مثال على جدول بيانات مسك الدفاتر للشركات الصغيرة

إذا كنت تمتلك شركة ، فلا يمكنك تجاهل مسك الدفاتر

إذا كان لديك مشروع صغير خاص بك ، فإن الاحتفاظ بسجلات جيدة أمر لا بد منه. في الواقع ، قد يكون حتى شرطًا للتأسيس أو الترخيص. يجب أن تكون قادرًا على معرفة ما إذا كان عملك مربحًا أم لا في أي وقت. في الوقت الضريبي ، من المهم جدًا الاحتفاظ بسجلات عمل جيدة على مدار العام ، أو قد ينتهي بك الأمر في مأزق مع سلطات الضرائب.

قم بإعداد جداول بيانات بسيطة لسجلات الدخل وسجلات المصروفات. إذا اعتدت على إدخال العناصر في جداول البيانات في اليوم الذي تحدث فيه ، فستجد قريبًا أنك تشكل عادة جديدة ، وسيكون لديك سجلات عمل جيدة للتمهيد. يُقصد بالمناقشة التالية أن تكون بمثابة دليل ، وتستند الأمثلة على شخص يدير شركة خدمات صغيرة - في هذه الحالة ، يكتب ويحرر - من منزله ، وليس لديه موظفين.

ما هي السجلات التي أحتاج إلى الاحتفاظ بها؟

تختلف المتطلبات من ولاية قضائية إلى أخرى ، لذلك من الحكمة دائمًا مراجعة حكومة الولاية أو المقاطعة ، وكذلك وكالة الضرائب الفيدرالية ، للتأكد من أنك تفهم ما عليك القيام به فيما يتعلق بمسك الدفاتر.

بشكل عام ، بالنسبة للملكية الفردية ، فإن الميزانية العمومية السنوية غير مطلوبة ، والاحتفاظ بجداول البيانات كافٍ. من المحتمل أن تكتشف أنه ، بصفتك مالكًا لنشاط تجاري ، هناك قوانين تُلزمك بالاحتفاظ بسجلات عملك لعدة سنوات. قد تحتاج أيضًا إلى الحصول على "رقم عمل" من وكالة الضرائب لتقديم الضرائب المطبقة على النشاط التجاري.

فيما يتعلق بحفظ سجلاتك للأغراض الضريبية ، يجب عليك دائمًا التأكد من أنك تحتفظ بإثبات لإجراء نسخ احتياطي لكل إدخال في جداول البيانات الخاصة بك. هذا يسمى مسار التدقيق. يتضمن مسار التدقيق هذا عناصر مثل فواتير خدماتك وإيصالات المشتريات التي تجريها. إذا كنت تستخدم سيارتك على الإطلاق لعملك ، فستحتاج إلى تسجيل الأميال المتكبدة للاستخدام التجاري ، وتكلفة الغاز ، وتكلفة الترخيص ، والإصلاحات / الصيانة. يجب أيضًا تتبع فواتير الهاتف والمرافق الأخرى ، بما في ذلك مزود الإنترنت الخاص بك. يمكن أن تساعدك جداول البيانات البسيطة التي يمكنك إعدادها باستخدام برامج مثل Microsoft Excel في البقاء على اطلاع بكل شيء.

سجلات الدخل

لا يوجد سوى بضع خطوات بسيطة لازمة لإعداد جدول بيانات لتسجيل الدخل الناتج عن عملك الصغير. يمكنك حقًا الدخول في الكثير من التفاصيل إذا كنت ترغب في ذلك ، ولكن البساطة هي الأفضل بشكل عام وستمنعك من رؤية مسك الدفاتر كعمل روتيني.

في الأساس ، كل ما عليك فعله هو تسجيل مصادر الدخل. إذا كان الدخل مستمدًا من فاتورة قمت بإصدارها إلى عميل لتقديم خدمة ، فقم بتدوين التفاصيل. قد يتضمن مسار التدقيق أو "الإثبات" لهذه المعاملات بيانات PayPal وكشوف الحسابات المصرفية والفواتير التي أنشأتها لعملائك.

يمكن أن تتضمن عناوين الأعمدة ما تريد ، ولكن على الأقل يجب أن تحتوي على تاريخ المعاملة أو الفاتورة ، واسم العميل ، ووصف للخدمات التي قدمتها ، ورقم فاتورة المبيعات (حتى تتمكن من الإسناد الترافقي وتوفير مسار التدقيق) ، وأي ضرائب مطبقة.

يمكنك أيضًا إنشاء صيغ في خلايا مختلفة للاستمرار في تشغيل الإجماليات ، أو إذا كنت بارعًا جدًا في استخدام جداول البيانات ، فيمكنك القيام بأشياء مثل الارتباط بأوراق أخرى. يتم توفير العينة أدناه كتوضيح لسجلات الدخل البسيطة.

الدخل من العملاء الذين يظهرون رقم الفاتورة

جرينلامبلادي (كايلي بيسون)

سجلات المصاريف

كما هو الحال مع سجلات الدخل ، فإن إبقاء الأمور بسيطة على جانب النفقات سيجعل هذا الأمر سريعًا وسهلاً نسبيًا. سجل جميع النفقات المشروعة التي تتحملها في عملك في تاريخ حدوثها. حاول استخدام الواصفات أو أنواع المصروفات مثل تلك المستخدمة من قبل السلطات الضريبية ، حيث سيساعدك هذا حقًا عندما يحين وقت دفع الضرائب. بعض الأمثلة تشمل:

إعلان
الأعمال - استخدام نفقات المنزل
اللوازم
الهاتف والمرافق

مرة أخرى ، يمكن أن تتضمن عناوين الأعمدة ما تريد ، ولكن على الأقل ، يجب أن يكون لها تاريخ المعاملة ونوع المعاملة واسم المورد والمبلغ الذي تم إنفاقه وأي ضرائب مطبقة. احتفظ بجميع الإيصالات والفواتير كدليل. يمكنك مرة أخرى إنشاء صيغ في الخلايا لمواصلة تشغيل إجماليات أنواع مختلفة من النفقات. يتم عرض جدول حساب بسيط أدناه.

المصاريف حسب النوع مع الضرائب المتكبدة

قم بتنزيل تطبيق لتتبع النفقات

هناك أيضًا العديد من التطبيقات التي يمكنك تنزيلها على جهاز Android أو iOS الخاص بك والتي ستتيح لك تتبع نفقات العمل.

تتكامل معظم هذه التطبيقات بسهولة مع حزم مثل QuickBooks و Excel أيضًا ، مما يمنحك راحة البال حيث يتم التقاط جميع نفقاتك. تتيح لك بعض التطبيقات إرسال الفواتير بالبريد الإلكتروني إلى عملائك - مما يوفر وقتًا كبيرًا لأي شركة صغيرة.

حافظ على استمرار عادة مسك الدفاتر

الآن ، ابدأ في التعود على قضاء الوقت في جداول بيانات مسك الدفاتر كل يوم. ستكتشف قريبًا أن الأمر لن يستغرق وقتًا إذا واصلت ذلك ، وفي وقت الضريبة ستكون سعيدًا جدًا لأنك فعلت.

كم من الوقت يستغرق تكوين عادة؟

يستغرق الأمر في الواقع شهرين على الأقل لتطوير عادة جديدة. لكن لا تيأس! كل ما يتطلبه الأمر هو بضع دقائق يوميًا لإضافة بعض الإدخالات في جدول البيانات.