جدول المحتويات:
انفجار الفقاعة
في المرة القادمة التي تكون فيها في العمل ، ألق نظرة حولك. ما مدى جودة عمل الأقسام الفردية معًا؟
هل تقول إن لديك فهمًا جيدًا لكيفية عمل كل قسم؟ أو كيف تتناسب أدوارهم مع دورك؟
يحب الجميع الاعتقاد بأن دورهم هو الأهم ، وأن العمل لا يمكن أن يعمل بدون قسمهم.
خطأ!
هناك شيء واحد نراه غالبًا في التدقيق الداخلي هو أن كل قسم يعمل داخل صومعة ، ويبقى داخل فقاعة العمل الصغيرة الخاصة به غافلاً عما يحدث حوله في العمل.
في حين أن التركيز على تفاصيل كل ما تفعله هو أمر جيد ، فلا ينبغي أن يكون على حساب الصورة الكبيرة.
بغض النظر عن الصناعة ، لا يمكن لأي عمل أن يعمل بقسم واحد فقط. حتى الأعمال التجارية الفردية الصغيرة تتطلب منك ارتداء قبعات متعددة أثناء قيامك بأدوار مختلفة في عملك.
عملية الشركة متعددة الأقسام
دعنا نلقي نظرة على مثال بسيط لخطوات تصنيع منتج حالي وبيعه لعملائنا. قبل أن تفكر في صنع المزيد ، تحتاج إلى تحديد:
- كمية المنتج المتوفرة لديك حاليًا
- ما إذا كان لها تاريخ انتهاء الصلاحية
- ما إذا كان منتجًا موسميًا مطلوبًا فقط في أوقات معينة من السنة
- ما إذا كانت هناك حاجة حالية لمزيد من العمل
- ما إذا كان النشاط التجاري لديه الموارد لتحقيق المزيد في هذه اللحظة
عادة ما تتم مراجعة الأسئلة المذكورة أعلاه من قبل شخص ما داخل قسم التخطيط. سيحددون أيضًا مقدار المنتج الذي سيتم تصنيعه وكمية المواد الخام التي يجب شراؤها.
عادة ما يتم تمرير المعلومات إلى الإدارة للموافقة على الإنتاج وشراء المواد الخام ومقدار الوقت والموظفين اللازمين لإكمال تصنيع المنتج. عادة ما يتم تضمين المناقشات مع القسم المالي في هذا الوقت للتأكد من أن الشركة لديها الأموال المتاحة لإكمال جميع المهام.
بمجرد اكتمال عملية التخطيط والموافقة عليها ، يتم تمرير تفاصيل احتياجات المواد الخام إلى قسم المشتريات. هنا سيكون لديهم قائمة بالموردين المعتمدين الذين يستخدمونهم لصياغة أوامر الشراء لشراء المواد الخام اللازمة. مرة أخرى ، ستحتاج إلى الموافقة عليها ، بشكل عام من قبل الإدارة ، قبل إرسالها إلى الموردين.
بعد طلب المواد الخام ، يتعين على الإدارة المالية تحرير الدفعة للتأكد من تسليم البضائع في الوقت المحدد. يجب تحديث السجلات المالية لتعكس مقدار الأموال التي أنفقتها الشركة ولأي غرض. في وقت لاحق ، سيحتاجون أيضًا إلى مطابقة هذه الدفعة بالفواتير المستلمة كجزء من عملية التسوية الخاصة بهم.
لذلك طلبنا موادنا الخام ؛ يجب أن يكون الباقي سهلاً ، أليس كذلك؟
بدأ الموردون في تسليم المواد الخام الخاصة بنا ، لذا يحتاج الآن شخص ما إلى التحقق منها للتأكد من صحة الطلبات وأن البضائع في حالة صالحة للاستخدام. أفضل طريقة للقيام بذلك هي مقارنة أوامر الشراء والفواتير مع البضائع المستلمة.
اعتمادًا على حجم العمل ونوع المواد المستلمة ، يمكن أن يكون هذا أي شخص من موظف الاستقبال إلى موظفي المستودعات أو رئيس عمال الموقع. في الشركات الكبيرة ، واعتمادًا على نوع البضائع ، قد يكون لديك شخص واحد يوقع الخروج لتأكيد استلام البضائع في الموقع وآخر يتحقق من جودة المواد الخام.
يجب الاحتفاظ بأية أعمال ورقية تتعلق بالمواد الخام وقد يلزم إرسال نسخ إلى أقسام مختلفة لضمان دقة سجلاتهم. عندما تكون هناك أعمال ورقية ، فهذا هو المكان الذي يمكن أن تتشوش فيه الأمور إذا كان هناك نقص في التواصل أو إذا كنت لا تفهم سبب احتياج الأقسام الأخرى إليها والأطر الزمنية التي تحتاج إليها.
لا يمكنك دفع فاتورة إذا كنت لا تعرف ما الذي تدفعه. يجب أيضًا ألا تقبل البضائع في الموقع إذا كنت لا تعرف المنتجات والكميات التي يجب أن تكون موجودة.
الآن بعد أن أصبح لدينا موادنا ، يمكننا صنع منتجاتنا.
مرة أخرى ، اعتمادًا على حجم العمل وتكوينه ، يمكن أن تكون كيفية تخزين المواد الخام وتسجيلها وتوزيعها للاستخدام مختلفة تمامًا. نقطة واحدة يجب أن تظل كما هي وهي أنه يجب تسجيلها عند استخدام كل مادة ، ومن قبل من ومقدار ذلك. بدون هذه المعلومات ، لن تعرف ما تحتاجه عندما تبدأ عملية التخطيط في المرة القادمة التي تريد فيها صنع المنتج.
نبدأ في صنع منتجنا باستخدام تعليمات العمل التي تم تطويرها قبل أن نبدأ في الأصل في صنع هذا المنتج في المقام الأول. تُستخدم تعليمات العمل للتأكد من أن كل منتج مصنوع بنفس الطريقة تمامًا ولديه جودة متسقة.
في كل مرة يكتشف فيها شخص ما طريقة لتحسين عملية التصنيع ، يجب تحديث تعليمات العمل والمستندات الأخرى الخاصة بالعملية حتى تظل محدثة. يمكن لقسم التدقيق الداخلي أيضًا مراجعة العملية للتأكد من اتباع تعليمات العمل بالفعل.
إذا كنت تستخدم أي معدات لصنع منتجاتك ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن المعدات في حالة عمل جيدة. يحتاج قسم الصيانة إلى جدول زمني قائم لاختبار المعدات وإصلاحها واستبدالها حسب الضرورة. يمكن أن تساعد المناقشات مع إدارة المخاطر و / أو موظفي التدقيق الداخلي عند وضع هذه الجداول.
كما يجب تسجيل أي حادث وقع أثناء عملية التصنيع ، مثل تعطل المعدات أو عدم اكتمال عملية الإنتاج أو إصابة الموظفين ، والتحقيق فيها وحلها.
قبل أن يتم بيع المنتج ، يجب فحص جودته ؛ لا تريد أن تبيع منتجًا رديئًا أو معيبًا.
لدينا الآن منتج نهائي موجود في غرفة المتجر في انتظار بيعه ، ولكن لمن نبيعه وبأي ثمن؟
ويستمر
"المقدار" الذي تم تحديده مسبقًا من قبل الإدارة ، ومرة أخرى سيشارك قسم الشؤون المالية لتأكيد تكلفة إنتاج المنتج ومقدار الربح الذي تريد تحقيقه.
كانت هناك حاجة إلى أبحاث السوق التي أجراها شخص مشارك في البحث والتطوير في البداية للنظر في المنتجات المماثلة الأخرى التي تبيعها وما الذي قد يكون الناس على استعداد لدفعه.
بالنسبة لمن تبيع له ، فإن أبحاث السوق الخاصة بك كانت ستنظر بالفعل في ذلك في البداية حتى تعرف بالفعل من هم عملاؤك. سيكون قسم التسويق قد وضع حملة لاستهداف العملاء المناسبين وترك الأمر لقسم المبيعات لإيصال المنتج إلى العميل.
هذه عملية معقدة بالفعل ، لكننا لم ننتهي من الهدوء بعد.
على غرار طلب المواد الخام وشرائها ، يتعين علينا الآن عكس هذه العملية لإخراج المنتجات من منطقة التخزين الخاصة بنا وإلى العميل.
سيحتاج قسم التعبئة لدينا إلى تعبئة الكمية المناسبة من كل منتج للعملاء. سنحتاج إلى إنشاء الفواتير التي سيحتاج العميل إلى دفعها. سيحتاج المستودع إلى تأكيد وصول المنتجات الصحيحة إلى العميل المناسب. وسيحتاج قسم الشؤون المالية لدينا إلى التأكد من أن العميل قد دفع وأن المدفوعات تم تسجيلها وتسويتها بشكل صحيح.
أيضًا ، نظرًا لأن لدينا موظفين يصنعون المنتجات ، سيحتاج قسم الرواتب لدينا إلى معرفة من كان يعمل وأوقات عملهم حتى يتمكنوا من الحصول على أجر مقابل وقتهم.
بينما يحدث كل ما سبق ، لا تزال بعض الأقسام تعمل في الخلفية. هناك نوعان رئيسيان يجب مراعاتهما هما قسم تكنولوجيا المعلومات الذي يتأكد من وصول الموظفين إلى الأنظمة والمعلومات التي يحتاجونها.
الآخر هو عمال النظافة لدينا. بغض النظر عما إذا اخترت استخدام موظفين داخليين أو شركة تنظيف خارجية ، يجب على شخص ما أن يحافظ على مساحة العمل نظيفة ومرتبة وخالية من المخاطر المحتملة.
إذن من كان متورطا؟
بالنظر إلى المثال أعلاه ، تضمنت عملية الإنتاج والمبيعات البسيطة الخاصة بنا الأقسام التالية:
- إدارة
- التخطيط
- شراء
- المالية
- مستودع
- مراقبة الجودة
- إدارة الوثائق
- إنتاج
- اعمال صيانة
- تسويق
- تكنولوجيا المعلومات
- التعبئة والتغليف
- مبيعات
- بحث وتطوير
- إدارة المخاطر
- التدقيق الداخلي
- تحقيق الحادثة
- كشف رواتب
- تنظيف
كما ترى كل قسم معني. إذا كنت ستقوم بإخراج قسم واحد فقط من هذه الأقسام من هذا المزيج ، فستصبح الأمور فوضوية بسرعة كبيرة! قد يتم تفويت اختبارات التحكم ، قد لا يكون لديك الموارد التي تحتاجها لإنهاء الإنتاج أو دفع رواتب الموظفين ، أو قد تفقد فرص المبيعات ، أو الأهم من ذلك أنك قد تبيع منتجًا غير صالح للاستخدام وقد يكون خطيرًا
كيف نزيل الصوامع؟
في كثير من الأحيان أثناء التدقيق الداخلي ، إذا رأيت أن هناك انهيارًا في الاتصال أو إذا كان الموظفون غير متأكدين من أدوار المجالات المختلفة ، فسأوصي بأن يذهب موظفون من إدارة واحدة وموظفو الظل في الأقسام الأخرى لفترة قصيرة. أحملهم على الذهاب والجلوس لمعرفة ما يفعله الموظفون الآخرون بالفعل. تتاح لهم الفرصة لطرح الأسئلة والحصول على فهم أفضل لكيفية عمل الأقسام معًا.
في الأساس ، بدأوا في رؤية العمل على أنه بانوراما مع كل القطع المناسبة معًا لتكوين مجموعة كاملة بدلاً من مجموعة من الصوامع الفردية.
© 2017 كاترينا ماكنزي