التعامل مع البريد: دبلوم ocr nvq 3 في الأعمال والإدارة

المقدمة:

هذه الوحدة هي وحدة اختيارية من المجموعة "ب" في المستوى 2 بإجمالي ثلاثة اعتمادات. تساعد هذه الوحدة المرشح في تصوير مهاراته في خدمات البريد. سيكون لدى المرشحين معرفة جيدة باتباع إجراءات السلامة والأمن أثناء التعامل مع البريد الداخلي والخارجي ، سواء الوارد أو الصادر ، وسبب وجوب التعامل معه. سيكون لديهم معرفة جيدة بالخدمات المختلفة المتاحة ، ولماذا هناك حاجة لهذه الخدمات ، وكيف يتم استخدامها. سيعرفون اختيار خدمات معينة بناءً على الاحتياجات والأولويات ، وحساب البريد ، والتعامل مع المشكلات ، واتباع الإجراءات ، والإبلاغ عن الأخطاء والمشكلات.

تم تضمين بيان شخصي لهذه الوحدة أيضًا!

1.1 / 2 ما هو الغرض من الإجراءات الأمنية للتعامل مع البريد أو الطرود؟

قد يحتوي البريد على معلومات سرية. قد تتضمن معلومات شخصية عن الموظفين أو تحتوي على أسرار تجارية مثل أسماء العملاء والمعلومات السرية المتعلقة بالعمل والعملاء والعملاء. يجب أيضًا فحص البريد والطرود بحثًا عن ميزات مشبوهة. لذلك يجب اتباع الإجراءات الأمنية.

على سبيل المثال ، عندما نتلقى بريدًا أو طرودًا من عناوين غريبة أو تأتي في أشكال أو أشكال أو أحجام مشبوهة ، يجب اتباع الإجراءات الأمنية وإبلاغ مدير المكتب بها.

2.1 لماذا يجب توزيع / إرسال البريد إلى المستلم الصحيح ضمن الجداول الزمنية المتفق عليها؟

يجب دائمًا إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو توزيعها على المستلم الصحيح ، لأنها يمكن أن تكون معلومات مهمة وسرية لا ينبغي الكشف عنها للآخرين. يجب أيضًا توزيعها في الوقت المحدد ، بحيث تكتمل المهمة المحددة في البريد الإلكتروني في غضون الجدول الزمني المذكور ويتم الوفاء بالموعد النهائي ، حتى نتجنب الشكاوى أو المشكلات الخطيرة الأخرى.

2.2 ما هو الهيكل التنظيمي وأسماء وأدوار ومواقع الأفراد والفرق؟

لم أنشر إجاباتي هنا ، لأنها معلومات سرية. يمكنك رسم مخطط انسيابي لمؤسستك أو يمكنك إزالة موقع مؤسستك على الويب إذا كان لديك واحد. ابدأ برئيس قسمك ، ثم تفرع إلى الفرق والمديرين المختلفين ، وانتهى أخيرًا بأعضاء فريقك. تأكد من ذكر اسم كل شخص ومنصبه وموقعه للحصول على صورة واضحة.

أتمنى أن يساعدك هذا!

2.3 ما هي خدمات البريد الداخلية والخارجية المتاحة للمؤسسات؟

خدمات البريد الداخلي المتاحة هي لتوزيع البريد داخل مكاتب وإدارات ______________________ (تمت إزالتها لأغراض السرية) . يتم جمعها وتسليمها على أساس يومي.

يتم إرسال البريد الخارجي عبر ___________________ (تمت إزالته لأغراض السرية) . يتم استخدام خدمات البريد الخارجية ، عندما يستطيع البريد تغطية معايير خدمات البريد الداخلية أو لا يغطيها. على سبيل المثال ، حيث يجب تسليم البريد إلى العملاء ، أو الشركات الأخرى ، أو خارج مراسلات المقاطعة. يتم تسليمها وتحصيلها أيضًا على أساس يومي.

2.4 إبداء أسباب لاختيار خدمات البريد الداخلية والخارجية

يتم تحديد خدمات البريد الخارجية حيث يكون التسليم خارج المقاطعة وحيث يكون لشركات أو عملاء آخرين. ستكون مناطق لا تندرج ضمن مناطق مكاتب ___________________ (تمت إزالتها لأغراض السرية) .

يتم استخدام البريد الداخلي حيث يلزم إجراء عمليات التسليم إلى المكاتب أو الإدارات التي تندرج تحت ____________________ (تمت إزالتها لأغراض السرية) . البريد الداخلي يوفر الوقت والمال. لذا فإن أي بريد يمكن إرساله عبر البريد الداخلي يتم إرساله عبر هذه الوسيلة ويتم إرسال الباقي فقط عبر نظام بريد خارجي.

2.5 ما هي الطرق التي تستخدمها لحساب رسوم البريد؟

يجب فرز المنشور وفقًا للإلحاح والأهمية مثل الدرجة الأولى أو الدرجة الثانية. يجب تسوية أي وظائف خارجية. يحتاج المرء إلى معرفة الرسوم البريدية للمنشورات ذات الأحجام المختلفة ، وكذلك الرسوم البريدية للبريد بالجملة. قد تقدم خدمات البريد خصمًا للبريد المجمّع ويمكن تطبيقه فقط إذا قمنا بفرز البريد مسبقًا.

إذا احتجنا إلى إرسال عنصر وضمان تسليمه في يوم العمل التالي أو في نفس اليوم ، أو إذا كان البريد بحاجة إلى الإرسال عند التسليم المسجل ، فعلينا البحث عن الرسوم البريدية والإطار الزمني الذي يجب أن يكون فيه البريد أرسلها وأرسلها وفقًا لذلك.

2.6 ما نوع المشاكل التي قد تحدث مع البريد الوارد والصادر وكيف تتعامل معها؟

المشاكل الرئيسية التي يمكن أن تحدث هي التأخيرات وفقدان عمليات التسليم والبريد المشبوه. لتجنب التأخير ، يتعين علينا إرسال البريد في الوقت المناسب ، بالطوابع البريدية الصحيحة. لتجنب فقد تسليمات مستند مهم ، يمكن تسليمه عبر التسليم المسجل مما يتيح للمرء تتبع التسليم. يجب التعامل مع أي بريد أو طرد مشبوه بعناية فائقة وإبلاغ الشخص المسؤول المعني.