قال ، قالت: من الذي يقول الحقيقة في تحقيق مكان العمل؟

تحقيقات الموارد البشرية لمعرفة من يكذب

إنها مشكلة شائعة في مكان العمل: يقدم أحد الموظفين شكوى ضد موظف آخر يدعي نوعًا من سوء السلوك ، مثل التحرش الجنسي. يجب على صاحب العمل اتخاذ إجراءات تصحيحية فورية لتجنب المسؤولية. يجب على شخص ما من قسم الموارد البشرية لدى صاحب العمل التحقيق لمعرفة ما حدث بالفعل وما إذا كانت هناك أسباب للتأديب. يقوم مسؤول الموارد البشرية بإجراء مقابلات مع كل موظف للحصول على كلا الجانبين من القصة. لا يوجد شهود آخرون على الحادث والموظف المتهم ينفي بشدة حدوث أي شيء. والآن ماذا؟

قد يعتقد أحد المتخصصين في الموارد البشرية أنه لا يمكن فعل الكثير عند مواجهة سيناريو "قال ، قالت" مثل السيناريو المذكور أعلاه. ليس من الجيد أبدًا اتخاذ إجراء تأديبي ضد موظف متهم دون وجود دليل قوي على الجرم. ولكن إذا كان الموظف قد فعل شيئًا خاطئًا حقًا ، فمن خلال إغلاق التحقيق باعتباره غير حاسم وعدم اتخاذ أي إجراء آخر ، فإن صاحب العمل يخاطر بالمسؤولية عن بيئة عمل معادية. تجنب الوقوع في هذا المأزق من خلال تعلم بعض تقنيات التحقيق الأساسية. سيكون صاحب العمل الذي يجري تحقيقًا فعالاً في مكان العمل في وضع أفضل لتحديد من يقول الحقيقة ومن يكذب.

الخطوة الأولى: جمع المعلومات

الهدف الأساسي من التحقيق هو تحديد صحة الشكوى بحيث يمكن لصاحب العمل الحد من مسؤوليته عن طريق وقف السلوك غير المناسب في مكان العمل. يجب أن يبدأ المحقق بإنشاء قائمة بالمسائل التي سيتم استكشافها والوثائق ذات الصلة والمعلومات الأخرى المطلوب مراجعتها والأشخاص الذين ستتم مقابلتهم قد يتم توسيع هذه القائمة لاحقًا عند الكشف عن معلومات جديدة.

بعد ذلك ، اجمع المستندات والسجلات ذات الصلة. فكر في المعلومات التي يمكن أن تكون ذات صلة بالادعاءات المحددة للشكوى. إذا ادعى المشتكي أن شيئًا غير لائق حدث في مكان وزمان معينين ، فهل هناك أي مستندات من شأنها أن تضع الموظف المتهم في ذلك المكان في تلك الساعة؟ إذا كان هناك وصول متحكم به إلى مناطق معينة من مكان العمل ، فقد تكون هناك سجلات أمنية تظهر وقت دخول الأشخاص إلى تلك المنطقة وخروجهم منها. (قد تكون هذه السجلات مفيدة أيضًا في تحديد وجود الشهود المحتملين.)

قد تتضمن سجلات الأعمال الأخرى ذات الصلة سجلات الهاتف أو الكمبيوتر ، والجداول الزمنية ، وأشرطة الأمان ، وبيانات المصاريف. يجب على المحقق أيضًا أن ينظر في ملفات الموظفين لكل من المدعي والمتهم ، وأي ملاحظات يحتفظ بها مشرفو الموظفين ، وسياسات وإجراءات الشركة ذات الصلة ، وسجلات الشكاوى السابقة ، وأي توثيق حول الحادث المزعوم ، مثل إفادات الشهود المكتوبة ، إذا كان ذلك متاحًا.

راجع هذه المواد قبل التحدث إلى أي موظف ، لأن معرفة ما تقوله المستندات مسبقًا يساعد في تحديد متى يكذب الشاهد ، واستخدامها لإعداد أسئلة المقابلة.

صفات الباحث الجيد

• الحيادية سواء في الواقع أو في تصورات الموظف المشتكي والمتهم وأي موظفين آخرين قد يكونون مشاركين في التحقيق.
• القدرة على أن تكون موضوعيًا وتمتنع عن الحكم حتى تدخل جميع الحقائق.
• السرية والقدرة على الحفاظ على السرية للحفاظ على نزاهة التحقيق.
• معرفة القوانين المعمول بها وسياسات الشركة.
• مهارات استماع جيدة.
• القدرة على تقييم الأدلة.
• شخص يقدم شاهدًا جيدًا إذا تم استدعاؤه للإدلاء بشهادته حول التحقيق والنتائج.

الخطوة الثانية: مقابلة الشهود

هناك شاهدين يجب استجوابهما دائمًا: الموظف المشتكي والمتهم. بغض النظر عن الطريقة التي قدم بها المشتكي الشكوى سابقًا ، من المهم للمحقق إجراء مقابلة رسمية كجزء من التحقيق. اطلب من الموظف أن يصف ما حدث ، لكن لا تقترح أي حقائق أو استنتاجات. يجب على المحقق أيضًا إظهار الحياد وإبلاغ صاحب العمل أن صاحب العمل يأخذ الشكوى على محمل الجد.

من المهم أيضًا الحصول على رواية المتهم للأحداث. ابدأ بالأسئلة العامة ("هل رأيت في العمل يوم الجمعة؟" "ماذا تحدثتما عنكما في ذلك اليوم؟") وتابعها بأسئلة أكثر تحديدًا. إذا ادعى الموظف أن الآخر يكذب ، فاستكشف أي دوافع محتملة لادعاء كاذب. لأن الحقيقة تكمن دائمًا في مكان ما في الوسط ، استكشف التفسيرات الخاطئة المحتملة.

لا يكفي التحدث إلى المشتكي والمتهم فقط في معظم الحالات ، خاصة إذا كانت روايتهما متباينة بشكل كبير. الشهود المحتملون الآخرون هم أولئك الذين تم تحديدهم من خلال مراجعة الوثيقة ، والأشخاص الذين تم تحديدهم من قبل أي من الطرفين على أنهم على دراية ، والمشرفين على الأطراف ، وزملاء العمل. قد تتوسع هذه القائمة بناءً على المعلومات التي تم تعلمها خلال المقابلات المبكرة.

كيفية مقابلة الشهود في التحقيق في مكان العمل:

• دون ملاحظات.
• اطرح أسئلة مفتوحة ، وليس تلك التي تتطلب إجابة بنعم أو لا.
• تذكر الأسئلة الخمسة للوصول إلى الحقائق: من وماذا وأين ومتى وكيف.
• التفريق بين ملاحظات الشهود المباشرة والإشاعات.
• إذا كان الشاهد يكرر الإشاعات ، فاكتشف مصدر المعلومات. هل جاء من المشتكي أم المتهم أم شخص آخر أم أنه مبني فقط على الإشاعة والتلميح؟
• لا تقبل البيانات الختامية كإجابات ، ابحث عن "الأسباب".
• اطرح أسئلة متابعة.
• اطرح أسئلة لتأكيد أو دحض المعلومات أو الشهود الآخرين - لكن لا تكشف عن المصادر.
• اسأل عما إذا كانت هناك أي مستندات داعمة أو أي شخص آخر لديه معلومات ذات صلة.
• استنفد جميع طرق الاستفسار.
• ابق على الحياد.
• لاحظ ردود الفعل الجسدية واللفظية.

الخطوة الثالثة: توثيق التحقيق

يُنصح بوجود مسؤول إداري ثان لإجراء المقابلات لدعم المحقق وتدوين ملاحظات مفصلة. لا يلزم أن تكون الملاحظات حرفية ولكن يجب أن تعبر عن جوهر ما قاله الشاهد. يسمح وجود شخص ثانٍ للقيام بذلك للمحقق بالتركيز على طرح الأسئلة وصياغة أسئلة المتابعة. كذلك ، يساعد شخص ثانٍ في تجنب سيناريو آخر "قالت ، قالت" إذا غير الشهود قصصهم لاحقًا. يجب أن يتمتع هذا "الشاهد الصامت" بسمعة مصداقية واهتمام جيد بالتفاصيل.

الخطوة 4: تحديد المصداقية

في حالة عدم وجود شهود عيان ، غالبًا ما يعتمد حل الشكوى في مكان العمل على تحديد المحقق بشأن الطرف الأكثر مصداقية ، المتهم أو المشتكي. من خلال إجراء مراجعة شاملة للأدلة باستخدام تقنيات التحقيق الجيدة ، يجب أن يكون المحقق في وضع أفضل لاتخاذ هذا القرار.

عند تحديد من تصدق ، ضع في اعتبارك:

1. جودة الأدلة: الحقائق أفضل من الاستنتاجات ؛ الدليل المباشر أفضل من الإشاعات. ضع في اعتبارك المسافة والوقت. هل كان الشاهد بعيدًا جدًا عن الحصول على رؤية واضحة؟ منذ متى حدثت الأحداث؟ يجب أن تظل رواية الشاهد متسقة داخليًا. أي تناقضات تشير إلى أن الشاهد قد يكون أقل من الحقيقة.
2. ما إذا كان هناك دليل مؤيد: في حالة عدم وجود دليل مباشر ، قد يؤدي رجحان الأدلة الظرفية إلى رفع دعوى ضد أحد الطرفين أو الآخر. فكر فيما إذا كانت قصة الشاهد متسقة مع الوثائق. إذا لم يكن هناك شهود على الحادث نفسه ، فابحث عن روايات مباشرة لسلوك الأطراف قبل أو بعد الوقت المحدد. ملاحظة معاصرة لصاحبة الشكوى تبكي بعد وقت قصير من وقوع الحادث المزعوم تدعم استنتاج أن شيئًا سيئًا قد حدث. هل هناك دليل على حوادث مماثلة في الماضي؟ قد يؤسس هذا نمطًا أو ممارسة. أخيرًا ، ضع في اعتبارك ما إذا كان ينبغي وجود أدلة داعمة لدعم قصة الشاهد. إذا ادعى شاهد أن شخصًا ما أجرى مكالمة هاتفية ، فهل هناك سجل للمكالمة؟ يجب أن يكون هناك. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فمن المعقول افتراض عدم وجود مكالمة.
3. مصلحة الشهود: وهل عند احد دافع للكذب؟ قد يكون الشخص الذي ليس لديه مصلحة في النتيجة أكثر مصداقية من شخص لديه شيء يكسبه أو يخسره. قد تكون البيانات ضد الفوائد أكثر مصداقية ؛ من الآمن أن نفترض أن الناس لا يقولون أشياء تجعلهم يبدون سيئين ما لم تكن هذه الأشياء صحيحة.

لا تزال غير متأكد؟

في بعض الأحيان ، على الرغم من أفضل تقنيات التحقيق ، فإن نتائج المحقق غير حاسمة حقًا. هذا لا يعني أن صاحب العمل بعيد المنال. كحد أدنى ، يجب على صاحب العمل أن يكرر سياساته ويبحث عن فرص لإعادة تثقيف القوى العاملة لمنع الانتهاكات المستقبلية.

مصادر إضافية:

• قائمة مرجعية لأصحاب

  العمل قبل تسريح الموظفين قائمة مرجعية لصاحب العمل لتقييم التعرض القانوني المحتمل قبل تسريح الموظف. الحد من مخاطر التقاضي الخاطئ عن طريق تحديد ومعالجة المخاطر القانونية لإنهاء الموظف بشكل استباقي قبل اتخاذ أي إجراء.

• إستراتيجيات تجنب مطالبات

  انتقام الموظفين آخذة في الارتفاع. تعرف على ما يشكل انتقامًا غير قانوني وما يمكن لأصحاب العمل القيام به لتجنب المسؤولية.

© 2011 ديبورا نيينز