خمسة عناصر لجدول أعمال فعال

اكتشف 5 جوانب أساسية لجدول أعمال فعال.

كانفا

خمسة عناصر أساسية لجدول أعمال فعال

إذا أخبرتك أن هناك شيئًا واحدًا بسيطًا يمكنك القيام به لزيادة الحضور والمشاركة في اجتماعاتك ، فستقفز فوق كل شيء ، أليس كذلك؟ حسنا، ويكون مستعدا للقفز لأن هناك هو الشيء الوحيد الذي يمكن أن تنفذ فورا من شأنها أن تجعل الاجتماعات الخاصة بك أكثر فعالية وإنتاجية: إنشاء جدول مع سيتم زيادة هذه العناصر الخمسة الأساسية والإنتاجية الاجتماع بشكل كبير.

إنشاء وتوزيع جدول الأعمال

مثل معظمكم ، أنا غارق في الأعمال الورقية وأشعر أحيانًا أنني بحاجة إلى إعلان الحرب على الورق الأبيض والطباعة على أي لون آخر حتى أتمكن من العثور على ما أبحث عنه عندما أبحث عنه. ومع ذلك ، فإن جدول الأعمال ليس هو المكان المناسب للبخل. يمكننا تحويل جزء كبير من إنتاجنا إلى التنسيق الإلكتروني والقراء الإلكتروني ، ولكن عندما يتعلق الأمر بجدول الأعمال ، فإن إنشاء نسخة ورقية وتوزيعها في الاجتماعات أمر بالغ الأهمية لدرجة أنني دائمًا ما أقوم بعمل نسخ إضافية لتوزيعها عند الاجتماع شخصيًا وإعادة -إرسال نسخة من جدول الأعمال فقط عند الاجتماع عبر الإنترنت.

فكر في أجندة مثل خارطة الطريق التي قد تستخدمها عند التخطيط لرحلة - المكونات هي نفسها ، وتحتاج إلى معرفة المعلومات التالية:

من ذاهب معك ومتى ومتى ستغادر ومن اين؟
لماذا انت ذاهب؟
إلى أين أنت ذاهب ، ما هي المعالم أو المعالم التي ستستخدمها لقياس التقدم إلى الأمام؟
كم من الوقت لديك للوصول إلى هناك؟
ماذا يحدث إذا اصطدمت بحفر وكان لديك شقة؟

كل سؤال من هذه الأسئلة يتعلق بعنصر أساسي عند إنشاء جدول أعمال فعال. دعونا نلقي نظرة على كل عنصر.

العنصر الأساسي 1: رأس جدول الأعمال

الغرض الرئيسي من الرأس هو التعرف بسرعة على ما يلي:

الجهة أو المنظمة أو اللجنة التي تدعو إلى الاجتماع
اسم الهيئة المنعقدة. هل هذا مجلس إدارة ، مجموعة استشارية ، لجنة
ما هو التاريخ والوقت المجدول للاجتماع للبدء والنهاية
مكان الاجتماع

في حين أنه قد يكون من السهل الافتراض أنه في حالة ظهور الأشخاص في الاجتماع ، يجب أن يعرفوا المكان والزمان ، ومع ذلك ، فإن معلومات الرأس هذه تبدأ في العمل كأساس للعناصر العديدة التالية ، كما أنها تنشئ أرشيفًا تنظيميًا لإعلان أن حدث الاجتماع بالفعل في التاريخ والوقت والمكان المناسبين - مما أدى إلى تحمل جميع المشاركين عبئًا عليهم أن يتذكروا أو يحاولوا التذكر عندما قرروا بالضبط فعل شيء ما عند استجوابهم.

قد يبدو نموذج العنوان كما يلي:

جمعية رعاية الطفل المحلية

اجتماع مجلس الإدارة الشهري

15 أبريل 2014 1:00 - 2:00

المكتبة العامة

أفضل تركيز عناوين جدول الأعمال ، لكن التبرير الأيسر (حيث تصطف جميع الكلمات مع الهامش الأيسر) يعمل أيضًا. أيًا كان الخيار الذي تختاره ، استخدم نفس التنسيق لكل اجتماع من هذا النوع. يبدأ الاتساق مع جدول الأعمال.

سيقدر المشاركون في اجتماعك معلومات الاجتماع الحيوية كلها في مكان واحد ، على جدول أعمالهم حتى لا يضطروا إلى البحث عن تلك المنديل أو قطعة الورق حيث قاموا بتدوين ملاحظة حول الاجتماع التالي. هناك مستوى من المصداقية ينقله العنوان أيضًا ، فهو شامل وغني بالمعلومات ورسمي ويبدأ في وضع الأساس الذي سيؤخذ فيه هذا الاجتماع على محمل الجد ولن يكون مضيعة للوقت.

غالبًا ما يُسأل عن الجهة التي يجب أن تقوم بصياغة جدول الأعمال وإرسالها ، وهذا الرد هو مادة مختلفة تمامًا ، ولكن الرد القصير هو أن الشخص المسؤول عن عقد الاجتماع يجب أن يأخذ زمام المبادرة لتجميع العناصر الخمسة التي نوقشت في مقالة - سلعة. قد يكون شخص آخر قد تم تفويضه بالفعل أو تعيينه لكتابة المستند أو إرساله بالفعل ، ولكن يجب أن يكون محتوى جدول الأعمال بين يدي الشخص المسؤول عن تسهيل الاجتماع.

العنصر الأساسي 2: الهدف من الاجتماع

الهدف من الاجتماع هو الإجابة على أسئلة "لماذا نجتمع؟ ما الذي نأمل في تحقيقه؟ "

اذكر في بداية جدول الأعمال الغرض من الدعوة إلى هذا الاجتماع. ردا على سؤال "لماذا نجتمع؟ ما الذي نأمل في تحقيقه؟ " في بداية جدول الأعمال يساعد في الحفاظ على تركيز المجموعة والحفاظ عليها خاصةً إذا بدأت الأمور في الخروج عن السيطرة. إذا كان الاجتماع عبارة عن اجتماع شهري مجدول بانتظام ، فاكتب ذلك في جدول الأعمال ، إذا كنت ستجتمع لمناقشة حدث أو قضية أو موضوع - اذكر تلك التفاصيل. وأخيرًا ، إذا كان لدى منظمتك بيان مهمة ، فتأكد من إدراج بيان المهمة في هذا المكان على جدول الأعمال حتى تظل مركزًا.

إن كتابة الغرض من الاجتماع على جدول الأعمال يتيح للميسر وجميع المشاركين فرصة لإعادة تركيز محادثة انتقلت إلى موضوع آخر. إنها عادة عظيمة أن تقرأ الغرض من الاجتماع وبيان المهمة قبل بدء الاجتماع كاعتراف أنك جاد بشأن ما تخطط لإنجازه وأن هناك خطة. لن يقوم المشاركون بالمناقشة أو النميمة بلا تفكير أو مشاركة القصص غير ذات الصلة إذا كان لديهم إحساس بالهدف ، أو إذا تحركت الأشياء في هذا الاتجاه ، فمن السهل إعادة تركيز المحادثة حول الهدف المطروح.

من منظور الأرشفة التنظيمية ، فإن إدراج الغرض من الاجتماع يخلق عملية توثيق مكتوبة للنظر إلى الوراء فيما كنت تعمل عليه عندما يكون مفيدًا حقًا عند التخطيط لحدث مشابه ، أو محاولة تذكر متى فعلت شيئًا ما. يساعدك سرد الغرض من الاجتماع أيضًا على تقييم إنجازاتك وإحراز تقدم في الاجتماع.

نموذج بيان الغرض لجدول أعمال الاجتماع:

الهدف: الاجتماع لتخطيط تدريب على القيادة

كتابة الغرض من الاجتماع بسيطة مثل الإجابة على السؤال ، "لماذا نجتمع؟" إذا لم تكن هناك إجابة على هذا السؤال أو كانت الإجابة "لا أعرف" ، فلا تحدد موعدًا للاجتماع ، أو تلغيه إذا كان اجتماعًا متكررًا. الوقت ثمين للغاية للاجتماع من أجل الاجتماعات.

العنصر الأساسي 3: نص جدول الأعمال (خطة عمل الاجتماع)

هذا هو جوهر الاجتماع ، ما يجب إنجازه خلال الاجتماع ، وضع قائمة بالأكثر حساسية للوقت أولاً ، ثم الأكثر إثارة للجدل أو التي تستغرق وقتًا طويلاً بعد ذلك ، ثم العناصر الأقل حساسية والأقل تأثيرًا والانتهاء بورقة ساحة لانتظار السيارات.

في العنصر التالي (# 4) سأتحدث عن مقدار الوقت الذي يجب تخصيصه لكل مجال من هذه المجالات ، لذلك لا داعي للذعر عندما ترى قضايا تستغرق وقتًا طويلاً في مقدمة جدول الأعمال - لا يوجد عذر لعدم اجتياز جدول أعمال مزدحم في ساعة واحدة. لا يقتصر الأمر على ساعة واحدة فقط هي مقدار الوقت الذي يمكن للناس عادةً التبرع به أو قضاءه في مجموعة واحدة ، ولكن لا يمكن لمدى انتباهنا سوى التعامل مع الكثير. الاجتماعات الفعالة ذات النتائج المثمرة للغاية في ساعة واحدة ، ليست ممكنة فحسب ، بل هي القاعدة في ساعة واحدة ، إذا تم توظيف كل هذه العناصر.

تتمثل أكبر مسؤولية للميسر في التعامل مع اجتماع فعال وفعال باستخدام هذه العناصر في جمع المحتوى لجدول أعمال الاجتماع ثم تحديد أولويات الأجزاء المختلفة. يمكن القيام بذلك بعدة طرق ، والطريقة المفضلة لدي هي إرسال إعلان عن الاجتماع قبل أسبوعين على الأكثر من الاجتماع إلى جميع المسؤولين عن الحضور وطلب تعليقاتهم بشأن أي شيء يرغبون في مناقشته بشأنه. للهدف أو لديهم أي معلومات من الاجتماعات السابقة يرغبون في إطلاع المجموعة عنها

نصيحة مفيدة - يتضمن إعلان الاجتماع جميع المعلومات من العناصر الأساسية # 1 & # 2 ، والعنوان والهدف.

إذا كنت على دراية بالموضوعات التي سيتم الإبلاغ عنها ، أو لديك بعض التقارير القياسية المطلوبة أو المرغوبة لمجموعتك ، فقم بإضافة كل عنصر من هذه العناصر إلى جدول الأعمال بالإضافة إلى أي عناصر من الاجتماع الأخير لم يتم حلها. أستخدم ساحة انتظار ورق لهذه الأنواع من المشكلات.

نصيحة مفيدة لإدارة اجتماعات ناجحة - لست بحاجة إلى حل كل مشكلة على جدول الأعمال ، ما عليك سوى بدء المناقشة وعندما تكون على بعد دقائق قليلة من الوقت المخصص ، اقترح إعادة النظر في المناطق التي لم يتم حلها أو التي لا تزال قيد الخلاف في الاجتماع القادم وأن يقوم الأشخاص بالبحث أو التفكير في الاستراتيجيات والخيارات للتحرك في هذه القضية. لن ينجح هذا إلا إذا وضعت المشكلة عن قصد في ساحة الانتظار ثم وضعتها كأولوية في الاجتماع التالي وقمت بإعادة النظر في الموضوع بالفعل. حتى إذا كان الموضوع لا يزال مثيرًا للجدل أو يستغرق وقتًا طويلاً عندما تلتقي مرة أخرى ، فيجب إعادة النظر فيه إذا قلت أنه سيتم إعادة النظر فيه ، حتى إذا كان لإعادته إلى ساحة الانتظار ، أو لتحديد موعد اجتماع مخصص لـ حل الموضوع أو القضية الواحدة.

الآن دعنا نضع نص جدول الأعمال (خطة عمل الاجتماع) معًا:

إذا كانت المجموعة مطلوبة لاتباع قواعد روبرتس للنظام ، أو بعض المبادئ التنظيمية الأخرى ، فيجب تضمين كل من هذه المكونات في جدول الأعمال. قد تتضمن أمثلة هذه العناصر: استدعاء الطلب ، استدعاء الأسماء ، الموافقة على جدول الأعمال ، قراءة محضر الاجتماع السابق ، الموافقة على محضر الاجتماع السابق ، تقرير الرئيس ، تقارير الموظفين ، أعمال جديدة ، أعمال قديمة ، تاريخ الاجتماع التالي ، التأجيل.

قد تكون هناك عناصر أخرى مطلوبة في نص جدول أعمالك ، لذا تأكد من تأكيد أي لوائح تتعلق بمجموعتك المحددة قبل إجراء أي تغييرات مهمة ، ومع ذلك ، سأقوم بدمج معظم هذه العناصر ، بترتيب مختلف قليلاً وأضف بعض العناصر. يتضمن هيكل جدول الأعمال المثالي بالنسبة لي العناصر التالية بهذا الترتيب:

اتصل للطلب (دقيقتان)
- دعوة الاجتماع للانعقاد في الموعد المحدد وقراءة الغرض من الاجتماع
ترحيب ومقدمات (5 دقائق)
- يذكر الجميع اسمه ودوره في الاجتماع وشيء آخر ذي صلة بمسؤوليته مع المنظمة أو داخل الاجتماع
التدبير المنزلي (5 دقائق)
- مراجعة صيغة وقواعد العمل للاجتماع
- قم بتأكيد تاريخ ووقت الاجتماع التالي قبل الدخول في الاجتماع
مراجعة جدول الأعمال (دقيقتان)
- اسأل إذا كان لدى أي شخص أي شيء ليضيفه
اعتماد محضر الاجتماع السابق (3 دقائق).
- تأكد من أنه تم توزيع محضر الاجتماع ومراجعته واطلب التغييرات أو التصحيحات
- الموافقة حسب الضرورة ، أو ما يمليه مجلس الإدارة المسؤول عنه
تقرير الرئيس (5 دقائق)
- استغل هذا الوقت لجعل الجميع يركزون على المهمة المطروحة ويركزون عليها ، وبالتالي قد نشارك أن لدينا الكثير من العمل ، أو أن لدينا شيئًا واحدًا على وجه الخصوص يجب التصرف بناءً عليه ، والترحيب بالأعضاء الجدد في اللجنة وما إلى ذلك ، الدقائق التي يستغرقها الميسر لضبط النغمة ، كلما استمر الاجتماع بسلاسة - يجب أن يستغرق هذا القسم بضع دقائق فقط
تقرير طاقم العمل (5 دقائق)
- هذا هو المجال الذي أرى فيه العديد من الاجتماعات تنحرف عن مسارها ، إذا كان هناك موظفون بحاجة إلى تقديم تقرير إلى المجموعة ، فاعمل مع هؤلاء الموظفين للإبلاغ فقط عن المعلومات المهمة للمهام المطروحة أثناء ذلك الاجتماع.
- يجب كتابة وتوزيع جميع تقارير الموظفين التي تراجع عمليات المنظمة قبل الاجتماع.
- يجب ألا يزيد تقرير فريق العمل الفعال عن 5 دقائق ، إذا كانوا يبلغون عن قضية أو موضوع تتم مناقشته أثناء الاجتماع ، فيجب عليهم الإبلاغ عن هذه المعلومات خلال ذلك الوقت (عمل جديد أو قديم).
- إذا لم يكن لديك موظفون ، فهذه ليست مشكلة ، ومع ذلك ، يحدث نفس الشيء عندما تقدم اللجان تقريرًا ، وبالتالي أتناول تقرير اللجنة المناسب بعد ذلك.
تقارير اللجنة الدائمة ، أي الشؤون المالية ، وشؤون الموظفين ، وما إلى ذلك (تقريران في 5 دقائق - 10)
- يمكن أن تكون تقارير اللجنة الدائمة لعنة وجود اجتماع فعال ، لذلك ضع في اعتبارك هذه الاستراتيجيات عند وضع تقرير اللجنة الدائمة على جدول الأعمال:
- يمكن تقديم معظم تقارير اللجان الدائمة كتابيًا وفي وقت مبكر بشكل مثالي ، إذا تعذر توزيع التقارير في وقت أبكر من تاريخ الاجتماع ، فقم بتجميعها بالفعل وفي حزمة تحتوي على جميع الأشياء الأخرى التي سيتم توزيعها خلال ذلك لقاء.
- في حالة الإشارة إلى تقرير ، يجب على الشخص الذي يقوم بالإبلاغ أن يسلط الضوء فقط على العناصر التي تحتاج المجموعة للتصرف بشأنها في ذلك الاجتماع وإذا كان يقدم تقريرًا شفهيًا - العناصر الوحيدة التي يجب الإبلاغ عنها هي تلك التي ستتصرف المجموعة بناءً عليها اتخاذ قرار بشأن) خلال ذلك الاجتماع.
- إذا كان لدى اللجنة معلومات جديدة للإبلاغ عن شيء جديد للمجموعة - يجب تضمينها في الأعمال الجديدة ، ومع ذلك ، يمكن الرجوع إليها أثناء تقرير اللجنة ، مثل "سنوصي بطريقة دفع جديدة أثناء عمل جديد." ولكن هذا هو مدى التقارير - إذا أراد الناس معرفة المزيد ، فيجب عليهم الجلوس في تلك اللجنة.
- يجب تخصيص 5 دقائق من اللجان الدائمة للإبلاغ عنها ، وإذا لم يكن هناك تقرير بخلاف التقرير المكتوب (على وجه التحديد ، إذا لم يكن لديهم أي شيء جديد للإبلاغ عنه والذي تحتاج مجموعتك للعمل بشأنه) ، فلا بأس من تمريره.
- للاجتماعات الفعالة والمثمرة ، لا تستمتع إلا بالأعمال التي تحتاج المجموعة لاتخاذ قرار بشأنها. يمكن تقديم التحديثات والمعلومات الأساسية في شكل مكتوب مسبقًا ، أو توزيعها في الاجتماع للمراجعة قبل الاجتماع التالي.
الأعمال القديمة (من ساحة الانتظار في الاجتماعات السابقة) (إجراءان في 5 دقائق - 10)
- مناقشة محدودة المدة ، وإعداد التقارير ، واتخاذ إجراءات بشأن الأعمال التي لم يتم حلها في الاجتماعات السابقة.
- تأكد من أنك كميسر للاجتماع تعرف كل ما سيتم تناوله خلال هذا الوقت وما إذا كانت ستكون معلومات أم لا (التصويت أو القرار ضروري).
- كن على استعداد لوضع القضية مرة أخرى في ساحة الانتظار إذا كان من الواضح بعد الوقت المخصص أن المجموعة ليست مستعدة بعد للتصرف.
- كقاعدة عامة ، بمجرد انتقال المشكلة إلى ساحة انتظار السيارات لأكثر من 4 اجتماعات ، و / أو وجود عاطفة أو طاقة كبيرة حول المشكلة ، أو أنها معقدة بشكل كبير - أحدد موعدًا لاجتماع لبدء العمل من خلال ذلك. القضية. إذا كان المجتمع يستجيب لقضية ملحة بها بعض المكونات المذكورة سابقًا ، فسيكون الاجتماع الخاص والمخصص مفيدًا.
- يجب تخصيص ما لا يزيد عن 10 دقائق لكل بند من بنود جدول الأعمال في إطار الأعمال الجديدة.
عمل جديد (إجراءان في 5 دقائق - 10 دقائق)
- العمل الجديد هو أي بند أو قضية تنشأ عن لجنة أو فريق عمل أو مجموعة تتطلب إجراءً أو قرارًا من قبل المجموعة المجمعة.
- الطريقة الأكثر فعالية للتعامل مع الأعمال الجديدة هي فرز العناصر التي ستتم معالجتها من قبل الأكثر تعقيدًا واستهلاكًا للوقت أولاً والحد من وقت التقديم
- الهدف من العمل الجديد هو تقديم الموضوع ، والتأكد من المعلومات أو الموارد التي ستكون مطلوبة للمضي قدمًا ثم توفير المعلومات اللازمة قبل الاجتماع التالي حيث ستظهر المشكلة الآن على أنها أعمال قديمة
- أميل إلى إعطاء 10 دقائق كحد أقصى لعنصر عمل جديد ما لم تكن المجموعة التي تطرح المشكلة على استعداد لإعداد المجموعة مسبقًا حتى يأتي الجميع إلى الاجتماع مستعدين للعمل.
موقف للسيارات (3 دقائق)
- هذا المجال من جدول الأعمال هو المكان الذي تذهب إليه القضايا التي تحتاج إلى مزيد من التمييز أو الموارد أو المعلومات حتى تظهر في الاجتماع التالي على أنها أعمال قديمة.
- إن عنصر جدول الأعمال هذا هو الذي يجعل من الضروري أن يكون لدى كل شخص نسخة مكتوبة ، ويمكنهم ملء الفراغات في منطقة موقف السيارات واستخدامها لتدوين ملاحظات حول ما يحتاجون إليه لاتخاذ قرار بشأن موضوع أو قضية معينة.
- في هذه الفترة الزمنية سوف تتفاوض حول مكان وموعد وكيفية متابعة كل عنصر)

هذه هي مكونات خطة عمل فعالة للاجتماع ، والمعروفة باسم جدول الأعمال. ميزة مهمة لكل شخص لديه نسخته المكتوبة الخاصة به هو أنه يمكنه مراقبة مدى طول الرحلة التي يقضيها الجميع في الرحلة. يمكن وضع علامة على كل بند من بنود جدول الأعمال عند اكتماله وبدء المرحلة الرئيسية فقط. الحديث عن التكتكة…

تساعد الساعات وأجهزة ضبط الوقت والأجراس وعصي التحدث الميسر على ضمان تدفق الاجتماع والبدء والانتهاء في الوقت المحدد

كاثي ستوتزمان

العنصر الأساسي 4: تخصيص الوقت والاحتفاظ بالوقت واستدعاء السؤال

يعد تخصيص الوقت والاحتفاظ به ، بما في ذلك البداية والنهاية في الوقت المحدد ، مسألة احترام بسيطة. تظهر الاجتماعات في الوقت المناسب أن وقت المشارك ثمين. خصص أقصى قدر من الوقت لكل بند من بنود جدول الأعمال والتزم به. في حين أن بعض الأشخاص قد لا يشعرون بالراحة تجاه "طرح السؤال" ، إلا أن هذا أحد أهم العناصر في الاجتماع المثمر.

نظرًا لأن هذا أمر بالغ الأهمية ، أحب أن أستمتع به وأن أحظى بسمعة عالمية في اجتماعاتي في الوقت المناسب ، يمكنك أن تقرأ أنني أحترم الأشخاص الذين ألتقي بهم. إليك بعض الطرق الممتعة للحفاظ على الاجتماع في الوقت المحدد:

استخدم جهاز توقيت وقم بتعيينه في بداية كل تقرير ،
تبدأ وتنتهي في الوقت المحدد مهما حدث. إذا لم يكن الجميع هناك ، فلا تدور حولهم لتلخيص كل ما فاتهم ، فهذه مسؤوليتهم. نظرًا لأن الاجتماع يقترب من الوقت المطلوب إنجازه ولا يزال هناك الكثير مما يجب إنجازه ، فاستطلع آراء المجموعة لمعرفة ما إذا كان هناك أي شيء يتطلب اتخاذ إجراء قبل الانتهاء ونقله إلى أعلى المناقشة - كل شيء آخر يمكن اذهب في نموذج تقرير مكتوب أو انتظر حتى الاجتماع التالي.
لديّ جرس كبير جدًا أحضره وأضعه على طاولة الرأس - لقد عُرف عني أنني أقرعه لتحريك الأشياء معًا أو لعقد مجموعات انقسمت إلى مجموعات أصغر لمزيد من المناقشة ، وبين الحين والآخر أواجه شخص الذي لا يرغب في التوقف عن الكلام وسيتصل بأدب لإعادة دعوة المجموعة.
قدم التقارير وقراءة الواجبات في وقت مبكر حتى لا يتم استخدام الوقت في قراءة الاجتماع والتحضير.
تفاوض مع الآخرين الذين تمت جدولتهم للإبلاغ عن الوقت الذي يحتاجون إليه إذا أشار شخص آخر إلى أنهم بحاجة إلى مزيد من الوقت.
إذا كانت هناك مشكلة واحدة تحتاج حقًا إلى مزيد من الوقت ، فقم بجدولة اجتماع منفصل للتعمق في المشكلات الأكثر تعقيدًا وتقديم تقرير إلى مجموعة لاحقة.
استخدم عصي التحدث أو الميكروفونات لمنح الجميع فرصًا للتحدث.

سيضمن تطوير سمعة بداية ونهاية في الوقت المحدد بالإضافة إلى التحكم في الوقت المقرر للانطلاق في العمل أن يحضر الأشخاص الاجتماعات التي تقوم بتسهيلها ويشاركوا فيها. إنها إحدى أبسط الطرق للقول ، "أنا أحترمك ، ووقتك ، ومساهمتك في هذا الاجتماع."

العنصر الأساسي 5: الاستجابة للقضايا العاجلة والحرجة التي تنشأ

حتما ، ستظهر حالة طارئة حرجة أثناء الاجتماع ، والتخطيط لذلك في جدول الأعمال مهم للغاية لتحقيق اجتماع فعال ومنتج. أو يريد شخص "خبير" الإدلاء بشهادته بشأن معرفته ، أو تقديم نداء عاطفي حول شيء خارج الموضوع ، أو بمرور الوقت. سيستخدم الميسر المرن ساحة الانتظار "Parking" فيها "لإيقاف" قضية مثيرة للجدل أو عاطفية أو معقدة. تشتمل جميع جداول الأعمال التي أنشأتها على ميزة "موقف للسيارات".

بغض النظر عن خطورة المشكلة ، يمكن إيقاف أي شيء ، حتى لو كان مؤقتًا ، حتى انتهاء الاجتماع ، أو حتى يمكن تنظيم اجتماع خاص جديد. مجرد حقيقة أن هناك مكانًا لإيقاف المشكلات الصعبة ، يمنح إذنًا لأي مشارك لتحديد أن موضوعًا أو قضية ستنتقل بمرور الوقت وتحتاج إلى مزيد من الاهتمام في اجتماع آخر.

لن تكون دقة الموقف جيدة إلا بقدر الاهتمام بإخراج هذه المشكلات من الموقف إلى اجتماع آخر أكثر ملاءمة أو في الوقت المناسب ، لذلك لضمان أن تكون هذه أداة فعالة ، يجب استخدامها ، يجب أن تكون كذلك تستخدم بشكل جيد ، ويجب استخدامها باستمرار - عندها ستكون استراتيجية فعالة للاجتماعات المثمرة.

إذا كنت تقوم بتسهيل الاجتماعات ، أو كنت مشاركًا في الاجتماعات ، فإن هذه العناصر الخمسة الأساسية لصياغة خارطة طريق رائعة ستساعد في إرشادك إلى وجهتك النهائية ؛ اجتماع يشعر فيه الجميع بالتقدير والاستماع والمشاركة. هذا ممكن من خلال صياغة جدول الأعمال أولاً ، ولكن أيضًا عن طريق توزيعه ثم اتباع العناصر المدرجة هنا ؛ ستكون النتائج سريعة وستلاحظ قريبًا زيادة في الحضور والمشاركة. إذا وجدت نفسك فجأة في منتصف اجتماع "خاص" ، أوقف المجموعة وصياغة جدول أعمال سريعًا لمنعها من أن تصبح مهرجان ثرثرة ، ما لم تكن بالطبع جلسة عصف ذهني ؛ وهذا مقال آخر.

كما هو الحال دائمًا ، أتطلع إلى تلقي تعليقات منك حول الاستراتيجيات التي وجدتها مفيدة وذات مغزى في إنشاء روابط بين الناس.

ستوجهك الأجندة الجيدة مثل خارطة طريق لتحقيق النجاح وزيادة الإنتاجية والكفاءة