دليل لمصطلحات الرواتب الأساسية

في الآونة الأخيرة ، عملت في شركة موارد بشرية عالمية في قسم خدمات العملاء وخضعت لدورة تدريبية لمدة 10 أسابيع في كشوف المرتبات. كانت هذه وسيلة عمل جديدة لم أتعرض لها من قبل. خلال تدريبي ، تعلمت أساسيات كشوف المرتبات.

ستغطي هذه المقالة مصطلحات كشوف المرتبات وضرائبها ، وهو أمر مفيد عند محاولة تعلم كيفية أداء الواجبات المطلوبة.

لنبدأ أولاً بتعريف كشوف المرتبات ، وهو:

• إرسال شيكات الرواتب للموظفين ، إما بشيك مباشر أو إيداع مباشر.
• الاحتفاظ بسجلات لمعدلات رواتب الموظفين ، والاستقطاع الضريبي ، والخصومات ، والإجازات المدفوعة ، إلخ.
• محاسبة إجمالي أرباح كل موظف في السنة المالية.

إجمالي الراتب مقابل صافي الراتب

ما الفرق بين الراتب الإجمالي وصافي الراتب. الأمر بسيط للغاية في الواقع.

إجمالي الراتب

يشمل هذا المبلغ إجمالي أجر الموظف المحسوب قبل إخراج أي شيء (مثل الضرائب والخصومات وما إلى ذلك). كيف تحسب الراتب الإجمالي للموظفين سواء بأجر أو بالساعة؟

• بالساعة: معدل الأجر مضروباً في عدد ساعات العمل يساوي إجمالي الأجر.
• الراتب: مبلغ الراتب المحدد للموظف لفترة الدفع تلك يساوي إجمالي الراتب الإجمالي.

صافي الأجر

يشمل هذا المبلغ الراتب الإجمالي للموظف ، أو المبلغ الإجمالي ، مطروحًا منه جميع الاستقطاعات الضريبية والاستقطاعات. صافي الأجر يساوي ما يدفع للموظف على راتبه أو إيداعه المباشر.

تحقق من متطلبات الحد الأدنى للأجور على مستوى الولاية والمستوى الفيدرالي

اتصل بوزارة العمل في ولايتك أو وزارة العمل الأمريكية لمعرفة ما يفرضه القانون للحد الأدنى للأجور في ولايتك. في حالة يخضع فيها موظفك لمتطلبات الحد الأدنى للأجور الفيدرالية والولائية ، يتعين عليك أن تدفع للموظف المعدل الأعلى لمعدلي الحد الأدنى للأجور.

أوراق الوقت

يجب استخدام طريقة لتتبع وقت كل موظف لوقت دخوله وخروجه من العمل ، وتناول الغداء ، وأي إجازة شخصية أثناء يوم العمل. هذا مهم بشكل خاص للموظفين بالساعة ، حيث يتم استخدام ساعات عملهم لحساب رواتبهم العادية وكذلك أي عمل إضافي. هناك طريقتان شائعتان لتحصيل وقت الموظف:

• بطاقات التثقيب اليدوية: هذه بطاقة تحدد هوية الموظف وتُستخدم للثقب يدويًا في الجهاز ، مما يضع طابعًا زمنيًا على البطاقة. في وقت لاحق ، يقوم الشخص الموجود في كشوف المرتبات بإدخال ذلك الوقت يدويًا في نظامه.
• تتبع الوقت الإلكتروني: يمكن استخدام بطاقة ممغنطة أو ختم الإبهام لمطالبة الجهاز بتسجيل الوقت إلكترونيًا للموظف. لا يتعين على أي شخص إدخال هذه الأوقات يدويًا ، حيث يتم تسجيلها في وقت ثقب ساعة الموظف.

بغض النظر عن الطريقة المستخدمة ، فإن الغرض هو تسجيل وقت الموظف بدقة بحيث يتم الدفع له مقابل العدد الصحيح لساعات العمل.

ساعات العمل العادية مقابل العمل الإضافي

ما الفرق بين ساعات العمل العادية والعمل الإضافي؟

• السعر العادي: هذا هو المعدل العادي للأجر أو الأجر المباشر للموظف. هو معدل أجرهم العادي ، على سبيل المثال 12 دولارًا / ساعة يتم ضرب هذا المبلغ في أول 40 ساعة عمل.
• العمل الإضافي: إذا كان الموظف يعمل أكثر من 40 ساعة ، يتم دفع أجره مقابل الساعات الإضافية. هذا هو معدل أجرهم المعتاد ، والذي يُشار إليه بالوقت بالإضافة إلى نصف معدل الراتب المعتاد ، والذي يُشار إليه على أنه "ونصف". يمكنك مضاعفة هذا المبلغ مرات عدد ساعات العمل للحصول على معدل العمل الإضافي.

بالنسبة للمثال أعلاه ، إذا كان السعر العادي للموظف هو 12 دولارًا في الساعة ، فإن معدل العمل الإضافي هو 18 دولارًا في الساعة (12 دولارًا + 6 دولارات = 18 دولارًا). يمكنك أيضًا حساب العمل الإضافي للموظف بهذه الطريقة: ($ 12 + ($ 12X0.5) = $ 18) أو ($ 12 + ($ 12/2) = $ 18).

كيف تحسب العمل الإضافي إذا عمل الموظف 42 ساعة؟

40 ساعة × 12 دولارًا = 480 دولارًا للأجر العادي

ساعتان × 18 دولارًا = 36 دولارًا للعمل الإضافي

الإجمالي = (480 دولارًا عاديًا + 36 دولارًا للعمل الإضافي) = إجمالي الراتب 516 دولارًا

الاستقطاعات الضريبية

• الموظفون بدوام كامل: بالنسبة للموظفين الذين لا يعتبرون موظفين متعاقدين ، يقتطع صاحب العمل الضرائب من رواتبهم لضرائب الدخل الفيدرالية والولائية والمحلية. يتم تحديد المقتطعات الضريبية لكل موظف بشكل مختلف بناءً على نموذج W-4 الذي أكمله في وقت التعيين. يجب على أرباب العمل التأكد من أنهم يحتجزون المبلغ الصحيح للضمان الفيدرالي والرعاية الطبية والضمان الاجتماعي لكل موظف.
• الموظفون المتعاقدون: هؤلاء الموظفون مسؤولون عن دفع ضرائب الدخل الخاصة بهم في نهاية العام ، لأن صاحب العمل لا يحجب الضرائب من رواتبهم.

نماذج التوظيف الجديدة

هناك العديد من النماذج التي يجب على الموظف إكمالها في وقت تعيينهم. تتضمن هذه النماذج W-4 لاستقطاع ضريبة الدخل الفيدرالية ، ونموذج استقطاع ضريبة الدخل للولاية ، ونموذج I-9 لأهلية التوظيف.

• نموذج طلب الوظيفة: يمكن استخدام المعلومات الواردة في طلب الوظيفة للدخول في نظام كشوف المرتبات الخاص بك فيما يتعلق باسم الموظف والعنوان ومعلومات الاتصال وما إلى ذلك. يمكن التحقق من هذه المعلومات ، مثل أرباب العمل و / أو التعليم السابقين.
• نموذج استقطاع ضريبة الدخل الفيدرالية W4 : يوفر هذا النموذج معلومات عن الحالة الاجتماعية للموظف وعدد المعالين ومبالغ الاستقطاع الإضافية المختارة.
• نموذج استقطاع ضريبة الدخل للولاية: يجب عليك أولاً التسجيل لدى دائرة الإيرادات الحكومية كصاحب عمل في تلك الولاية. سيعلمونك بالاستمارات ومقدار الضريبة التي يجب اقتطاعها للموظف.
• النموذج I-9 - هذا النموذج مخصص للتحقق من أهلية العمل ويتطلب أن يقدم الموظف الجديد دليلًا على أهليته ، والذي قد يتكون من شهادة الميلاد أو البطاقة الخضراء. سيتحقق صاحب العمل من هذه المعلومات ، لكن لا يلزم إرسالها إلى وكالة الدولة.

أشياء أخرى مهمة يجب معرفتها

1. التحقق الإلكتروني: يمكن لصاحب العمل استخدام نظام التحقق الإلكتروني للتحقق من I-9 ومقارنته بقواعد البيانات الفيدرالية للتأكد من أن الموظف مؤهل للعمل في الولايات المتحدة.
2. نظام إشعارات التوظيف بالولاية: يجب على أصحاب العمل تسجيل موظفيهم لدى الدولة ، مما يسمح للدولة بجمع المعلومات والمدفوعات مثل الزينة (مثل دعم الطفل ، الامتيازات ، إلخ) من هؤلاء الموظفين.

هناك عدد من النماذج التي يجب عليك ملؤها ، كموظف وكصاحب عمل ، حتى تعمل كشوف رواتبك وضرائبك بسلاسة.

صور

فترات الدفع

هذه فترة زمنية متكررة يتم فيها دفع رواتب الموظفين. يمكن أن تكون هذه فترة زمنية أسبوعية أو نصف شهرية أو نصف شهرية أو شهرية. تعتبر معرفة مبلغ الأجر لكل فترة في السنة أمرًا مهمًا لحساب مقدار ما يتقاضاه الموظفون لكل فترة دفع.

• أسبوعيًا: 52 فترة دفع / سنة
• نصف أسبوعي: 26 فترة دفع / سنة
• نصف شهري: 24 فترة دفع / سنة
• شهريًا: 12 فترة دفع / سنة

متطلبات كشوف المرتبات في نهاية الربع والعام

يمكن استخدام النماذج التالية لتقديم ضرائب صاحب العمل إلى مصلحة الضرائب الأمريكية أو وكالتك الحكومية:

• نموذج 941 (ربع سنوي): يلخص نموذج مصلحة الضرائب هذا الأجور المدفوعة ويستخدمه أصحاب العمل سواء كانوا معفيين من الضرائب أم لا. كل ثلاثة أشهر ، سيبلغ صاحب العمل عن مبلغ ضرائب الرواتب الفيدرالية المقتطعة ، وضرائب الضمان الاجتماعي ، وضرائب الرعاية الطبية ، وأي مدفوعات أخرى و / أو مقتطعات.
• النموذج 940 (سنوي): يستخدم أرباب العمل نموذج IRS هذا للإبلاغ عن الأجور المدفوعة وضرائب البطالة الفيدرالية التي تم استحقاقها على تلك الأجور الخاضعة لقانون FUTA للعام بأكمله.
• ضرائب البطالة في الولاية: يدفع معظم أرباب العمل ضرائب البطالة الفيدرالية والولائية.
• نموذج W-2: قدم W-2s لموظفيك قبل الموعد النهائي. ستحتاج إلى تقديم نماذج W-2 لدى إدارة الضمان الاجتماعي إما عن طريق الإيداع الإلكتروني و / أو تعبئة النماذج الفعلية.