتيب - فالنظرة العشوائية المجمعة معًا في اللحظة الأخيرة ليست هي المظهر الذي تريد البحث عنه.
لا تقم بتضمين العناصر الشخصية للغاية. اجعله احترافيًا.

أفكار لإنشاء محفظة على الإنترنت

تعد الحقيبة المهنية ضرورية لجميع السكرتارية أو المساعدين الإداريين ، سواء كان لديك 25 عامًا من الخبرة أو 25 شهرًا فقط. يجب أن يحتفظ كل مساعد إداري بمحفظة مهنية لثلاثة أسباب مهمة.

أولاً ، تعد الحافظة سجلاً رائعًا من شأنه أن يجعلك تشعر بالرضا عن حياتك المهنية. اتبع النصائح الواردة أعلاه للاحتفاظ بملف محفظة الوظائف. ثانيًا ، يمكنك استخدامه في وقت مراجعة الأداء أو وقت مقابلة العمل. سيثير العرض التقديمي الاحترافي لمحفظتك إعجاب مشرفك أو صاحب العمل المحتمل. ثالثًا ، حتى إذا قررت عدم استخدامه ، ستساعدك العملية في النظر إلى حياتك المهنية وإجراء أي تعديلات لازمة.

التفكير هو الخطوة الأولى على سلم التحسين. ابدأ التسلق اليوم!